Apakah Pemberi Kerja Wajib Menawarkan Asuransi Kesehatan? Aturan ACA untuk Usaha Kecil

Bagi banyak pendiri, asuransi kesehatan menjadi pertanyaan penting begitu karyawan pertama direkrut. Jawaban singkatnya: sebagian besar pemberi kerja tidak diwajibkan untuk menawarkan asuransi kesehatan. Namun, ketika bisnis tumbuh cukup besar hingga menjadi applicable large employer menurut Affordable Care Act (ACA), aturan federal dapat memicu kewajiban cakupan dari pemberi kerja.

Jika Anda sedang membentuk LLC atau korporasi baru, merencanakan tunjangan karyawan sejak awal dapat menghemat waktu, mengurangi risiko kepatuhan, dan mempermudah proses perekrutan di kemudian hari. Panduan ini menjelaskan aturan federal, apa yang dimaksud dengan karyawan penuh waktu, dan pilihan cakupan yang tersedia untuk usaha kecil.

Jawaban Singkatnya

Secara umum, pemberi kerja tidak wajib menawarkan asuransi kesehatan kepada setiap karyawan.

Pengecualian federal utamanya adalah mandat pemberi kerja ACA. Jika sebuah bisnis diklasifikasikan sebagai applicable large employer (ALE), bisnis tersebut mungkin harus menawarkan cakupan kesehatan kepada karyawan penuh waktu dan anak tanggungan mereka, atau berpotensi membayar penalti menurut aturan pajak federal.

Artinya, jawaban sebenarnya bergantung pada ukuran tenaga kerja Anda dan berapa banyak karyawan yang memenuhi kriteria penuh waktu.

Kapan ACA Mewajibkan Cakupan?

Di bawah ACA, pemberi kerja umumnya dianggap sebagai ALE jika pada tahun kalender sebelumnya memiliki rata-rata setidaknya 50 karyawan penuh waktu, termasuk karyawan penuh waktu ekuivalen.

Ambang batas ini penting karena status ALE-lah yang memicu aturan tanggung jawab bersama pemberi kerja.

Jika sebuah bisnis adalah ALE, umumnya bisnis tersebut harus melakukan salah satu dari berikut ini:

• Menawarkan cakupan minimum esensial kepada setidaknya 95% karyawan penuh waktu dan anak tanggungan mereka
• Memastikan cakupan tersebut terjangkau dan memberikan nilai minimum

Jika pemberi kerja tidak memenuhi standar tersebut dan setidaknya satu karyawan penuh waktu menerima kredit pajak premium untuk cakupan Marketplace, pemberi kerja dapat dikenai pembayaran tanggung jawab bersama.

Apa yang Dihitung sebagai Penuh Waktu?

Untuk keperluan ACA, karyawan penuh waktu umumnya adalah orang yang bekerja rata-rata 30 jam per minggu atau 130 jam per bulan.

Hal ini penting karena banyak pemberi kerja mengira hanya jumlah orang yang dihitung. Pada kenyataannya, karyawan paruh waktu dapat terakumulasi menjadi full-time equivalents, yang dapat mendorong bisnis melewati ambang batas 50 karyawan.

Jika Anda berada dekat dengan batas itu, Anda perlu cara yang andal untuk melacak jam kerja untuk:

• Karyawan per jam
• Karyawan dengan jam kerja variabel
• Pekerja musiman
• Karyawan baru yang jadwalnya dapat berubah

Catatan yang akurat sangat penting jika bisnis Anda pada akhirnya dapat diperlakukan sebagai ALE.

Cakupan Apa yang Harus Ditawarkan ALE?

ALE tidak harus menawarkan setiap jenis paket kesehatan yang mungkin, tetapi jika ALE menawarkan cakupan, cakupan tersebut harus memenuhi standar ACA tertentu.

Cakupan minimum esensial

Paket tersebut harus memenuhi definisi ACA tentang minimum essential coverage.

Keterjangkauan

Iuran yang harus dibayar karyawan untuk cakupan diri sendiri harus terjangkau وفق aturan IRS. Secara praktik, keterjangkauan diukur berdasarkan safe harbor federal, bukan selalu berdasarkan pendapatan rumah tangga karyawan.

Nilai minimum

Paket tersebut juga harus memberikan tingkat cakupan minimum. Secara sederhana, itu berarti paket pemberi kerja harus menanggung porsi biaya medis yang berarti, bukan sekadar polis yang sangat dasar.

Anak tanggungan

Jika ALE menawarkan cakupan, umumnya cakupan tersebut harus mencakup anak tanggungan hingga usia 26 tahun.

Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa pasangan juga harus ditanggung. Di bawah mandat pemberi kerja federal, pasangan tidak diperlakukan sama seperti anak tanggungan untuk tujuan ini.

Bagaimana Jika Bisnis Anda Memiliki Kurang dari 50 Karyawan?

Jika bisnis Anda berada di bawah ambang ALE, hukum federal umumnya tidak mewajibkan Anda untuk menawarkan asuransi kesehatan.

Namun, itu bukan berarti cakupan kesehatan adalah pilihan yang buruk. Banyak usaha kecil menawarkan tunjangan secara sukarela karena asuransi kesehatan dapat membantu:

• Menarik kandidat yang lebih baik
• Mempertahankan karyawan lebih lama
• Meningkatkan kepuasan karyawan
• Membangun paket tunjangan yang lebih profesional
• Mendukung tenaga kerja yang lebih sehat dan stabil

Bagi bisnis baru, tunjangan sering menjadi bagian dari strategi kompensasi yang lebih luas. Startup dengan paket tunjangan yang matang mungkin lebih kompetitif dalam menarik talenta dibanding pekerjaan dengan gaji lebih tinggi tetapi tanpa cakupan sama sekali.

Opsi Asuransi Kesehatan untuk Usaha Kecil

Usaha kecil yang ingin menawarkan cakupan memiliki beberapa jalur yang bisa dipertimbangkan.

1. Asuransi kesehatan kelompok

Paket kesehatan kelompok tradisional adalah opsi yang paling umum. Bisnis memilih satu paket atau beberapa paket, lalu karyawan yang memenuhi syarat mendaftar melalui pemberi kerja.

Pendekatan ini dapat cocok untuk bisnis yang menginginkan struktur tunjangan yang sederhana.

2. Cakupan SHOP

Small Business Health Options Program, atau SHOP, dirancang untuk pemberi kerja kecil yang ingin menawarkan cakupan medis dan gigi melalui Marketplace.

Secara umum, SHOP tersedia untuk bisnis dengan 1 hingga 50 full-time equivalent employees, dan bisnis harus memiliki setidaknya satu karyawan selain pemilik, pasangan, atau anggota keluarga pemilik atau mitra.

SHOP dapat berguna bagi pemberi kerja yang menginginkan opsi yang berfokus pada usaha kecil dan, dalam beberapa kasus, akses ke Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA dan skema penggantian biaya

Sebagian pemberi kerja menggunakan health reimbursement arrangements sebagai pengganti atau pelengkap cakupan kelompok tradisional.

Dua contoh yang umum adalah:

• ICHRA: individual coverage HRA yang dapat membantu pemberi kerja dari ukuran apa pun mengganti biaya premi asuransi kesehatan individual untuk karyawan, jika bisnis memiliki setidaknya satu karyawan yang memenuhi syarat dan bukan pemilik atau pasangan pemilik
• QSEHRA: qualified small employer HRA yang mungkin tersedia untuk bisnis yang lebih kecil dan tidak menawarkan cakupan kesehatan kelompok

Alat-alat ini dapat memberikan fleksibilitas ketika paket kelompok penuh bukan pilihan yang paling sesuai.

4. Paket individual untuk pemilik dan bisnis solo

Jika Anda bekerja sendiri dan tidak memiliki karyawan, Anda umumnya membeli cakupan melalui Marketplace individual, bukan melalui paket kelompok usaha kecil.

Itu sering kali merupakan jalur paling sederhana bagi pemilik tunggal dan pendiri independen.

Mengapa Banyak Pemberi Kerja Menawarkan Asuransi Kesehatan Meski Tidak Diwajibkan?

Meskipun hukum tidak memaksa Anda untuk menyediakan cakupan, ada alasan bisnis yang kuat untuk mempertimbangkannya.

Dapat meningkatkan proses perekrutan

Di pasar tenaga kerja yang kompetitif, tunjangan sering menjadi bagian dari pertimbangan kandidat. Kandidat membandingkan total kompensasi, bukan hanya gaji.

Dapat meningkatkan retensi

Karyawan cenderung lebih kecil kemungkinannya untuk pindah jika mereka merasa didukung dan dapat mengakses layanan kesehatan yang terjangkau.

Dapat mendukung stabilitas tempat kerja

Karyawan yang dapat memeriksakan diri ke dokter, mengelola kondisi kronis, dan menangani masalah kesehatan rutin sering kali lebih mampu tetap produktif.

Dapat selaras dengan pertumbuhan jangka panjang

Bisnis yang merencanakan perekrutan di masa depan dapat menggunakan perencanaan tunjangan untuk membangun model operasional yang lebih skalabel.

Daftar Periksa Kepatuhan untuk Pemberi Kerja

Jika Anda membangun bisnis dan ingin tetap selangkah lebih maju dalam kewajiban asuransi kesehatan, gunakan daftar periksa ini.

• Lacak jam kerja karyawan dengan cermat
• Hitung full-time equivalents setiap tahun
• Tentukan apakah bisnis Anda berpotensi menjadi ALE
• Putuskan apakah Anda akan menawarkan cakupan kelompok, HRA, atau tidak menawarkan paket sama sekali
• Pastikan penawaran cakupan didokumentasikan
• Tinjau aturan keterjangkauan dan nilai minimum jika Anda adalah ALE
• Siapkan formulir IRS yang diperlukan jika aturan cakupan berlaku untuk bisnis Anda
• Tinjau kembali strategi tunjangan Anda setiap tahun seiring perubahan tenaga kerja

Jika bisnis Anda menjadi ALE, kewajiban pelaporan dapat mencakup IRS Form 1094-C dan 1095-C.

Kesalahan Umum yang Dilakukan Pemberi Kerja Baru

Mengira jumlah orang sama dengan full-time equivalents

Sebuah bisnis dapat memiliki kurang dari 50 pekerja di daftar gaji, tetapi tetap melewati ambang ALE setelah jam kerja paruh waktu dikonversi menjadi full-time equivalents.

Terlambat merencanakan tunjangan

Keputusan tunjangan lebih mudah dibuat ketika sudah dimasukkan ke dalam rencana perekrutan sejak awal, bukan terburu-buru setelah pertumbuhan mulai terjadi.

Menganggap aturan negara bagian tidak penting

Aturan ACA federal hanyalah satu bagian dari keseluruhan. Hukum asuransi negara bagian, aturan upah, hukum cuti, dan persyaratan khusus industri juga dapat memengaruhi kewajiban Anda.

Lupa dokumentasi

Bahkan ketika cakupan bersifat sukarela, kebijakan tertulis dan catatan pendaftaran yang jelas membantu mencegah kebingungan di kemudian hari.

Bagaimana Pola Pikir Pembentukan Bisnis Membantu

Pertanyaan tentang asuransi kesehatan bukan hanya isu HR. Itu adalah bagian dari proses perencanaan yang sama dengan membentuk LLC atau korporasi, menyiapkan payroll, dan membangun tim.

Ketika Anda membangun bisnis dengan pertumbuhan dalam pikiran, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang:

• Struktur entitas
• Pengaturan payroll
• Jadwal perekrutan
• Anggaran tunjangan
• Alur kerja pajak dan kepatuhan

Itu sangat penting bagi pendiri yang berharap beralih dari pekerjaan solo ke operasi berbasis tim seiring waktu.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah saya harus menawarkan asuransi kesehatan kepada karyawan paruh waktu?

Biasanya tidak. Di bawah mandat pemberi kerja ACA, kewajiban cakupan umumnya berlaku untuk karyawan penuh waktu, bukan karyawan yang bekerja kurang dari 30 jam per minggu.

Apakah saya harus menanggung pasangan karyawan saya?

Tidak di bawah mandat pemberi kerja ACA federal. Aturannya berfokus pada karyawan penuh waktu dan anak tanggungan.

Bagaimana jika satu-satunya pekerja saya adalah pemilik atau anggota keluarga?

Bisnis seperti itu biasanya tidak akan memenuhi syarat untuk cakupan SHOP dengan cara yang sama seperti bisnis dengan common-law employees, dan mandat pemberi kerja ACA umumnya berfokus pada karyawan, bukan pemilik.

Bisakah saya mengubah strategi tunjangan nanti?

Ya. Banyak pemberi kerja memulai dengan satu pendekatan lalu beralih kemudian saat perusahaan tumbuh. Yang penting adalah meninjau aturan setiap tahun dan menyesuaikan sebelum Anda menghadapi masalah kepatuhan.

Apakah hukum negara bagian pernah mewajibkan cakupan kesehatan?

Beberapa negara bagian dan yurisdiksi lokal memiliki aturan ketenagakerjaan dan asuransi mereka sendiri. Selalu periksa persyaratan lokal jika bisnis Anda beroperasi di luar satu kerangka federal.

Kesimpulan

Sebagian besar pemberi kerja tidak wajib menawarkan asuransi kesehatan. Pengecualian federal utamanya adalah mandat pemberi kerja ACA untuk applicable large employers, yang umumnya berlaku ketika sebuah bisnis mencapai rata-rata 50 karyawan penuh waktu dan full-time equivalents.

Bagi usaha yang lebih kecil, menawarkan cakupan biasanya bersifat opsional, tetapi bisa menjadi alat yang kuat untuk perekrutan dan retensi. Pilihan yang tepat bergantung pada tenaga kerja, anggaran, dan rencana pertumbuhan jangka panjang Anda.

Jika Anda sedang memulai bisnis sekarang, ada baiknya memikirkan asuransi kesehatan sebelum Anda membutuhkannya. Semakin awal Anda merencanakan, semakin mudah untuk tetap patuh dan kompetitif seiring perusahaan Anda berkembang.