Affordable Care Act pentru întreprinderile mici: ce trebuie să știe angajatorii

Affordable Care Act (ACA) continuă să influențeze modul în care mulți angajatori din SUA se gândesc la acoperirea medicală, conformitate și beneficiile pentru angajați. Pentru proprietarii de afaceri mici, ACA poate părea complicată, deoarece regulile depind de dimensiunea forței de muncă, numărul de ore lucrate de angajați, structura planului și dacă o companie oferă acoperire prin Small Business Health Options Program (SHOP) sau printr-un asigurător privat.

Vestea bună este că schema de bază devine mai ușor de înțeles dacă o împărțiți în câteva întrebări:

• Este compania dvs. considerată un angajator mare aplicabil?
• Trebuie să oferiți acoperire angajaților cu normă întreagă?
• Ați putea fi eligibil pentru Small Business Health Care Tax Credit?
• Ce rapoarte sau documente ar trebui să păstrați în evidență?

Acest ghid prezintă principalele cerințe ACA pentru întreprinderile mici și explică pe ce ar trebui să se concentreze proprietarii.

Ce înseamnă ACA pentru întreprinderile mici

ACA a creat reguli pentru acoperirea medicală oferită de angajator, dar nu toți angajatorii sunt tratați la fel. Unele afaceri intră sub incidența prevederilor privind responsabilitatea comună a angajatorului, iar altele nu. În practică, obligațiile dvs. depind de obicei de dimensiunea forței de muncă și de faptul dacă oferiți sau nu asigurare de sănătate.

Pentru mulți angajatori mici, cea mai importantă întrebare este dacă firma depășește pragul pentru statutul de angajator mare aplicabil, sau ALE. Dacă da, compania poate fi obligată să ofere acoperire minimă esențială, care este accesibilă și oferă valoare minimă angajaților cu normă întreagă și persoanelor aflate în întreținerea lor, sau, în caz contrar, să facă o plată în cadrul responsabilității comune a angajatorului.

Dacă afacerea dvs. este sub acest prag, în general nu sunteți supus mandatului ACA pentru angajatori, deși puteți alege totuși să oferiți acoperire ca instrument de recrutare și retenție.

Când o afacere devine angajator mare aplicabil

Conform regulilor IRS, un angajator este în general ALE pentru un an calendaristic dacă a avut în medie cel puțin 50 de angajați cu normă întreagă, inclusiv echivalenți ai angajaților cu normă întreagă, în anul calendaristic anterior.

Asta înseamnă că sunt importante două grupuri:

• Angajați cu normă întreagă
• Angajați cu normă parțială convertiți în echivalenți ai normei întregi

În scopuri ACA, un angajat cu normă întreagă este, în general, cel care lucrează cel puțin 30 de ore de serviciu pe săptămână sau 130 de ore pe lună.

Această formulă contează deoarece o companie poate ajunge la statutul ALE chiar dacă nu are 50 de angajați tradiționali cu normă întreagă. O forță de muncă mai mare de angajați part-time poate împinge totalul peste prag atunci când orele sunt cumulate.

De ce contează regulile de agregare

Afaceri aflate sub aceleași reguli de proprietate sau control pot trebui tratate ca un singur angajator în scopuri ACA. Asta înseamnă că proprietarii nu pot separa întotdeauna entitățile pentru a rămâne sub prag. Dacă aveți mai multe companii afiliate, regulile de agregare ale IRS se pot aplica.

Excepția pentru lucrători sezonieri

Unele afaceri cu angajați sezonieri pot evita statutul ALE dacă depășesc pragul de 50 de angajați timp de 120 de zile sau mai puțin în anul calendaristic anterior, iar angajații suplimentari au fost lucrători sezonieri. Această excepție este limitată, așa că este important să analizați atent situația concretă.

Ce trebuie să facă angajatorii ALE

Dacă afacerea dvs. este un ALE, în general trebuie să oferiți acoperire medicală angajaților cu normă întreagă și persoanelor aflate în întreținerea lor. Acoperirea trebuie să respecte standardele federale privind accesibilitatea și valoarea minimă dacă doriți să evitați eventuale penalități.

În termeni practici, conformitatea ALE implică de obicei patru sarcini:

1. Urmărirea corectă a orelor angajaților
2. Stabilirea angajaților considerați cu normă întreagă conform regulilor ACA
3. Oferirea la timp a unei acoperiri eligibile
4. Completarea raportărilor cerute către IRS și angajați

Aceste obligații pot fi ușor trecute cu vederea dacă payroll-ul, programarea și administrarea beneficiilor nu sunt coordonate. De aceea, mulți angajatori în creștere își verifică statutul ACA înainte de a adăuga personal sau de a se extinde în noi locații.

Ce înseamnă acoperire accesibilă

ACA folosește reguli de accesibilitate pentru a stabili dacă acoperirea oferită de un angajator îndeplinește standardele federale. Accesibilitatea este evaluată prin raportarea costurilor primei plătite de angajat la venitul gospodăriei, deși angajatorii folosesc de obicei una dintre variantele sigure oferite de IRS pentru a evalua planurile.

Valoarea minimă este un standard separat. Un plan oferă, în general, valoare minimă dacă este conceput să acopere o parte semnificativă din costurile medicale preconizate acoperite.

Deoarece accesibilitatea și valoarea minimă sunt aspecte tehnice, angajatorii ar trebui să colaboreze îndeaproape cu un consultant în beneficii, un broker sau un specialist fiscal atunci când proiectează un plan de sănătate.

Acoperirea prin piața SHOP

Small Business Health Options Program, sau SHOP, este piața ACA pentru angajatorii mici. Poate fi o opțiune practică dacă doriți să oferiți asigurare de sănătate și/sau dentară, menținând în același timp administrarea planului la un nivel ușor de gestionat.

Potrivit HealthCare.gov, companiile și organizațiile nonprofit trebuie, în general, să aibă între 1 și 50 de angajați pentru a utiliza SHOP. Eligibilitatea depinde și de alte cerințe, inclusiv oferirea acoperirii angajaților cu normă întreagă și respectarea regulilor de participare.

SHOP poate fi atractiv deoarece le poate oferi angajatorilor mici mai multă flexibilitate decât cumpărarea acoperirii pe cont propriu. În funcție de stat și de disponibilitatea planurilor, angajatorii pot alege un singur plan sau le pot permite angajaților să selecteze dintre mai multe opțiuni.

Motive pentru care angajatorii iau în calcul SHOP

• Este conceput pentru angajatori mai mici
• Înscrierea poate avea loc adesea în afara unei singure perioade anuale
• Poate ajuta angajatorii eligibili să acceseze Small Business Health Care Tax Credit
• Poate simplifica procesul de oferire a beneficiilor medicale angajaților

Small Business Health Care Tax Credit

Unii angajatori mici pot fi eligibili pentru Small Business Health Care Tax Credit dacă oferă acoperire prin SHOP și îndeplinesc cerințele IRS.

În general, creditul vizează angajatorii care:

• Au mai puțin de 25 de angajați echivalent cu normă întreagă
• Plătesc salarii medii anuale sub limita IRS pentru anul aplicabil
• Contribuie cu o sumă cerută la costurile primelor angajaților
• Achiziționează acoperire prin SHOP atunci când regulile aplicabile cer acest lucru

Valoarea exactă a creditului depinde de situația companiei și de anul fiscal. Deoarece regulile se pot modifica, iar calculul este tehnic, merită să verificați eligibilitatea înainte de a face presupuneri despre beneficiu.

Dacă firma dvs. ar putea fi eligibilă, creditul fiscal poate reduce semnificativ costul oferirii acoperirii medicale.

Raportare și păstrarea evidențelor

Conformitatea ACA nu înseamnă doar oferirea unui plan. Mulți angajatori au nevoie și de documente care să le susțină deciziile și raportările.

Dacă afacerea dvs. este un ALE, este posibil să aveți obligații de raportare privind acoperirea oferită. Aceste rapoarte ajută IRS să confirme dacă angajatorul și-a îndeplinit obligațiile și dacă vreun angajat a fost eligibil pentru credite fiscale pentru prime printr-un plan Marketplace.

O bună gestionare a documentelor ar trebui să includă:

• Evidențe ale orelor lucrate de angajați
• Datele la care a fost făcută oferta de plan
• Evidențe privind înscrierea și renunțarea la acoperire
• Sumele contribuțiilor
• Copii ale formularelor de raportare și ale confirmărilor

Păstrarea acestor documente organizate pe tot parcursul anului face depunerea mai ușoară și reduce riscul de erori.

Greșeli frecvente ale angajatorilor mici

Problemele de conformitate ACA apar adesea din greșeli administrative simple, nu din neconformitate intenționată. Problemele frecvente includ:

• Numărarea greșită a echivalentelor de angajați cu normă întreagă
• Ignorarea regulilor de grup controlat sau de agregare
• Presupunerea că angajații part-time nu contează
• Oferirea acoperirii prea târziu după ce un angajat devine eligibil
• Neactualizarea și nepăstrarea documentelor justificative
• Tratarea unui sfat vechi despre plan ca fiind lege actuală

Aceste greșeli pot fi costisitoare, mai ales pe măsură ce afacerea începe să crească. Cu cât construiți mai devreme un proces conform, cu atât mai ușor va fi de menținut.

Cum pot rămâne întreprinderile mici în avans față de regulile ACA

Câteva obiceiuri practice pot reduce riscul legat de ACA:

• Revizuiți dimensiunea forței de muncă lunar, nu doar o dată pe an
• Urmăriți orele într-un sistem consecvent
• Confirmați dacă structura de proprietate creează probleme de agregare
• Comparați opțiunile de plan înainte de reînnoirea acoperirii
• Documentați eligibilitatea angajaților și ofertele de acoperire
• Reevaluați statutul ACA ori de câte ori deschideți o nouă entitate sau locație

Dacă vă apropiați de pragul de 50 de angajați cu normă întreagă, este înțelept să monitorizați atent creșterea. O companie poate ajunge mai repede decât se așteaptă în zona ALE atunci când sunt incluse orele lucrate de part-time.

Cum sprijină Zenind afacerile în creștere

Regulile ACA sunt doar o parte din administrarea unei afaceri conforme. Pe măsură ce compania dvs. crește, trebuie să urmăriți și înființarea, obligațiile anuale, nevoile de registered agent și termenele de conformitate continuă.

Zenind ajută proprietarii de afaceri din SUA să rămână organizați prin servicii de înființare a afacerilor și suport pentru conformitate, astfel încât să se poată concentra pe operațiuni, nu pe hârtii. Când jonglați cu recrutarea, beneficiile și cerințele de reglementare, un flux de lucru de conformitate de încredere poate economisi timp și reduce stresul.

Ideea principală

Affordable Care Act nu afectează fiecare întreprindere mică în același mod, dar contează pentru angajatorii în creștere. Dacă firma dvs. se apropie de 50 de angajați cu normă întreagă, ar trebui să înțelegeți regulile ALE, definițiile angajaților cu normă întreagă, obligațiile de raportare și opțiunile de acoperire disponibile, precum SHOP.

Dacă sunteți încă sub acest prag, ACA poate influența în continuare strategia dvs. de beneficii, planificarea fiscală și deciziile de recrutare pe termen lung. Cea mai sigură abordare este să urmăriți cu atenție orele lucrate, să păstrați documentele organizate și să vă revizuiți poziția ori de câte ori se modifică forța de muncă.

Pentru afacerile care vor să crească responsabil, conformitatea cu ACA ar trebui tratată ca parte a bazei generale a unei bune operațiuni.