O que é um número ITIN? Um guia prático para fundadores estrangeiros e proprietários de negócios nos EUA

Se você está abrindo ou expandindo um negócio nos Estados Unidos, rapidamente vai encontrar diferentes números de identificação fiscal. Um dos mais mal compreendidos é o ITIN, ou Individual Taxpayer Identification Number.

Um ITIN não é o mesmo que um Social Security Number (SSN), e não é uma autorização de trabalho, status de imigração nem um documento de identidade de uso geral. Ele é um identificador fiscal federal emitido pelo IRS para pessoas que precisam declarar ou informar impostos nos EUA, mas que não são elegíveis para um SSN.

Para fundadores estrangeiros, investidores internacionais, proprietários não residentes e certos dependentes, um ITIN pode ser uma parte importante para manter a conformidade com as regras fiscais dos EUA.

Noções básicas sobre ITIN

Um ITIN é um número de nove dígitos emitido pelo IRS.

Ele é usado somente para fins de impostos federais. Na prática, isso significa que ele ajuda o IRS a processar declarações de imposto, documentos de retenção e determinados requisitos de informação quando a pessoa envolvida não pode obter um SSN.

Um ITIN normalmente começa com o número 9 e segue o mesmo formato geral de um SSN.

O que um ITIN não faz é igualmente importante:

• Não autoriza trabalho nos Estados Unidos.
• Não fornece status de imigração.
• Não torna você elegível para benefícios da Previdência Social.
• Não substitui um EIN empresarial.
• Não serve como número de identificação geral fora do sistema tributário federal.

Quem precisa de um ITIN?

Em geral, você precisa de um ITIN se tiver obrigação de declarar impostos nos EUA e não for elegível para um SSN.

Exemplos comuns incluem:

• Estrangeiros não residentes que precisam apresentar uma declaração de imposto nos EUA
• Pessoas estrangeiras que são declaradas como dependentes em uma declaração de imposto dos EUA
• Cônjuges ou dependentes estrangeiros em certas situações fiscais
• Proprietários internacionais de negócios que têm obrigações de declaração ou reporte nos EUA
• Pessoas que recebem renda de fonte norte-americana que exige reporte fiscal

Para muitos fundadores estrangeiros, o gatilho mais comum não é simplesmente possuir uma empresa nos EUA. Em vez disso, é ter uma razão pessoal de declaração ou retenção fiscal nos EUA que exija um número de contribuinte.

ITIN vs SSN

A maneira mais fácil de pensar na diferença é esta: um SSN é para pessoas elegíveis para cobertura da Previdência Social e autorização de trabalho segundo as regras dos EUA, enquanto um ITIN é para administração fiscal quando um SSN não está disponível.

Social Security Number

Um SSN é emitido pela Social Security Administration. Ele é usado para emprego, salários, benefícios e muitos registros pessoais.

Individual Taxpayer Identification Number

Um ITIN é emitido pelo IRS e é usado somente para fins de impostos federais.

Se você for elegível para um SSN, geralmente deve usar esse número em vez de solicitar um ITIN. O IRS usa o ITIN especificamente para pessoas que não são elegíveis para um SSN.

Por que fundadores estrangeiros devem entender ITINs

Começar um negócio nos EUA de fora do país pode gerar confusão porque propriedade empresarial, reporte fiscal e status de imigração muitas vezes são misturados na conversa informal. Eles não são a mesma coisa.

Um fundador pode constituir uma LLC ou corporation nos EUA sem ser cidadão ou residente americano. A empresa pode precisar de um EIN para fins fiscais e bancários. Mas o fundador, pessoalmente, ainda pode precisar de um ITIN se tiver de apresentar uma declaração de imposto nos EUA ou constar em determinados documentos fiscais e não puder obter um SSN.

Essa distinção importa porque afeta a forma como você:

• Apresenta declarações de imposto federais
• Informa propriedade ou renda
• Lida com retenção sobre determinados pagamentos
• Solicita benefícios de tratado quando aplicável
• Mantém separadas a conformidade pessoal e a empresarial

Se você está construindo uma empresa nos EUA, a Zenind pode ajudar você a focar na parte de constituição enquanto coordena questões tributárias com um profissional qualificado de impostos.

Como solicitar um ITIN

O IRS geralmente usa o Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, para processar solicitações de ITIN.

Em muitos casos, a solicitação é enviada junto com uma declaração de imposto federal ou com documentação que comprove que o solicitante tem uma finalidade fiscal federal válida.

As etapas típicas da solicitação incluem:

1. Verificar se você realmente não é elegível para um SSN.
2. Confirmar que você tem uma justificativa fiscal federal válida para o ITIN.
3. Preencher o Form W-7 corretamente.
4. Reunir documentos de identidade e de status estrangeiro.
5. Enviar a solicitação pelo método aprovado pelo IRS.

Como solicitações de ITIN dependem de documentação, a precisão é importante. Erros podem atrasar o processamento ou causar uma rejeição.

Documentos normalmente exigidos

O IRS exige documentos de apoio que comprovem identidade e status estrangeiro.

Os solicitantes costumam usar um passaporte, que em muitos casos pode atender aos dois requisitos sozinho. Se um passaporte não for usado, o IRS pode exigir uma combinação de outros documentos aprovados.

Ponto principal: os documentos devem seguir as instruções do IRS para o processo de solicitação vigente. Enviar documentos incompletos, vencidos ou não aceitos é uma das causas mais comuns de atraso.

Erros comuns com ITIN

Muitos problemas com ITIN acontecem por causa de um mal-entendido sobre a finalidade do número.

Aqui estão alguns dos erros mais comuns:

• Solicitar um ITIN quando o solicitante na verdade é elegível para um SSN
• Achar que um ITIN pode ser usado para trabalhar nos EUA
• Confundir um ITIN com um EIN de uma empresa
• Esquecer de incluir a documentação fiscal exigida
• Usar formulários ou instruções desatualizados
• Deixar tudo para a última hora antes de um prazo de entrega

Para proprietários de negócios, outro problema frequente é assumir que todo proprietário de uma empresa nos EUA precisa de um ITIN. Isso nem sempre é verdade. A resposta correta depende do status fiscal e das obrigações de declaração do proprietário.

Como um ITIN se encaixa na formação de negócios nos EUA

Um ITIN não é um documento de constituição, mas pode se tornar relevante depois da formação.

Quando um fundador cria uma LLC ou corporation, a empresa pode precisar de um EIN para abrir contas bancárias, contratar funcionários ou apresentar formulários fiscais. Separadamente, o fundador pode precisar de um ITIN se houver exigência de reporte fiscal pessoal e não existir um SSN disponível.

Isso significa que a formação da empresa e a identificação fiscal pessoal costumam seguir em trilhas paralelas:

• A constituição da empresa pode exigir registros estaduais e um EIN
• A conformidade fiscal pessoal pode exigir um ITIN
• Imigração ou autorização de trabalho é uma questão totalmente separada

Manter essas trilhas separadas ajuda a evitar erros de declaração que podem sair caros.

Quando falar com um profissional

Você deve procurar um profissional de impostos se:

• Não tiver certeza de que se qualifica para um SSN
• For um fundador estrangeiro com renda ou obrigações fiscais nos EUA
• Estiver declarando um dependente ou cônjuge que precise de identificação fiscal
• Tiver recebido correspondência do IRS sobre um problema com ITIN
• Precisar de ajuda para coordenar constituição da empresa, emissão de EIN e conformidade fiscal

Para muitos empreendedores, a melhor abordagem é concluir primeiro a formação da empresa e depois tratar dos identificadores fiscais e das obrigações de declaração na ordem correta.

Perguntas frequentes

Posso usar um ITIN para trabalhar nos EUA?

Não. Um ITIN é somente para fins fiscais e não autoriza emprego.

Um ITIN substitui um SSN?

Não. Se você for elegível para um SSN, em geral esse é o número que deve usar.

Minha LLC precisa de um ITIN?

Não. Em geral, uma entidade empresarial precisa de um EIN, não de um ITIN. O ITIN se aplica a uma pessoa física, não à empresa em si.

Posso abrir uma empresa nos EUA sem um ITIN?

Em muitos casos, sim. A necessidade de um ITIN depende da sua situação fiscal pessoal, e não apenas de possuir uma empresa nos EUA.

Conclusão

Um número ITIN é um identificador fiscal federal para pessoas que precisam cumprir as regras fiscais dos EUA, mas não são elegíveis para um SSN. Ele pode ser especialmente importante para fundadores estrangeiros, investidores internacionais e pessoas não residentes com obrigações de declaração nos EUA.

Se você está constituindo um negócio nos EUA, certifique-se de separar três questões diferentes: a formação da empresa, a identificação fiscal do negócio e o seu próprio status fiscal pessoal. Essa é a forma mais clara de manter a organização e a conformidade enquanto você constrói nos Estados Unidos.