Comment constituer une société sans capital-actions à but non lucratif au Wisconsin : guide pratique étape par étape

Créer un organisme sans but lucratif au Wisconsin, ce n’est pas seulement déposer un formulaire et passer à autre chose. Au Wisconsin, l’entité juridique utilisée pour la plupart des organismes sans but lucratif est une société sans capital-actions constituée en vertu du chapitre 181 des lois du Wisconsin. Ce dépôt auprès de l’État n’est que la première étape. Si vous souhaitez obtenir l’exonération fiscale fédérale, vous devez aussi présenter une demande séparée à l’IRS, et certains organismes doivent s’enregistrer comme organisme de bienfaisance au Wisconsin avant de solliciter des contributions.

Ce guide présente l’ensemble du processus en langage simple afin que vous puissiez mettre votre organisme en place correctement dès le départ.

Société sans capital-actions à but non lucratif du Wisconsin vs organisme exonéré d’impôt

Une erreur courante consiste à croire qu’une société sans but lucratif est automatiquement exonérée d’impôt. Ce n’est pas le cas.

• Une société sans capital-actions à but non lucratif du Wisconsin est une structure juridique reconnue par l’État.
• Un organisme 501(c)(3) est un statut fiscal fédéral accordé par l’IRS.
• Un enregistrement comme organisme de bienfaisance peut aussi être exigé au Wisconsin si l’organisme sollicite des contributions et ne correspond pas à une exemption.

Selon votre mission et vos plans de financement, vous pourriez avoir besoin des trois.

Étape 1 : Définir votre mission et votre structure

Avant de déposer quoi que ce soit, déterminez ce que votre organisme fera et comment il fonctionnera.

Réfléchissez aux points suivants :

• Votre objet charitable, éducatif, religieux, civique ou autre objet sans but lucratif
• Si l’organisme demandera le statut 501(c)(3)
• Si l’organisme aura des membres
• Qui agira comme fondateurs, administrateurs et dirigeants
• Si vous prévoyez solliciter des fonds au Wisconsin

Une mission claire facilite tout, du choix du nom à la rédaction des règlements administratifs, en passant par la préparation d’une demande d’exonération fiscale fédérale.

Étape 2 : Choisir un nom pouvant être approuvé

Votre organisme sans but lucratif doit avoir un nom conforme aux règles de dénomination du Wisconsin et suffisamment distinct des entités existantes dans les registres de l’État.

Avant de déposer votre demande, effectuez une recherche dans les dossiers d’entreprises du Wisconsin via le système de recherche des sociétés du Department of Financial Institutions. Le DFI précise qu’une recherche verbale du nom n’est que provisoire, puisque la disponibilité peut changer chaque jour. Une recherche en ligne des dossiers constitue donc une meilleure première étape.

Lorsque vous choisissez un nom, assurez-vous qu’il :

• Correspond à votre mission et est facile à retenir
• N’est pas trop semblable au nom d’une entité existante au Wisconsin
• Respecte les règles de l’État pour une société sans capital-actions
• Peut être utilisé sur votre site Web, vos pages de dons et vos documents imprimés

Si vous prévoyez créer un organisme visible du public, vérifiez aussi le nom de domaine tôt dans le processus. Une adresse Web cohérente peut aider les donateurs et la communauté à vous trouver plus facilement.

Étape 3 : Désigner un agent enregistré initial et un bureau enregistré

Le Wisconsin exige un agent enregistré pour une société sans capital-actions. Le DFI explique que l’agent enregistré est la personne ou l’entité existante, résidant au Wisconsin, désignée pour recevoir les communications officielles au nom de l’organisme.

Points importants à retenir :

• L’agent enregistré doit se trouver au Wisconsin
• Le bureau enregistré doit être une adresse civique physique
• Une case postale ou un service de boîte postale n’est pas suffisant
• L’agent peut être un dirigeant, un employé, un avocat ou une autre personne ou entité admissible

Ce rôle est important, car l’agent enregistré reçoit les avis juridiques, les formulaires de rapport annuel et d’autres documents officiels. Si l’information n’est pas à jour, l’organisme peut manquer des échéances et des avis importants.

Étape 4 : Déposer le formulaire 102 du Wisconsin

Les statuts constitutifs d’une société sans capital-actions au Wisconsin sont déposés au moyen du formulaire 102.

Le formulaire actuel du DFI indique :

• Des frais de dépôt de 35 $
• Des frais optionnels de service accéléré de 100 $
• La possibilité de fixer une date d’entrée en vigueur différée jusqu’à 90 jours après la réception

Le formulaire demande les renseignements suivants :

• Le nom de la société
• L’adresse postale du siège principal initial
• Le nom et l’adresse courriel de l’agent enregistré initial
• L’adresse civique du bureau enregistré
• Si la société aura des membres
• Si la société est autorisée à effectuer des distributions, le cas échéant
• Le nom complet et l’adresse complète du fondateur
• Des dispositions additionnelles facultatives

Vous pouvez déposer le formulaire auprès du Department of Financial Institutions du Wisconsin. Une fois le dépôt accepté, votre société sans but lucratif existe comme entité reconnue par l’État.

Étape 5 : Rédiger les règlements administratifs et les règles de gouvernance

Les règlements administratifs sont les règles internes qui expliquent le fonctionnement de votre organisme sans but lucratif. Ils ne sont pas la même chose que les statuts constitutifs, mais ils sont tout aussi importants.

Vos règlements administratifs couvrent généralement :

• La structure du conseil et les règles de vote
• Les titres et les responsabilités des dirigeants
• Les règles relatives aux membres, le cas échéant
• Les procédures de réunion et les exigences de quorum
• Les politiques sur les conflits d’intérêts
• Le pouvoir des comités
• Les procédures de modification
• Les procédures de dissolution

Si votre organisme demandera une exonération fiscale fédérale, vos règlements administratifs devraient aussi être conformes aux restrictions applicables au type d’organisme exonéré que vous constituez.

Étape 6 : Tenir une réunion organisationnelle

Une fois le dépôt auprès de l’État effectué, les fondateurs ou le conseil initial doivent se réunir pour compléter la mise en place organisationnelle.

Lors de cette réunion, vous devez habituellement :

• Approuver les règlements administratifs
• Élire les dirigeants
• Autoriser l’ouverture d’un compte bancaire
• Approuver l’utilisation du nom et du sceau de l’organisme, s’il y a lieu
• Adopter des contrôles financiers de base
• Approuver les résolutions nécessaires pour les demandes fiscales et les opérations bancaires

C’est aussi un bon moment pour documenter les pratiques de tenue de dossiers de l’organisme. De bons procès-verbaux et de bonnes résolutions facilitent grandement la conformité future.

Étape 7 : Obtenir un EIN auprès de l’IRS

Un organisme sans but lucratif a besoin d’un numéro d’identification d’employeur, ou EIN, pour les opérations bancaires, la paie et les déclarations fiscales fédérales. L’IRS précise que vous devez avoir un EIN pour demander la reconnaissance d’exonération au moyen du formulaire 1023.

Vous pouvez demander un EIN en ligne directement auprès de l’IRS, sans frais.

Même si votre organisme n’a aucun employé, un EIN reste utile et souvent nécessaire avant d’ouvrir des comptes, de demander une exonération fiscale ou d’effectuer d’autres inscriptions.

Étape 8 : Demander l’exonération fiscale fédérale, le cas échéant

Si votre organisme doit fonctionner comme organisme 501(c)(3) ou comme autre entité exonérée, vous devez présenter une demande séparée à l’IRS.

Pour le statut 501(c)(3), l’IRS indique que vous devez utiliser l’un des formulaires suivants :

• Formulaire 1023, ou
• Formulaire 1023-EZ, si votre organisme y est admissible

L’IRS exige également la transmission électronique par Pay.gov pour ces demandes.

Les directives actuelles de l’IRS indiquent que les frais d’utilisateur sont les suivants :

• 600 $ pour le formulaire 1023
• 275 $ pour le formulaire 1023-EZ

Au moment de préparer la demande, soyez prêt à fournir :

• Une description détaillée de vos activités
• Vos documents constitutifs
• Vos règlements administratifs
• Des données ou prévisions financières
• La structure de gouvernance de l’organisme

Si vous prévoyez demander des subventions, accepter des dons déductibles ou fonctionner comme organisme de bienfaisance public, cette étape est particulièrement importante.

Étape 9 : S’inscrire comme organisme de bienfaisance au Wisconsin, si requis

Si votre organisme sollicitera des contributions au Wisconsin, vous devrez peut-être aussi vous enregistrer auprès de l’État comme organisme de bienfaisance.

Selon le DFI du Wisconsin, un organisme de bienfaisance doit généralement s’inscrire dans les 30 jours s’il recueille ou reçoit plus de 25 000 $ en contributions au cours d’un exercice financier ou s’il paie quelqu’un pour exécuter des fonctions de collecte de fonds. Le DFI indique aussi plusieurs exemptions, notamment pour certains organismes religieux, politiques et fondés sur l’adhésion.

Cet enregistrement est distinct de la constitution en société et distinct de l’approbation fédérale de l’exonération fiscale.

Si votre organisme prévoit faire de la collecte de fonds, ne considérez pas cette étape comme facultative tant que vous n’avez pas vérifié si une exemption s’applique.

Étape 10 : Vérifier les permis locaux, provinciaux et liés aux activités

Certains organismes sans but lucratif ont besoin de permis ou d’autorisations supplémentaires selon leurs activités.

Des exemples peuvent inclure :

• Permis pour événements de financement
• Autorisations pour tirages ou bingo
• Licences d’entreprise locales
• Inscriptions liées aux taxes de vente pour les activités imposables
• Licences professionnelles ou licences pour activités réglementées

Si votre organisme vend des biens, exploite une garderie, fournit des soins de santé, gère un programme alimentaire ou exerce une autre activité réglementée, vérifiez les exigences avant le lancement.

Étape 11 : Ouvrir un compte bancaire et mettre en place des contrôles

Un organisme sans but lucratif devrait séparer ses fonds des finances personnelles des fondateurs, administrateurs et bénévoles.

Pour ouvrir un compte bancaire, on vous demandera probablement :

• Les statuts constitutifs
• La lettre de confirmation de l’EIN
• Les règlements administratifs ou les résolutions autorisant le compte
• Une liste des signataires autorisés

Il est aussi judicieux d’adopter rapidement des contrôles internes, comme une double approbation pour les paiements importants et la production régulière de rapports financiers au conseil.

Étape 12 : Assurer le suivi de la conformité annuelle

Les sociétés sans capital-actions du Wisconsin doivent produire un rapport annuel. Les instructions actuelles du formulaire 102 indiquent que le rapport annuel est exigible chaque année à compter de l’année suivant celle de la création de l’entité.

La conformité ne s’arrête donc pas après le dépôt initial.

Surveillez les éléments suivants :

• Les échéances du rapport annuel
• Les mises à jour de l’agent enregistré
• Les renouvellements d’enregistrement comme organisme de bienfaisance, le cas échéant
• Les déclarations de l’IRS telles que le formulaire 990, 990-EZ ou 990-N, selon la taille et le statut de votre organisme
• Les déclarations fiscales d’État ou les exemptions pouvant s’appliquer à vos activités

Un simple calendrier de conformité peut éviter des pénalités et des tracas administratifs inutiles.

Erreurs courantes à éviter

De nombreux nouveaux fondateurs d’organismes sans but lucratif commettent les mêmes erreurs :

• Déposer les documents de constitution auprès de l’État sans jamais demander l’exonération fiscale
• Utiliser un agent enregistré dont l’adresse est à l’extérieur de l’État
• Choisir un nom avant d’en vérifier la disponibilité
• Oublier que la collecte de fonds peut déclencher une obligation d’enregistrement comme organisme de bienfaisance
• Sauter les règlements administratifs et les procédures de gouvernance
• Mélanger les finances personnelles et celles de l’organisme

Un peu de planification au départ coûte beaucoup moins cher que la correction de problèmes de conformité plus tard.

Liste de vérification pour la constitution d’un organisme sans but lucratif au Wisconsin

Utilisez cette liste rapide pendant que vous avancez dans le processus :

• Déterminer votre mission et la structure de l’organisme sans but lucratif
• Rechercher et choisir un nom disponible
• Choisir un agent enregistré et un bureau enregistré au Wisconsin
• Déposer le formulaire 102 auprès du DFI
• Adopter les règlements administratifs
• Tenir une réunion organisationnelle
• Obtenir un EIN auprès de l’IRS
• Demander le statut 501(c)(3) au besoin
• S’inscrire comme organisme de bienfaisance si requis
• Ouvrir un compte bancaire distinct
• Suivre les rapports annuels et les déclarations continues

Mot de la fin

La constitution d’une société sans capital-actions à but non lucratif au Wisconsin est simple lorsqu’on divise le processus en étapes appropriées. Commencez par créer l’entité auprès de l’État. Ensuite, gérez la gouvernance, les services bancaires, l’exonération fiscale fédérale et l’enregistrement comme organisme de bienfaisance, selon le cas. Cette séquence vous aide à rester conforme et facilite la mise en place d’un organisme stable qui peut se concentrer sur sa mission.

Si votre organisme doit aussi exercer des activités commerciales connexes ou si vous avez besoin d’aide pour la constitution et la conformité d’une entreprise en général, il vaut la peine d’obtenir du soutien professionnel tôt afin d’éviter les erreurs de dépôt et la perte de temps.

FAQ

Le dépôt d’une société sans but lucratif au Wisconsin rend-il mon organisme exonéré d’impôt?

Non. La constitution provinciale et l’exonération fiscale fédérale sont deux choses distinctes. Vous devez présenter une demande à l’IRS pour obtenir le statut 501(c)(3) ou une autre classification exonérée si vous souhaitez un traitement fiscal exonéré fédéral.

Ai-je besoin d’un EIN avant de demander le statut 501(c)(3)?

Oui. L’IRS indique qu’un EIN est requis pour demander l’exonération au moyen du formulaire 1023.

Quel formulaire le Wisconsin utilise-t-il pour une société sans but lucratif?

Le Wisconsin utilise le formulaire 102, Articles of Incorporation - Nonstock Corporation.

Dois-je m’inscrire comme organisme de bienfaisance au Wisconsin?

Peut-être. Si votre organisme sollicite des contributions au Wisconsin et ne bénéficie pas d’une exemption, les règles d’enregistrement des organismes de bienfaisance de l’État peuvent s’appliquer.

Un organisme sans but lucratif peut-il verser des salaires?

Oui, un organisme sans but lucratif peut généralement verser une rémunération raisonnable pour des services. L’important est que la rémunération soit conforme à l’objet de l’organisme et à ses règles de gouvernance.

Avertissement

Cet article est fourni à titre informatif général seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou comptable. Pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière, consultez un professionnel qualifié.