Qu’est-ce qu’un numéro ITIN ? Guide pratique pour les fondateurs étrangers et les propriétaires d’entreprise aux États-Unis

Si vous démarrez ou développez une entreprise aux États-Unis, vous rencontrerez rapidement plusieurs numéros d’identification fiscale. L’un des plus mal compris est l’ITIN, ou Individual Taxpayer Identification Number.

Un ITIN n’est pas la même chose qu’un numéro d’assurance sociale (SSN), et ce n’est ni un permis de travail, ni un statut d’immigration, ni une carte d’identité polyvalente. Il s’agit d’un identifiant fiscal fédéral délivré par l’IRS pour les personnes qui doivent produire ou déclarer des impôts aux États-Unis, mais qui ne sont pas admissibles à un SSN.

Pour les fondateurs étrangers, les investisseurs internationaux, les propriétaires non-résidents et certains personnes à charge, un ITIN peut être un élément important pour demeurer en conformité avec les règles fiscales américaines.

Notions de base sur l’ITIN

Un ITIN est un numéro à neuf chiffres délivré par l’IRS.

Il est utilisé uniquement à des fins fiscales fédérales. En pratique, cela signifie qu’il aide l’IRS à traiter les déclarations de revenus, les documents de retenue à la source et certaines obligations de déclaration lorsque la personne concernée ne peut pas obtenir de SSN.

Un ITIN commence généralement par le chiffre 9 et suit le même format général qu’un SSN.

Ce qu’un ITIN ne fait pas est tout aussi important :

• Il n’autorise pas à travailler aux États-Unis.
• Il ne donne pas de statut d’immigration.
• Il ne vous rend pas admissible aux prestations de la Sécurité sociale.
• Il ne remplace pas un EIN d’entreprise.
• Il ne sert pas de numéro d’identification général en dehors du système fiscal fédéral.

Qui a besoin d’un ITIN ?

Vous avez généralement besoin d’un ITIN si vous avez une obligation de déclaration fiscale aux États-Unis et que vous n’êtes pas admissible à un SSN.

Voici quelques exemples courants :

• Les étrangers non-résidents qui doivent produire une déclaration de revenus américaine
• Les personnes étrangères qui sont déclarées comme personnes à charge sur une déclaration de revenus américaine
• Les conjoints ou personnes à charge étrangers dans certaines situations fiscales
• Les propriétaires d’entreprises internationales qui ont des obligations de déclaration aux États-Unis
• Les personnes qui reçoivent des revenus de source américaine nécessitant une déclaration fiscale

Pour de nombreux fondateurs étrangers, le déclencheur le plus courant n’est pas simplement la possession d’une entreprise américaine. C’est plutôt le fait d’avoir une obligation fiscale personnelle aux États-Unis ou une exigence de retenue à la source qui nécessite un numéro de contribuable.

ITIN vs SSN

La façon la plus simple de comprendre la différence est la suivante : un SSN est destiné aux personnes admissibles à la couverture de la Sécurité sociale et à l’autorisation de travail selon les règles américaines, tandis qu’un ITIN sert à l’administration fiscale lorsqu’un SSN n’est pas disponible.

Numéro d’assurance sociale

Un SSN est délivré par la Social Security Administration. Il est utilisé pour l’emploi, les salaires, les prestations et de nombreux dossiers personnels.

Numéro d’identification individuelle du contribuable

Un ITIN est délivré par l’IRS et est utilisé uniquement à des fins fiscales fédérales.

Si vous êtes admissible à un SSN, vous devriez généralement utiliser celui-ci plutôt que de demander un ITIN. L’IRS réserve l’ITIN aux personnes qui ne sont pas admissibles à un SSN.

Pourquoi les fondateurs étrangers doivent comprendre les ITIN

Créer une entreprise américaine depuis l’étranger peut entraîner de la confusion, parce que la propriété d’une entreprise, la déclaration fiscale et le statut d’immigration sont souvent confondus dans les conversations courantes. Or, ce n’est pas la même chose.

Un fondateur peut créer une LLC ou une société aux États-Unis sans être citoyen américain ou résident américain. Cette entreprise peut avoir besoin d’un EIN pour des raisons fiscales et bancaires. Mais le fondateur, à titre personnel, peut tout de même avoir besoin d’un ITIN s’il doit produire une déclaration de revenus américaine ou figurer sur certains documents fiscaux et qu’il ne peut pas obtenir de SSN.

Cette distinction compte, car elle influence la façon dont vous :

• Produisez vos déclarations de revenus fédérales
• Déclarez la propriété ou les revenus
• Gérez la retenue à la source sur certains paiements
• Réclamez des avantages prévus par les conventions fiscales, le cas échéant
• Gardez séparées votre conformité personnelle et celle de l’entreprise

Si vous développez une entreprise américaine, Zenind peut vous aider à vous concentrer sur la création de l’entreprise pendant que vous traitez les questions fiscales avec un professionnel qualifié.

Comment demander un ITIN

L’IRS utilise généralement le formulaire W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, pour traiter les demandes d’ITIN.

Dans de nombreux cas, la demande est soumise avec une déclaration de revenus fédérale ou accompagnée de documents démontrant que le demandeur a une raison fiscale fédérale valide.

Les étapes habituelles comprennent :

1. Déterminer si vous n’êtes réellement pas admissible à un SSN.
2. Confirmer que vous avez une raison fiscale fédérale valide pour obtenir un ITIN.
3. Remplir correctement le formulaire W-7.
4. Rassembler les documents d’identité et de statut étranger.
5. Soumettre la demande selon la méthode approuvée par l’IRS.

Comme les demandes d’ITIN dépendent fortement des documents, l’exactitude est essentielle. Des erreurs peuvent retarder le traitement ou entraîner un refus.

Documents couramment exigés

L’IRS exige des documents justificatifs qui prouvent l’identité et le statut étranger.

Les demandeurs utilisent souvent un passeport, qui peut satisfaire à lui seul ces deux exigences dans de nombreux cas. Si un passeport n’est pas utilisé, l’IRS peut exiger une combinaison d’autres documents approuvés.

Point important : les documents doivent correspondre aux instructions de l’IRS pour le processus de demande en vigueur. Le fait de soumettre des documents incomplets, expirés ou non conformes est l’une des raisons les plus fréquentes de retard.

Erreurs courantes liées à l’ITIN

De nombreux problèmes d’ITIN proviennent d’une mauvaise compréhension de son usage.

Voici quelques-unes des erreurs les plus fréquentes :

• Demander un ITIN alors que le demandeur est en réalité admissible à un SSN
• Croire qu’un ITIN permet de travailler aux États-Unis
• Confondre un ITIN avec un EIN pour une entreprise
• Oublier de joindre les documents fiscaux requis
• Utiliser des formulaires ou des instructions désuets
• Attendre la dernière minute avant une date limite de production

Pour les propriétaires d’entreprise, une autre erreur fréquente consiste à penser que chaque propriétaire d’une entreprise américaine a besoin d’un ITIN. Ce n’est pas toujours vrai. La bonne réponse dépend du statut fiscal du propriétaire et de ses obligations de production.

Comment un ITIN s’intègre dans la création d’une entreprise aux États-Unis

Un ITIN n’est pas un document de constitution, mais il peut devenir pertinent après la création de l’entreprise.

Lorsqu’un fondateur crée une LLC ou une société par actions, l’entreprise peut avoir besoin d’un EIN pour ouvrir des comptes bancaires, embaucher des employés ou produire des formulaires fiscaux. Par ailleurs, le fondateur peut avoir besoin d’un ITIN si une déclaration fiscale personnelle est requise et qu’aucun SSN n’est disponible.

Cela signifie que la création d’entreprise et l’identification fiscale personnelle suivent souvent des parcours parallèles :

• La mise en place de l’entité peut nécessiter des dépôts auprès de l’État et un EIN
• La conformité fiscale personnelle peut nécessiter un ITIN
• L’immigration ou l’autorisation de travail est une question entièrement distincte

Garder ces démarches séparées aide à éviter des erreurs de déclaration coûteuses.

Quand consulter un professionnel

Vous devriez consulter un professionnel de la fiscalité si :

• Vous ne savez pas si vous êtes admissible à un SSN
• Vous êtes un fondateur étranger ayant des revenus américains ou des obligations de déclaration
• Vous demandez un ITIN pour une personne à charge ou un conjoint
• Vous avez reçu une correspondance de l’IRS au sujet d’un problème d’ITIN
• Vous avez besoin d’aide pour coordonner la création de l’entité, l’obtention de l’EIN et la conformité fiscale

Pour de nombreux entrepreneurs, la meilleure approche consiste à d’abord créer l’entreprise, puis à traiter les identifiants fiscaux et les obligations de déclaration dans le bon ordre.

Foire aux questions

Puis-je utiliser un ITIN pour travailler aux États-Unis ?

Non. Un ITIN est réservé aux fins fiscales et n’autorise pas l’emploi.

Un ITIN remplace-t-il un SSN ?

Non. Si vous êtes admissible à un SSN, c’est généralement ce numéro que vous devriez utiliser.

Ma LLC a-t-elle besoin d’un ITIN ?

Non. Une entité commerciale a généralement besoin d’un EIN, pas d’un ITIN. L’ITIN s’applique à une personne physique, pas à l’entreprise elle-même.

Puis-je ouvrir une entreprise américaine sans ITIN ?

Dans de nombreux cas, oui. Le besoin d’un ITIN dépend de votre situation fiscale personnelle, pas seulement du fait que vous possédiez une entreprise américaine.

En résumé

Un numéro ITIN est un identifiant fiscal fédéral destiné aux personnes qui doivent se conformer aux règles fiscales américaines mais qui ne sont pas admissibles à un SSN. Il peut être particulièrement important pour les fondateurs étrangers, les investisseurs internationaux et les personnes non résidentes ayant des obligations fiscales aux États-Unis.

Si vous créez une entreprise aux États-Unis, assurez-vous de distinguer trois éléments : la création de l’entreprise, l’identification fiscale de l’entreprise et votre propre statut fiscal personnel. C’est la façon la plus claire de rester organisé et conforme pendant que vous développez votre activité aux États-Unis.