Retrait d’une entité étrangère en Caroline du Sud : formulaires, frais et étapes de dépôt

Si votre entreprise a été constituée à l’extérieur de la Caroline du Sud, mais qu’elle s’est enregistrée pour y exercer ses activités, vous devez peut-être retirer officiellement votre autorisation avant de cesser vos opérations dans l’État. Un retrait effectué correctement aide à fermer votre enregistrement en Caroline du Sud, réduit le risque de recevoir plus tard des avis ou des pénalités, et clarifie que votre société n’exerce plus d’activités commerciales dans l’État.

Ce processus est souvent appelé retrait, renonciation à l’autorisation, annulation de l’autorisation ou certificat d’annulation, selon le type d’entité. Le formulaire approprié dépend du fait que vous soyez une société étrangère, une LLC étrangère, une société sans but lucratif étrangère, une société en commandite étrangère ou une société en nom collectif à responsabilité limitée étrangère.

Ce que fait un retrait en Caroline du Sud

Un retrait en Caroline du Sud met fin à votre autorisation étrangère d’exercer des activités dans l’État. Il ne dissout pas l’entreprise dans son État d’origine. Si vous souhaitez mettre fin à l’entité dans son ensemble, il s’agit habituellement d’un processus distinct de dissolution ou d’annulation domestique dans l’État où l’entité a été constituée.

En pratique, un retrait vous aide à :

• Fermer votre autorisation d’exercer des activités en Caroline du Sud
• Réduire le risque de recevoir des avis de dépôt continus, des problèmes administratifs ou de la confusion liée à la signification des actes
• Conserver une trace claire du fait que l’entité a quitté l’État
• Maintenir l’entité en règle dans son territoire d’origine, si ce territoire demeure actif

Quel formulaire devez-vous déposer?

La Caroline du Sud utilise des formulaires différents selon le type d’entité. Les frais de dépôt sont généralement de 10 $ pour chacun des formulaires liés au retrait ci-dessous.

Type d’entité	Formulaire de dépôt en Caroline du Sud	Frais de dépôt	Point important
Société étrangère	Application for Surrender of Authority to Do Business in the State of South Carolina	10 $	Déposé par un dirigeant autorisé
LLC étrangère	Certificate of Cancellation of Authority to Transact Business in South Carolina	10 $	Déposé en double exemplaire
Société sans but lucratif étrangère	Application for a Certificate of Withdrawal	10 $	Désigne le secrétaire d’État comme agent pour la signification des actes après le retrait
Société en commandite étrangère	Certificate of Cancellation	10 $	Déposé en double exemplaire et signé par les associés commandités appropriés
Société en nom collectif à responsabilité limitée étrangère	Application for Cancellation of Limited Liability Partnership	10 $	Déposé en double exemplaire et signé par une personne autorisée

Étapes de dépôt

1. Confirmez que les activités commerciales en Caroline du Sud ont pris fin

Avant de déposer, assurez-vous que l’entité n’exerce plus d’activités en Caroline du Sud. Si l’entreprise a encore des contrats ouverts, des obligations en suspens ou des activités actives dans l’État, réglez d’abord ces questions.

2. Choisissez le bon formulaire de retrait

Le formulaire doit correspondre à la structure juridique de l’entité.

• Les sociétés étrangères utilisent le formulaire de renonciation à l’autorisation
• Les LLC étrangères utilisent le certificat d’annulation de l’autorisation
• Les sociétés sans but lucratif étrangères utilisent le certificat de retrait
• Les sociétés en commandite étrangères utilisent le certificat d’annulation
• Les sociétés en nom collectif à responsabilité limitée étrangères utilisent le formulaire d’annulation

L’utilisation du mauvais document peut ralentir le dépôt ou entraîner un rejet.

3. Remplissez les renseignements requis sur l’entité

La plupart des formulaires de retrait de la Caroline du Sud demandent des renseignements d’identification de base, notamment :

• La dénomination sociale exacte utilisée en Caroline du Sud
• L’État ou le territoire d’origine de constitution
• La date à laquelle l’entité a reçu l’autorisation en Caroline du Sud
• Une adresse postale pour la signification future des actes ou la correspondance, si exigée
• La date d’entrée en vigueur, si une date différée est permise et souhaitée

4. Faites signer le formulaire par la bonne personne

Les exigences en matière de signature dépendent du type d’entité.

• Les sociétés doivent être signées par un dirigeant autorisé
• Les LLC doivent être signées par la personne autorisée appropriée, ce qui peut dépendre du fait qu’elles soient gérées par les membres ou par des gestionnaires
• Les sociétés sans but lucratif doivent être signées par un dirigeant et inclure les renseignements demandés sur la signification des actes
• Les sociétés en commandite exigent généralement la signature des associés commandités appropriés
• Les dépôts de LLP doivent être signés par un associé autorisé ou une autre personne ayant l’autorité requise

Si la mauvaise personne signe, le dépôt peut être retardé.

5. Déposez le formulaire auprès du secrétaire d’État et payez les frais

Le système Business Entities Online de la Caroline du Sud permet aux organisations de déposer des documents corporatifs par voie électronique, et des formulaires papier peuvent aussi être envoyés par la poste. Si vous déposez par la poste, les formulaires indiquent d’envoyer les documents à :

Secretary of State
Attn: Corporate Filings
1205 Pendleton Street, Suite 525
Columbia, SC 29201

Les frais de dépôt pour ces formulaires de retrait sont généralement de 10 $.

6. Conservez l’exemplaire déposé et vos dossiers

Une fois le dépôt accepté, conservez l’exemplaire déposé dans vos dossiers permanents. Vous pourriez en avoir besoin plus tard pour prouver que l’entité s’est retirée de la Caroline du Sud à une date précise.

Notes propres à chaque type d’entité

Sociétés étrangères

Une société étrangère dépose une Application for Surrender of Authority to Do Business in the State of South Carolina. Le formulaire indique que la société n’exerce plus d’activités en Caroline du Sud et qu’elle renonce à son autorisation dans l’État.

La société doit aussi fournir une adresse postale où le secrétaire d’État peut transmettre tout acte qui pourrait être signifié après le retrait pour des réclamations découlant d’événements survenus avant la date d’entrée en vigueur.

LLC étrangères

Une LLC étrangère dépose un Certificate of Cancellation of Authority to Transact Business in South Carolina. Le formulaire indique que la LLC n’exerce plus d’activités dans l’État et annule son autorisation dans celui-ci.

Les instructions de la Caroline du Sud précisent que le dépôt doit être présenté en double exemplaire. Si la LLC est gérée par des gestionnaires, un gestionnaire doit signer dans la capacité appropriée.

Sociétés sans but lucratif étrangères

Une société sans but lucratif étrangère dépose une Application for a Certificate of Withdrawal. Le formulaire exige que l’organisme renonce à son autorisation et désigne le secrétaire d’État comme agent pour la signification des actes pour certaines questions qui pourraient survenir après le retrait.

C’est particulièrement important parce que l’entité pourrait encore devoir recevoir la signification d’actes pour des réclamations fondées sur des gestes posés pendant qu’elle était autorisée en Caroline du Sud.

Sociétés en commandite étrangères

Une société en commandite étrangère dépose un Certificate of Cancellation. Le dépôt doit être présenté en double exemplaire, et les associés commandités appropriés doivent signer.

Le formulaire demande aussi le motif de l’annulation et permet d’ajouter, au besoin, des dispositions facultatives.

Sociétés en nom collectif à responsabilité limitée étrangères

Une société en nom collectif à responsabilité limitée étrangère dépose une Application for Cancellation of Limited Liability Partnership. Le formulaire confirme que la LLP n’exerce plus d’activités en Caroline du Sud et qu’elle renonce à son autorisation d’y exercer des activités.

Ce dépôt est aussi présenté en double exemplaire et doit être signé par une personne autorisée.

Que se passe-t-il après l’entrée en vigueur du retrait?

À moins que vous ne choisissiez une date d’entrée en vigueur différée lorsque le formulaire le permet, le retrait devient généralement effectif lorsque le secrétaire d’État accepte le dépôt.

Après ce moment :

• L’entité doit cesser de prétendre qu’elle est autorisée à exercer des activités en Caroline du Sud
• L’autorité de l’agent enregistré dans l’État est généralement révoquée ou remplacée par le processus décrit dans le dépôt
• Le secrétaire d’État peut demeurer le point de signification des actes pour certaines réclamations découlant de faits antérieurs à l’entrée en vigueur du retrait

Autrement dit, le retrait met fin à l’autorisation future, mais il n’efface pas les obligations passées.

Devez-vous aussi fermer les comptes fiscaux ou de conformité?

Possiblement. Un retrait auprès du secrétaire d’État n’est qu’une partie de la fermeture des activités en Caroline du Sud. Si votre entreprise a des comptes fiscaux, des comptes d’employeur, des licences, des permis ou d’autres enregistrements dans l’État, fermez-les séparément au besoin.

Si vous ne savez pas si votre entité a encore des obligations à l’échelle de l’État, examinez les dossiers fiscaux et de conformité de l’entreprise avant de soumettre le retrait.

Erreurs courantes à éviter

• Déposer le mauvais formulaire pour le type d’entité
• Oublier d’utiliser la dénomination sociale exacte enregistrée en Caroline du Sud
• Faire signer le dépôt par la mauvaise personne
• Omettre l’adresse postale requise pour la signification des actes
• Oublier d’inclure les frais de dépôt
• Supposer que le retrait dissout aussi l’entreprise dans l’État d’origine
• Ne pas conserver une copie du dépôt accepté pour les dossiers futurs

Comment Zenind peut aider

Si vous voulez effectuer le retrait correctement et éviter les erreurs, Zenind peut aider à préparer les documents, organiser les renseignements de dépôt et faciliter un processus plus simple du début à la fin. C’est particulièrement utile lorsque votre entreprise doit fermer plusieurs enregistrements d’État et que vous souhaitez un flux de travail de conformité simple.

Foire aux questions

Le retrait est-il la même chose que la dissolution?

Non. Le retrait retire à une entité étrangère son autorisation d’exercer des activités en Caroline du Sud. La dissolution désigne généralement la fin de l’entité dans son État de constitution.

Puis-je déposer en ligne?

Le système Business Entities Online de la Caroline du Sud permet le dépôt électronique de documents corporatifs, et des formulaires papier sont aussi offerts pour l’envoi par la poste lorsque c’est approprié.

Quels sont les frais de dépôt?

Les formulaires liés au retrait en Caroline du Sud comportent généralement des frais de dépôt de 10 $.

Dois-je conserver une adresse postale en Caroline du Sud?

Certains formulaires exigent une adresse de réacheminement ou une adresse postale pour que le secrétaire d’État puisse transmettre des actes ou de la correspondance au besoin après le retrait.

Conclusion

Retirer une entité étrangère de la Caroline du Sud est généralement simple si vous utilisez le bon formulaire, que la signature est correcte et que vous joignez les frais de 10 $. L’essentiel est d’associer le dépôt au bon type d’entité et de conserver des dossiers clairs une fois le retrait accepté.