Che cos’è un numero ITIN? Guida pratica per fondatori stranieri e titolari di attività negli Stati Uniti

Se stai avviando o ampliando un’attività negli Stati Uniti, incontrerai rapidamente diversi numeri di identificazione fiscale. Uno dei più fraintesi è l’ITIN, cioè il Individual Taxpayer Identification Number.

Un ITIN non è la stessa cosa di un Social Security Number (SSN) e non è un permesso di lavoro, uno status di immigrazione o una tessera di identità generica. È un identificativo fiscale federale emesso dall’IRS per le persone che devono presentare o dichiarare tasse negli Stati Uniti ma non hanno diritto a un SSN.

Per fondatori stranieri, investitori internazionali, titolari non residenti e alcuni soggetti a carico, un ITIN può essere una parte importante del rispetto delle norme fiscali statunitensi.

Nozioni di base sull’ITIN

Un ITIN è un numero di nove cifre emesso dall’IRS.

Viene utilizzato solo per finalità fiscali federali. In pratica, aiuta l’IRS a elaborare dichiarazioni dei redditi, documenti di ritenuta e որոշi requisiti di reporting quando la persona coinvolta non può ottenere un SSN.

Un ITIN di solito inizia con il numero 9 e segue il medesimo formato generale di un SSN.

Ciò che un ITIN non fa è altrettanto importante:

• Non autorizza a lavorare negli Stati Uniti.
• Non conferisce uno status di immigrazione.
• Non rende idonei ai benefici della Social Security.
• Non sostituisce un EIN aziendale.
• Non funge da numero di identificazione generale al di fuori del sistema fiscale federale.

Chi ha bisogno di un ITIN?

In genere hai bisogno di un ITIN se devi presentare una dichiarazione fiscale negli Stati Uniti e non sei idoneo per un SSN.

Esempi comuni includono:

• Stranieri non residenti che devono presentare una dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti
• Cittadini stranieri che sono indicati come soggetti a carico in una dichiarazione fiscale statunitense
• Coniugi o soggetti a carico stranieri in determinate situazioni fiscali
• Titolari di imprese internazionali con obblighi di dichiarazione o reporting negli Stati Uniti
• Persone che ricevono redditi di fonte statunitense che richiedono reporting fiscale

Per molti fondatori stranieri, il motivo più comune non è semplicemente possedere una società statunitense. Piuttosto, è avere una ragione personale di dichiarazione fiscale o di ritenuta negli Stati Uniti che richiede un numero di identificazione fiscale.

ITIN vs SSN

Il modo più semplice per pensare alla differenza è questo: un SSN è per le persone idonee alla copertura della Social Security e all’autorizzazione al lavoro secondo le norme statunitensi, mentre un ITIN è per la gestione fiscale quando un SSN non è disponibile.

Social Security Number

Un SSN è emesso dalla Social Security Administration. Viene usato per l’occupazione, i salari, i benefici e molti documenti personali.

Individual Taxpayer Identification Number

Un ITIN è emesso dall’IRS ed è utilizzato solo per finalità fiscali federali.

Se sei idoneo per un SSN, in genere dovresti usare quello invece di richiedere un ITIN. L’IRS utilizza specificamente l’ITIN per le persone che non hanno diritto a un SSN.

Perché i fondatori stranieri dovrebbero capire gli ITIN

Avviare un’impresa negli Stati Uniti dall’estero può generare confusione perché proprietà aziendale, reporting fiscale e status di immigrazione spesso vengono mescolati nel linguaggio comune. Non sono la stessa cosa.

Un fondatore può costituire una LLC o una corporation statunitense senza essere cittadino o residente degli Stati Uniti. Quella società può aver bisogno di un EIN per finalità fiscali e bancarie. Ma il fondatore, a livello personale, potrebbe comunque aver bisogno di un ITIN se deve presentare una dichiarazione fiscale negli Stati Uniti o comparire su determinati documenti fiscali e non può ottenere un SSN.

Questa distinzione conta perché influisce su come:

• Presenti le dichiarazioni fiscali federali
• Dichiar i diritti di proprietà o il reddito
• Gestisci la ritenuta su determinati pagamenti
• Richiedi i benefici di un trattato quando applicabili
• Mantieni separati la tua compliance personale e quella aziendale

Se stai costruendo una società negli Stati Uniti, Zenind può aiutarti a concentrarti sulla parte di costituzione, mentre coordini le questioni fiscali con un professionista qualificato.

Come richiedere un ITIN

L’IRS utilizza in genere il modulo W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, per elaborare le richieste di ITIN.

In molti casi, la domanda viene presentata insieme a una dichiarazione dei redditi federale o in abbinamento a documentazione che dimostra che il richiedente ha un valido motivo fiscale federale.

I passaggi tipici della domanda includono:

1. Determinare se non sei effettivamente idoneo per un SSN.
2. Confermare di avere una valida ragione fiscale federale per l’ITIN.
3. Compilare correttamente il modulo W-7.
4. Raccogliere i documenti di identità e di status estero.
5. Presentare la domanda utilizzando il metodo approvato dall’IRS.

Poiché le richieste di ITIN dipendono molto dalla documentazione, l’accuratezza è fondamentale. Errori possono ritardare l’elaborazione o causare un rifiuto.

Documenti comunemente richiesti

L’IRS richiede documenti di supporto che provino identità e status estero.

I richiedenti spesso usano un passaporto, che in molti casi può soddisfare entrambe le esigenze da solo. Se non si usa un passaporto, l’IRS può richiedere una combinazione di altri documenti approvati.

Punto chiave: i documenti devono essere conformi alle istruzioni IRS per il processo di domanda in vigore. Inviare documenti incompleti, scaduti o non supportati è una delle ragioni più comuni dei ritardi.

Errori comuni sull’ITIN

Molti problemi legati all’ITIN nascono dal non comprenderne la funzione.

Ecco alcuni degli errori più comuni:

• Richiedere un ITIN quando il richiedente è in realtà idoneo per un SSN
• Pensare che un ITIN possa essere usato per lavorare negli Stati Uniti
• Confondere un ITIN con un EIN aziendale
• Dimenticare di includere la documentazione fiscale richiesta
• Usare moduli o istruzioni non aggiornati
• Aspettare l’ultimo momento prima di una scadenza fiscale

Per i titolari di attività, un altro problema frequente è presumere che ogni proprietario di una società statunitense abbia bisogno di un ITIN. Non è sempre così. La risposta corretta dipende dallo status fiscale e dagli obblighi di dichiarazione del titolare.

Come un ITIN si inserisce nella costituzione di un’impresa negli Stati Uniti

Un ITIN non è un documento di costituzione, ma può diventare rilevante dopo la costituzione.

Quando un fondatore crea una LLC o una corporation, la società può aver bisogno di un EIN per aprire conti bancari, assumere dipendenti o presentare moduli fiscali. Separatamente, il fondatore può aver bisogno di un ITIN se è richiesta la dichiarazione fiscale personale e non è disponibile un SSN.

Questo significa che la costituzione dell’impresa e l’identificazione fiscale personale spesso procedono su binari paralleli:

• La costituzione della società può richiedere depositi statali e un EIN
• La compliance fiscale personale può richiedere un ITIN
• Lo status di immigrazione o l’autorizzazione al lavoro è una questione del tutto separata

Mantenere distinti questi percorsi aiuta a evitare costosi errori di dichiarazione.

Quando parlare con un professionista

Dovresti parlare con un professionista fiscale se:

• Non sei sicuro di essere idoneo per un SSN
• Sei un fondatore straniero con redditi o obblighi di dichiarazione negli Stati Uniti
• Stai dichiarando un soggetto a carico o un coniuge che ha bisogno di un numero fiscale
• Hai ricevuto comunicazioni dell’IRS su un problema relativo all’ITIN
• Hai bisogno di aiuto per coordinare costituzione della società, ottenimento dell’EIN e compliance fiscale

Per molti imprenditori, l’approccio migliore è gestire prima la costituzione della società e poi affrontare gli identificativi fiscali e gli obblighi di dichiarazione nell’ordine corretto.

Domande frequenti

Posso usare un ITIN per lavorare negli Stati Uniti?

No. Un ITIN è solo per finalità fiscali e non autorizza l’impiego.

Un ITIN sostituisce un SSN?

No. Se sei idoneo per un SSN, in genere quello è il numero che dovresti usare.

La mia LLC ha bisogno di un ITIN?

No. In genere una società ha bisogno di un EIN, non di un ITIN. L’ITIN si applica a una persona fisica, non alla società stessa.

Posso aprire un’attività negli Stati Uniti senza un ITIN?

In molti casi sì. La necessità di un ITIN dipende dalla tua situazione fiscale personale, non solo dal fatto di possedere una società statunitense.

In sintesi

Un numero ITIN è un identificativo fiscale federale per le persone che devono rispettare le norme fiscali statunitensi ma non hanno diritto a un SSN. Può essere particolarmente importante per fondatori stranieri, investitori internazionali e persone non residenti con obblighi di dichiarazione negli Stati Uniti.

Se stai costituendo un’impresa negli Stati Uniti, assicurati di tenere separati tre aspetti diversi: costituzione della società, identificazione fiscale aziendale e il tuo status fiscale personale. È il modo più chiaro per restare organizzato e conforme mentre costruisci negli Stati Uniti.