Закон про доступну медичну допомогу для малих бізнесів: що мають знати роботодавці

Закон про доступну медичну допомогу (ACA) і далі впливає на те, як багато роботодавців у США підходять до медичного страхування, дотримання вимог і пакету пільг для працівників. Для власників малих бізнесів ACA може здаватися складним, оскільки правила залежать від розміру штату, кількості годин працівників, структури плану та того, чи пропонує бізнес покриття через Health Options Program для малого бізнесу (SHOP) або через приватного страховика.

Добра новина в тому, що основну логіку легше зрозуміти, якщо розбити її на кілька запитань:

• Чи вважається ваш бізнес застосовним великим роботодавцем?
• Чи потрібно вам пропонувати покриття працівникам, які працюють повний робочий день?
• Чи можете ви претендувати на податковий кредит на медичне страхування для малого бізнесу?
• Які звіти або документи слід зберігати в архіві?

Цей посібник пояснює основні вимоги ACA для малих бізнесів і показує, на чому власникам варто зосередити увагу.

Що означає ACA для малих бізнесів

ACA запровадив правила для роботодавецького медичного страхування, але не кожен роботодавець розглядається однаково. Деякі бізнеси підпадають під положення про спільну відповідальність роботодавця, а інші ні. На практиці ваші зобов’язання зазвичай залежать від розміру штату та того, чи пропонуєте ви медичне страхування.

Для багатьох малих роботодавців найважливіше питання полягає в тому, чи перевищує бізнес поріг для статусу застосовного великого роботодавця, або ALE. Якщо так, бізнес може бути зобов’язаний запропонувати мінімально необхідне покриття, яке є доступним за ціною та забезпечує мінімальну цінність для працівників, які працюють повний робочий день, і їхніх утриманців, або потенційно сплатити платіж за спільну відповідальність роботодавця.

Якщо ваш бізнес нижчий за цей поріг, на нього зазвичай не поширюється мандат ACA для роботодавців, хоча ви все одно можете захотіти пропонувати покриття як інструмент найму та утримання персоналу.

Коли бізнес стає застосовним великим роботодавцем

За правилами IRS, роботодавець зазвичай вважається ALE на календарний рік, якщо в попередньому календарному році він у середньому мав щонайменше 50 працівників, які працюють повний робочий день, включно з еквівалентами працівників, що працюють неповний робочий день.

Це означає, що важливі дві групи:

• Працівники, які працюють повний робочий день
• Працівники, які працюють неповний робочий день, але перераховуються в еквіваленти повної зайнятості

Для цілей ACA працівник, який працює повний робочий день, зазвичай той, хто працює щонайменше 30 годин на тиждень або 130 годин на місяць.

Ця формула має значення, тому що бізнес може досягти статусу ALE навіть без 50 традиційних працівників на повний робочий день. Більша кількість працівників на неповний робочий день може підштовхнути загальний показник понад межу, якщо години підсумовуються.

Чому важливі правила об’єднання

Бізнеси, що перебувають під спільною власністю або контролем, можуть для цілей ACA розглядатися як єдиний роботодавець. Це означає, що власники не завжди можуть розділити компанії, щоб залишатися нижче порогу. Якщо у вас кілька пов’язаних компаній, можуть застосовуватися правила об’єднання IRS.

Виняток для сезонних працівників

Деякі бізнеси із сезонними працівниками можуть уникнути статусу ALE, якщо перевищують поріг у 50 працівників протягом 120 днів або менше в попередньому календарному році і працівники понад норму були сезонними. Це вузький виняток, тому важливо уважно оцінити факти.

Що мають робити ALE

Якщо ваш бізнес є ALE, зазвичай потрібно пропонувати медичне покриття працівникам, які працюють повний робочий день, та їхнім утриманцям. Якщо ви хочете уникнути потенційних штрафів, покриття має відповідати федеральним стандартам доступності та мінімальної цінності.

На практиці дотримання вимог ALE зазвичай включає чотири завдання:

1. Точний облік годин працівників
2. Визначення, які працівники є тими, що працюють повний робочий день, за правилами ACA
3. Своєчасну пропозицію кваліфікованого покриття
4. Виконання обов’язкової звітності для IRS та працівників

Ці обов’язки легко пропустити, якщо не узгодити розрахунок заробітної плати, графіки роботи та адміністрування пільг. Саме тому багато роботодавців, які зростають, перевіряють статус ACA ще до найму додаткового персоналу або розширення на нові локації.

Що вважається доступним покриттям

ACA використовує правила доступності, щоб визначити, чи відповідає покриття роботодавця федеральним стандартам. Доступність оцінюють за внесками працівника порівняно з доходом домогосподарства, хоча роботодавці зазвичай використовують один із безпечних механізмів IRS для оцінки своїх планів.

Мінімальна цінність — це окремий стандарт. План зазвичай забезпечує мінімальну цінність, якщо він розроблений так, щоб покривати значну частку очікуваних витрат на медичні послуги.

Оскільки доступність і мінімальна цінність є технічними питаннями, роботодавцям слід тісно співпрацювати з консультантом із пільг, брокером або податковим фахівцем під час розробки медичного плану.

Покриття через торговельний майданчик SHOP

Small Business Health Options Program, або SHOP, є ринком ACA для малих роботодавців. Це може бути практичним варіантом, якщо ви хочете пропонувати медичне та/або стоматологічне страхування, зберігаючи керування планом відносно простим.

За даними HealthCare.gov, бізнеси та неприбуткові організації зазвичай повинні мати від 1 до 50 працівників, щоб користуватися SHOP. Право на участь також залежить від інших вимог, зокрема від пропозиції покриття працівникам, які працюють повний робочий день, і дотримання правил участі.

SHOP може бути привабливим, тому що він іноді дає малим роботодавцям більше гнучкості, ніж самостійний пошук покриття. Залежно від штату та доступності планів роботодавці можуть обрати один план або дозволити працівникам вибирати з кількох варіантів.

Чому роботодавці розглядають SHOP

• Він створений для менших роботодавців
• Реєстрація часто може відбуватися поза межами одного річного вікна
• Він може допомогти відповідним роботодавцям отримати податковий кредит на медичне страхування для малого бізнесу
• Він може спростити процес надання медичного покриття працівникам

Податковий кредит на медичне страхування для малого бізнесу

Деякі малі роботодавці можуть претендувати на податковий кредит на медичне страхування для малого бізнесу, якщо вони пропонують покриття через SHOP і відповідають вимогам IRS.

Загалом цей кредит орієнтований на роботодавців, які:

• Мають менше 25 працівників у перерахунку на повну зайнятість
• Платять середню річну зарплату нижчу за ліміт IRS для відповідного року
• Вносять обов’язкову частку до вартості страхових внесків працівників
• Купують покриття через SHOP, якщо це вимагається чинними правилами

Точний розмір кредиту залежить від обставин бізнесу та податкового року. Оскільки правила можуть змінюватися, а розрахунок є технічним, варто перевірити право на кредит до того, як робити припущення щодо вигоди.

Якщо ваша компанія може відповідати вимогам, податковий кредит може суттєво зменшити витрати на забезпечення медичного покриття.

Звітність і зберігання документів

Дотримання вимог ACA не обмежується лише пропозицією плану. Багатьом роботодавцям також потрібні записи для підтвердження своїх рішень і звітності.

Якщо ваш бізнес є ALE, у вас можуть бути обов’язки щодо інформаційної звітності, пов’язані з тим покриттям, яке ви пропонували. Ці звіти допомагають IRS перевірити, чи виконав роботодавець свої зобов’язання і чи мали окремі працівники право на податкові кредити на страхові внески в плані Marketplace.

Добре організоване зберігання документів має включати:

• Облік годин працівників
• Дати пропозиції плану
• Записи про реєстрацію в покритті та відмови від нього
• Суми внесків
• Копії звітних форм і підтверджень

Упорядковане зберігання цих документів протягом року значно спрощує подання звітності та зменшує ризик помилок.

Типові помилки малих роботодавців

Проблеми з дотриманням вимог ACA часто виникають через прості адміністративні помилки, а не через навмисне недотримання. До поширених проблем належать:

• Неправильний підрахунок працівників в еквіваленті повної зайнятості
• Ігнорування правил контрольованої групи або об’єднання
• Припущення, що працівники на неповний робочий день не мають значення
• Запізніла пропозиція покриття після того, як працівник став на нього право
• Неведення підтвердних записів
• Використання застарілої поради щодо плану як чинного права

Такі помилки можуть бути дорогими, особливо коли бізнес починає масштабуватися. Чим раніше ви побудуєте процес, що відповідає вимогам, тим легше його підтримувати.

Як малим бізнесам бути на крок попереду правил ACA

Кілька практичних звичок можуть зменшити ризики ACA:

• Перевіряйте розмір штату щомісяця, а не лише раз на рік
• Обліковуйте години в єдиній системі
• Підтверджуйте, чи створює структура власності питання об’єднання
• Порівнюйте варіанти планів перед поновленням покриття
• Документуйте право працівників на участь і пропозиції покриття
• Повторно оцінюйте статус ACA щоразу, коли ви відкриваєте нову юридичну особу або локацію

Якщо ви наближаєтеся до порогу в 50 працівників, які працюють повний робочий день, розумно уважно стежити за зростанням. Бізнес може раніше, ніж очікувалося, перейти в категорію ALE, якщо врахувати години неповної зайнятості.

Як Zenind підтримує бізнеси, що зростають

Правила ACA — це лише одна частина ведення бізнесу, який відповідає вимогам. Коли ваша компанія зростає, вам також потрібно стежити за створенням бізнесу, щорічними обов’язками, потребами в зареєстрованому агенті та поточними дедлайнами з комплаєнсу.

Zenind допомагає власникам бізнесу в США залишатися організованими завдяки підтримці у створенні бізнесу та дотриманні вимог, щоб вони могли зосередитися на операційній діяльності, а не на паперовій роботі. Коли ви одночасно керуєте наймом, пільгами та регуляторними вимогами, надійний процес комплаєнсу може заощадити час і зменшити стрес.

Підсумок

Закон про доступну медичну допомогу впливає не на кожен малий бізнес однаково, але для роботодавців, що зростають, він має значення. Якщо ваша компанія наближається до 50 працівників, які працюють повний робочий день, вам слід розуміти правила ALE, визначення працівників повної зайнятості, обов’язки зі звітності та доступні варіанти покриття, зокрема SHOP.

Якщо ви все ще нижче цього порогу, ACA все одно може впливати на вашу стратегію пільг, податкове планування та довгострокові рішення щодо найму. Найбезпечніший підхід — ретельно обліковувати години, тримати документи в порядку та переглядати свою позицію щоразу, коли змінюється штат працівників.

Для бізнесів, які хочуть зростати відповідально, дотримання вимог ACA слід розглядати як частину ширшого фундаменту якісного управління.