Zákon o dostupnej starostlivosti pre malé podniky: Čo by mali zamestnávatelia vedieť

Zákon o dostupnej starostlivosti (ACA) naďalej ovplyvňuje to, ako mnohí zamestnávatelia v USA premýšľajú o zdravotnom krytí, súlade s predpismi a zamestnaneckých výhodách. Pre majiteľov malých podnikov môže byť ACA zložitý, pretože pravidlá závisia od veľkosti pracovnej sily, počtu odpracovaných hodín zamestnancov, návrhu plánu a od toho, či podnik ponúka krytie prostredníctvom Small Business Health Options Program (SHOP) alebo súkromného poisťovateľa.

Dobrá správa je, že základný rámec je jednoduchší na pochopenie, keď ho rozdelíte do niekoľkých otázok:

• Považuje sa vaša spoločnosť za applicable large employer?
• Musíte ponúknuť krytie zamestnancom na plný úväzok?
• Môžete mať nárok na Small Business Health Care Tax Credit?
• Aké výkazy alebo dokumenty by ste mali uchovávať?

Tento sprievodca vysvetľuje hlavné požiadavky ACA pre malé podniky a ukazuje, na čo by sa majitelia mali zamerať.

Čo ACA znamená pre malé podniky

ACA vytvoril pravidlá pre zdravotné krytie poskytované zamestnávateľom, no nie každý zamestnávateľ sa posudzuje rovnako. Niektoré podniky podliehajú ustanoveniam o spoločnej zodpovednosti zamestnávateľa, zatiaľ čo iné nie. V praxi vaše povinnosti zvyčajne závisia od veľkosti pracovnej sily a od toho, či ponúkate zdravotné poistenie.

Pre mnohých malých zamestnávateľov je najdôležitejšou otázkou, či podnik prekročí prah pre status applicable large employer, teda ALE. Ak áno, podnik môže musieť ponúknuť minimálne základné krytie, ktoré je cenovo dostupné a poskytuje minimálnu hodnotu zamestnancom na plný úväzok a ich závislým osobám, alebo prípadne zaplatiť sankciu v rámci employer shared responsibility.

Ak je vaša spoločnosť pod týmto prahom, spravidla sa na vás nevzťahuje zamestnávateľský mandát ACA, hoci aj tak môžete chcieť ponúkať krytie ako nástroj na nábor a udržanie zamestnancov.

Kedy sa podnik stáva applicable large employer

Podľa pravidiel IRS sa zamestnávateľ vo všeobecnosti považuje za ALE pre kalendárny rok, ak v predchádzajúcom kalendárnom roku v priemere zamestnával aspoň 50 zamestnancov na plný úväzok vrátane ekvivalentov plného úväzku.

To znamená, že sú dôležité dve skupiny:

• Zamestnanci na plný úväzok
• Zamestnanci na čiastočný úväzok prepočítaní na ekvivalenty plného úväzku

Zamestnanec na plný úväzok je pre účely ACA vo všeobecnosti ten, kto pracuje aspoň 30 hodín služby týždenne alebo 130 hodín mesačne.

Táto formulácia je dôležitá, pretože podnik môže dosiahnuť status ALE aj vtedy, keď nemá 50 tradičných zamestnancov na plný úväzok. Väčší počet pracovníkov na čiastočný úväzok môže po sčítaní hodín posunúť celkový počet nad hranicu.

Prečo záležia pravidlá agregácie

Podniky so spoločným vlastníctvom alebo kontrolou sa môžu na účely ACA posudzovať ako jeden zamestnávateľ. To znamená, že vlastníci nemôžu vždy oddeliť entity tak, aby zostali pod hranicou. Ak máte viac prepojených spoločností, môžu sa uplatniť pravidlá agregácie IRS.

Výnimka pre sezónnych pracovníkov

Niektoré podniky so sezónnymi zamestnancami sa môžu vyhnúť statusu ALE, ak počas predchádzajúceho kalendárneho roka prekročili hranicu 50 zamestnancov na 120 dní alebo menej a zamestnanci nad limitom boli sezónni pracovníci. Táto výnimka je úzka, preto je dôležité starostlivo preskúmať konkrétne okolnosti.

Čo musia ALE robiť

Ak je vaša spoločnosť ALE, spravidla musíte ponúknuť zdravotné krytie zamestnancom na plný úväzok a ich závislým osobám. Krytie musí spĺňať federálne štandardy dostupnosti a minimálnej hodnoty, ak sa chcete vyhnúť potenciálnym sankciám.

V praxi súlad s ACA zvyčajne zahŕňa štyri úlohy:

1. Presné sledovanie odpracovaných hodín zamestnancov
2. Určenie, ktorí zamestnanci sú podľa ACA na plný úväzok
3. Včasné ponúknutie kvalifikovaného krytia
4. Vyplnenie požadovaného výkazníctva pre IRS a zamestnancov

Tieto povinnosti sa dajú ľahko prehliadnuť, ak mzdy, plánovanie a správa benefitov nie sú koordinované. Preto mnohí rastúci zamestnávatelia kontrolujú status ACA ešte pred prijímaním ďalších ľudí alebo pred rozširovaním do nových lokalít.

Čo sa považuje za dostupné krytie

ACA používa pravidlá dostupnosti na určenie, či krytie zamestnávateľa spĺňa federálne štandardy. Dostupnosť sa posudzuje podľa výšky poistného plateného zamestnancom vo vzťahu k príjmu domácnosti, hoci zamestnávatelia zvyčajne používajú jedno z bezpečných prístavov IRS na vyhodnotenie svojich plánov.

Minimálna hodnota je samostatný štandard. Plán vo všeobecnosti poskytuje minimálnu hodnotu, ak je navrhnutý tak, aby hradil významnú časť očakávaných krytých zdravotných nákladov.

Keďže dostupnosť a minimálna hodnota sú technické otázky, zamestnávatelia by mali pri navrhovaní zdravotného plánu úzko spolupracovať s poradcom pre benefity, maklérom alebo daňovým odborníkom.

Krytie cez SHOP Marketplace

Small Business Health Options Program, teda SHOP, je trhovisko ACA pre malé podniky. Môže byť praktickou možnosťou, ak chcete ponúkať zdravotné a/alebo zubné poistenie a zároveň udržať správu plánu zvládnuteľnú.

Podľa HealthCare.gov musia mať podniky a neziskové organizácie vo všeobecnosti 1 až 50 zamestnancov, aby mohli používať SHOP. Spôsobilosť závisí aj od ďalších požiadaviek vrátane ponúkania krytia zamestnancom na plný úväzok a splnenia pravidiel účasti.

SHOP môže byť atraktívny, pretože malým zamestnávateľom môže poskytnúť väčšiu flexibilitu než hľadanie krytia samostatne. V závislosti od štátu a dostupnosti plánov si môžu zamestnávatelia vybrať jeden plán alebo umožniť zamestnancom vybrať si z viacerých možností.

Prečo zamestnávatelia zvažujú SHOP

• Je určený pre menších zamestnávateľov
• Zápis do poistenia môže často prebiehať aj mimo jedného ročného registračného obdobia
• Môže pomôcť oprávneným zamestnávateľom získať Small Business Health Care Tax Credit
• Môže zjednodušiť proces ponúkania krytia zamestnancom

Small Business Health Care Tax Credit

Niektorí malí zamestnávatelia môžu mať nárok na Small Business Health Care Tax Credit, ak ponúkajú krytie cez SHOP a spĺňajú požiadavky IRS.

Vo všeobecnosti je tento kredit určený zamestnávateľom, ktorí:

• Majú menej ako 25 ekvivalentov zamestnancov na plný úväzok
• Platia priemerné ročné mzdy nižšie než limit IRS pre príslušný rok
• Prispievajú požadovanou sumou na poistné zamestnancov
• Nakupujú krytie cez SHOP, ak to vyžadujú platné pravidlá

Presná výška kreditu závisí od okolností podnikania a daňového roka. Keďže pravidlá sa môžu meniť a výpočet je technický, oplatí sa preveriť oprávnenosť ešte predtým, než sa na výhodu spoliehate.

Ak by vaša spoločnosť mohla mať nárok, daňový kredit môže výrazne znížiť náklady na poskytovanie zdravotného krytia.

Výkazníctvo a archivácia dokumentov

Súlad s ACA nie je len o ponuke plánu. Mnohí zamestnávatelia musia mať aj záznamy, ktoré podporujú ich rozhodnutia a výkazníctvo.

Ak je vaša spoločnosť ALE, môžete mať povinnosti v oblasti reportovania informácií týkajúcich sa krytia, ktoré ste ponúkli. Tieto výkazy pomáhajú IRS overiť, či zamestnávateľ splnil svoje povinnosti a či niektorí zamestnanci mali nárok na daňové úľavy na prémiu v Marketplace pláne.

Dobrá archivácia by mala zahŕňať:

• Záznamy o sledovaní hodín zamestnancov
• Dátumy ponuky plánu
• Záznamy o zápise do krytia a o odmietnutí krytia
• Výšky príspevkov
• Kópie výkazových formulárov a potvrdení

Udržiavanie týchto dokumentov počas roka v poriadku výrazne uľahčuje podávanie a znižuje riziko chýb.

Bežné chyby malých zamestnávateľov

Problémy so súladom s ACA často vznikajú zo zdanlivo jednoduchých administratívnych chýb, nie z úmyselného nesúladu. Medzi bežné problémy patria:

• Nesprávne počítanie ekvivalentov zamestnancov na plný úväzok
• Ignorovanie pravidiel ovládanej skupiny alebo agregácie
• Predpoklad, že zamestnanci na čiastočný úväzok nie sú dôležití
• Príliš neskoré ponúknutie krytia po tom, čo sa zamestnanec stane oprávneným
• Neuchovávanie podporných záznamov
• Považovanie zastaraných odporúčaní k plánu za aktuálne právo

Tieto chyby môžu byť drahé, najmä keď sa podnik začne rozrastať. Čím skôr vybudujete súladný proces, tým jednoduchšie bude ho udržať.

Ako môžu malé podniky udržať náskok pred pravidlami ACA

Niekoľko praktických návykov môže znížiť riziko spojené s ACA:

• Kontrolujte veľkosť pracovnej sily každý mesiac, nie len raz ročne
• Sledujte hodiny v konzistentnom systéme
• Overte, či vlastnícka štruktúra nevytvára problémy s agregáciou
• Pred obnovením krytia porovnajte možnosti plánov
• Dokumentujte oprávnenosť zamestnancov a ponuky krytia
• Prehodnoťte status ACA vždy, keď otvoríte novú entitu alebo lokalitu

Ak sa blížite k hranici 50 zamestnancov na plný úväzok, je rozumné pozorne sledovať rast. Podnik môže vstúpiť do oblasti ALE skôr, než by ste čakali, keď sa započítajú aj hodiny pracovníkov na čiastočný úväzok.

Ako Zenind podporuje rastúce podniky

Pravidlá ACA sú len jednou časťou riadenia súladného podniku. Keď vaša spoločnosť rastie, musíte sledovať aj založenie spoločnosti, ročné povinnosti, potreby registrovaného agenta a priebežné termíny súladu.

Zenind pomáha majiteľom amerických podnikov zostať organizovanými v oblasti založenia firmy a podpory súladu, aby sa mohli sústrediť na prevádzku namiesto administratívy. Keď vyvažujete prijímanie zamestnancov, benefity a regulačné požiadavky, spoľahlivý proces pre compliance vám môže ušetriť čas a znížiť stres.

Záverečné zhrnutie

Zákon o dostupnej starostlivosti neovplyvňuje každý malý podnik rovnako, ale pre rastúce firmy je dôležitý. Ak sa vaša spoločnosť blíži k 50 zamestnancom na plný úväzok, mali by ste rozumieť pravidlám ALE, definícii zamestnanca na plný úväzok, povinnostiam výkazníctva a dostupným možnostiam krytia, ako je SHOP.

Ak ste stále pod touto hranicou, ACA môže aj tak ovplyvniť vašu stratégiu benefitov, daňové plánovanie a dlhodobé rozhodnutia o nábore. Najbezpečnejší prístup je dôsledne sledovať hodiny, udržiavať poriadok v dokumentácii a prehodnotiť svoju pozíciu vždy, keď sa zmení vaša pracovná sila.