Đăng ký từ thiện tại Wisconsin: Hướng dẫn tuân thủ thực tiễn cho các tổ chức phi lợi nhuận

Đăng ký từ thiện tại Wisconsin là một trong những vấn đề tuân thủ đầu tiên mà nhiều tổ chức phi lợi nhuận gặp phải khi bắt đầu gây quỹ. Nếu tổ chức của bạn dự định kêu gọi đóng góp tại Wisconsin, bạn có thể cần đăng ký với Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), nộp báo cáo thường niên và duy trì hồ sơ cập nhật.

Hướng dẫn này giải thích các quy định bằng ngôn ngữ dễ hiểu để những người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận, thành viên hội đồng quản trị và nhóm tuân thủ có thể biết khi nào cần đăng ký, những trường hợp miễn trừ nào có thể áp dụng và cách thức hoạt động của các hồ sơ thường niên.

Đăng ký từ thiện tại Wisconsin bao gồm những gì

Tại Wisconsin, một tổ chức từ thiện thường là bất kỳ cá nhân hoặc pháp nhân nào kêu gọi đóng góp trong tiểu bang để phục vụ một mục đích từ thiện. Đăng ký không đồng nghĩa với tình trạng miễn thuế của IRS. Một tổ chức có thể được công nhận là tổ chức phi lợi nhuận nhưng vẫn phải đăng ký tại Wisconsin nếu kêu gọi đóng góp theo các quy định của tiểu bang.

Tiểu bang cũng xử lý riêng các bên trung gian gây quỹ. Nếu bạn thuê một professional fundraiser hoặc fundraising counsel, các nhà cung cấp dịch vụ này có thể có những yêu cầu đăng ký và ký quỹ riêng.

Khi nào việc đăng ký là bắt buộc

Theo hướng dẫn của Wisconsin DFI, một tổ chức từ thiện phải đăng ký nếu tổ chức đó:

• Kêu gọi tại Wisconsin và có nhân viên được trả lương, hoặc
• Kêu gọi tại Wisconsin và nhận từ 25,000 USD trở lên dưới dạng đóng góp trong một năm tài chính.

Một tổ chức ngoài tiểu bang cũng phải đăng ký nếu tổ chức đó kêu gọi tại Wisconsin hoặc có các khoản đóng góp được kêu gọi tại Wisconsin thay mặt cho tổ chức đó.

Cách nghĩ thực tế về quy định này là: nếu tổ chức của bạn đang chủ động đề nghị cư dân hoặc doanh nghiệp Wisconsin quyên góp, bạn nên kiểm tra xem việc đăng ký có áp dụng hay không trước khi bắt đầu gây quỹ.

Đóng góp được tính là gì

Wisconsin định nghĩa đóng góp theo nghĩa rộng là khoản tài trợ hoặc cam kết bằng tiền, tín dụng, tài sản hoặc bất kỳ thứ gì có giá trị, với một số ngoại lệ nhất định.

Các ví dụ không được coi là đóng góp bao gồm:

• Thu nhập từ bingo hoặc xổ số
• Trợ cấp từ chính phủ
• Hội phí, phí hoặc khoản đánh giá hợp lệ do thành viên trả, trừ khi tư cách thành viên đó được có được như một sự đổi lại cho việc phản hồi một khoản quyên góp

Sự phân biệt này rất quan trọng vì nhiều tổ chức nhầm lẫn giữa doanh thu gây quỹ và đóng góp từ thiện. Việc phân loại ảnh hưởng đến việc ngưỡng đăng ký đã đạt hay chưa và những báo cáo nào phải nộp.

Kêu gọi đóng góp được tính là gì

Một hành vi kêu gọi không chỉ là một lá thư gây quỹ trực tiếp. Wisconsin xem nhiều hình thức truyền thông gây quỹ là hành vi kêu gọi, bao gồm:

• Yêu cầu quyên góp bằng lời nói
• Yêu cầu quyên góp bằng văn bản
• Thông báo cho cơ quan báo chí
• Quảng cáo kêu gọi hỗ trợ tài chính
• Tài liệu sử dụng tên của tổ chức như một lý do để mua hàng
• Các chương trình cho biết toàn bộ hoặc một phần doanh thu sẽ mang lại lợi ích cho một tổ chức từ thiện

Nếu chiến dịch của bạn bao gồm thư gửi, email vận động, sự kiện, bài đăng mạng xã hội hoặc các chương trình tiếp thị gắn với mục đích xã hội, hãy xem xét kỹ nội dung trước khi triển khai.

Các trường hợp miễn trừ phổ biến

Wisconsin công nhận một số trường hợp được miễn đăng ký từ thiện. Một số trường hợp phổ biến hơn bao gồm các tổ chức:

• Không kêu gọi đóng góp tại Wisconsin
• Là tổ chức tôn giáo được miễn nộp IRS Form 990 liên bang
• Là một số tổ chức chính trị hoặc ứng cử viên chịu sự điều chỉnh của quy định báo cáo bầu cử
• Dự kiến gây quỹ hoặc nhận không quá 25,000 USD trong một năm tài chính và không có nhân viên được trả lương
• Chỉ kêu gọi đóng góp từ thành viên, trong trường hợp một số tổ chức huynh đệ, công dân, từ thiện, yêu nước hoặc xã hội nhất định
• Là tổ chức cựu chiến binh đủ điều kiện, cơ sở giáo dục có phạm vi kêu gọi hạn chế, cơ quan nhà nước, đơn vị chính quyền địa phương, trường tư thục hoặc một số tập đoàn được Quốc hội cấp phép

Các trường hợp miễn trừ phụ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể. Nếu tổ chức của bạn gần chạm ngưỡng phải nộp hồ sơ hoặc sử dụng bên gây quỹ thứ ba, tốt hơn hết là xác minh tình trạng của mình thay vì cho rằng miễn trừ tự động áp dụng.

Cách đăng ký tại Wisconsin

DFI sử dụng Form #296, Charitable Organization Registration Application, để cấp số chứng nhận cho các tổ chức muốn kêu gọi đóng góp tại Wisconsin hoặc có các khoản đóng góp được kêu gọi thay mặt cho họ.

Sau khi đăng ký, các tổ chức có thể sử dụng dịch vụ trực tuyến của DFI để:

• Tìm kiếm các đơn vị đã đăng ký
• Kiểm tra trạng thái hồ sơ
• Cập nhật thông tin liên hệ
• Gia hạn đăng ký
• Lấy PIN và số chứng nhận
• Tải xuống và in tài liệu

Đối với các nhóm tuân thủ, điểm quan trọng trong vận hành là phân công rõ trách nhiệm nội bộ cho việc đăng ký, gia hạn và báo cáo thường niên trước khi chiến dịch đầu tiên bắt đầu.

Yêu cầu báo cáo thường niên

Mỗi tổ chức từ thiện đã đăng ký tại Wisconsin phải nộp báo cáo tài chính thường niên. Mục đích của báo cáo là cung cấp cho công chúng một bức tranh rõ ràng về hoạt động từ thiện và phi từ thiện của tổ chức.

Báo cáo thường niên đến hạn trong vòng 12 tháng sau khi kết thúc năm tài chính của tổ chức.

Wisconsin sử dụng các mẫu khác nhau tùy theo tình trạng nộp hồ sơ của tổ chức:

• Form #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, dành cho một số tổ chức nhỏ hơn
• Form #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, dành cho các tổ chức nộp IRS 990, 990-EZ hoặc 990-PF nhưng không đủ điều kiện dùng Form #1943
• Form #308, Charitable Organization Annual Report, dành cho các tổ chức không đủ điều kiện cho hai mẫu còn lại

Không có lệ phí khi nộp báo cáo tài chính thường niên.

Báo cáo thường niên so với gia hạn

Một lỗi tuân thủ thường gặp là coi báo cáo thường niên và gia hạn như thể chúng là cùng một việc.

• Gia hạn đăng ký phải được nộp trực tuyến trước ngày 31 tháng 7 hằng năm
• Báo cáo tài chính thường niên phải được nộp trong vòng 12 tháng sau khi kết thúc năm tài chính
• Báo cáo thường niên không thể nộp trực tuyến

Điều đó có nghĩa là một tổ chức phi lợi nhuận có thể có một hạn chót gắn với năm tài chính và một hạn chót khác gắn với lịch gia hạn của tiểu bang. Bỏ lỡ một trong hai có thể tạo ra các vấn đề tuân thủ không đáng có.

Tên, DBA và các cập nhật khác

Nếu tổ chức của bạn thay đổi nhãn hiệu hoặc tên kinh doanh giả định (doing-business-as), Wisconsin yêu cầu thông báo ít nhất 30 ngày trước khi tên mới được sử dụng. Tiểu bang có thể từ chối một tên nếu tên đó chưa khả dụng hoặc không được chấp nhận.

Bạn cũng nên cập nhật số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ gửi thư thông qua tài khoản trực tuyến mỗi khi các thông tin này thay đổi. Hồ sơ sạch sẽ giúp tránh bỏ lỡ thông báo và các vấn đề gia hạn.

Fundraising counsel và professional fundraisers

Nếu bạn làm việc với một đơn vị gây quỹ có trả phí, Wisconsin xem mối quan hệ đó là một chủ đề tuân thủ riêng.

Professional fundraisers và fundraising counsels sử dụng Form #294 để đăng ký. Tùy theo cách họ xử lý các khoản đóng góp, họ cũng có thể phải duy trì bảo lãnh ký quỹ:

• 20,000 USD đối với fundraising counsel
• 20,000 USD đối với custodial professional fundraisers
• 5,000 USD đối với non-custodial professional fundraisers

Professional fundraisers cũng phải nộp thông báo kêu gọi và hợp đồng cho mỗi tổ chức từ thiện mà họ phục vụ, và tổ chức từ thiện phải xác nhận việc nộp này.

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, bài học thực tiễn rất đơn giản: đừng cho rằng nhà cung cấp dịch vụ đã hoàn tất mọi hồ sơ cần thiết. Hãy phân công một người xem xét các thỏa thuận gây quỹ với bên thứ ba trước khi chiến dịch bắt đầu.

Những sai lầm tuân thủ cần tránh

Những sai sót nộp hồ sơ phổ biến nhất thường là vấn đề vận hành chứ không phải pháp lý:

• Khởi chạy chiến dịch kêu gọi trước khi xác nhận tình trạng đăng ký
• Nhầm lẫn giữa miễn thuế và đăng ký từ thiện tại Wisconsin
• Bỏ lỡ hạn chót gia hạn hàng năm vào tháng 7
• Quên hạn chót riêng của báo cáo tài chính thường niên
• Không cập nhật thông tin liên hệ của tổ chức
• Cho rằng việc đăng ký của professional fundraiser bao gồm cả chính tổ chức từ thiện
• Sử dụng tên hoặc thông điệp gây quỹ có thể gây hiểu lầm cho nhà tài trợ

Những vấn đề này thường dễ phòng tránh bằng một lịch tuân thủ đơn giản và một người phụ trách nội bộ rõ ràng.

Zenind phù hợp như thế nào trong quy trình tuân thủ

Zenind giúp các nhà sáng lập và người vận hành tổ chức phi lợi nhuận xây dựng nền tảng pháp lý và hành chính cho một pháp nhân mới. Đối với các tổ chức có kế hoạch kêu gọi quyên góp tại Wisconsin, nền tảng đó nên bao gồm việc rà soát thành lập pháp nhân, lưu trữ hồ sơ, ngày gia hạn và trách nhiệm nộp hồ sơ.

Một quy trình tuân thủ vững chắc giúp tổ chức dễ dàng duy trì trật tự khi phát triển, đặc biệt khi gây quỹ, báo cáo và đăng ký cấp tiểu bang bắt đầu diễn ra theo nhiều lịch khác nhau.

Kết luận

Đăng ký từ thiện tại Wisconsin không chỉ là một bước thủ tục giấy tờ. Đây là một phần của khung tuân thủ rộng hơn giúp một tổ chức phi lợi nhuận gây quỹ một cách có trách nhiệm và duy trì trạng thái tốt.

Nếu tổ chức của bạn kêu gọi đóng góp tại Wisconsin, hãy xem xét sớm các quy định đăng ký, xác định xem có áp dụng miễn trừ hay không và thiết lập lịch cho báo cáo thường niên và gia hạn. Cách làm đó dễ hơn nhiều so với việc phải xử lý một hồ sơ bị bỏ sót sau này.