Registrácia charitatívnych organizácií vo Wisconsine: Praktický sprievodca súladom pre neziskové organizácie

Registrácia charitatívnych organizácií vo Wisconsine patrí medzi prvé otázky súladu, s ktorými sa mnohé neziskové organizácie stretnú hneď po začatí fundraisingu. Ak vaša organizácia plánuje získavať príspevky vo Wisconsine, možno sa budete musieť zaregistrovať na Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), podávať ročné výkazy a priebežne udržiavať svoje záznamy aktuálne.

Tento sprievodca vysvetľuje pravidlá jednoducho a zrozumiteľne, aby zakladatelia neziskových organizácií, členovia predstavenstva a tímy zodpovedné za súlad vedeli, kedy je registrácia povinná, ktoré výnimky sa môžu uplatniť a ako fungujú ročné podania.

Na čo sa vzťahuje registrácia charitatívnych organizácií vo Wisconsine

Vo Wisconsine je charitatívna organizácia vo všeobecnosti akákoľvek osoba alebo subjekt, ktorý získava príspevky v štáte na podporu charitatívneho účelu. Registrácia nie je to isté ako štatút oslobodenia od dane podľa IRS. Organizácia môže byť uznaná ako nezisková, a pritom sa stále musieť zaregistrovať vo Wisconsine, ak získava príspevky podľa štátnych pravidiel.

Štát zároveň osobitne upravuje sprostredkovateľov fundraisingu. Ak si najmete profesionálneho fundraisera alebo fundraisingového poradcu, títo poskytovatelia môžu mať vlastné registračné a záručné požiadavky.

Kedy je registrácia povinná

Podľa usmernení Wisconsin DFI sa charitatívna organizácia musí zaregistrovať, ak:

• získava príspevky vo Wisconsine a má platených zamestnancov, alebo
• získava príspevky vo Wisconsine a počas fiškálneho roka prijme príspevky vo výške 25 000 USD alebo viac.

Na registráciu sa vzťahuje aj organizácia mimo štátu, ak získava príspevky vo Wisconsine alebo ak sa vo Wisconsine získavajú príspevky v jej mene.

Prakticky sa to dá zhrnúť takto: ak vaša organizácia aktívne oslovuje obyvateľov alebo firmy vo Wisconsine so žiadosťou o dary, mali by ste si pred začiatkom fundraisingu overiť, či sa registrácia vzťahuje aj na vás.

Čo sa považuje za príspevok

Wisconsin definuje príspevok široko ako grant alebo prísľub peňazí, úveru, majetku alebo inej hodnotnej veci, s určitými výnimkami.

Medzi príklady, ktoré sa nepovažujú za príspevky, patria:

• príjmy z bingo alebo tomboly
• štátne granty
• riadne členské príspevky, poplatky alebo odvody platené členmi, pokiaľ členstvo samotné nebolo získané ako protihodnota za reakciu na dar

Toto rozlíšenie je dôležité, pretože mnohé organizácie si mýlia príjmy z fundraisingu s charitatívnymi príspevkami. Klasifikácia ovplyvňuje, či boli dosiahnuté prahové hodnoty registrácie a ktoré výkazy treba podať.

Čo sa považuje za získavanie príspevkov

Získavanie príspevkov je viac než len priamy list na zbierku. Wisconsin považuje za získavanie príspevkov aj mnohé ďalšie fundraisingové komunikácie, napríklad:

• ústne výzvy na darovanie
• písomné výzvy na darovanie
• oznámenia pre médiá
• reklamy, ktoré žiadajú finančnú podporu
• materiály, ktoré používajú názov organizácie ako dôvod na kúpu produktu
• kampane, pri ktorých sa uvádza, že celý výťažok alebo jeho časť bude venovaná charite

Ak vaša kampaň zahŕňa poštové zásielky, e-mailové výzvy, podujatia, príspevky na sociálnych sieťach alebo cause-marketingové kampane, pred spustením si starostlivo skontrolujte komunikáciu.

Bežné výnimky

Wisconsin uznáva viacero výnimiek z registrácie charitatívnych organizácií. Medzi častejšie patria organizácie, ktoré:

• nezískavajú príspevky vo Wisconsine
• sú náboženské subjekty oslobodené od podávania federálneho formulára IRS 990
• sú určité politické organizácie alebo kandidáti, na ktorých sa vzťahujú pravidlá volebného výkazníctva
• očakávajú, že počas fiškálneho roka získajú alebo prijmú najviac 25 000 USD a nemajú platených zamestnancov
• získavajú príspevky výlučne od členov, v prípade niektorých bratských, občianskych, dobročinných, vlasteneckých alebo spoločenských organizácií
• sú oprávnené veteránske organizácie, vzdelávacie inštitúcie s obmedzeným rozsahom získavania príspevkov, štátne úrady, miestne samosprávne jednotky, súkromné školy alebo určité kongresové korporácie

Výnimky závisia od konkrétnych okolností. Ak sa vaša organizácia blíži k registračnému prahu alebo využíva externých fundraisrov, je bezpečnejšie overiť si svoj status, než predpokladať, že výnimka platí.

Ako sa zaregistrovať vo Wisconsine

DFI používa formulár č. 296, Charitable Organization Registration Application, na pridelenie registračného čísla organizáciám, ktoré chcú získavať príspevky vo Wisconsine alebo chcú, aby boli príspevky získavané v ich mene.

Po registrácii môžu organizácie využívať online služby DFI na:

• vyhľadávanie registrovaných subjektov
• kontrolu stavu žiadosti
• aktualizáciu kontaktných údajov
• obnovu registrácie
• získanie PIN kódov a registračných čísel
• stiahnutie a vytlačenie dokumentácie

Pre tímy zodpovedné za súlad je kľúčové, aby pred spustením prvej kampane určili vnútornú zodpovednosť za registráciu, obnovu a ročné výkazy.

Požiadavky na ročné výkazy

Každá charitatívna organizácia registrovaná vo Wisconsine musí podať ročný finančný výkaz. Účelom výkazu je poskytnúť verejnosti jasný obraz o charitatívnej a necharitatívnej činnosti organizácie.

Ročný výkaz je splatný do 12 mesiacov po skončení fiškálneho roka organizácie.

Wisconsin používa rôzne formuláre podľa podacieho statusu organizácie:

• formulár č. 1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, pre niektoré menšie organizácie
• formulár č. 1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, pre organizácie podávajúce IRS 990, 990-EZ alebo 990-PF, ktoré nespĺňajú podmienky pre formulár č. 1943
• formulár č. 308, Charitable Organization Annual Report, pre organizácie, ktoré nespĺňajú podmienky na podanie predchádzajúcich dvoch formulárov

Za podanie ročného finančného výkazu sa neplatí poplatok.

Ročný výkaz verzus obnova registrácie

Bežnou chybou v súlade je považovať ročný výkaz a obnovu registrácie za tú istú povinnosť. Ide o samostatné záväzky.

• Obnova registrácie sa musí podať online pred 31. júlom každého roka
• Ročný finančný výkaz sa musí podať do 12 mesiacov po konci fiškálneho roka
• Ročný výkaz nie je možné podať online

To znamená, že nezisková organizácia môže mať jeden termín viazaný na koniec fiškálneho roka a iný termín viazaný na kalendár obnovy štátu. Zmeškanie ktoréhokoľvek z nich môže spôsobiť zbytočné problémy v súlade.

Názvy, DBA a ďalšie zmeny

Ak vaša organizácia zmení ochrannú známku alebo obchodné meno (DBA), Wisconsin vyžaduje oznámenie najmenej 30 dní pred použitím nového názvu. Štát môže názov zamietnuť, ak nie je dostupný alebo je neprijateľný.

Aktualizovať by ste mali aj telefónne čísla, e-mailové adresy a poštové adresy prostredníctvom online účtu vždy, keď sa tieto údaje zmenia. Presné záznamy pomáhajú predchádzať zmeškaným oznámeniam a problémom pri obnove.

Fundraisingový poradca a profesionálni fundraiseri

Ak pracujete s plateným fundraiserom, Wisconsin to považuje za samostatnú oblasť súladu.

Profesionálni fundraiseri a fundraisingoví poradcovia používajú na registráciu formulár č. 294. V závislosti od toho, ako nakladajú s príspevkami, môžu byť povinní mať aj záručnú väzbu:

• 20 000 USD pre fundraisingového poradcu
• 20 000 USD pre custodial professional fundraisers
• 5 000 USD pre non-custodial professional fundraisers

Profesionálni fundraiseri musia tiež podať oznámenie o získavaní príspevkov a zmluvu pre každú charitatívnu organizáciu, ktorú zastupujú, a charita musí podanie potvrdiť.

Pre neziskové organizácie je praktické poučenie jednoduché: nepredpokladajte, že váš dodávateľ vybavil všetky podania. Pred spustením kampane poverte jednu osobu, aby skontrolovala zmluvy s tretími stranami zapojenými do fundraisingu.

Chyby v súlade, ktorým sa treba vyhnúť

Najčastejšie chyby pri podávaní sú zvyčajne prevádzkové, nie právne:

• spustenie kampane na získavanie príspevkov pred overením registračného statusu
• zámena oslobodenia od dane za registráciu charitatívnej organizácie vo Wisconsine
• zmeškanie termínu ročnej obnovy v júli
• zabudnutie na samostatný termín ročného finančného výkazu
• neaktualizovanie kontaktných údajov organizácie
• predpoklad, že registrácia profesionálneho fundraisera pokrýva aj samotnú charitu
• používanie názvu alebo fundraisingového odkazu, ktorý môže darcov uviesť do omylu

Týmto problémom sa dá často predísť jednoduchým kalendárom súladu a určením zodpovednej osoby vo vnútri organizácie.

Ako Zenind zapadá do procesu súladu

Zenind pomáha zakladateľom a prevádzkovateľom neziskových organizácií budovať právny a administratívny základ nového subjektu. Pre organizácie, ktoré plánujú získavať dary vo Wisconsine, by tento základ mal zahŕňať aj kontrolu založenia subjektu, vedenie záznamov, termíny obnovy a povinnosti pri podávaní dokumentov.

Silný proces súladu uľahčuje udržiavanie poriadku pri raste organizácie, najmä keď fundraising, výkazníctvo a štátne registrácie začnú fungovať podľa rôznych časových plánov.

Záverečné zhrnutie

Registrácia charitatívnych organizácií vo Wisconsine nie je len administratívna formalita. Je súčasťou širšieho rámca súladu, ktorý umožňuje neziskovej organizácii zodpovedne získavať finančné prostriedky a zostať v dobrom stave.

Ak vaša organizácia získava príspevky vo Wisconsine, včas si overte pravidlá registrácie, zistite, či sa na vás vzťahuje výnimka, a nastavte si kalendár pre ročné výkazy a obnovy. Tento prístup je oveľa jednoduchší než riešiť zmeškané podanie až spätne.