Wisconsin velgørenhedsregistrering: En praktisk compliance-guide for nonprofitorganisationer

Wisconsin velgørenhedsregistrering er et af de første compliance-spørgsmål, mange nonprofitorganisationer møder, når de begynder at indsamle midler. Hvis din organisation planlægger at anmode om bidrag i Wisconsin, skal du muligvis registrere dig hos Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), indsende årlige rapporter og holde dine oplysninger ajour.

Denne guide gennemgår reglerne i et klart sprog, så nonprofitgrundlæggere, bestyrelsesmedlemmer og compliance-teams kan forstå, hvornår registrering kræves, hvilke undtagelser der kan gælde, og hvordan de årlige indberetninger fungerer.

Hvad Wisconsin velgørenhedsregistrering omfatter

I Wisconsin er en velgørende organisation generelt enhver person eller enhed, der anmoder om bidrag i staten til støtte for et velgørende formål. Registrering er ikke det samme som IRS' status som skattefritaget. En organisation kan være anerkendt som en nonprofitorganisation, men stadig skulle registreres i Wisconsin, hvis den anmoder om bidrag i henhold til statens regler.

Staten behandler også fundraisingformidlere særskilt. Hvis du hyrer en professionel fundraiser eller fundraisingkonsulent, kan disse tjenesteudbydere have deres egne registrerings- og sikkerhedsstillelseskrav.

Hvornår registrering er påkrævet

Ifølge vejledning fra Wisconsin DFI skal en velgørende organisation registrere sig, hvis den:

• anmoder om bidrag i Wisconsin og har ansatte, der modtager løn, eller
• anmoder om bidrag i Wisconsin og modtager 25.000 USD eller mere i bidrag i et regnskabsår.

En organisation uden for staten er også omfattet af registreringskravet, hvis den anmoder om bidrag i Wisconsin, eller hvis bidrag anmodes om i Wisconsin på dens vegne.

En praktisk måde at forstå reglen på er denne: Hvis din organisation aktivt beder indbyggere eller virksomheder i Wisconsin om donationer, bør du undersøge, om registrering gælder, før du begynder at indsamle midler.

Hvad der tæller som et bidrag

Wisconsin definerer et bidrag bredt som et tilskud eller et løfte om penge, kredit, ejendom eller noget andet af værdi, med visse undtagelser.

Eksempler på det, der ikke behandles som bidrag, omfatter:

• bingo- eller lotteriindtægter
• offentlige tilskud
• reelle medlemskontingenter, gebyrer eller vurderinger, medmindre medlemskabet i sig selv opnås som modydelse for en donationsreaktion

Den sondring er vigtig, fordi mange organisationer forveksler fundraisingindtægter med velgørende bidrag. Klassificeringen påvirker, om registreringstærsklerne er nået, og hvilke rapporter der skal indsendes.

Hvad der tæller som en anmodning om bidrag

En anmodning om bidrag er mere end et direkte indsamlingsbrev. Wisconsin behandler mange fundraisingkommunikationer som anmodninger om bidrag, herunder:

• mundtlige anmodninger om donationer
• skriftlige anmodninger om donationer
• meddelelser til nyhedsmedierne
• annoncer, der beder om økonomisk støtte
• materiale, der bruger en organisations navn som begrundelse for at købe noget
• kampagner, der siger, at alle eller en del af provenuet vil gavne en velgørenhedsorganisation

Hvis din kampagne omfatter udsendelser pr. post, e-mail-opfordringer, arrangementer, opslag på sociale medier eller cause-marketing-kampagner, bør du gennemgå budskabet nøje, før du lancerer det.

Almindelige undtagelser

Wisconsin anerkender flere undtagelser fra velgørende registrering. Nogle af de mere almindelige omfatter organisationer, der:

• ikke anmoder om bidrag i Wisconsin
• er religiøse enheder, der er undtaget fra at indsende den føderale IRS Form 990
• er visse politiske organisationer eller kandidater, der er omfattet af valgrapporteringsregler
• forventer at rejse eller modtage højst 25.000 USD i et regnskabsår og ikke har ansatte, der modtager løn
• udelukkende anmoder om bidrag fra medlemmer, i tilfælde af visse broderlige, borgerlige, velgørende, patriotiske eller sociale organisationer
• er kvalificerede veteranorganisationer, uddannelsesinstitutioner med begrænset indsamlingsaktivitet, statslige myndigheder, lokale offentlige enheder, private skoler eller visse kongresdannede selskaber

Undtagelser afhænger af de konkrete forhold. Hvis din organisation er tæt på indberetningstærsklen eller bruger tredjepartsfundraisere, er det sikrere at verificere status end at antage, at en undtagelse gælder.

Sådan registrerer du dig i Wisconsin

DFI bruger Form #296, Charitable Organization Registration Application, til at udstede et credential-nummer til organisationer, der ønsker at anmode om bidrag i Wisconsin eller få anmodet om bidrag på deres vegne.

Når de er registreret, kan organisationer bruge DFI's online-tjenester til at:

• søge efter registrerede organisationer
• tjekke status for en ansøgning
• opdatere kontaktoplysninger
• forny registreringen
• hente PIN-koder og credential-numre
• downloade og udskrive dokumentation

For compliance-teams er det vigtigste operationelle punkt at fastlægge intern ansvarlighed for registrering, fornyelse og årlig rapportering, før den første kampagne går live.

Krav til årlig rapportering

Hver velgørende organisation, der er registreret i Wisconsin, skal indsende en årlig økonomisk rapport. Formålet med rapporten er at give offentligheden et klart billede af organisationens velgørende og ikke-velgørende aktiviteter.

Den årlige rapport skal indsendes inden for 12 måneder efter udgangen af organisationens regnskabsår.

Wisconsin bruger forskellige formularer afhængigt af organisationens indberetningsstatus:

• Form #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, for visse mindre organisationer
• Form #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, for organisationer, der indsender en IRS 990, 990-EZ eller 990-PF, og som ikke kvalificerer sig til Form #1943
• Form #308, Charitable Organization Annual Report, for organisationer, der ikke kvalificerer sig til de to andre formularer

Der er ingen gebyr for at indsende den årlige økonomiske rapport.

Årlig rapport versus fornyelse

En almindelig compliance-fejl er at behandle årlig rapportering og fornyelse, som om det var den samme opgave. Det er separate forpligtelser.

• Fornyelse af registreringen skal indsendes online senest 31. juli hvert år
• Den årlige økonomiske rapport skal indsendes inden for 12 måneder efter regnskabsårets afslutning
• Den årlige rapport kan ikke indsendes online

Det betyder, at en nonprofitorganisation kan have en frist, der er knyttet til regnskabsåret, og en separat frist, der er knyttet til statens fornyelseskalender. At misse en af dem kan skabe unødvendige compliance-problemer.

Navne, DBA'er og andre opdateringer

Hvis din organisation ændrer sit varemærke eller sit doing-business-as-navn, kræver Wisconsin besked mindst 30 dage, før det nye navn tages i brug. Staten kan afvise et navn, hvis det ikke er tilgængeligt eller ikke accepteres.

Du bør også opdatere telefonnumre, e-mailadresser og postadresser via onlinekontoen, når disse oplysninger ændrer sig. Rigtige og ajourførte oplysninger hjælper med at forhindre mistede meddelelser og problemer med fornyelse.

Fundraisingkonsulenter og professionelle fundraisere

Hvis du arbejder med en betalt fundraiser, behandler Wisconsin det forhold som et separat compliance-emne.

Professionelle fundraisere og fundraisingkonsulenter bruger Form #294 til registrering. Afhængigt af hvordan de håndterer bidrag, kan de også være nødt til at opretholde en kautionsforsikring:

• 20.000 USD for fundraisingkonsulenter
• 20.000 USD for custodial professional fundraisers
• 5.000 USD for non-custodial professional fundraisers

Professionelle fundraisere skal også indsende en solicitation notice og kontrakt for hver velgørende organisation, de betjener, og velgørenhedsorganisationen skal bekræfte indsendelsen.

For nonprofitorganisationer er den praktiske lære enkel: Antag ikke, at din leverandør har håndteret alle indberetninger. Tildel én person til at gennemgå tredjeparts fundraisingaftaler, før en kampagne lanceres.

Compliance-fejl, du bør undgå

De mest almindelige indberetningsfejl er typisk operationelle, ikke juridiske:

• at lancere en fundraisingkampagne, før registreringsstatus er bekræftet
• at forveksle skattefritagelse med Wisconsin velgørenhedsregistrering
• at overse den årlige fornyelsesfrist i juli
• at glemme den separate frist for den årlige økonomiske rapport
• at undlade at opdatere organisationens kontaktoplysninger
• at antage, at en professionel fundraisers registrering dækker selve velgørenhedsorganisationen
• at bruge et navn eller et fundraisingbudskab, som kan vildlede donorer

Disse problemer kan ofte forebygges med en enkel compliance-kalender og en udpeget intern ansvarlig.

Hvordan Zenind passer ind i compliance-arbejdsgangen

Zenind hjælper grundlæggere og nonprofitoperatører med at opbygge det juridiske og administrative fundament for en ny enhed. For organisationer, der planlægger at anmode om donationer i Wisconsin, bør dette fundament omfatte en gennemgang af selskabsdannelse, journalføring, fornyelsesdatoer og ansvarsområder for indberetning.

En stærk compliance-proces gør det lettere at holde styr på tingene, efterhånden som organisationen vokser, især når fundraising, rapportering og statslige registreringer begynder at køre efter forskellige tidsplaner.

Den afsluttende konklusion

Wisconsin velgørenhedsregistrering er ikke bare et papirarbejdstrin. Det er en del af det bredere compliance-rammeværk, der gør det muligt for en nonprofitorganisation at indsamle midler ansvarligt og forblive i god stand.

Hvis din organisation anmoder om bidrag i Wisconsin, bør du gennemgå registreringsreglerne tidligt, afgøre om en undtagelse gælder, og lægge en kalender for årlige rapporter og fornyelser. Den tilgang er langt lettere end at forsøge at rette op på en glemt indberetning efterfølgende.