Lei de Cuidados Acessíveis para Pequenas Empresas: O que os Empregadores Precisam de Saber

A Affordable Care Act (ACA) continua a moldar a forma como muitos empregadores nos EUA pensam sobre cobertura de saúde, conformidade e benefícios para os colaboradores. Para os proprietários de pequenas empresas, a ACA pode parecer complexa porque as regras dependem do tamanho da força de trabalho, das horas dos colaboradores, da estrutura do plano e de saber se a empresa oferece cobertura através do Small Business Health Options Program (SHOP) ou de uma seguradora privada.

A boa notícia é que a estrutura principal é mais fácil de compreender quando a dividimos em algumas questões:

• A sua empresa é considerada um grande empregador aplicável?
• Tem de oferecer cobertura aos colaboradores a tempo inteiro?
• Poderá qualificar-se para o Small Business Health Care Tax Credit?
• Que relatórios ou documentação deve manter em arquivo?

Este guia percorre os principais requisitos da ACA para pequenas empresas e explica onde os proprietários devem concentrar a sua atenção.

O que a ACA Significa para as Pequenas Empresas

A ACA criou regras para a cobertura de saúde patrocinada pelo empregador, mas nem todos os empregadores são tratados da mesma forma. Algumas empresas estão sujeitas às disposições de responsabilidade partilhada do empregador, enquanto outras não. Na prática, as suas obrigações dependem normalmente do tamanho da sua força de trabalho e de oferecer ou não seguro de saúde.

Para muitos pequenos empregadores, a questão mais importante é saber se a empresa ultrapassa o limite para o estatuto de grande empregador aplicável, ou ALE. Se isso acontecer, a empresa pode ter de oferecer cobertura essencial mínima que seja acessível e que forneça valor mínimo aos colaboradores a tempo inteiro e aos seus dependentes, ou potencialmente efetuar um pagamento de responsabilidade partilhada do empregador.

Se a sua empresa estiver abaixo desse limite, em geral não está sujeita ao mandato de empregador da ACA, embora possa ainda querer oferecer cobertura como ferramenta de recrutamento e retenção.

Quando uma Empresa Se Torna um Grande Empregador Aplicável

Segundo as regras do IRS, um empregador é geralmente considerado ALE para um ano civil se tiver tido uma média de pelo menos 50 colaboradores a tempo inteiro, incluindo equivalentes a tempo inteiro, durante o ano civil anterior.

Isto significa que dois grupos contam:

• Colaboradores a tempo inteiro
• Colaboradores a tempo parcial convertidos em equivalentes a tempo inteiro

Um colaborador a tempo inteiro é geralmente alguém que trabalha pelo menos 30 horas de serviço por semana, ou 130 horas num mês, para efeitos da ACA.

Esta fórmula é importante porque uma empresa pode atingir o estatuto ALE mesmo sem ter 50 colaboradores tradicionais a tempo inteiro. Uma força de trabalho maior em regime de tempo parcial pode fazer o total ultrapassar o limite quando as horas são combinadas.

Porque é que as regras de agregação são importantes

Empresas sob propriedade comum ou controlo comum podem ter de ser tratadas como um único empregador para efeitos da ACA. Isso significa que os proprietários nem sempre podem separar entidades para se manterem abaixo do limite. Se tiver várias empresas relacionadas, as regras de agregação do IRS podem aplicar-se.

Exceção para trabalhadores sazonais

Algumas empresas com colaboradores sazonais podem evitar o estatuto ALE se ultrapassarem o limite de 50 colaboradores durante 120 dias ou menos no ano civil anterior e se os colaboradores em excesso forem trabalhadores sazonais. Esta exceção é restrita, por isso é importante analisar os factos com cuidado.

O que os ALE Têm de Fazer

Se a sua empresa for um ALE, geralmente tem de oferecer cobertura de saúde aos colaboradores a tempo inteiro e aos seus dependentes. A cobertura deve cumprir os padrões federais de acessibilidade e valor mínimo se quiser evitar potenciais penalizações.

Na prática, a conformidade com a ALE envolve normalmente quatro tarefas:

1. Acompanhar as horas dos colaboradores com precisão
2. Determinar quais os colaboradores que são a tempo inteiro segundo as regras da ACA
3. Oferecer cobertura qualificada dentro do prazo
4. Concluir os relatórios exigidos para o IRS e para os colaboradores

Estas obrigações são fáceis de ignorar se a folha de pagamentos, a gestão de horários e a administração de benefícios não estiverem coordenadas. É por isso que muitos empregadores em crescimento revêm o estatuto ACA antes de contratar mais pessoal ou expandir para novos locais.

O que Conta como Cobertura Acessível

A ACA utiliza regras de acessibilidade para determinar se a cobertura de um empregador cumpre os padrões federais. A acessibilidade é medida com base nos custos dos prémios pagos pelo colaborador em relação ao rendimento do agregado familiar, embora os empregadores normalmente utilizem um dos safe harbors do IRS para avaliar os seus planos.

O valor mínimo é um padrão separado. Um plano geralmente fornece valor mínimo se estiver concebido para pagar uma parte significativa dos custos médicos cobertos esperados.

Como a acessibilidade e o valor mínimo são questões técnicas, os empregadores devem trabalhar de perto com um consultor de benefícios, corretor ou profissional de impostos ao desenhar um plano de saúde.

Cobertura no Marketplace SHOP

O Small Business Health Options Program, ou SHOP, é o marketplace da ACA para pequenos empregadores. Pode ser uma opção prática se quiser oferecer seguro de saúde e/ou dentário mantendo a administração do plano mais simples.

Segundo a HealthCare.gov, as empresas e organizações sem fins lucrativos geralmente têm de ter entre 1 e 50 colaboradores para utilizar o SHOP. A elegibilidade também depende de outros requisitos, incluindo oferecer cobertura aos colaboradores a tempo inteiro e cumprir regras de participação.

O SHOP pode ser atrativo porque pode dar aos pequenos empregadores mais flexibilidade do que procurar cobertura por conta própria. Dependendo do estado e da disponibilidade dos planos, os empregadores podem escolher um plano ou permitir que os colaboradores selecionem entre várias opções.

Razões pelas quais os empregadores consideram o SHOP

• Foi concebido para empregadores mais pequenos
• A inscrição pode, muitas vezes, acontecer fora de uma única janela anual
• Pode ajudar empregadores elegíveis a aceder ao Small Business Health Care Tax Credit
• Pode simplificar o processo de oferecer cobertura aos colaboradores

O Small Business Health Care Tax Credit

Alguns pequenos empregadores podem qualificar-se para o Small Business Health Care Tax Credit se oferecerem cobertura através do SHOP e cumprirem os requisitos do IRS.

Em geral, o crédito destina-se a empregadores que:

• Têm menos de 25 colaboradores equivalentes a tempo inteiro
• Pagam salários médios anuais abaixo do limite do IRS para o ano aplicável
• Contribuem com um montante exigido para os custos dos prémios dos colaboradores
• Adquirem cobertura através do SHOP quando exigido pelas regras em vigor

O valor exato do crédito depende dos factos da empresa e do ano fiscal. Como as regras podem mudar e o cálculo é técnico, vale a pena rever a elegibilidade antes de assumir que o benefício está disponível.

Se a sua empresa puder qualificar-se, o crédito fiscal pode reduzir significativamente o custo de fornecer cobertura de saúde.

Relatórios e Conservação de Registos

A conformidade com a ACA não se resume a oferecer um plano. Muitos empregadores também precisam de registos para apoiar as suas decisões e os seus relatórios.

Se a sua empresa for um ALE, poderá ter obrigações de informação relacionadas com a cobertura que ofereceu. Esses relatórios ajudam o IRS a confirmar se o empregador cumpriu as suas obrigações e se algum colaborador foi elegível para créditos fiscais de prémio num plano do Marketplace.

Uma boa conservação de registos deve incluir:

• Registos de acompanhamento de horas dos colaboradores
• Datas de oferta do plano
• Registos de inscrição e renúncia de cobertura
• Montantes de contribuição
• Cópias dos formulários de reporte e das confirmações

Manter estes documentos organizados ao longo do ano torna a apresentação muito mais simples e reduz o risco de erros.

Erros Comuns das Pequenas Empresas

Os problemas de conformidade com a ACA surgem muitas vezes de erros administrativos simples, em vez de não conformidade intencional. Os problemas comuns incluem:

• Contar incorretamente os equivalentes a tempo inteiro
• Ignorar regras de grupo controlado ou de agregação
• Assumir que os colaboradores a tempo parcial não contam
• Oferecer cobertura demasiado tarde depois de um colaborador se tornar elegível
• Não conservar os registos de apoio
• Tratar aconselhamento antigo sobre planos como se fosse legislação atual

Estes erros podem ser caros, especialmente quando uma empresa começa a crescer. Quanto mais cedo criar um processo em conformidade, mais fácil será mantê-lo.

Como as Pequenas Empresas Podem Antecipar as Regras da ACA

Alguns hábitos práticos podem reduzir o risco relacionado com a ACA:

• Rever o tamanho da força de trabalho todos os meses, e não apenas uma vez por ano
• Acompanhar as horas num sistema consistente
• Confirmar se as estruturas de propriedade criam questões de agregação
• Comparar opções de planos antes de renovar a cobertura
• Documentar a elegibilidade dos colaboradores e as ofertas de cobertura
• Reavaliar o estatuto ACA sempre que abrir uma nova entidade ou local

Se estiver próximo do limite de 50 colaboradores a tempo inteiro, é sensato monitorizar o crescimento de perto. Uma empresa pode entrar no território ALE mais cedo do que o esperado quando as horas a tempo parcial são incluídas.

Como a Zenind Apoia Empresas em Crescimento

As regras da ACA são apenas uma parte da gestão de uma empresa em conformidade. À medida que a sua empresa cresce, também precisa de acompanhar a constituição da empresa, as obrigações anuais, as necessidades de registered agent e os prazos contínuos de conformidade.

A Zenind ajuda os empresários nos EUA a manterem-se organizados com apoio à constituição e conformidade empresarial, para que se possam concentrar nas operações em vez da burocracia. Quando está a equilibrar contratação, benefícios e requisitos regulamentares, ter um fluxo de trabalho de conformidade fiável pode poupar tempo e reduzir o stress.

Conclusão

A Affordable Care Act não afeta todas as pequenas empresas da mesma forma, mas é importante para empregadores em crescimento. Se a sua empresa estiver a aproximar-se de 50 colaboradores a tempo inteiro, deve compreender as regras ALE, as definições de colaborador a tempo inteiro, as obrigações de reporte e as opções de cobertura disponíveis, como o SHOP.

Se ainda estiver abaixo desse limite, a ACA pode ainda influenciar a sua estratégia de benefícios, o planeamento fiscal e as decisões de contratação a longo prazo. A abordagem mais segura é acompanhar as horas com cuidado, manter os registos organizados e rever a sua posição sempre que a sua força de trabalho mudar.

Para empresas que querem crescer de forma responsável, a conformidade com a ACA deve ser tratada como parte da base mais ampla de boas operações.