Registrazione delle attività di raccolta fondi in Wisconsin: guida pratica alla conformità per le nonprofit

La registrazione delle attività di raccolta fondi in Wisconsin è uno dei primi aspetti di conformità che molte nonprofit incontrano quando iniziano a raccogliere fondi. Se la tua organizzazione intende sollecitare contributi in Wisconsin, potresti dover effettuare la registrazione presso il Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), presentare rapporti annuali e mantenere aggiornati i tuoi registri.

Questa guida spiega le regole in modo semplice, così fondatori di nonprofit, membri del consiglio e team di conformità possono capire quando la registrazione è richiesta, quali esenzioni possono applicarsi e come funzionano i depositi annuali.

Cosa copre la registrazione delle attività di raccolta fondi in Wisconsin

In Wisconsin, un'organizzazione benefica è generalmente qualsiasi persona fisica o giuridica che sollecita contributi nello stato per sostenere una finalità benefica. La registrazione non equivale allo status di esenzione fiscale riconosciuto dall'IRS. Un'organizzazione può essere riconosciuta come nonprofit e tuttavia dover comunque registrarsi in Wisconsin se sollecita contributi secondo le regole statali.

Lo stato tratta inoltre separatamente gli intermediari di raccolta fondi. Se assumi un fundraiser professionale o un fundraising counsel, tali fornitori di servizi possono avere propri requisiti di registrazione e garanzia.

Quando è richiesta la registrazione

Secondo le indicazioni del Wisconsin DFI, un'organizzazione benefica deve registrarsi se:

• Sollecita in Wisconsin e ha dipendenti retribuiti, oppure
• Sollecita in Wisconsin e riceve 25.000 dollari o più in contributi durante un esercizio fiscale.

Anche un'organizzazione fuori dallo stato è soggetta alla registrazione se sollecita in Wisconsin o se contributi vengono sollecitati in Wisconsin per suo conto.

Un modo pratico per interpretare la regola è questo: se la tua organizzazione chiede attivamente donazioni a residenti o imprese del Wisconsin, dovresti verificare se la registrazione si applica prima di iniziare la raccolta fondi.

Cosa conta come contributo

Il Wisconsin definisce il contributo in senso ampio come una sovvenzione o una promessa di denaro, credito, beni o altro bene di valore, con alcune esclusioni.

Esempi che non sono considerati contributi includono:

• Entrate da bingo o lotterie benefiche
• Sovvenzioni governative
• Quote, canoni o contributi associativi effettivamente versati dai membri, a meno che l'iscrizione stessa non sia ottenuta come corrispettivo per una risposta a una donazione

Questa distinzione è importante perché molte organizzazioni confondono i ricavi da raccolta fondi con i contributi di beneficenza. La classificazione incide sul raggiungimento delle soglie di registrazione e sui rapporti da presentare.

Cosa conta come sollecitazione

Una sollecitazione è qualcosa di più di una semplice lettera di raccolta fondi. Il Wisconsin considera molte comunicazioni di raccolta fondi come sollecitazioni, tra cui:

• Richieste verbali di donazione
• Richieste scritte di donazione
• Annunci rivolti ai media
• Pubblicità che chiedono sostegno finanziario
• Materiali che usano il nome di un'organizzazione come motivo per acquistare qualcosa
• Promozioni che affermano che tutti o parte dei proventi andranno a beneficio di un ente benefico

Se la tua campagna include invii postali, email di sollecito, eventi, post sui social media o promozioni di cause marketing, rivedi attentamente il messaggio prima del lancio.

Esenzioni comuni

Il Wisconsin riconosce diverse esenzioni dalla registrazione delle attività di raccolta fondi. Tra le più comuni vi sono le organizzazioni che:

• Non sollecitano contributi in Wisconsin
• Sono enti religiosi esenti dalla presentazione del modulo IRS 990
• Sono determinati organismi politici o candidati coperti dalle regole di rendicontazione elettorale
• Prevedono di raccogliere o ricevere non più di 25.000 dollari in un esercizio fiscale e non hanno dipendenti retribuiti
• Sollecitano contributi esclusivamente dai propri membri, nel caso di alcune organizzazioni fraterne, civiche, benevole, patriottiche o sociali
• Sono organizzazioni di veterani qualificate, istituzioni educative con sollecitazioni limitate, agenzie statali, enti locali, scuole private o determinate società del Congresso

Le esenzioni dipendono dai fatti specifici. Se la tua organizzazione è vicina alla soglia di deposito o utilizza fundraiser terzi, è più sicuro verificare il proprio status anziché presumere che un'esenzione si applichi.

Come registrarsi in Wisconsin

Il DFI utilizza il modulo #296, Charitable Organization Registration Application, per rilasciare un numero di credenziale alle organizzazioni che desiderano sollecitare contributi in Wisconsin o farli sollecitare per loro conto.

Una volta registrate, le organizzazioni possono usare i servizi online del DFI per:

• Cercare i soggetti registrati
• Verificare lo stato della domanda
• Aggiornare le informazioni di contatto
• Rinnovare la registrazione
• Recuperare PIN e numeri di credenziale
• Scaricare e stampare la documentazione

Per i team di conformità, il punto operativo chiave è assegnare in anticipo la responsabilità interna per registrazione, rinnovo e rendicontazione annuale prima che la prima campagna venga lanciata.

Requisiti del rapporto annuale

Ogni organizzazione benefica registrata in Wisconsin deve presentare un rapporto finanziario annuale. Lo scopo del rapporto è offrire al pubblico un quadro chiaro delle attività benefiche e non benefiche dell'organizzazione.

Il rapporto annuale deve essere presentato entro 12 mesi dalla fine dell'esercizio fiscale dell'organizzazione.

Il Wisconsin utilizza moduli diversi a seconda dello status di deposito dell'organizzazione:

• Modulo #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, per alcune organizzazioni di dimensioni più ridotte
• Modulo #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, per le organizzazioni che presentano un IRS 990, 990-EZ o 990-PF e che non qualificano per il modulo #1943
• Modulo #308, Charitable Organization Annual Report, per le organizzazioni che non qualificano per gli altri due moduli

Non è prevista alcuna tassa per il deposito del rapporto finanziario annuale.

Rapporto annuale vs. rinnovo

Un errore comune di conformità è trattare il rapporto annuale e il rinnovo come se fossero la stessa attività. Sono obblighi separati.

• Il rinnovo della registrazione deve essere presentato online entro il 31 luglio di ogni anno
• Il rapporto finanziario annuale deve essere presentato entro 12 mesi dalla chiusura dell'esercizio fiscale
• Il rapporto annuale non può essere presentato online

Questo significa che una nonprofit può avere una scadenza legata al proprio esercizio fiscale e una scadenza separata legata al calendario di rinnovo dello stato. Mancarne una può creare problemi di conformità facilmente evitabili.

Nomi, DBA e altri aggiornamenti

Se la tua organizzazione cambia il proprio marchio registrato o il nome DBA, il Wisconsin richiede una comunicazione con almeno 30 giorni di anticipo prima dell'uso del nuovo nome. Lo stato può rifiutare un nome se non è disponibile o non è accettabile.

Dovresti inoltre aggiornare numeri di telefono, indirizzi email e indirizzi postali tramite l'account online ogni volta che questi dati cambiano. Registri puliti aiutano a evitare comunicazioni mancate e problemi di rinnovo.

Fundraising counsel e fundraiser professionali

Se lavori con un fundraiser retribuito, il Wisconsin considera tale rapporto come un tema di conformità separato.

I fundraising counsel e i fundraiser professionali utilizzano il modulo #294 per la registrazione. A seconda di come gestiscono i contributi, potrebbe essere necessario anche mantenere una fideiussione:

• 20.000 dollari per fundraising counsel
• 20.000 dollari per custodial professional fundraiser
• 5.000 dollari per non-custodial professional fundraiser

I fundraiser professionali devono inoltre presentare un avviso di sollecitazione e un contratto per ogni organizzazione benefica che assistono, e la charity deve confermare il deposito.

Per le nonprofit, la lezione pratica è semplice: non dare per scontato che il fornitore abbia gestito ogni adempimento. Assegna una persona responsabile per esaminare gli accordi di raccolta fondi con terze parti prima del lancio di una campagna.

Errori di conformità da evitare

Gli errori di deposito più comuni sono di solito operativi, non legali:

• Avviare una campagna di sollecitazione prima di verificare lo status di registrazione
• Confondere l'esenzione fiscale con la registrazione delle attività di raccolta fondi in Wisconsin
• Mancare la scadenza del rinnovo annuale a luglio
• Dimenticare la scadenza separata del rapporto finanziario annuale
• Non aggiornare le informazioni di contatto dell'organizzazione
• Presumere che la registrazione di un fundraiser professionale copra anche la charity
• Usare un nome o un messaggio di raccolta fondi che possa indurre in errore i donatori

Questi problemi sono spesso facili da prevenire con un semplice calendario di conformità e un responsabile interno designato.

Come Zenind si inserisce nel flusso di conformità

Zenind aiuta i fondatori e gli operatori di nonprofit a costruire la base legale e amministrativa di una nuova entità. Per le organizzazioni che intendono sollecitare donazioni in Wisconsin, quella base dovrebbe includere la revisione della costituzione dell'entità, della tenuta dei registri, delle date di rinnovo e delle responsabilità di deposito.

Un processo di conformità solido rende più facile restare organizzati mentre l'organizzazione cresce, soprattutto quando raccolta fondi, rendicontazione e registrazioni statali iniziano a seguire scadenze diverse.

Conclusione

La registrazione delle attività di raccolta fondi in Wisconsin non è solo un adempimento burocratico. Fa parte del più ampio quadro di conformità che consente a una nonprofit di raccogliere fondi in modo responsabile e rimanere in regola.

Se la tua organizzazione sollecita contributi in Wisconsin, esamina presto le regole di registrazione, determina se si applica un'esenzione e imposta un calendario per i rapporti annuali e i rinnovi. Questo approccio è molto più semplice che cercare di correggere un deposito mancato in un secondo momento.