Rejestracja działalności charytatywnej w Wisconsin: praktyczny przewodnik po zgodności dla organizacji non-profit

Rejestracja działalności charytatywnej w Wisconsin to jeden z pierwszych obowiązków zgodności, z jakimi spotyka się wiele organizacji non-profit po rozpoczęciu zbiórek. Jeśli Twoja organizacja planuje pozyskiwać darowizny w Wisconsin, może być konieczna rejestracja w Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), składanie corocznych sprawozdań oraz bieżące aktualizowanie dokumentacji.

Ten przewodnik wyjaśnia zasady prostym językiem, aby założyciele organizacji non-profit, członkowie zarządu i zespoły ds. zgodności mogli zrozumieć, kiedy rejestracja jest wymagana, jakie zwolnienia mogą mieć zastosowanie oraz jak działają coroczne obowiązki sprawozdawcze.

Co obejmuje rejestracja działalności charytatywnej w Wisconsin

W Wisconsin organizacją charytatywną jest zasadniczo każda osoba lub podmiot, który pozyskuje darowizny w stanie na cele charytatywne. Rejestracja nie jest tym samym co status organizacji zwolnionej z podatku federalnego nadawany przez IRS. Organizacja może być uznana za non-profit, a mimo to nadal musi zarejestrować się w Wisconsin, jeśli prowadzi zbiórkę zgodnie z zasadami stanowymi.

Stan odrębnie traktuje także pośredników w pozyskiwaniu funduszy. Jeśli korzystasz z usług profesjonalnego fundraisera lub doradcy ds. fundraisingu, ci usługodawcy mogą podlegać własnym wymogom rejestracyjnym i gwarancyjnym.

Kiedy rejestracja jest wymagana

Zgodnie z wytycznymi Wisconsin DFI organizacja charytatywna musi się zarejestrować, jeśli:

• prowadzi zbiórkę w Wisconsin i zatrudnia pracowników z wynagrodzeniem, albo
• prowadzi zbiórkę w Wisconsin i otrzymuje 25 000 USD lub więcej w darowiznach w roku fiskalnym.

Organizacja spoza stanu również podlega rejestracji, jeśli prowadzi zbiórkę w Wisconsin lub jeśli darowizny są pozyskiwane w Wisconsin w jej imieniu.

Praktyczny sposób interpretacji tej zasady jest prosty: jeśli Twoja organizacja aktywnie prosi mieszkańców Wisconsin lub firmy z tego stanu o darowizny, warto sprawdzić, czy rejestracja jest wymagana, zanim rozpoczniesz zbiórkę.

Co jest uznawane za darowiznę

Prawo Wisconsin szeroko definiuje darowiznę jako grant lub obietnicę przekazania pieniędzy, kredytu, mienia lub innej rzeczy o wartości, z pewnymi wyłączeniami.

Przykłady świadczeń, które nie są traktowane jako darowizny, obejmują:

• wpływy z bingo lub loterii fantowej,
• granty rządowe,
• rzeczywiste składki, opłaty lub należności płacone przez członków, chyba że samo członkostwo zostało uzyskane jako ekwiwalent za odpowiedź na prośbę o darowiznę.

To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ wiele organizacji myli przychody ze zbiórek z darowiznami charytatywnymi. Klasyfikacja wpływa na to, czy osiągnięto progi rejestracyjne oraz które sprawozdania trzeba złożyć.

Co jest uznawane za zbiórkę

Zbiórka to coś więcej niż bezpośredni list z prośbą o wsparcie. Wisconsin uznaje wiele komunikatów fundraisingowych za zbiórki, w tym:

• ustne prośby o darowizny,
• pisemne prośby o darowizny,
• ogłoszenia dla mediów,
• reklamy proszące o wsparcie finansowe,
• materiały wykorzystujące nazwę organizacji jako powód zakupu towaru lub usługi,
• promocje, w których wskazano, że całość lub część wpływów wesprze organizację charytatywną.

Jeśli Twoja kampania obejmuje wysyłki pocztowe, wiadomości e-mail, wydarzenia, posty w mediach społecznościowych lub promocje cause marketing, dokładnie przejrzyj treść przed uruchomieniem.

Najczęstsze zwolnienia

Wisconsin przewiduje kilka zwolnień z rejestracji działalności charytatywnej. Do najczęstszych należą organizacje, które:

• nie prowadzą zbiórek w Wisconsin,
• są podmiotami religijnymi zwolnionymi ze składania federalnego formularza IRS 990,
• są niektórymi organizacjami politycznymi lub kandydatami objętymi zasadami sprawozdawczości wyborczej,
• spodziewają się zebrać lub otrzymać nie więcej niż 25 000 USD w roku fiskalnym i nie mają pracowników z wynagrodzeniem,
• prowadzą zbiórki wyłącznie wśród członków, w przypadku niektórych organizacji braterskich, obywatelskich, dobroczynnych, patriotycznych lub społecznych,
• są kwalifikującymi się organizacjami weteranów, instytucjami edukacyjnymi o ograniczonym zakresie zbiórek, agencjami stanowymi, jednostkami samorządu lokalnego, szkołami prywatnymi lub niektórymi korporacjami kongresowymi.

Zwolnienia zależą od stanu faktycznego. Jeśli Twoja organizacja zbliża się do progu raportowania lub korzysta z zewnętrznych fundraiserów, bezpieczniej jest potwierdzić status niż zakładać, że zwolnienie ma zastosowanie.

Jak zarejestrować się w Wisconsin

DFI używa formularza #296, Charitable Organization Registration Application, aby nadać numer poświadczenia organizacjom, które chcą prowadzić zbiórki w Wisconsin lub mieć darowizny pozyskiwane w ich imieniu.

Po rejestracji organizacje mogą korzystać z usług online DFI, aby:

• wyszukiwać zarejestrowane podmioty,
• sprawdzać status wniosku,
• aktualizować dane kontaktowe,
• odnawiać rejestrację,
• odzyskiwać PIN-y i numery poświadczeń,
• pobierać i drukować dokumentację.

Dla zespołów ds. zgodności kluczowe jest wyznaczenie odpowiedzialności wewnętrznej za rejestrację, odnowienie i coroczną sprawozdawczość jeszcze przed uruchomieniem pierwszej kampanii.

Wymogi dotyczące rocznych sprawozdań

Każda organizacja charytatywna zarejestrowana w Wisconsin musi składać coroczne sprawozdanie finansowe. Celem sprawozdania jest przedstawienie opinii publicznej jasnego obrazu działalności charytatywnej i niecharytatywnej organizacji.

Roczne sprawozdanie należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od zakończenia roku fiskalnego organizacji.

Wisconsin stosuje różne formularze w zależności od statusu sprawozdawczego organizacji:

• Formularz #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, dla niektórych mniejszych organizacji,
• Formularz #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, dla organizacji składających IRS 990, 990-EZ lub 990-PF, które nie kwalifikują się do Formularza #1943,
• Formularz #308, Charitable Organization Annual Report, dla organizacji, które nie kwalifikują się do pozostałych dwóch formularzy.

Złożenie rocznego sprawozdania finansowego jest bezpłatne.

Roczne sprawozdanie a odnowienie

Powszechnym błędem zgodności jest traktowanie rocznego sprawozdania i odnowienia tak, jakby były tym samym obowiązkiem. To są dwa odrębne wymagania.

• Odnowienie rejestracji należy złożyć online przed 31 lipca każdego roku
• Roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od końca roku fiskalnego
• Rocznego sprawozdania nie można złożyć online

Oznacza to, że organizacja non-profit może mieć jeden termin związany z rokiem fiskalnym i osobny termin wynikający z kalendarza odnowień w stanie. Pominięcie któregokolwiek z nich może prowadzić do uniknionych problemów z zgodnością.

Zmiana nazwy, DBA i inne aktualizacje

Jeśli organizacja zmienia znak towarowy lub nazwę używaną w działalności, Wisconsin wymaga powiadomienia co najmniej 30 dni przed użyciem nowej nazwy. Stan może odrzucić nazwę, jeśli jest niedostępna lub nieakceptowalna.

Należy również aktualizować numery telefonów, adresy e-mail i adresy korespondencyjne w koncie online za każdym razem, gdy te dane ulegną zmianie. Aktualna dokumentacja pomaga uniknąć pominięcia powiadomień i problemów z odnowieniem.

Doradcy ds. fundraisingu i profesjonalni fundraiserzy

Jeśli współpracujesz z płatnym fundraiserem, Wisconsin traktuje tę relację jako odrębny temat zgodności.

Profesjonalni fundraiserzy i doradcy ds. fundraisingu korzystają z Formularza #294 do rejestracji. W zależności od sposobu obsługi darowizn mogą również być zobowiązani do utrzymania poręczenia:

• 20 000 USD dla doradcy ds. fundraisingu,
• 20 000 USD dla custodian professional fundraiser,
• 5 000 USD dla non-custodial professional fundraiser.

Profesjonalni fundraiserzy muszą również składać zawiadomienie o zbiórce i umowę dla każdej obsługiwanej organizacji charytatywnej, a organizacja charytatywna musi potwierdzić złożenie dokumentów.

Dla organizacji non-profit praktyczna lekcja jest prosta: nie zakładaj, że Twój dostawca załatwił wszystkie wymagane zgłoszenia. Wyznacz jedną osobę do przeglądu umów z zewnętrznymi fundraiserami przed uruchomieniem kampanii.

Błędy zgodności, których warto unikać

Najczęstsze błędy w składaniu dokumentów mają zwykle charakter operacyjny, a nie prawny:

• uruchamianie kampanii zbiórkowej przed potwierdzeniem statusu rejestracji,
• mylenie zwolnienia podatkowego z rejestracją działalności charytatywnej w Wisconsin,
• pomijanie lipcowego terminu odnowienia,
• zapominanie o odrębnym terminie rocznego sprawozdania finansowego,
• brak aktualizacji danych kontaktowych organizacji,
• założenie, że rejestracja profesjonalnego fundraisera obejmuje również samą organizację charytatywną,
• używanie nazwy lub przekazu fundraisingowego, który może wprowadzać darczyńców w błąd.

Te problemy często można łatwo ograniczyć dzięki prostemu kalendarzowi zgodności i wyznaczeniu wewnętrznej osoby odpowiedzialnej.

Jak Zenind wpisuje się w proces zgodności

Zenind pomaga założycielom i operatorom organizacji non-profit zbudować prawne i administracyjne podstawy nowego podmiotu. W przypadku organizacji planujących pozyskiwanie darowizn w Wisconsin te podstawy powinny obejmować przegląd struktury podmiotu, prowadzenia dokumentacji, terminów odnowień i obowiązków sprawozdawczych.

Silny proces zgodności ułatwia utrzymanie porządku wraz z rozwojem organizacji, zwłaszcza gdy fundraising, raportowanie i rejestracje stanowe zaczynają działać według różnych harmonogramów.

Najważniejsza informacja

Rejestracja działalności charytatywnej w Wisconsin to nie tylko formalność administracyjna. To część szerszego systemu zgodności, który pozwala organizacji non-profit prowadzić zbiórki odpowiedzialnie i utrzymywać dobrą reputację prawną.

Jeśli Twoja organizacja pozyskuje darowizny w Wisconsin, wcześnie przeanalizuj zasady rejestracji, sprawdź, czy ma zastosowanie zwolnienie, i ustal kalendarz dla rocznych sprawozdań oraz odnowień. Takie podejście jest znacznie prostsze niż próba naprawiania brakującego zgłoszenia po fakcie.