I datori di lavoro sono tenuti a offrire l'assicurazione sanitaria? Regole ACA per le piccole imprese

Per molti fondatori, l'assicurazione sanitaria diventa una questione concreta nel momento in cui viene assunto il primo dipendente. La risposta breve è che la maggior parte dei datori di lavoro non è obbligata a offrire un'assicurazione sanitaria. Tuttavia, quando un'azienda cresce abbastanza da diventare un applicable large employer ai sensi dell'Affordable Care Act (ACA), le norme federali possono far scattare un obbligo di copertura da parte del datore di lavoro.

Se stai costituendo una nuova LLC o una corporation, pianificare in anticipo i benefit per i dipendenti può far risparmiare tempo, ridurre i rischi di conformità e rendere più semplice assumere in futuro. Questa guida illustra le regole federali, cosa si intende per dipendente a tempo pieno e quali opzioni di copertura sono disponibili per le piccole imprese.

La risposta breve

In generale, i datori di lavoro non sono tenuti a offrire un'assicurazione sanitaria a ogni dipendente.

La principale eccezione federale è l'ACA employer mandate. Se un'azienda è classificata come applicable large employer (ALE), potrebbe dover offrire copertura sanitaria ai propri dipendenti a tempo pieno e ai loro figli a carico, oppure potrebbe dover versare un pagamento assimilabile a una penale in base alle norme fiscali federali.

Questo significa che la risposta reale dipende dalle dimensioni della tua forza lavoro e da quanti dipendenti rientrano nella definizione di tempo pieno.

Quando l'ACA richiede la copertura?

Ai sensi dell'ACA, un datore di lavoro è generalmente considerato un ALE se ha avuto in media almeno 50 dipendenti a tempo pieno, inclusi gli equivalenti a tempo pieno, durante l'anno civile precedente.

Questa soglia è importante perché lo status di ALE è ciò che attiva le regole di shared responsibility del datore di lavoro.

Se un'azienda è un ALE, in genere deve fare una delle seguenti cose:

• Offrire una copertura minima essenziale ad almeno il 95% dei propri dipendenti a tempo pieno e ai loro figli a carico
• Assicurarsi che la copertura sia economicamente accessibile e fornisca un valore minimo

Se il datore di lavoro non rispetta questi standard e almeno un dipendente a tempo pieno riceve un premium tax credit per una copertura Marketplace, il datore di lavoro potrebbe dover pagare un employer shared responsibility payment.

Cosa si intende per tempo pieno?

Ai fini dell'ACA, un dipendente a tempo pieno è generalmente una persona che lavora in media 30 ore a settimana o 130 ore al mese.

Questo aspetto è importante perché molti datori di lavoro pensano che conti solo il numero di persone assunte. In realtà, i dipendenti part-time possono sommarsi fino a raggiungere equivalenti di tempo pieno, e questo può portare un'azienda oltre la soglia dei 50 dipendenti.

Se sei vicino a quella soglia, hai bisogno di un sistema affidabile per monitorare le ore di:

• Dipendenti retribuiti a ore
• Dipendenti con orario variabile
• Lavoratori stagionali
• Dipendenti neoassunti il cui orario può cambiare

Una documentazione accurata è essenziale se la tua azienda potrebbe in futuro essere trattata come un ALE.

Quale copertura deve offrire un ALE?

Un ALE non deve offrire ogni possibile tipo di piano sanitario, ma se offre copertura, questa deve soddisfare determinati standard ACA.

Copertura minima essenziale

Il piano deve soddisfare la definizione ACA di copertura minima essenziale.

Economicità

La quota a carico del dipendente per la copertura individuale deve essere economicamente accessibile secondo le regole IRS. In pratica, l'accessibilità viene misurata rispetto a safe harbor federali anziché, in ogni caso, rispetto al reddito del nucleo familiare del dipendente.

Valore minimo

Il piano deve inoltre fornire un livello minimo di copertura. In parole semplici, ciò significa che il piano aziendale dovrebbe coprire una quota significativa dei costi medici previsti, invece di essere una polizza molto basilare.

Figli a carico

Se un ALE offre copertura, in genere deve estenderla ai figli a carico fino all'età di 26 anni.

Un malinteso comune è che anche i coniugi debbano essere coperti. Ai fini dell'employer mandate federale, i coniugi non vengono trattati allo stesso modo dei figli a carico.

E se la tua azienda ha meno di 50 dipendenti?

Se la tua azienda è al di sotto della soglia ALE, la legge federale generalmente non ti obbliga a offrire un'assicurazione sanitaria.

Questo non significa che la copertura sia una cattiva idea. Molte piccole imprese offrono benefit volontariamente perché l'assicurazione sanitaria può aiutare a:

• Attrare candidati migliori
• Trattenere i dipendenti più a lungo
• Migliorare la soddisfazione dei dipendenti
• Costruire un pacchetto benefit più professionale
• Sostenere una forza lavoro più sana e stabile

Per una nuova attività, i benefit fanno spesso parte della strategia complessiva di compensazione. Una startup con un pacchetto benefit ben pensato può competere più efficacemente per i talenti rispetto a un lavoro con stipendio più alto ma senza copertura.

Opzioni di assicurazione sanitaria per le piccole imprese

Le piccole imprese che desiderano offrire copertura hanno diverse strade da considerare.

1. Assicurazione sanitaria di gruppo

Un piano sanitario di gruppo tradizionale è l'opzione più nota. L'azienda sceglie uno o più piani e i dipendenti idonei si iscrivono tramite il datore di lavoro.

Questo approccio può funzionare bene per le imprese che desiderano una struttura benefit semplice.

2. Copertura SHOP

Lo Small Business Health Options Program, o SHOP, è pensato per i piccoli datori di lavoro che vogliono offrire copertura medica e dentale tramite il Marketplace.

In generale, SHOP è disponibile per le aziende con da 1 a 50 full-time equivalent employees, e l'azienda deve avere almeno un dipendente diverso dal proprietario, dal coniuge o dai familiari del proprietario o dei partner.

SHOP può essere utile per i datori di lavoro che cercano un'opzione pensata per le piccole imprese e, in alcuni casi, l'accesso al Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA e accordi di rimborso

Alcuni datori di lavoro utilizzano gli health reimbursement arrangements invece o insieme alla copertura di gruppo tradizionale.

Due esempi comuni sono:

• ICHRA: un individual coverage HRA che può aiutare i datori di lavoro di qualsiasi dimensione a rimborsare ai dipendenti i premi dell'assicurazione sanitaria individuale, se l'azienda ha almeno un dipendente idoneo che non sia il proprietario o il coniuge del proprietario
• QSEHRA: un qualified small employer HRA che può essere disponibile per le imprese più piccole che non offrono copertura sanitaria di gruppo

Questi strumenti possono offrire flessibilità quando un piano di gruppo completo non è la scelta migliore.

4. Piani individuali per proprietari e attività individuali

Se sei un lavoratore autonomo e non hai dipendenti, in genere acquisti la copertura tramite il Marketplace individuale invece che tramite un piano di gruppo per piccole imprese.

Spesso è la soluzione più semplice per sole proprietorship e fondatori indipendenti.

Perché molti datori di lavoro offrono l'assicurazione sanitaria anche quando non è obbligatoria

Anche se la legge non ti obbliga a fornire copertura, ci sono forti motivi di business per prenderla in considerazione.

Può migliorare il recruiting

Nei mercati del lavoro competitivi, i benefit spesso fanno parte del processo decisionale. I candidati confrontano la retribuzione totale, non solo lo stipendio.

Può migliorare la retention

I lavoratori sono meno inclini a lasciare l'azienda quando si sentono supportati e possono accedere a cure a prezzi accessibili.

Può favorire la stabilità sul posto di lavoro

I dipendenti che possono vedere un medico, gestire condizioni croniche e affrontare problemi di salute ordinari riescono spesso a mantenere una produttività più costante.

Può allinearsi alla crescita di lungo periodo

Un'azienda che prevede di assumere in futuro può usare la pianificazione dei benefit per costruire un modello operativo più scalabile.

Checklist di conformità per i datori di lavoro

Se stai costruendo un'impresa e vuoi anticipare gli obblighi sull'assicurazione sanitaria, usa questa checklist.

• Monitora attentamente le ore dei dipendenti
• Calcola ogni anno gli equivalenti a tempo pieno
• Determina se la tua azienda potrebbe diventare un ALE
• Decidi se offrirai copertura di gruppo, un HRA o nessun piano
• Assicurati che le offerte di copertura siano documentate
• Verifica le regole di economicità e valore minimo se sei un ALE
• Prepara i moduli IRS richiesti se le regole sulla copertura si applicano alla tua azienda
• Rivedi la tua strategia benefit ogni anno, in base all'evoluzione della forza lavoro

Se la tua azienda diventa un ALE, gli obblighi di reporting possono includere i moduli IRS 1094-C e 1095-C.

Errori comuni dei nuovi datori di lavoro

Confondere il numero di dipendenti con gli equivalenti a tempo pieno

Un'azienda può avere meno di 50 lavoratori in organico e superare comunque la soglia ALE una volta convertite in equivalenti a tempo pieno le ore dei part-time.

Aspettare troppo a lungo per pianificare i benefit

Le decisioni sui benefit sono più semplici quando vengono integrate nei piani di assunzione fin dall'inizio, invece di essere prese in fretta dopo il primo periodo di crescita.

Presumere che le regole statali non contino

Le regole federali ACA sono solo una parte del quadro. Anche le leggi statali sull'assicurazione, le norme salariali, le leggi sui congedi e i requisiti specifici di settore possono influire sui tuoi obblighi.

Dimenticare la documentazione

Anche quando la copertura è volontaria, politiche scritte e registri di iscrizione chiari aiutano a evitare confusione in seguito.

Come aiuta una mentalità orientata alla costituzione dell'impresa

La questione dell'assicurazione sanitaria non è solo una questione HR. Fa parte dello stesso processo di pianificazione che accompagna la costituzione di una LLC o di una corporation, l'impostazione della payroll e la costruzione di un team.

Quando crei un'impresa con la crescita in mente, puoi prendere decisioni migliori su:

• Struttura societaria
• Configurazione della payroll
• Tempi di assunzione
• Budget per i benefit
• Workflow fiscali e di conformità

Questo è particolarmente importante per i fondatori che prevedono di passare dal lavoro individuale a un'operatività basata su un team nel tempo.

Domande frequenti

Devo offrire l'assicurazione sanitaria ai dipendenti part-time?

Di solito no. Ai sensi dell'employer mandate ACA, l'obbligo di copertura riguarda in genere i dipendenti a tempo pieno, non quelli che lavorano meno di 30 ore a settimana.

Devo coprire il coniuge dei miei dipendenti?

Non ai sensi dell'employer mandate federale ACA. La regola si concentra sui dipendenti a tempo pieno e sui figli a carico.

Cosa succede se i miei lavoratori sono solo proprietari o familiari?

In genere questa azienda non rientra nel SHOP coverage nello stesso modo di un'azienda con common-law employees, e l'employer mandate ACA si concentra generalmente sui dipendenti, non sui proprietari.

Posso cambiare la mia strategia benefit in seguito?

Sì. Molti datori di lavoro iniziano con un approccio e poi cambiano quando l'azienda cresce. La parte importante è rivedere le regole ogni anno e intervenire prima di arrivare a un problema di conformità.

Le leggi statali possono mai richiedere la copertura sanitaria?

Alcuni stati e alcune giurisdizioni locali hanno proprie regole in materia di lavoro e assicurazione. Verifica sempre i requisiti locali se la tua azienda opera al di fuori di un quadro esclusivamente federale.

In sintesi

La maggior parte dei datori di lavoro non è tenuta a offrire l'assicurazione sanitaria. La principale eccezione federale è l'employer mandate ACA per gli applicable large employers, che in genere si applica quando un'azienda raggiunge una media di 50 dipendenti a tempo pieno e full-time equivalents.

Per le imprese più piccole, offrire la copertura è di solito facoltativo, ma può essere un forte strumento di recruiting e retention. La scelta giusta dipende dalla tua forza lavoro, dal budget e dai piani di crescita a lungo termine.

Se stai avviando un'impresa adesso, è intelligente pensare all'assicurazione sanitaria prima di averne bisogno. Prima pianifichi, più sarà facile restare conforme e competitivi mentre la tua azienda cresce.