Wisconsin veldedig registrering: En praktisk veiledning om etterlevelse for ideelle organisasjoner

Veldedig registrering i Wisconsin er et av de første etterlevelsesspørsmålene mange ideelle organisasjoner møter når de begynner å samle inn midler. Hvis organisasjonen din planlegger å be om bidrag i Wisconsin, kan du måtte registrere deg hos Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), levere årsrapporter og holde opplysningene dine oppdaterte.

Denne veiledningen bryter reglene ned i klart språk slik at grunnleggere av ideelle organisasjoner, styremedlemmer og compliance-team kan forstå når registrering kreves, hvilke unntak som kan gjelde, og hvordan de årlige innleveringene fungerer.

Hva Wisconsin veldedig registrering omfatter

I Wisconsin er en veldedig organisasjon vanligvis enhver person eller enhet som ber om bidrag i delstaten for å støtte et veldedig formål. Registrering er ikke det samme som skattefritaksstatus hos IRS. En organisasjon kan være anerkjent som en ideell organisasjon, men likevel måtte registrere seg i Wisconsin hvis den ber om bidrag etter delstatens regler.

Delstaten behandler også mellomledd i innsamling separat. Hvis du engasjerer en profesjonell innsamler eller innsamlingsrådgiver, kan disse tjenesteyterne ha egne krav til registrering og sikkerhetsstillelse.

Når registrering kreves

Ifølge veiledningen fra Wisconsin DFI må en veldedig organisasjon registrere seg hvis den:

• Ber om bidrag i Wisconsin og har ansatte med lønn, eller
• Ber om bidrag i Wisconsin og mottar 25 000 dollar eller mer i bidrag i løpet av et regnskapsår.

En organisasjon utenfor delstaten er også underlagt registrering hvis den ber om bidrag i Wisconsin, eller hvis det bes om bidrag i Wisconsin på dens vegne.

En praktisk måte å tenke på regelen på er dette: hvis organisasjonen din aktivt ber innbyggere eller virksomheter i Wisconsin om donasjoner, bør du kontrollere om registrering gjelder før du starter innsamlingen.

Hva som regnes som et bidrag

Wisconsin definerer et bidrag bredt som et tilskudd eller et løfte om penger, kreditt, eiendom eller andre verdigjenstander, med visse unntak.

Eksempler som ikke behandles som bidrag, inkluderer:

• Inntekter fra bingo eller loddsalg
• Offentlige tilskudd
• Reelle medlemskontingenter, avgifter eller medlemsbidrag som er betalt av medlemmer, med mindre medlemskapet i seg selv er ervervet som vederlag for et svar på en donasjon

Dette skillet er viktig fordi mange organisasjoner blander inntekter fra innsamling med veldedige bidrag. Klassifiseringen påvirker om tersklene for registrering er nådd, og hvilke rapporter som må leveres.

Hva som regnes som en oppfordring til bidrag

En oppfordring er mer enn et direkte innsamlingsbrev. Wisconsin behandler mange innsamlingskommunikasjoner som oppfordringer, inkludert:

• Muntlige forespørsler om donasjoner
• Skriftlige forespørsler om donasjoner
• Kunngjøringer til nyhetsmediene
• Annonser som ber om økonomisk støtte
• Materiell som bruker en organisasjons navn som grunn til å kjøpe noe
• Kampanjer som sier at hele eller deler av inntektene vil komme en veldedig organisasjon til gode

Hvis kampanjen din inkluderer utsendelser, e-posthenvendelser, arrangementer, innlegg i sosiale medier eller cause-marketing-kampanjer, bør budskapet gjennomgås nøye før lansering.

Vanlige unntak

Wisconsin anerkjenner flere unntak fra veldedig registrering. Noen av de vanligste omfatter organisasjoner som:

• Ikke ber om bidrag i Wisconsin
• Er religiøse enheter som er unntatt fra å levere føderal IRS Form 990
• Er visse politiske organisasjoner eller kandidater som omfattes av valgrapporteringsregler
• Forventer å samle inn eller motta høyst 25 000 dollar i løpet av et regnskapsår og ikke har ansatte med lønn
• Ber om bidrag utelukkende fra medlemmer, for visse broderlige, sivile, veldedige, patriotiske eller sosiale organisasjoner
• Er kvalifiserende veteranorganisasjoner, utdanningsinstitusjoner med begrenset innsamling, delstatsmyndigheter, lokale myndighetsenheter, private skoler eller visse kongressoppnevnte selskaper

Unntakene er faktaspesifikke. Hvis organisasjonen din er nær innleveringsterskelen eller bruker tredjepartsinnsamlere, er det tryggere å bekrefte statusen enn å anta at et unntak gjelder.

Hvordan registrere seg i Wisconsin

DFI bruker Form #296, Charitable Organization Registration Application, for å utstede et credentials-nummer til organisasjoner som ønsker å be om bidrag i Wisconsin eller få bidrag innsamlet på sine vegne.

Når de er registrert, kan organisasjoner bruke DFI sine nettjenester til å:

• Søke etter registrerte enheter
• Sjekke status på søknader
• Oppdatere kontaktinformasjon
• Fornye registreringen
• Hente PIN-koder og credentials-numre
• Laste ned og skrive ut dokumentasjon

For compliance-team er det viktigste operative punktet å etablere intern ansvarlighet for registrering, fornyelse og årlig rapportering før den første kampanjen går live.

Krav til årsrapportering

Alle veldedige organisasjoner som er registrert i Wisconsin, må levere en årlig finansiell rapport. Formålet med rapporten er å gi offentligheten et tydelig bilde av organisasjonens veldedige og ikke-veldedige aktiviteter.

Den årlige rapporten forfaller innen 12 måneder etter slutten av organisasjonens regnskapsår.

Wisconsin bruker ulike skjemaer avhengig av organisasjonens innrapporteringsstatus:

• Form #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, for visse mindre organisasjoner
• Form #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, for organisasjoner som leverer en IRS 990, 990-EZ eller 990-PF og som ikke kvalifiserer for Form #1943
• Form #308, Charitable Organization Annual Report, for organisasjoner som ikke kvalifiserer for de to andre skjemaene

Det er ingen avgift for å levere den årlige finansielle rapporten.

Årsrapport vs. fornyelse

En vanlig etterlevelsesfeil er å behandle årsrapportering og fornyelse som om det var samme oppgave. De er separate plikter.

• Fornyelse av registreringen må leveres elektronisk før 31. juli hvert år
• Den årlige finansielle rapporten må sendes inn innen 12 måneder etter regnskapsårets slutt
• Årsrapporten kan ikke sendes inn elektronisk

Det betyr at en ideell organisasjon kan ha én frist knyttet til regnskapsåret og en separat frist knyttet til delstatens fornyelseskalender. Å gå glipp av én av dem kan skape unødvendige etterlevelsesproblemer.

Navn, DBA og andre oppdateringer

Hvis organisasjonen din endrer varemerke eller navn for virksomheten, krever Wisconsin melding minst 30 dager før det nye navnet tas i bruk. Delstaten kan avvise et navn hvis det er utilgjengelig eller uakseptabelt.

Du bør også oppdatere telefonnumre, e-postadresser og postadresser via nettkontoen hver gang disse opplysningene endres. Ryddige registre bidrar til å hindre at varsler og fornyelsesfrister overses.

Innsamlingsrådgivere og profesjonelle innsamlerne

Hvis du samarbeider med en betalt innsamler, behandler Wisconsin dette som et eget etterlevelsesområde.

Profesjonelle innsamlerne og innsamlingsrådgivere bruker Form #294 for registrering. Avhengig av hvordan de håndterer bidrag, kan de også måtte stille sikkerhetsstillelse:

• 20 000 dollar for innsamlingsrådgiver
• 20 000 dollar for profesjonelle innsamlerne med forvaltende rolle
• 5 000 dollar for profesjonelle innsamlerne uten forvaltende rolle

Profesjonelle innsamlerne må også levere et oppfordringsvarsel og en kontrakt for hver veldedige organisasjon de bistår, og veldedigheten må bekrefte innleveringen.

For ideelle organisasjoner er den praktiske lærdommen enkel: ikke anta at leverandøren din har håndtert alle innleveringene. Utpek én person til å gjennomgå tredjeparts innsamlingsavtaler før en kampanje lanseres.

Etterlevelsesfeil du bør unngå

De vanligste innleveringsfeilene er vanligvis operative, ikke juridiske:

• Å starte en innsamlingskampanje før registreringsstatus er bekreftet
• Å forveksle skattefritak med veldedig registrering i Wisconsin
• Å gå glipp av den årlige fornyelsesfristen i juli
• Å glemme den separate fristen for den årlige finansielle rapporten
• Å unnlate å oppdatere organisasjonens kontaktinformasjon
• Å anta at en profesjonell innsamlers registrering også dekker selve veldedigheten
• Å bruke et navn eller et innsamlingsbudskap som kan villede givere

Disse problemene er ofte enkle å forebygge med en enkel etterlevelseskalender og en dedikert intern ansvarlig.

Hvordan Zenind passer inn i etterlevelsesarbeidet

Zenind hjelper grunnleggere og ledere av ideelle organisasjoner med å bygge det juridiske og administrative fundamentet for en ny enhet. For organisasjoner som planlegger å be om donasjoner i Wisconsin, bør dette fundamentet inkludere gjennomgang av selskapsdannelse, dokumentasjon, fornyelsesdatoer og innleveringsansvar.

En sterk etterlevelsesprosess gjør det enklere å holde orden etter hvert som organisasjonen vokser, særlig når innsamling, rapportering og delstatlige registreringer begynner å følge ulike tidsplaner.

Konklusjon

Veldedig registrering i Wisconsin er ikke bare et papirskritt. Det er en del av det bredere etterlevelsesrammeverket som gjør det mulig for en ideell organisasjon å samle inn midler på en ansvarlig måte og opprettholde god status.

Hvis organisasjonen din ber om bidrag i Wisconsin, bør du gjennomgå registreringsreglene tidlig, avgjøre om et unntak gjelder, og sette opp en kalender for årsrapporter og fornyelser. Den tilnærmingen er langt enklere enn å forsøke å rette opp en oversett innlevering i etterkant.