L’Affordable Care Act pour les petites entreprises : ce que les employeurs doivent savoir

L’Affordable Care Act (ACA) continue de façonner la manière dont de nombreux employeurs américains abordent la couverture santé, la conformité et les avantages sociaux offerts aux employés. Pour les propriétaires de petites entreprises, l’ACA peut sembler complexe, car les règles dépendent de la taille de l’effectif, du nombre d’heures travaillées par les employés, de la conception du régime et du fait qu’une entreprise offre une couverture par le Small Business Health Options Program (SHOP) ou par un assureur privé.

La bonne nouvelle, c’est que la structure de base est plus facile à comprendre lorsque vous la divisez en quelques questions :

• Votre entreprise est-elle considérée comme un employeur de grande taille applicable?
• Devez-vous offrir une couverture aux employés à temps plein?
• Pourriez-vous être admissible au Small Business Health Care Tax Credit?
• Quels documents ou quelles pièces justificatives devriez-vous conserver?

Ce guide présente les principales exigences de l’ACA pour les petites entreprises et explique sur quoi les propriétaires devraient concentrer leur attention.

Ce que l’ACA signifie pour les petites entreprises

L’ACA a créé des règles pour la couverture santé parrainée par l’employeur, mais tous les employeurs ne sont pas traités de la même façon. Certaines entreprises sont soumises aux dispositions relatives à la responsabilité partagée de l’employeur, tandis que d’autres ne le sont pas. En pratique, vos obligations dépendent généralement de la taille de votre effectif et du fait que vous offrez ou non une assurance santé.

Pour de nombreux petits employeurs, la question la plus importante est de savoir si l’entreprise franchit le seuil du statut d’employeur de grande taille applicable, ou ALE. Si c’est le cas, l’entreprise peut devoir offrir une couverture essentielle minimale qui est abordable et qui fournit une valeur minimale aux employés à temps plein et à leurs personnes à charge, ou potentiellement effectuer un paiement au titre de la responsabilité partagée de l’employeur.

Si votre entreprise est en dessous de ce seuil, vous n’êtes généralement pas soumis au mandat de l’employeur de l’ACA, même si vous pourriez tout de même vouloir offrir une couverture comme outil d’attraction et de rétention du personnel.

Quand une entreprise devient un employeur de grande taille applicable

Selon les règles de l’IRS, un employeur est généralement un ALE pour une année civile s’il comptait en moyenne au moins 50 employés à temps plein, y compris les équivalents temps plein, au cours de l’année civile précédente.

Cela signifie que deux groupes comptent :

• Les employés à temps plein
• Les employés à temps partiel convertis en équivalents temps plein

Aux fins de l’ACA, un employé à temps plein est généralement une personne qui travaille au moins 30 heures de service par semaine, ou 130 heures par mois.

Cette formule est importante, car une entreprise peut atteindre le statut d’ALE même sans avoir 50 employés traditionnels à temps plein. Un effectif plus important d’employés à temps partiel peut faire passer le total au-dessus du seuil lorsque les heures sont combinées.

Pourquoi les règles d’agrégation comptent

Les entreprises sous propriété ou contrôle commun peuvent devoir être traitées comme un seul employeur aux fins de l’ACA. Cela signifie que les propriétaires ne peuvent pas toujours séparer les entités pour rester sous le seuil. Si vous avez plusieurs sociétés liées, les règles d’agrégation de l’IRS peuvent s’appliquer.

Exception pour les travailleurs saisonniers

Certaines entreprises ayant des employés saisonniers peuvent éviter le statut d’ALE si elles dépassent le seuil de 50 employés pendant 120 jours ou moins au cours de l’année civile précédente et que les employés supplémentaires étaient des travailleurs saisonniers. Cette exception est étroite, il est donc important d’examiner les faits avec soin.

Ce que les ALE doivent faire

Si votre entreprise est un ALE, vous devez généralement offrir une couverture santé aux employés à temps plein et à leurs personnes à charge. La couverture doit satisfaire aux normes fédérales d’abordabilité et de valeur minimale si vous souhaitez éviter d’éventuelles pénalités.

En pratique, la conformité ALE comprend généralement quatre tâches :

1. Suivre avec précision les heures des employés
2. Déterminer quels employés sont à temps plein selon les règles de l’ACA
3. Offrir une couverture admissible à temps
4. Effectuer les déclarations exigées pour l’IRS et les employés

Il est facile de négliger ces obligations si la paie, la planification des horaires et l’administration des avantages sociaux ne sont pas coordonnées. C’est pourquoi de nombreux employeurs en croissance révisent leur statut au regard de l’ACA avant d’embaucher du personnel supplémentaire ou de s’étendre à de nouveaux emplacements.

Ce qui constitue une couverture abordable

L’ACA utilise des règles d’abordabilité pour déterminer si la couverture d’un employeur répond aux normes fédérales. L’abordabilité est mesurée en fonction du coût des primes payées par l’employé par rapport au revenu du ménage, bien que les employeurs utilisent généralement l’un des critères de sécurité de l’IRS pour évaluer leurs régimes.

La valeur minimale est une norme distincte. Un régime fournit généralement une valeur minimale s’il est conçu pour payer une part importante des coûts médicaux couverts prévus.

Comme l’abordabilité et la valeur minimale sont des questions techniques, les employeurs devraient travailler étroitement avec un conseiller en avantages sociaux, un courtier ou un fiscaliste lors de la conception d’un régime de soins de santé.

Couverture par le marché SHOP

Le Small Business Health Options Program, ou SHOP, est le marché de l’ACA destiné aux petits employeurs. Il peut être une option pratique si vous souhaitez offrir une assurance santé et/ou dentaire tout en gardant une administration de régime gérable.

Selon HealthCare.gov, les entreprises et les organismes sans but lucratif doivent généralement compter de 1 à 50 employés pour utiliser SHOP. L’admissibilité dépend aussi d’autres exigences, notamment l’offre de couverture aux employés à temps plein et le respect des règles de participation.

SHOP peut être attrayant, car il peut offrir aux petits employeurs plus de flexibilité que l’achat de couverture par eux-mêmes. Selon la province ou l’État et la disponibilité des régimes, les employeurs peuvent choisir un seul régime ou laisser les employés sélectionner parmi plusieurs options.

Raisons pour lesquelles les employeurs envisagent SHOP

• Il est conçu pour les petits employeurs
• L’adhésion peut souvent se faire en dehors d’une seule période annuelle
• Il peut aider les employeurs admissibles à accéder au Small Business Health Care Tax Credit
• Il peut simplifier le processus d’offre de couverture aux employés

Le Small Business Health Care Tax Credit

Certains petits employeurs peuvent être admissibles au Small Business Health Care Tax Credit s’ils offrent une couverture par l’entremise de SHOP et satisfont aux exigences de l’IRS.

En général, le crédit vise les employeurs qui :

• Ont moins de 25 employés équivalents temps plein
• Versent des salaires annuels moyens inférieurs à la limite de l’IRS pour l’année applicable
• Contribuent un montant requis au coût des primes des employés
• Achètent une couverture par SHOP lorsque les règles en vigueur l’exigent

Le montant exact du crédit dépend des faits propres à l’entreprise et de l’année fiscale. Comme les règles peuvent changer et que le calcul est technique, il vaut la peine de vérifier l’admissibilité avant de présumer de l’avantage.

Si votre entreprise peut y avoir droit, le crédit d’impôt peut réduire de façon importante le coût de la couverture santé.

Déclarations et tenue de dossiers

La conformité à l’ACA ne consiste pas seulement à offrir un régime. De nombreux employeurs doivent aussi conserver des dossiers pour appuyer leurs décisions et leurs déclarations.

Si votre entreprise est un ALE, vous pouvez avoir des obligations de déclaration concernant la couverture que vous avez offerte. Ces rapports aident l’IRS à confirmer si l’employeur a respecté ses obligations et si certains employés étaient admissibles aux crédits d’impôt sur les primes dans le cadre d’un régime du Marketplace.

Une bonne tenue de dossiers devrait inclure :

• Les dossiers de suivi des heures des employés
• Les dates d’offre du régime
• Les dossiers d’adhésion à la couverture et de renonciation
• Les montants des contributions
• Les copies des formulaires de déclaration et des confirmations

Garder ces documents organisés tout au long de l’année facilite grandement la production des déclarations et réduit le risque d’erreurs.

Erreurs courantes des petites entreprises

Les problèmes de conformité à l’ACA proviennent souvent d’erreurs administratives simples plutôt que d’un non-respect intentionnel. Les problèmes courants comprennent :

• Le mauvais calcul des employés équivalents temps plein
• L’ignorance des règles de groupe contrôlé ou d’agrégation
• Le fait de supposer que les employés à temps partiel ne comptent pas
• L’offre d’une couverture trop tard après qu’un employé devient admissible
• Le défaut de conserver les dossiers justificatifs
• Le fait de traiter des conseils de régime obsolètes comme s’ils étaient encore en vigueur

Ces erreurs peuvent coûter cher, surtout lorsqu’une entreprise commence à prendre de l’ampleur. Plus tôt vous mettez en place un processus conforme, plus il sera facile de le maintenir.

Comment les petites entreprises peuvent garder une longueur d’avance sur les règles de l’ACA

Quelques habitudes pratiques peuvent réduire les risques liés à l’ACA :

• Réviser la taille de l’effectif chaque mois, et non seulement une fois par année
• Suivre les heures dans un système uniforme
• Vérifier si la structure de propriété crée des enjeux d’agrégation
• Comparer les options de régime avant le renouvellement de la couverture
• Documenter l’admissibilité des employés et les offres de couverture
• Réexaminer le statut au regard de l’ACA chaque fois que vous ouvrez une nouvelle entité ou un nouvel emplacement

Si vous êtes près du seuil de 50 employés à temps plein, il est judicieux de surveiller de près la croissance. Une entreprise peut entrer plus tôt que prévu dans le territoire des ALE lorsque les heures des employés à temps partiel sont incluses.

Comment Zenind soutient les entreprises en croissance

Les règles de l’ACA ne sont qu’une partie de la gestion d’une entreprise conforme. À mesure que votre société se développe, vous devez aussi rester à jour en matière de constitution, d’obligations annuelles, d’agent enregistré et d’échéances de conformité en cours.

Zenind aide les propriétaires d’entreprises américaines à rester organisés grâce à un soutien en formation d’entreprise et en conformité, afin qu’ils puissent se concentrer sur les opérations plutôt que sur la paperasse. Lorsque vous devez gérer l’embauche, les avantages sociaux et les exigences réglementaires, disposer d’un flux de conformité fiable peut faire gagner du temps et réduire le stress.

Conclusion

L’Affordable Care Act ne touche pas toutes les petites entreprises de la même façon, mais il est important pour les employeurs en croissance. Si votre entreprise approche les 50 employés à temps plein, vous devriez comprendre les règles ALE, la définition des employés à temps plein, les obligations de déclaration et les options de couverture disponibles, comme SHOP.

Si vous êtes encore en dessous de ce seuil, l’ACA peut tout de même influencer votre stratégie d’avantages sociaux, votre planification fiscale et vos décisions d’embauche à long terme. L’approche la plus sûre consiste à suivre les heures avec soin, à garder des dossiers bien organisés et à réévaluer votre situation chaque fois que votre effectif change.

Pour les entreprises qui veulent croître de manière responsable, la conformité à l’ACA devrait être considérée comme faisant partie des bases d’une bonne gestion.