Wisconsin välgörenhetsregistrering: en praktisk efterlevnadsguide för ideella organisationer

Registrering för välgörenhetsverksamhet i Wisconsin är en av de första efterlevnadsfrågorna många ideella organisationer stöter på när de börjar samla in pengar. Om er organisation planerar att begära in bidrag i Wisconsin kan ni behöva registrera er hos Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), lämna in årsrapporter och hålla era uppgifter uppdaterade.

Den här guiden förklarar reglerna på ett enkelt språk så att grundare, styrelsemedlemmar och efterlevnadsteam för ideella organisationer kan förstå när registrering krävs, vilka undantag som kan gälla och hur de årliga inlämningarna fungerar.

Vad Wisconsin välgörenhetsregistrering omfattar

I Wisconsin är en välgörenhetsorganisation i allmänhet varje individ eller enhet som begär in bidrag i delstaten för att stödja ett välgörande ändamål. Registrering är inte samma sak som IRS skattebefriade status. En organisation kan vara erkänd som ideell, men ändå behöva registrera sig i Wisconsin om den begär in bidrag enligt delstatens regler.

Delstaten behandlar också mellanled i insamling separat. Om ni anlitar en professionell insamlare eller insamlingsrådgivare kan dessa tjänsteleverantörer ha egna registrerings- och säkerhetskrav.

När registrering krävs

Enligt vägledning från Wisconsin DFI måste en välgörenhetsorganisation registrera sig om den:

• begär in bidrag i Wisconsin och har anställda som får lön, eller
• begär in bidrag i Wisconsin och tar emot 25 000 dollar eller mer i bidrag under ett räkenskapsår.

En organisation utanför delstaten omfattas också av registreringskravet om den begär in bidrag i Wisconsin eller om bidrag begärs in i Wisconsin för dess räkning.

Ett praktiskt sätt att se på regeln är detta: om er organisation aktivt ber invånare eller företag i Wisconsin om donationer bör ni kontrollera om registrering krävs innan insamlingen påbörjas.

Vad som räknas som ett bidrag

Wisconsin definierar ett bidrag brett som ett bidrag eller ett löfte om pengar, kredit, egendom eller annat av värde, med vissa undantag.

Exempel på sådant som inte behandlas som bidrag är:

• intäkter från bingo eller lotterier
• statliga bidrag
• äkta medlemsavgifter, avgifter eller pålagor som betalas av medlemmar, såvida inte medlemskapet i sig erhålls som ersättning för ett donationssvar

Den skillnaden är viktig eftersom många organisationer blandar ihop insamlingsintäkter med välgörenhetsbidrag. Klassificeringen påverkar om trösklar för registrering har uppnåtts och vilka rapporter som måste lämnas in.

Vad som räknas som en solicitation

En solicitation är mer än ett direkt brev med begäran om pengar. Wisconsin behandlar många insamlingsmeddelanden som solicitation, inklusive:

• muntliga begäranden om donationer
• skriftliga begäranden om donationer
• tillkännagivanden till medierna
• annonser som ber om ekonomiskt stöd
• material som använder en organisations namn som skäl för att köpa något
• kampanjer som säger att hela eller delar av intäkterna kommer att gynna en välgörenhet

Om er kampanj omfattar utskick, e-postupprop, evenemang, inlägg i sociala medier eller cause marketing-kampanjer bör meddelandet granskas noggrant innan lansering.

Vanliga undantag

Wisconsin erkänner flera undantag från registreringskravet för välgörenhet. Några av de vanligaste gäller organisationer som:

• inte begär in bidrag i Wisconsin
• är religiösa organisationer som är undantagna från att lämna in federal IRS Form 990
• är vissa politiska organisationer eller kandidater som omfattas av valrapportering
• förväntar sig att samla in eller ta emot högst 25 000 dollar under ett räkenskapsår och inte har några anställda som får lön
• begär in bidrag enbart från medlemmar, när det gäller vissa frimurar-, medborgerliga, välgörenhets-, patriotiska eller sociala organisationer
• är kvalificerade veteranorganisationer, utbildningsinstitutioner med begränsad insamlingsverksamhet, delstatliga myndigheter, lokala offentliga enheter, privatskolor eller vissa kongressbolag

Undantag beror på omständigheterna i det enskilda fallet. Om er organisation ligger nära anmälningsgränsen eller använder externa insamlare är det säkrare att verifiera er status än att anta att ett undantag gäller.

Så registrerar ni er i Wisconsin

DFI använder Form #296, Charitable Organization Registration Application, för att utfärda ett credential number till organisationer som vill begära in bidrag i Wisconsin eller låta bidrag begäras in för deras räkning.

När organisationen väl är registrerad kan DFI:s onlinetjänster användas för att:

• söka registrerade organisationer
• kontrollera status för en ansökan
• uppdatera kontaktuppgifter
• förnya registreringen
• hämta PIN-koder och credential numbers
• ladda ner och skriva ut dokumentation

För efterlevnadsteam är den viktigaste operativa punkten att fastställa ansvar internt för registrering, förnyelse och årlig rapportering innan den första kampanjen går live.

Krav på årsrapportering

Varje välgörenhetsorganisation som är registrerad i Wisconsin måste lämna in en årlig finansiell rapport. Syftet med rapporten är att ge allmänheten en tydlig bild av organisationens välgörenhetsrelaterade och icke-välgörenhetsrelaterade verksamhet.

Årsrapporten ska lämnas in inom 12 månader efter utgången av organisationens räkenskapsår.

Wisconsin använder olika formulär beroende på organisationens inlämningsstatus:

• Form #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, för vissa mindre organisationer
• Form #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, för organisationer som lämnar in en IRS 990, 990-EZ eller 990-PF och som inte kvalificerar sig för Form #1943
• Form #308, Charitable Organization Annual Report, för organisationer som inte kvalificerar sig för de två andra formulären

Det finns ingen avgift för att lämna in den årliga finansiella rapporten.

Årsrapport kontra förnyelse

Ett vanligt efterlevnadsfel är att behandla årsrapporteringen och förnyelsen som om de vore samma uppgift. De är separata skyldigheter.

• förnyelse av registreringen måste lämnas in online före den 31 juli varje år
• den årliga finansiella rapporten måste lämnas in inom 12 månader efter räkenskapsårets slut
• årsrapporten kan inte lämnas in online

Det innebär att en ideell organisation kan ha en deadline kopplad till räkenskapsåret och en separat deadline kopplad till delstatens förnyelsekalender. Att missa någon av dem kan skapa onödiga efterlevnadsproblem.

Namn, DBA och andra uppdateringar

Om er organisation ändrar sitt varumärke eller sitt namn för att bedriva verksamhet under, måste Wisconsin underrättas minst 30 dagar innan det nya namnet används. Delstaten kan avslå ett namn om det inte är tillgängligt eller inte godtagbart.

Ni bör också uppdatera telefonnummer, e-postadresser och postadresser via det onlinekonto som används så snart dessa uppgifter ändras. Korrekt uppdaterade register hjälper till att förhindra att meddelanden missas och att förnyelser försenas.

Insamlingsrådgivare och professionella insamlare

Om ni arbetar med en betald insamlare är det en separat efterlevnadsfråga i Wisconsin.

Professionella insamlare och insamlingsrådgivare använder Form #294 för registrering. Beroende på hur de hanterar bidrag kan de också behöva upprätthålla en säkerhetsgaranti:

• 20 000 dollar för fundraising counsel
• 20 000 dollar för custodial professional fundraisers
• 5 000 dollar för non-custodial professional fundraisers

Professionella insamlare måste också lämna in en solicitation notice och ett avtal för varje välgörenhetsorganisation de arbetar för, och välgörenhetsorganisationen måste bekräfta inlämningen.

För ideella organisationer är den praktiska lärdomen enkel: anta inte att er leverantör har skött alla inlämningar. Utse en person som granskar avtal med externa insamlare innan en kampanj lanseras.

Vanliga efterlevnadsfel att undvika

De vanligaste inlämningsfelen är oftast operativa, inte juridiska:

• att lansera en insamlingskampanj innan registreringsstatus har bekräftats
• att blanda ihop skattebefrielse med Wisconsin välgörenhetsregistrering
• att missa deadline för årlig förnyelse i juli
• att glömma den separata deadlinen för den årliga finansiella rapporten
• att underlåta att uppdatera organisationens kontaktuppgifter
• att anta att en professionell insamlares registrering även täcker välgörenhetsorganisationen
• att använda ett namn eller ett insamlingsbudskap som kan vilseleda donatorer

Dessa problem kan ofta undvikas med en enkel efterlevnadskalender och en utsedd intern ansvarig.

Hur Zenind passar in i efterlevnadsflödet

Zenind hjälper grundare och ledare för ideella organisationer att bygga den juridiska och administrativa grunden för en ny enhet. För organisationer som planerar att samla in donationer i Wisconsin bör den grunden omfatta en genomgång av bolagsbildning, dokumentation, förnyelsedatum och inlämningsansvar.

En stark efterlevnadsprocess gör det lättare att hålla ordning när organisationen växer, särskilt när insamling, rapportering och delstatliga registreringar börjar följa olika tidsscheman.

Slutlig slutsats

Wisconsin välgörenhetsregistrering är inte bara en pappersuppgift. Den är en del av det bredare efterlevnadsramverk som gör det möjligt för en ideell organisation att samla in pengar på ett ansvarsfullt sätt och hålla sig i gott anseende.

Om er organisation begär in bidrag i Wisconsin bör ni tidigt granska registreringsreglerna, avgöra om ett undantag gäller och sätta upp en kalender för årsrapporter och förnyelser. Det är betydligt enklare än att försöka rätta till en missad inlämning i efterhand.