Registo de Entidades Beneficentes em Wisconsin: Um Guia Prático de Conformidade para Organizações Sem Fins Lucrativos

O registo de entidades beneficentes em Wisconsin é uma das primeiras questões de conformidade com que muitas organizações sem fins lucrativos se deparam quando começam a angariar fundos. Se a sua organização pretende solicitar contribuições em Wisconsin, poderá ter de se registar no Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), apresentar relatórios anuais e manter os seus registos actualizados.

Este guia explica as regras em linguagem simples para que fundadores de organizações sem fins lucrativos, membros do conselho e equipas de conformidade compreendam quando o registo é exigido, quais as isenções que podem aplicar-se e como funcionam as declarações anuais.

O Que Abrange o Registo de Entidades Beneficentes em Wisconsin

Em Wisconsin, uma organização beneficente é, em geral, qualquer pessoa singular ou entidade que solicite contribuições no estado para apoiar uma finalidade beneficente. O registo não é o mesmo que o estatuto de isenção fiscal do IRS. Uma organização pode ser reconhecida como sem fins lucrativos e, ainda assim, ter de se registar em Wisconsin se solicitar contribuições ao abrigo das regras estaduais.

O estado também trata separadamente os intermediários de angariação de fundos. Se contratar um angariador profissional ou um consultor de angariação de fundos, esses prestadores de serviços podem ter os seus próprios requisitos de registo e caução.

Quando o Registo É Obrigatório

De acordo com as orientações do DFI de Wisconsin, uma organização beneficente tem de se registar se:

• Solicitar em Wisconsin e tiver trabalhadores pagos, ou
• Solicitar em Wisconsin e receber 25.000 dólares ou mais em contribuições durante um ano fiscal.

Uma organização de fora do estado também fica sujeita ao registo se solicitar em Wisconsin ou se tiver contribuições solicitadas em Wisconsin em seu nome.

Uma forma prática de pensar nesta regra é a seguinte: se a sua organização estiver activamente a pedir doações a residentes ou empresas de Wisconsin, deve verificar se o registo se aplica antes de começar a angariação de fundos.

O Que Conta Como Contribuição

Wisconsin define contribuição de forma ampla como uma subvenção ou promessa de pagamento em dinheiro, crédito, propriedade ou outro bem de valor, com certas exclusões.

Exemplos que não são tratados como contribuições incluem:

• Receitas de bingo ou rifas
• Subvenções governamentais
• Quotas, taxas ou encargos legítimos pagos por membros, salvo se a própria filiação tiver sido obtida como contrapartida de uma resposta a uma doação

Essa distinção é importante porque muitas organizações confundem receitas de angariação de fundos com contribuições beneficentes. A classificação afecta se os limiares de registo foram atingidos e quais os relatórios que têm de ser apresentados.

O Que Conta Como Solicitação

Uma solicitação é mais do que uma carta directa de angariação de fundos. Wisconsin considera muitas comunicações de angariação de fundos como solicitações, incluindo:

• Pedidos verbais de doação
• Pedidos escritos de doação
• Anúncios para os meios de comunicação social
• Publicidade que solicita apoio financeiro
• Materiais que usam o nome de uma organização como motivo para comprar algo
• Promoções que indiquem que a totalidade ou parte das receitas beneficiará uma instituição de solidariedade

Se a sua campanha incluir mailings, pedidos por email, eventos, publicações nas redes sociais ou promoções de marketing com causa, reveja a mensagem cuidadosamente antes do lançamento.

Isenções Comuns

Wisconsin reconhece várias isenções ao registo beneficente. Algumas das mais comuns incluem organizações que:

• Não solicitam contribuições em Wisconsin
• São entidades religiosas isentas de apresentar o formulário IRS 990
• São certas organizações políticas ou candidatos abrangidos por regras de reporte eleitoral
• Esperam angariar ou receber no máximo 25.000 dólares num ano fiscal e não têm trabalhadores pagos
• Solicitam contribuições apenas a membros, no caso de certas organizações fraternais, cívicas, beneficentes, patrióticas ou sociais
• São organizações de veteranos qualificadas, instituições de ensino com solicitação de âmbito limitado, organismos estaduais, unidades de governo local, escolas privadas ou certas corporações do Congresso

As isenções dependem dos factos. Se a sua organização estiver perto do limiar de apresentação ou recorrer a angariadores de fundos externos, é mais seguro confirmar o seu enquadramento do que presumir que uma isenção se aplica.

Como Registar em Wisconsin

O DFI utiliza o Formulário #296, o Charitable Organization Registration Application, para emitir um número de credencial para organizações que pretendem solicitar contribuições em Wisconsin ou ter contribuições solicitadas em seu nome.

Depois de registadas, as organizações podem usar os serviços online do DFI para:

• Pesquisar entidades registadas
• Verificar o estado do pedido
• Actualizar informações de contacto
• Renovar o registo
• Recuperar PINs e números de credencial
• Transferir e imprimir documentação

Para equipas de conformidade, o ponto operacional essencial é definir internamente quem é responsável pelo registo, renovação e relatórios anuais antes de a primeira campanha ser lançada.

Requisitos de Relato Anual

Todas as organizações beneficentes registadas em Wisconsin têm de apresentar um relatório financeiro anual. O objectivo do relatório é dar ao público uma imagem clara das actividades beneficentes e não beneficentes da organização.

O relatório anual é devido no prazo de 12 meses após o final do ano fiscal da organização.

Wisconsin utiliza formulários diferentes consoante o estatuto de apresentação da organização:

• Formulário #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, para certas organizações de menor dimensão
• Formulário #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, para organizações que apresentem um IRS 990, 990-EZ ou 990-PF e que não reúnam os requisitos para o Formulário #1943
• Formulário #308, Charitable Organization Annual Report, para organizações que não se enquadrem nos outros dois formulários

Não existe taxa para apresentar o relatório financeiro anual.

Relatório Anual vs. Renovação

Um erro comum de conformidade é tratar o relatório anual e a renovação como se fossem a mesma obrigação. São obrigações separadas.

• A renovação do registo tem de ser apresentada online antes de 31 de Julho de cada ano
• O relatório financeiro anual tem de ser submetido no prazo de 12 meses após o encerramento do ano fiscal
• O relatório anual não pode ser submetido online

Isto significa que uma organização sem fins lucrativos pode ter um prazo ligado ao seu ano fiscal e um prazo separado ligado ao calendário de renovação do estado. Falhar qualquer um deles pode criar problemas de conformidade evitáveis.

Nomes, DBAs e Outras Actualizações

Se a sua organização alterar a sua marca registada ou o nome de atividade comercial, Wisconsin exige comunicação com pelo menos 30 dias de antecedência antes de o novo nome ser utilizado. O estado pode rejeitar um nome se este não estiver disponível ou for inaceitável.

Também deve actualizar números de telefone, endereços de email e moradas postais através da conta online sempre que esses dados mudarem. Registos limpos ajudam a evitar avisos perdidos e problemas de renovação.

Consultores de Angariação de Fundos e Angariadores Profissionais

Se trabalhar com um angariador remunerado, Wisconsin trata essa relação como uma questão de conformidade separada.

Os consultores de angariação de fundos e os angariadores profissionais utilizam o Formulário #294 para registo. Dependendo da forma como lidam com as contribuições, também podem ter de manter uma caução:

• 20.000 dólares para fundraising counsel
• 20.000 dólares para custodial professional fundraisers
• 5.000 dólares para non-custodial professional fundraisers

Os angariadores profissionais também têm de apresentar um aviso de solicitação e o contrato relativo a cada organização beneficente que servem, e a instituição beneficente tem de confirmar essa apresentação.

Para organizações sem fins lucrativos, a lição prática é simples: não presuma que o seu fornecedor tratou de todos os registos. Atribua a uma pessoa a revisão dos acordos com terceiros antes de a campanha começar.

Erros de Conformidade a Evitar

Os erros de apresentação mais comuns são, normalmente, operacionais e não jurídicos:

• Lançar uma campanha de solicitação antes de confirmar o estado do registo
• Confundir isenção fiscal com registo beneficente em Wisconsin
• Perder o prazo anual de renovação em Julho
• Esquecer o prazo separado do relatório financeiro anual
• Não actualizar as informações de contacto da organização
• Presumir que o registo de um angariador profissional cobre a própria instituição beneficente
• Utilizar um nome ou uma mensagem de angariação que possa induzir os doadores em erro

Estes problemas são muitas vezes fáceis de evitar com um calendário de conformidade simples e um responsável interno designado.

Como a Zenind Se Enquadra no Fluxo de Conformidade

A Zenind ajuda fundadores e operadores de organizações sem fins lucrativos a construir a base legal e administrativa de uma nova entidade. Para organizações que planeiam solicitar doações em Wisconsin, essa base deve incluir uma revisão da constituição da entidade, da conservação de registos, das datas de renovação e das responsabilidades de apresentação.

Um processo de conformidade sólido facilita a organização à medida que a organização cresce, especialmente quando a angariação de fundos, os relatórios e os registos estaduais começam a seguir calendários diferentes.

Conclusão

O registo de entidades beneficentes em Wisconsin não é apenas uma etapa burocrática. Faz parte do quadro de conformidade mais amplo que permite a uma organização sem fins lucrativos angariar fundos de forma responsável e manter-se em situação regular.

Se a sua organização solicitar contribuições em Wisconsin, reveja cedo as regras de registo, determine se se aplica uma isenção e estabeleça um calendário para relatórios anuais e renovações. Essa abordagem é muito mais simples do que tentar corrigir uma apresentação em falta depois do facto.