Wisconsin jótékonysági regisztráció: gyakorlati megfelelőségi útmutató nonprofit szervezeteknek

A wisconsini jótékonysági regisztráció az egyik első megfelelőségi kérdés, amellyel sok nonprofit szervezet találkozik, amikor adománygyűjtésbe kezd. Ha a szervezet adományokat kíván gyűjteni Wisconsinban, szükség lehet a Wisconsin Department of Financial Institutionsnál (DFI) történő regisztrációra, éves jelentések benyújtására és a nyilvántartások naprakészen tartására.

Ez az útmutató közérthetően bontja le a szabályokat, hogy a nonprofit alapítók, igazgatósági tagok és megfelelőségi csapatok megértsék, mikor kötelező a regisztráció, mely mentességek alkalmazhatók, és hogyan működnek az éves benyújtások.

Mit fed le a wisconsini jótékonysági regisztráció

Wisconsinban jótékonysági szervezetnek általában minden olyan magánszemély vagy jogi személy minősül, amely a state-ben jótékonysági cél támogatására kér felajánlásokat. A regisztráció nem azonos az IRS adómentes státuszával. Egy szervezet lehet elismert nonprofit, mégis szüksége lehet wisconsini regisztrációra, ha az állami szabályok szerint adományokat gyűjt.

Az állam külön kezeli az adománygyűjtési közvetítőket is. Ha professzionális adománygyűjtőt vagy adománygyűjtési tanácsadót bíz meg, ezeknek a szolgáltatóknak saját regisztrációs és biztosítéki kötelezettségeik lehetnek.

Mikor kötelező a regisztráció

A Wisconsin DFI iránymutatása szerint egy jótékonysági szervezetnek regisztrálnia kell, ha:

• Wisconsinban adományokat gyűjt, és fizetett alkalmazottai vannak, vagy
• Wisconsinban adományokat gyűjt, és egy pénzügyi évben 25 000 USD vagy annál több hozzájárulást kap.

A Wisconsinon kívüli szervezet akkor is regisztrációköteles lehet, ha Wisconsinban adományokat gyűjt, vagy ha Wisconsinban az ő nevében gyűjtenek hozzájárulásokat.

A szabály gyakorlati megközelítése egyszerű: ha a szervezet aktívan wisconsini lakosokat vagy vállalkozásokat kér adományozásra, érdemes még az adománygyűjtés megkezdése előtt ellenőrizni, hogy a regisztráció kötelező-e.

Mi számít hozzájárulásnak

Wisconsin szélesen határozza meg a hozzájárulás fogalmát: általában pénz, hitel, vagyontárgy vagy más értékkel bíró dolog adományozását vagy ígéretét jelenti, bizonyos kivételekkel.

Példák olyan tételekre, amelyeket nem kezelnek hozzájárulásként:

• bingó- vagy tombolabevétel
• állami támogatások
• a tagok által fizetett valódi tagsági díjak, belépési díjak vagy tagdíjak, kivéve ha a tagságot maga az adományra adott ellenértékként szerzik meg

Ez a megkülönböztetés fontos, mert sok szervezet összekeveri az adománygyűjtési bevételt a jótékonysági hozzájárulással. A besorolás befolyásolja, hogy elérték-e a regisztrációs küszöböt, és mely jelentéseket kell benyújtani.

Mi számít felkérésnek

A felkérés több mint egy közvetlen adománykérő levél. Wisconsin sokféle adománygyűjtési kommunikációt felkérésnek tekint, többek között:

• szóbeli adománykéréseket
• írásbeli adománykéréseket
• sajtóközleményeket
• olyan hirdetéseket, amelyek pénzügyi támogatást kérnek
• olyan anyagokat, amelyek a szervezet nevét vásárlási érvként használják
• olyan promóciókat, amelyek szerint a bevétel egészben vagy részben egy jótékonysági szervezetet támogat

Ha a kampány leveleket, e-mailes megkereséseket, eseményeket, közösségimédia-bejegyzéseket vagy ügyhöz kapcsolódó marketingpromóciókat tartalmaz, a megjelenés előtt alaposan ellenőrizze az üzenetet.

Gyakori mentességek

Wisconsin több mentességet is elismer a jótékonysági regisztráció alól. A gyakoribbak közé tartoznak azok a szervezetek, amelyek:

• nem gyűjtenek hozzájárulásokat Wisconsinban
• vallási szervezetek, amelyek mentesülnek a szövetségi IRS 990-es nyomtatvány benyújtása alól
• bizonyos politikai szervezetek vagy jelöltek, akikre a választási beszámolási szabályok vonatkoznak
• várhatóan legfeljebb 25 000 USD-t gyűjtenek vagy kapnak egy pénzügyi évben, és nincs fizetett alkalmazottjuk
• kizárólag tagoktól gyűjtenek hozzájárulásokat bizonyos testvériségi, polgári, jótékonysági, hazafias vagy társadalmi szervezetek esetében
• jogosult veterán szervezetek, oktatási intézmények korlátozott körű adománygyűjtéssel, állami szervek, helyi önkormányzati egységek, magániskolák vagy bizonyos kongresszusi társaságok

A mentességek tényfüggők. Ha a szervezet közel van a benyújtási küszöbhöz, vagy külső adománygyűjtőket használ, biztonságosabb ellenőrizni a státuszt, mint feltételezni, hogy a mentesség automatikusan alkalmazható.

Hogyan történik a wisconsini regisztráció

A DFI a #296-os űrlapot, a Charitable Organization Registration Applicationt használja annak a hitelesítési számnak a kiadására, amely azoknak a szervezeteknek jár, amelyek adományokat kívánnak gyűjteni Wisconsinban, vagy amelyek nevében adományokat gyűjtenek.

A regisztráció után a szervezetek a DFI online szolgáltatásait használhatják a következőkre:

• regisztrált szervezetek keresése
• kérelem állapotának ellenőrzése
• kapcsolattartási adatok frissítése
• regisztráció megújítása
• PIN-kódok és hitelesítési számok lekérése
• dokumentáció letöltése és nyomtatása

A megfelelőségi csapatok számára a legfontosabb operatív lépés az, hogy a regisztráció, a megújítás és az éves jelentés belső felelőse már az első kampány előtt kijelölésre kerüljön.

Az éves jelentési kötelezettség

Wisconsinban minden regisztrált jótékonysági szervezetnek éves pénzügyi jelentést kell benyújtania. A jelentés célja, hogy a nyilvánosság számára egyértelmű képet adjon a szervezet jótékonysági és nem jótékonysági tevékenységéről.

Az éves jelentés a pénzügyi év végét követő 12 hónapon belül esedékes.

Wisconsin különböző űrlapokat használ a szervezet benyújtási helyzete alapján:

• #1943-as űrlap, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, bizonyos kisebb szervezetek számára
• #1952-es űrlap, Wisconsin Supplement to Financial Report, azoknak a szervezeteknek, amelyek IRS 990, 990-EZ vagy 990-PF nyomtatványt nyújtanak be, de nem jogosultak a #1943-as űrlapra
• #308-as űrlap, Charitable Organization Annual Report, azoknak a szervezeteknek, amelyek nem jogosultak az előző két űrlap egyikére sem

Az éves pénzügyi jelentés benyújtása díjmentes.

Éves jelentés és megújítás

Gyakori megfelelőségi hiba, hogy az éves jelentést és a megújítást ugyanazon feladatnak tekintik. Ezek külön kötelezettségek.

• a regisztráció megújítását minden évben július 31. előtt online kell benyújtani
• az éves pénzügyi jelentést a pénzügyi év végét követő 12 hónapon belül kell benyújtani
• az éves jelentést nem lehet online benyújtani

Ez azt jelenti, hogy egy nonprofit szervezetnek lehet egy határideje, amely a pénzügyi évhez kötődik, és egy másik, az állami megújítási naptárhoz kapcsolódó határideje. Bármelyik elmulasztása elkerülhető megfelelőségi problémákat okozhat.

Nevek, DBA-k és egyéb frissítések

Ha a szervezet védjegyet vagy üzleti névként használt nevet változtat, Wisconsin legalább 30 nappal korábbi értesítést ír elő az új név használata előtt. Az állam elutasíthat olyan nevet, amely nem elérhető vagy nem elfogadható.

Emellett frissíteni kell a telefonszámokat, e-mail-címeket és levelezési címeket az online fiókban, amikor ezek az adatok megváltoznak. A rendezett nyilvántartások segítenek megelőzni az elmulasztott értesítéseket és megújítási problémákat.

Adománygyűjtési tanácsadók és professzionális adománygyűjtők

Ha fizetett adománygyűjtővel dolgozik együtt, Wisconsin ezt külön megfelelőségi témaként kezeli.

A professzionális adománygyűjtők és az adománygyűjtési tanácsadók a #294-es űrlapot használják a regisztrációhoz. Attól függően, hogyan kezelik a hozzájárulásokat, kötelező lehet biztosítékot is fenntartaniuk:

• 20 000 USD az adománygyűjtési tanácsadók számára
• 20 000 USD a letéti kezeléssel dolgozó professzionális adománygyűjtők számára
• 5 000 USD a nem letéti kezeléssel dolgozó professzionális adománygyűjtők számára

A professzionális adománygyűjtőknek minden általuk kiszolgált jótékonysági szervezethez be kell nyújtaniuk egy felkérési értesítést és szerződést, és a jótékonysági szervezetnek is vissza kell igazolnia a benyújtást.

A nonprofit szervezetek számára a gyakorlati tanulság egyszerű: ne feltételezze, hogy a beszállító elintézett minden benyújtást. Jelöljön ki egy felelőst annak ellenőrzésére, hogy a harmadik fél által végzett adománygyűjtési megállapodások megfelelnek-e a követelményeknek, mielőtt a kampány elindul.

Elkerülendő megfelelőségi hibák

A leggyakoribb benyújtási hibák általában működési, nem pedig jogi jellegűek:

• adománygyűjtési kampány elindítása a regisztrációs státusz ellenőrzése előtt
• az adómentesség összekeverése a wisconsini jótékonysági regisztrációval
• a júliusi megújítási határidő elmulasztása
• az éves pénzügyi jelentés külön határidejének figyelmen kívül hagyása
• a szervezet kapcsolattartási adatainak naprakészen tartásának elmulasztása
• annak feltételezése, hogy a professzionális adománygyűjtő regisztrációja a jótékonysági szervezetre is kiterjed
• olyan név vagy adománygyűjtési üzenet használata, amely megtévesztheti az adományozókat

Ezek a problémák gyakran egyszerűen megelőzhetők egy áttekinthető megfelelőségi naptárral és egy kijelölt belső felelőssel.

Hogyan illeszkedik a Zenind a megfelelőségi folyamatba

A Zenind segít az alapítóknak és a nonprofit működtetőknek megteremteni egy új szervezet jogi és adminisztratív alapjait. Azoknál a szervezeteknél, amelyek Wisconsinban adományokat kívánnak gyűjteni, ennek az alapnak tartalmaznia kell az entitás létrehozásának, a nyilvántartás-kezelésnek, a megújítási határidőknek és a benyújtási felelősségeknek az áttekintését.

Egy erős megfelelőségi folyamat megkönnyíti a szervezet rendezett működését ahogy növekszik, különösen akkor, amikor az adománygyűjtés, a jelentéstétel és az állami regisztrációk eltérő ütemben mozognak.

Végső tanulság

A wisconsini jótékonysági regisztráció nem csupán adminisztratív lépés. A nonprofit megfelelőségi keretrendszer része, amely lehetővé teszi az adománygyűjtést felelősen és a jó állapot fenntartását.

Ha a szervezet Wisconsinban gyűjt hozzájárulásokat, korán vizsgálja meg a regisztrációs szabályokat, állapítsa meg, alkalmazható-e mentesség, és állítson össze naptárt az éves jelentésekhez és megújításokhoz. Ez sokkal egyszerűbb megközelítés, mint egy elmulasztott benyújtást utólag helyrehozni.