Hoe een Wisconsin non-profit vennootschap op te richten: een praktische stap-voor-stap gids

Een non-profit starten in Wisconsin betekent meer dan een formulier indienen en klaar zijn. In Wisconsin is de juridische entiteit die voor de meeste non-profits wordt gebruikt een nonstock corporation die wordt opgericht onder Chapter 181 van de Wisconsin Statutes. Die indiening bij de staat is slechts de eerste laag. Als u federale belastingvrijstelling wilt, moet u ook apart een aanvraag indienen bij de IRS, en sommige organisaties moeten zich in Wisconsin registreren als liefdadige organisatie voordat zij bijdragen mogen werven.

Deze gids begeleidt u in gewone taal door het volledige proces, zodat u uw organisatie vanaf het begin correct kunt opzetten.

Wisconsin non-profit vennootschap versus belastingvrije organisatie

Een veelgemaakte fout is aannemen dat een non-profit vennootschap automatisch belastingvrij is. Dat is niet zo.

• Een Wisconsin non-profit vennootschap is een juridische structuur die door de staat wordt erkend.
• Een 501(c)(3)-organisatie is een federale belastingstatus die door de IRS wordt verleend.
• Een registratie als liefdadige organisatie kan in Wisconsin ook vereist zijn als de organisatie bijdragen werft en niet onder een vrijstelling valt.

Afhankelijk van uw missie en fondsenwervingsplannen heeft u mogelijk alle drie nodig.

Stap 1: Bepaal uw missie en structuur

Voordat u iets indient, bepaalt u wat uw organisatie gaat doen en hoe zij zal functioneren.

Denk na over:

• Uw liefdadige, educatieve, religieuze, maatschappelijke of andere non-profitdoel
• Of de organisatie 501(c)(3)-status zal aanvragen
• Of de organisatie leden zal hebben
• Wie zal optreden als oprichters, bestuurders en functionarissen
• Of u verwacht in Wisconsin fondsen te werven

Een duidelijke missieverklaring helpt bij alles, van het kiezen van een naam tot het opstellen van statuten en het voorbereiden van een federale aanvraag voor belastingvrijstelling.

Stap 2: Kies een naam die kan worden goedgekeurd

Uw non-profit heeft een naam nodig die voldoet aan de naamgevingsregels van Wisconsin en voldoende verschilt van bestaande entiteiten in de staatsregisters.

Zoek vóór het indienen in de bedrijfsregisters van Wisconsin via het corporate search-systeem van het Department of Financial Institutions. De DFI geeft aan dat een mondelinge naamszoekopdracht slechts voorlopig is, omdat beschikbaarheid dagelijks kan veranderen, dus een online zoekactie in de registers is de betere eerste stap.

Zorg er bij het kiezen van een naam voor dat deze:

• Past bij uw missie en makkelijk te onthouden is
• Niet te veel lijkt op een bestaande naam van een entiteit in Wisconsin
• Voldoet aan de staatsregels voor een nonstock corporation
• Bruikbaar is voor uw website, donatiepagina’s en gedrukt materiaal

Als u van plan bent een publiekgerichte organisatie op te bouwen, controleer dan ook vroeg de domeinnaam. Een passend webadres kan het voor donateurs en gemeenschapsleden makkelijker maken u te vinden.

Stap 3: Benoem een eerste geregistreerde agent en geregistreerd kantoor

Wisconsin vereist een geregistreerde agent voor een nonstock corporation. De DFI legt uit dat de geregistreerde agent de persoon of bestaande entiteit is, woonachtig in Wisconsin, die is aangewezen om officiële communicatie namens de organisatie te ontvangen.

Belangrijke punten om te onthouden:

• De geregistreerde agent moet in Wisconsin gevestigd zijn
• Het geregistreerde kantoor moet een fysiek straatadres hebben
• Een postbus of mailboxservice is niet voldoende
• De agent kan een functionaris, werknemer, advocaat of een andere gekwalificeerde persoon of entiteit zijn

Deze rol is belangrijk omdat de geregistreerde agent juridische kennisgevingen, jaarlijkse rapportformulieren en andere officiële documenten ontvangt. Als de gegevens verouderd zijn, kan de organisatie belangrijke deadlines en meldingen missen.

Stap 4: Dien Wisconsin Form 102 in

De Articles of Incorporation voor een nonstock corporation in Wisconsin worden ingediend via Form 102.

Het huidige DFI-formulier vermeldt:

• Een indieningsvergoeding van $35
• Een optionele versnelde servicevergoeding van $100
• De mogelijkheid om een uitgestelde ingangsdatum vast te leggen tot 90 dagen na ontvangst

Het formulier vraagt om de volgende informatie:

• De naam van de vennootschap
• Het postadres van het eerste hoofdvestigingsadres
• De naam en het e-mailadres van de eerste geregistreerde agent
• Het straatadres van het geregistreerde kantoor
• Of de vennootschap leden zal hebben
• Of de vennootschap bevoegd is om uitkeringen te doen, indien van toepassing
• De naam en het volledige adres van de oprichter
• Eventuele aanvullende bepalingen

U kunt het formulier indienen bij het Wisconsin Department of Financial Institutions. Zodra de indiening is geaccepteerd, bestaat uw non-profit vennootschap als een door de staat erkende entiteit.

Stap 5: Stel statuten en governance-regels op

Statuten zijn de interne regels die uitleggen hoe uw non-profit werkt. Ze zijn niet hetzelfde als de Articles of Incorporation, maar wel net zo belangrijk.

Uw statuten behandelen meestal:

• Bestuursstructuur en stemregels
• Titels en taken van functionarissen
• Regels voor leden, indien van toepassing
• Vergaderprocedures en quorumvereisten
• Belangenverstrengelingsbeleid
• Bevoegdheid van commissies
• Wijzigingsprocedures
• Ontbindingsprocedures

Als uw organisatie federale belastingvrijstelling nastreeft, moeten uw statuten ook aansluiten bij de beperkingen die gelden voor het type vrijgestelde organisatie dat u opricht.

Stap 6: Houd een organisatorische vergadering

Nadat de indiening bij de staat rond is, moeten de oprichters of het bestuur vergaderen om de organisatorische opzet af te ronden.

Tijdens deze vergadering doet u doorgaans het volgende:

• Keurt u de statuten goed
• Stelt u functionarissen aan
• Machtigt u het openen van een bankrekening
• Keurt u het gebruik van de naam en eventueel het zegel van de organisatie goed
• Neemt u basiscontroles voor financiën aan
• Keurt u resoluties goed die nodig zijn voor belastingaanvragen en bankzaken

Dit is ook een goed moment om de procedures voor archivering en verslaglegging vast te leggen. Goede notulen en resoluties maken toekomstige naleving veel eenvoudiger.

Stap 7: Vraag een EIN aan bij de IRS

Een non-profit heeft een Employer Identification Number, of EIN, nodig voor bankzaken, loonadministratie en federale belastingaangiften. De IRS stelt dat u een EIN moet hebben om erkenning van vrijstelling aan te vragen via Form 1023.

U kunt een EIN online rechtstreeks bij de IRS aanvragen zonder kosten.

Zelfs als uw non-profit geen werknemers heeft, is een EIN nog steeds nuttig en vaak nodig voordat u rekeningen kunt openen, belastingvrijstelling kunt aanvragen of andere registraties kunt afronden.

Stap 8: Vraag indien van toepassing federale belastingvrijstelling aan

Als uw organisatie zal werken als een 501(c)(3) of als een andere vrijgestelde entiteit, moet u apart een aanvraag indienen bij de IRS.

Voor 501(c)(3)-status zegt de IRS dat u een van de volgende formulieren moet gebruiken:

• Form 1023, of
• Form 1023-EZ, als uw organisatie daarvoor in aanmerking komt

De IRS vereist ook elektronische indiening via Pay.gov voor deze aanvragen.

Volgens de huidige IRS-richtlijnen bedraagt de gebruikersvergoeding:

• $600 voor Form 1023
• $275 voor Form 1023-EZ

Zorg bij het voorbereiden van de aanvraag dat u klaar bent om het volgende aan te leveren:

• Een gedetailleerde beschrijving van uw activiteiten
• Uw oprichtingsdocumenten
• Uw statuten
• Financiële gegevens of prognoses
• De bestuursstructuur van de organisatie

Als u subsidies verwacht aan te vragen, fiscaal aftrekbare donaties wilt accepteren of als publieke liefdadigheidsinstelling wilt opereren, is deze stap bijzonder belangrijk.

Stap 9: Registreer u als liefdadige organisatie in Wisconsin, indien vereist

Als uw non-profit in Wisconsin bijdragen zal werven, moet u zich mogelijk ook bij de staat registreren als liefdadige organisatie.

Volgens de Wisconsin DFI moet een liefdadige organisatie zich doorgaans binnen 30 dagen registreren als zij in een fiscaal jaar meer dan $25,000 aan bijdragen werft of ontvangt, of iemand betaalt om fondsenwervingstaken uit te voeren. De DFI noemt ook verschillende vrijstellingen, waaronder sommige religieuze, politieke en op leden gebaseerde organisaties.

Deze registratie staat los van de oprichting en ook los van federale goedkeuring van belastingvrijstelling.

Als uw organisatie van plan is geld in te zamelen, behandel dit dan niet als optioneel totdat u hebt geverifieerd of een vrijstelling van toepassing is.

Stap 10: Controleer lokale, staats- en activiteitgebonden vergunningen

Sommige non-profits hebben aanvullende vergunningen of toestemmingen nodig, afhankelijk van hun activiteiten.

Voorbeelden kunnen zijn:

• Vergunningen voor fondsenwervingsevenementen
• Goedkeuringen voor loterijen of bingo
• Lokale bedrijfsvergunningen
• Registraties voor omzetbelastinggerelateerde activiteiten
• Vergunningen voor beroepsmatige of gereguleerde activiteiten

Als uw organisatie goederen verkoopt, een kinderopvang runt, gezondheidszorg levert, een voedselprogramma exploiteert of een andere gereguleerde activiteit uitvoert, controleer dan de vereisten vóór de start.

Stap 11: Open een bankrekening en richt controles in

Een non-profit moet haar geld gescheiden houden van de persoonlijke financiën van oprichters, bestuurders en vrijwilligers.

Wanneer u een bankrekening opent, verwacht dan het volgende te moeten overleggen:

• De Articles of Incorporation
• De bevestigingsbrief van het EIN
• Statuten of resoluties die de rekening autoriseren
• Een lijst van bevoegde ondertekenaars

Het is ook verstandig om vroeg interne controles aan te nemen, zoals dubbele goedkeuring voor grote betalingen en regelmatige financiële rapportages aan het bestuur.

Stap 12: Blijf op de hoogte van de jaarlijkse naleving

Wisconsin nonstock corporations hebben jaarlijkse rapportverplichtingen. De huidige Form 102-instructies vermelden dat het jaarlijkse rapport elk jaar verschuldigd is vanaf het jaar na oprichting van de entiteit.

Dat betekent dat naleving niet eindigt na de indiening.

Houd rekening met:

• Termijnen voor jaarlijkse rapporten
• Wijzigingen in de geregistreerde agent
• Vernieuwingen van de registratie als liefdadige organisatie, indien van toepassing
• IRS-aangiften zoals Form 990, 990-EZ of 990-N, afhankelijk van de omvang en status van uw organisatie
• Staatsbelastingaangiften of vrijstellingen die van toepassing kunnen zijn op uw activiteiten

Een eenvoudige nalevingskalender kan vermijdbare boetes en administratieve problemen voorkomen.

Veelvoorkomende fouten om te vermijden

Veel oprichters van non-profits lopen tegen dezelfde problemen aan:

• De oprichtingsdocumenten bij de staat indienen maar nooit belastingvrijstelling aanvragen
• Een geregistreerde agent gebruiken met een buiten Wisconsin gelegen adres
• Eerst een naam kiezen zonder de beschikbaarheid te controleren
• Vergeten dat fondsenwerving registratie als liefdadige organisatie kan triggeren
• Statuten en governanceprocedures overslaan
• Persoonlijke en non-profitfinanciën vermengen

Een beetje planning vooraf is veel goedkoper dan het later corrigeren van nalevingsproblemen.

Checklist voor het oprichten van een Wisconsin non-profit

Gebruik deze korte checklist terwijl u het proces doorloopt:

• Bepaal uw missie en non-profitstructuur
• Zoek en kies een beschikbare naam
• Kies een geregistreerde agent en een geregistreerd kantoor in Wisconsin
• Dien Form 102 in bij de DFI
• Stel statuten vast
• Houd een organisatorische vergadering
• Vraag een EIN aan bij de IRS
• Vraag 501(c)(3)-status aan indien nodig
• Registreer u als liefdadige organisatie indien vereist
• Open een aparte bankrekening
• Volg jaarlijkse rapporten en doorlopende indieningen

Slotgedachten

Het oprichten van een Wisconsin non-profit vennootschap is eenvoudig wanneer u het proces in de juiste stappen opsplitst. Richt eerst de staatsentiteit op. Regel daarna governance, bankzaken, federale belastingvrijstelling en liefdadige registratie waar nodig. Die volgorde helpt u compliant te blijven en maakt het eenvoudiger om een stabiele organisatie op te bouwen die zich op haar missie kan richten.

Als uw non-profit ook gerelateerde bedrijfsactiviteiten uitvoert of hulp nodig heeft bij algemene bedrijfsoprichting en naleving, is het verstandig om vroeg professionele ondersteuning in te schakelen zodat u indieningsfouten en verspilde tijd voorkomt.

FAQ

Maakt het indienen van een Wisconsin non-profit vennootschap mijn organisatie belastingvrij?

Nee. Staatsoprichting en federale belastingvrijstelling zijn gescheiden zaken. U moet een aanvraag indienen bij de IRS voor 501(c)(3)-status of een andere vrijgestelde classificatie als u federale belastingvrijstelling wilt.

Heb ik een EIN nodig voordat ik 501(c)(3)-status aanvraag?

Ja. De IRS stelt dat een EIN vereist is om vrijstelling aan te vragen op Form 1023.

Welk formulier gebruikt Wisconsin voor een non-profit vennootschap?

Wisconsin gebruikt Form 102, Articles of Incorporation - Nonstock Corporation.

Moet ik me in Wisconsin registreren als liefdadige organisatie?

Misschien. Als uw non-profit in Wisconsin bijdragen werft en niet onder een vrijstelling valt, kunnen de registratievoorschriften voor liefdadige organisaties van toepassing zijn.

Kan een non-profit salarissen betalen?

Ja, een non-profit kan in het algemeen redelijke vergoeding voor diensten betalen. Het belangrijkste is dat de vergoeding in overeenstemming is met het doel en de bestuursregels van de organisatie.

Disclaimer

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en vormt geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Raadpleeg voor advies over uw specifieke situatie een gekwalificeerde professional.