Mikä on ITIN-numero? Käytännön opas ulkomaisille perustajille ja Yhdysvaltain yritysten omistajille

Jos olet perustamassa tai laajentamassa liiketoimintaa Yhdysvalloissa, törmäät nopeasti useisiin erilaisiin verotunnisteisiin. Yksi väärinymmärretyimmistä on ITIN, eli Individual Taxpayer Identification Number.

ITIN ei ole sama asia kuin Social Security Number (SSN), eikä se ole työlupa, maahanmuuttostatus tai yleiskäyttöinen henkilöllisyystodistus. Se on IRS:n myöntämä liittovaltion verotunniste henkilöille, joiden täytyy ilmoittaa tai raportoida Yhdysvaltain veroja, mutta jotka eivät ole oikeutettuja SSN:ään.

Ulkomaisille perustajille, kansainvälisille sijoittajille, Yhdysvaltojen ulkopuolella asuville omistajille ja tietyille huollettaville ITIN voi olla tärkeä osa Yhdysvaltain verosääntöjen noudattamista.

ITIN:n perusteet

ITIN on IRS:n myöntämä yhdeksännumeroinen tunnus.

Sitä käytetään vain liittovaltion verotuksessa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että se auttaa IRS:ää käsittelemään veroilmoituksia, ennakonpidätysasiakirjoja ja tiettyjä raportointivaatimuksia silloin, kun kyseinen henkilö ei voi saada SSN:ää.

ITIN alkaa tyypillisesti numerolla 9 ja noudattaa samaa yleistä muotoa kuin SSN.

Yhtä tärkeää on se, mitä ITIN ei tee:

• Se ei oikeuta työskentelemään Yhdysvalloissa.
• Se ei anna maahanmuuttostatussa.
• Se ei tee sinusta oikeutettua Social Security -etuuksiin.
• Se ei korvaa yrityksen EIN-tunnusta.
• Se ei toimi yleisenä tunnistenumerona liittovaltion verojärjestelmän ulkopuolella.

Kuka tarvitsee ITIN:n?

ITIN tarvitaan yleensä silloin, kun sinulla on Yhdysvaltain veroilmoitusvelvollisuus etkä ole oikeutettu SSN:ään.

Tavallisia esimerkkejä ovat:

• Ulkomailla asuvat henkilöt, joiden on annettava Yhdysvaltain veroilmoitus
• Ulkomaiset henkilöt, jotka merkitään huollettaviksi Yhdysvaltain veroilmoitukseen
• Ulkomaiset puolisot tai huollettavat tietyissä verotilanteissa
• Kansainväliset yritysomistajat, joilla on Yhdysvaltain ilmoitus- tai raportointivelvollisuuksia
• Henkilöt, jotka saavat Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja, joista on raportoitava verotuksellisesti

Monille ulkomaisille perustajille yleisin syy ei ole pelkkä Yhdysvaltalaisen yhtiön omistaminen. Useammin kyse on henkilökohtaisesta Yhdysvaltain veroilmoitus- tai ennakonpidätyssyystä, joka edellyttää verotunnusta.

ITIN vs. SSN

Helpoin tapa ajatella eroa on tämä: SSN on tarkoitettu henkilöille, joilla on oikeus Social Security -turvaan ja työoikeuteen Yhdysvaltain sääntöjen mukaan, kun taas ITIN on verohallinnollinen tunnus silloin, kun SSN ei ole käytettävissä.

Social Security Number

Social Security Administration myöntää SSN:n. Sitä käytetään työhön, palkkoihin, etuuksiin ja moniin henkilökohtaisiin rekistereihin.

Individual Taxpayer Identification Number

IRS myöntää ITIN:n, ja sitä käytetään vain liittovaltion verotuksessa.

Jos olet oikeutettu SSN:ään, sinun kannattaa yleensä käyttää sitä ITIN:n hakemisen sijaan. IRS käyttää ITIN:ää nimenomaan henkilöille, jotka eivät ole oikeutettuja SSN:ään.

Miksi ulkomaisten perustajien kannattaa ymmärtää ITIN:t

Yhdysvaltalaisen liiketoiminnan aloittaminen maan ulkopuolelta voi aiheuttaa sekaannusta, koska yritysomistus, veroraportointi ja maahanmuuttostatus sekoittuvat usein arkikeskustelussa. Ne eivät ole sama asia.

Perustaja voi perustaa Yhdysvaltain LLC-yhtiön tai corporationin olematta Yhdysvaltain kansalainen tai asukas. Yhtiö saattaa tarvita EIN-tunnuksen vero- ja pankkitarkoituksiin. Perustaja itse voi kuitenkin tarvita ITIN:n, jos hänen on annettava Yhdysvaltain veroilmoitus tai oltava mukana tietyissä veroasiakirjoissa eikä hän voi saada SSN:ää.

Tämä ero on tärkeä, koska se vaikuttaa siihen, miten sinä:

• annat liittovaltion veroilmoituksia
• ilmoitat omistuksen tai tulot
• hoidat tiettyjen maksujen ennakonpidätyksen
• haet verosopimusetuja silloin, kun niitä voidaan soveltaa
• pidät henkilökohtaisen ja liiketoiminnan vaatimustenmukaisuuden erillään

Jos rakennat Yhdysvaltain yritystä, Zenind voi auttaa sinua keskittymään perustamisvaiheeseen samalla kun sovitat veroasioita yhteen pätevän veroasiantuntijan kanssa.

Miten ITIN:tä haetaan

IRS käyttää yleensä lomaketta W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, ITIN-hakemusten käsittelyyn.

Monissa tapauksissa hakemus toimitetaan yhdessä liittovaltion veroilmoituksen kanssa tai sen ohella, jotta voidaan osoittaa, että hakijalla on pätevä liittovaltion verotuksellinen peruste.

Tyypillisiä hakuvaiheita ovat:

1. Selvitä, etkö todella ole oikeutettu SSN:ään.
2. Varmista, että sinulla on pätevä liittovaltion veroperuste ITIN:lle.
3. Täytä lomake W-7 huolellisesti.
4. Kerää henkilöllisyys- ja ulkomaalaisasemaa koskevat asiakirjat.
5. Toimita hakemus IRS:n hyväksymällä tavalla.

Koska ITIN-hakemukset ovat asiakirjaintensiivisiä, tarkkuus on tärkeää. Virheet voivat viivästyttää käsittelyä tai johtaa hylkäykseen.

Yleisesti vaaditut asiakirjat

IRS edellyttää tukiasiakirjoja, jotka todistavat henkilöllisyyden ja ulkomaalaisaseman.

Hakijat käyttävät usein passia, joka voi monissa tapauksissa täyttää molemmat vaatimukset sellaisenaan. Jos passia ei käytetä, IRS voi vaatia yhdistelmän muita hyväksyttyjä asiakirjoja.

Tärkeä huomio: asiakirjojen on vastattava IRS:n kulloisenkin hakuprosessin ohjeita. Puutteellisten, vanhentuneiden tai ohjeiden vastaisesti toimitettujen asiakirjojen lähettäminen on yksi yleisimmistä syistä hakemusten viivästymiseen.

Yleiset ITIN-virheet

Monet ITIN-ongelmat johtuvat siitä, että tunnuksen käyttötarkoitusta ei ymmärretä oikein.

Tässä ovat tavallisimpia virheitä:

• ITIN:n hakeminen, vaikka hakija olisi oikeutettu SSN:ään
• Olettamus, että ITIN:ää voi käyttää työskentelyyn Yhdysvalloissa
• ITIN:n sekoittaminen yrityksen EIN-tunnukseen
• Vaadittujen verodokumenttien unohtaminen
• Vanhentuneiden lomakkeiden tai ohjeiden käyttäminen
• Odottaminen viime hetkeen asti ennen määräpäivää

Yritysomistajilla toinen tavallinen virhe on olettaa, että jokainen Yhdysvaltalaisen yhtiön omistaja tarvitsee ITIN:n. Näin ei aina ole. Oikea vastaus riippuu omistajan verostatuksesta ja ilmoitusvelvollisuuksista.

Miten ITIN liittyy Yhdysvaltain yrityksen perustamiseen

ITIN ei ole perustamisasiakirja, mutta siitä voi tulla ajankohtainen perustamisen jälkeen.

Kun perustaja luo LLC-yhtiön tai corporationin, yhtiö saattaa tarvita EIN-tunnuksen pankkitilien avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen tai veroilmoitusten tekemiseen. Lisäksi perustaja voi tarvita ITIN:n, jos henkilökohtainen veroraportointi on tarpeen eikä SSN ole käytettävissä.

Se tarkoittaa, että yrityksen perustaminen ja henkilökohtainen verotunnistaminen kulkevat usein rinnakkain:

• Yrityksen perustaminen voi edellyttää osavaltioilmoituksia ja EIN-tunnusta
• Henkilökohtainen verovaatimustenmukaisuus voi edellyttää ITIN:ää
• Maahanmuutto- tai työoikeuskysymys on täysin erillinen asia

Näiden kulkujen pitäminen erillään auttaa välttämään kalliita ilmoitusvirheitä.

Milloin kannattaa kääntyä asiantuntijan puoleen

Sinun kannattaa keskustella veroasiantuntijan kanssa, jos:

• et ole varma, täytätkö SSN:n saamisen ehdot
• olet ulkomainen perustaja, jolla on Yhdysvaltain tuloja tai ilmoitusvelvollisuuksia
• ilmoitat huollettavan tai puolison, joka tarvitsee verotunnuksen
• olet saanut IRS:ltä kirjeenvaihtoa ITIN-ongelmaan liittyen
• tarvitset apua yhtiön perustamisen, EIN:n hankinnan ja verovaatimustenmukaisuuden yhteensovittamisessa

Monille yrittäjille paras tapa on hoitaa ensin yrityksen perustaminen ja käsitellä sen jälkeen verotunnisteet ja ilmoitusvelvollisuudet oikeassa järjestyksessä.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko käyttää ITIN:ää työskentelyyn Yhdysvalloissa?

Et. ITIN on tarkoitettu vain verotukseen eikä se oikeuta työhön.

Korvaako ITIN SSN:n?

Ei. Jos olet oikeutettu SSN:ään, se on yleensä numero, jota sinun pitäisi käyttää.

Tarvitseeko LLC-yhtiöni ITIN:n?

Ei. Yrityksellä on yleensä oltava EIN, ei ITIN. ITIN koskee yksittäistä henkilöä, ei itse yhtiötä.

Voinko perustaa Yhdysvaltalaisen yrityksen ilman ITIN:ää?

Monissa tapauksissa kyllä. ITIN:n tarve riippuu henkilökohtaisesta verotilanteestasi, ei pelkästään siitä, omistatko Yhdysvaltalaisen yhtiön.

Lopputulos

ITIN-numero on liittovaltion verotunniste henkilöille, joiden on noudatettava Yhdysvaltain verosääntöjä, mutta jotka eivät ole oikeutettuja SSN:ään. Se voi olla erityisen tärkeä ulkomaisille perustajille, kansainvälisille sijoittajille ja Yhdysvaltain ilmoitusvelvollisuuksia omaaville Yhdysvaltojen ulkopuolella asuville henkilöille.

Jos perustat Yhdysvaltalaista yritystä, varmista, että erotat kolme eri asiaa toisistaan: yrityksen perustamisen, liiketoiminnan verotunnisteen ja oman henkilökohtaisen verostatuksesi. Se on selkein tapa pysyä järjestelmällisenä ja vaatimustenmukaisena, kun rakennat liiketoimintaa Yhdysvalloissa.