Законът за достъпно здравеопазване за малкия бизнес: Какво трябва да знаят работодателите

Законът за достъпно здравеопазване (ACA) продължава да определя начина, по който много работодатели в САЩ мислят за здравното осигуряване, съответствието и служебните придобивки. За собствениците на малък бизнес ACA може да изглежда сложен, защото правилата зависят от размера на работната сила, часовете на служителите, структурата на плана и от това дали бизнесът предлага покритие чрез Small Business Health Options Program (SHOP) или чрез частен застраховател.

Добрата новина е, че основната рамка става по-лесна за разбиране, когато я разделите на няколко въпроса:

• Счита ли се вашият бизнес за приложим голям работодател?
• Трябва ли да предлагате покритие на служителите на пълен работен ден?
• Може ли да отговаряте на условията за Small Business Health Care Tax Credit?
• Какви отчети или документи трябва да съхранявате?

Това ръководство разглежда основните изисквания на ACA за малкия бизнес и обяснява върху какво собствениците трябва да се съсредоточат.

Какво означава ACA за малкия бизнес

ACA създаде правила за здравно осигуряване, предоставяно от работодателя, но не всеки работодател се третира по един и същ начин. Някои предприятия подлежат на разпоредбите за споделена отговорност на работодателя, а други не. На практика вашите задължения обикновено зависят от размера на работната сила и от това дали предлагате здравно осигуряване.

За много малки работодатели най-важният въпрос е дали бизнесът преминава прага за статут на приложим голям работодател, или ALE. Ако това се случи, бизнесът може да трябва да предлага минимално необходимо покритие, което е достъпно и осигурява минимална стойност, на служителите на пълен работен ден и техните зависими лица, или евентуално да плати вноска по споделена отговорност на работодателя.

Ако бизнесът ви е под този праг, обикновено не подлежите на мандата на работодателя по ACA, макар че пак може да искате да предлагате покритие като инструмент за наемане и задържане на кадри.

Кога даден бизнес става приложим голям работодател

Според правилата на IRS работодателят обикновено е ALE за дадена календарна година, ако през предходната календарна година е имал средно поне 50 служители на пълен работен ден, включително еквиваленти на пълен работен ден.

Това означава, че са важни две групи:

• Служители на пълен работен ден
• Служители на непълен работен ден, преобразувани в еквиваленти на пълен работен ден

Служител на пълен работен ден по правило е този, който работи поне 30 часа трудов стаж седмично, или 130 часа месечно, за целите на ACA.

Тази формула е важна, защото бизнесът може да достигне статут ALE, дори ако няма 50 традиционни служители на пълен работен ден. По-голяма работна сила на непълен работен ден може да избута общия брой над прага, когато часовете се комбинират.

Защо правилата за обединяване са важни

Предприятия под обща собственост или контрол може да се третират като един работодател за целите на ACA. Това означава, че собствениците не винаги могат да разделят юридическите лица, за да останат под прага. Ако имате няколко свързани компании, може да се прилагат правилата за обединяване на IRS.

Изключение за сезонни работници

Някои бизнеси със сезонни служители могат да избегнат статут ALE, ако надхвърлят прага от 50 служители за 120 дни или по-малко през предходната календарна година и ако допълнителните служители са били сезонни работници. Това изключение е ограничено, затова е важно фактите да се прегледат внимателно.

Какво трябва да правят ALE

Ако бизнесът ви е ALE, обикновено трябва да предлагате здравно покритие на служителите на пълен работен ден и техните зависими лица. Покритието трябва да отговаря на федералните стандарти за достъпност и минимална стойност, ако искате да избегнете потенциални санкции.

На практика спазването на изискванията за ALE обикновено включва четири задачи:

1. Проследяване на часовете на служителите точно
2. Определяне кои служители са на пълен работен ден по правилата на ACA
3. Предлагане на отговарящо на изискванията покритие навреме
4. Попълване на необходимата отчетност към IRS и служителите

Тези задължения лесно се пропускат, ако заплащането, графиците и администрацията на придобивките не са координирани. Затова много растящи работодатели преглеждат статута си по ACA, преди да добавят персонал или да се разширяват в нови локации.

Какво се счита за достъпно покритие

ACA използва правила за достъпност, за да определи дали покритието на работодателя отговаря на федералните стандарти. Достъпността се измерва чрез премийните разходи за служителя спрямо дохода на домакинството, макар че работодателите обикновено използват един от безопасните харбъри на IRS, за да оценят плановете си.

Минималната стойност е отделен стандарт. Един план обикновено осигурява минимална стойност, ако е проектиран да покрива значителна част от очакваните разходи за здравни услуги.

Тъй като достъпността и минималната стойност са технически въпроси, работодателите трябва да работят в тясно сътрудничество със съветник по придобивки, брокер или данъчен специалист, когато проектират здравен план.

Покритие чрез SHOP Marketplace

Small Business Health Options Program, или SHOP, е пазарът по ACA за малки работодатели. Той може да бъде практичен вариант, ако искате да предлагате здравно и/или дентално осигуряване, като същевременно поддържате управлението на плана по-лесно.

Според HealthCare.gov предприятията и нестопанските организации обикновено трябва да имат между 1 и 50 служители, за да използват SHOP. Допустимостта зависи и от други изисквания, включително предлагане на покритие на служителите на пълен работен ден и спазване на правилата за участие.

SHOP може да бъде привлекателен, защото може да даде на малките работодатели повече гъвкавост, отколкото самостоятелното търсене на покритие. В зависимост от щата и наличните планове работодателите могат да изберат един план или да позволят на служителите да избират между няколко опции.

Причини, поради които работодателите избират SHOP

• Проектиран е за по-малки работодатели
• Записването често може да се случи извън един-единствен годишен прозорец
• Може да помогне на допустимите работодатели да получат Small Business Health Care Tax Credit
• Може да опрости процеса на предлагане на здравно покритие на служителите

Small Business Health Care Tax Credit

Някои малки работодатели могат да отговарят на условията за Small Business Health Care Tax Credit, ако предлагат покритие чрез SHOP и изпълняват изискванията на IRS.

Обикновено кредитът е насочен към работодатели, които:

• Имат по-малко от 25 еквивалента на пълен работен ден
• Плащат средни годишни заплати под лимита на IRS за съответната година
• Допринасят с определена сума към премийните разходи на служителите
• Закупуват покритие чрез SHOP, когато това се изисква от действащите правила

Точният размер на кредита зависи от фактите за бизнеса и данъчната година. Тъй като правилата могат да се променят, а изчислението е техническо, си струва да проверите допустимостта, преди да правите предположения за ползата.

Ако вашата компания може да отговаря на условията, данъчният кредит може значително да намали разходите за предоставяне на здравно покритие.

Отчетност и съхранение на документи

Съответствието с ACA не е само въпрос на предлагане на план. Много работодатели трябва да съхраняват и документи, които подкрепят техните решения и отчетност.

Ако бизнесът ви е ALE, може да имате задължения за информационно отчитане, свързани с покритието, което сте предложили. Тези отчети помагат на IRS да потвърди дали работодателят е изпълнил задълженията си и дали някои служители са имали право на премиен данъчен кредит по план в Marketplace.

Доброто съхранение на документи трябва да включва:

• Записи за проследяване на часовете на служителите
• Дати на предлагане на плана
• Записи за записване и отказ от покритие
• Размери на вноските
• Копия на отчетни формуляри и потвърждения

Поддържането на тези документи организирани през цялата година прави подаването много по-лесно и намалява риска от грешки.

Чести грешки на малките работодатели

Проблемите със съответствието по ACA често произтичат от прости административни грешки, а не от умишлено неспазване. Чести проблеми са:

• Неправилно изчисляване на еквивалентите на пълен работен ден
• Пренебрегване на правилата за контролирана група или обединяване
• Предположение, че служителите на непълен работен ден нямат значение
• Предлагане на покритие твърде късно, след като служителят стане допустим
• Неспазване на изискванията за съхранение на подкрепящи документи
• Третиране на остарели съвети за планове като действащо право

Тези грешки могат да бъдат скъпи, особено когато бизнесът започне да се разраства. Колкото по-рано изградите съответстващ процес, толкова по-лесно е да го поддържате.

Как малките бизнеси могат да бъдат една крачка напред спрямо правилата на ACA

Няколко практични навика могат да намалят риска по ACA:

• Преглеждайте размера на работната сила всеки месец, а не само веднъж годишно
• Проследявайте часовете в последователна система
• Проверявайте дали структурата на собствеността създава проблеми с обединяването
• Сравнявайте опциите за планове преди подновяване на покритието
• Документирайте допустимостта на служителите и предлагането на покритие
• Преглеждайте статута по ACA винаги, когато отворите ново юридическо лице или локация

Ако сте близо до прага от 50 служители на пълен работен ден, е разумно да следите растежа внимателно. Бизнесът може да премине в територията на ALE по-рано от очакваното, когато се включат часовете на непълно работно време.

Как Zenind подпомага растящите бизнеси

Правилата на ACA са само една част от управлението на съответстващ бизнес. С нарастването на компанията трябва да следите и учредяването, годишните задължения, нуждите от регистриран агент и текущите крайни срокове за съответствие.

Zenind помага на собствениците на бизнеси в САЩ да останат организирани чрез подкрепа за учредяване на бизнес и съответствие, така че да могат да се съсредоточат върху операциите, а не върху документацията. Когато балансирате наемане, придобивки и регулаторни изисквания, надеждният работен процес за съответствие може да спести време и да намали стреса.

Финален извод

Законът за достъпно здравеопазване не засяга всеки малък бизнес по един и същ начин, но има значение за растящите работодатели. Ако вашата компания се доближава до 50 служители на пълен работен ден, трябва да разбирате правилата за ALE, дефинициите за служител на пълен работен ден, задълженията за отчетност и наличните опции за покритие като SHOP.

Ако все още сте под този праг, ACA пак може да влияе върху стратегията ви за придобивки, данъчното планиране и дългосрочните решения за наемане. Най-сигурният подход е да проследявате часовете внимателно, да поддържате документите организирани и да преглеждате позицията си винаги, когато работната сила се промени.

За бизнеси, които искат да растат отговорно, съответствието с ACA трябва да се разглежда като част от по-широката основа на добрите операции.