Les employeurs doivent-ils offrir une assurance maladie? Règles de l’ACA pour les petites entreprises

Pour de nombreux fondateurs, la question de l’assurance maladie devient réelle dès l’embauche du premier employé. La réponse courte est que la plupart des employeurs ne sont pas tenus d’offrir une assurance maladie. Toutefois, lorsqu’une entreprise devient suffisamment grande pour être considérée comme un grand employeur applicable en vertu de l’Affordable Care Act (ACA), les règles fédérales peuvent déclencher une obligation de couverture de la part de l’employeur.

Si vous créez une nouvelle LLC ou une nouvelle société par actions, planifier tôt les avantages sociaux peut vous faire gagner du temps, réduire les risques de conformité et faciliter l’embauche plus tard. Ce guide explique les règles fédérales, ce qui compte comme employé à temps plein et les options de couverture offertes aux petites entreprises.

La réponse courte

En général, les employeurs ne sont pas obligés d’offrir une assurance maladie à chaque employé.

La principale exception fédérale est le mandat de l’employeur prévu par l’ACA. Si une entreprise est classée comme un grand employeur applicable (ALE), elle peut devoir offrir une couverture santé à ses employés à temps plein et à leurs enfants à charge, ou éventuellement payer une somme assimilable à une pénalité en vertu des règles fiscales fédérales.

Autrement dit, la vraie réponse dépend de la taille de votre effectif et du nombre d’employés qui sont considérés comme temps plein.

Quand l’ACA exige-t-elle une couverture?

En vertu de l’ACA, un employeur est généralement considéré comme un ALE s’il comptait en moyenne au moins 50 employés à temps plein, y compris les équivalents temps plein, au cours de l’année civile précédente.

Ce seuil est important, car c’est le statut d’ALE qui déclenche les règles de responsabilité partagée de l’employeur.

Si une entreprise est un ALE, elle doit généralement faire l’une des choses suivantes :

• Offrir une couverture minimale essentielle à au moins 95 % de ses employés à temps plein et à leurs enfants à charge
• S’assurer que la couverture est abordable et qu’elle offre une valeur minimale

Si l’employeur ne respecte pas ces normes et qu’au moins un employé à temps plein reçoit un crédit d’impôt pour prime pour une couverture du Marché, l’employeur peut devoir verser un paiement de responsabilité partagée de l’employeur.

Qu’est-ce qu’un employé à temps plein?

Aux fins de l’ACA, un employé à temps plein est généralement une personne qui travaille en moyenne 30 heures par semaine ou 130 heures par mois.

C’est important, parce que de nombreux employeurs pensent que seul le nombre total d’employés compte. En réalité, les employés à temps partiel peuvent s’additionner en équivalents temps plein, ce qui peut faire franchir à une entreprise le seuil de 50 employés.

Si vous approchez de ce seuil, vous devez disposer d’un moyen fiable de suivre les heures de :

• Employés rémunérés à l’heure
• Employés à horaire variable
• Travailleurs saisonniers
• Nouveaux employés dont l’horaire peut changer

Des registres exacts sont essentiels si votre entreprise peut éventuellement être traitée comme un ALE.

Quelle couverture un ALE doit-il offrir?

Un ALE n’a pas à offrir tous les types de régimes d’assurance maladie possibles, mais s’il offre une couverture, celle-ci doit satisfaire à certaines normes de l’ACA.

Couverture minimale essentielle

Le régime doit répondre à la définition de l’ACA en matière de couverture minimale essentielle.

Abordabilité

La contribution exigée de l’employé pour une couverture individuelle doit être abordable selon les règles de l’IRS. En pratique, l’abordabilité est mesurée au moyen de mesures de sécurité fédérales plutôt que du revenu du ménage de l’employé dans tous les cas.

Valeur minimale

Le régime doit aussi offrir un niveau de couverture minimal. En termes simples, cela signifie que le régime de l’employeur devrait couvrir une part significative des coûts médicaux attendus plutôt que de se limiter à une police très sommaire.

Enfants à charge

Si un ALE offre une couverture, celle-ci doit généralement s’étendre aux enfants à charge jusqu’à l’âge de 26 ans.

Une idée reçue fréquente veut que les conjoints doivent aussi être couverts. En vertu du mandat fédéral de l’employeur, les conjoints ne sont pas traités de la même façon que les enfants à charge à cette fin.

Que faire si votre entreprise compte moins de 50 employés?

Si votre entreprise est sous le seuil ALE, le droit fédéral ne vous oblige généralement pas à offrir une assurance maladie.

Cela ne veut pas dire que la couverture est une mauvaise idée. De nombreuses petites entreprises offrent volontairement des avantages sociaux, parce que l’assurance maladie peut aider à :

• Attirer de meilleurs candidats
• Fidéliser les employés plus longtemps
• Améliorer la satisfaction des employés
• Constituer un ensemble d’avantages sociaux plus professionnel
• Soutenir une main-d’œuvre en meilleure santé et plus stable

Pour une nouvelle entreprise, les avantages sociaux font souvent partie de la stratégie globale de rémunération. Une jeune entreprise qui offre un ensemble d’avantages réfléchi peut mieux concurrencer un poste mieux payé qui n’offre aucune couverture.

Options d’assurance maladie pour les petites entreprises

Les petites entreprises qui souhaitent offrir une couverture ont plusieurs options à considérer.

1. Assurance maladie collective

Un régime collectif traditionnel est l’option la plus connue. L’entreprise choisit un régime ou un ensemble de régimes, et les employés admissibles s’inscrivent par l’intermédiaire de l’employeur.

Cette approche peut bien fonctionner pour les entreprises qui souhaitent une structure d’avantages sociaux simple.

2. Couverture SHOP

Le Small Business Health Options Program, ou SHOP, est conçu pour les petits employeurs qui souhaitent offrir une couverture médicale et dentaire par l’intermédiaire du Marché.

En général, SHOP est offert aux entreprises comptant de 1 à 50 équivalents temps plein, et l’entreprise doit avoir au moins un employé autre que le propriétaire, son conjoint ou les membres de la famille du propriétaire ou des associés.

SHOP peut être utile pour les employeurs qui veulent une option pensée pour les petites entreprises et, dans certains cas, l’accès au crédit d’impôt pour soins de santé des petites entreprises.

3. REER santé et mécanismes de remboursement

Certains employeurs utilisent des arrangements de remboursement des frais de santé à la place ou en complément d’une couverture collective traditionnelle.

Deux exemples courants sont :

• ICHRA : un compte de remboursement pour assurance santé individuelle qui peut aider des employeurs de toute taille à rembourser les primes d’assurance maladie individuelle des employés, si l’entreprise compte au moins un employé admissible qui n’est pas le propriétaire ni le conjoint du propriétaire
• QSEHRA : un compte de remboursement pour petit employeur admissible qui peut être offert par des entreprises plus petites qui ne proposent pas de couverture collective

Ces outils peuvent offrir de la flexibilité lorsqu’un régime collectif complet n’est pas la meilleure solution.

4. Régimes individuels pour les propriétaires et les entreprises d’une seule personne

Si vous travaillez à votre compte et que vous n’avez pas d’employés, vous achetez généralement une couverture par l’intermédiaire du Marché individuel plutôt que par un régime collectif pour petites entreprises.

C’est souvent la solution la plus simple pour les travailleurs autonomes et les fondateurs indépendants.

Pourquoi de nombreux employeurs offrent une assurance maladie même lorsqu’ils n’y sont pas obligés

Même si la loi ne vous oblige pas à fournir une couverture, il existe de solides raisons d’affaires d’y réfléchir.

Cela peut améliorer l’embauche

Dans un marché du travail concurrentiel, les avantages sociaux font souvent partie du processus de décision. Les candidats comparent la rémunération globale, pas seulement le salaire.

Cela peut améliorer la rétention

Les employés sont moins susceptibles de partir lorsqu’ils se sentent soutenus et qu’ils peuvent accéder à des soins abordables.

Cela peut soutenir la stabilité au travail

Les employés qui peuvent consulter un médecin, gérer des maladies chroniques et traiter les problèmes de santé courants sont souvent mieux en mesure de rester productifs.

Cela peut appuyer la croissance à long terme

Une entreprise qui prévoit embaucher à l’avenir peut utiliser la planification des avantages sociaux pour bâtir un modèle d’exploitation plus évolutif.

Liste de vérification de conformité pour les employeurs

Si vous bâtissez une entreprise et que vous voulez anticiper vos obligations en matière d’assurance maladie, utilisez cette liste de vérification.

• Suivez attentivement les heures des employés
• Calculez chaque année les équivalents temps plein
• Déterminez si votre entreprise pourrait devenir un ALE
• Décidez si vous offrirez une couverture collective, un REER santé ou aucun régime
• Assurez-vous que les offres de couverture sont documentées
• Examinez les règles d’abordabilité et de valeur minimale si vous êtes un ALE
• Préparez les formulaires IRS requis si les règles de couverture s’appliquent à votre entreprise
• Réévaluez votre stratégie d’avantages sociaux chaque année à mesure que votre effectif évolue

Si votre entreprise devient un ALE, les obligations de déclaration peuvent inclure les formulaires IRS 1094-C et 1095-C.

Erreurs courantes des nouveaux employeurs

Confondre le nombre d’employés avec les équivalents temps plein

Une entreprise peut avoir moins de 50 travailleurs sur la paie et pourtant dépasser le seuil ALE une fois les heures à temps partiel converties en équivalents temps plein.

Attendre trop longtemps pour planifier les avantages sociaux

Les décisions liées aux avantages sociaux sont plus faciles lorsqu’elles sont intégrées tôt aux plans d’embauche, et non prises à la hâte après la première phase de croissance.

Supposer que les règles provinciales ou étatiques n’ont pas d’importance

Les règles fédérales de l’ACA ne sont qu’une partie du tableau. Les lois provinciales, les règles d’assurance, les normes salariales, les lois sur les congés et les exigences propres à certains secteurs peuvent aussi avoir une incidence sur vos obligations.

Oublier la documentation

Même lorsque la couverture est volontaire, des politiques écrites et des dossiers d’inscription clairs aident à éviter la confusion plus tard.

Comment une approche axée sur la constitution d’entreprise aide

La question de l’assurance maladie n’est pas seulement une question de ressources humaines. Elle fait partie du même processus de planification que la création d’une LLC ou d’une société par actions, la mise en place de la paie et la constitution d’une équipe.

Lorsque vous créez une entreprise en pensant à la croissance, vous pouvez prendre de meilleures décisions concernant :

• La structure de l’entité
• La configuration de la paie
• Les délais d’embauche
• Les budgets d’avantages sociaux
• Les flux de travail fiscaux et de conformité

C’est particulièrement important pour les fondateurs qui prévoient passer d’un travail en solo à des activités fondées sur le travail d’équipe au fil du temps.

Questions fréquentes

Dois-je offrir une assurance maladie aux employés à temps partiel?

Habituellement non. En vertu du mandat de l’employeur prévu par l’ACA, l’obligation principale de couverture s’applique généralement aux employés à temps plein, et non à ceux qui travaillent moins de 30 heures par semaine.

Dois-je couvrir les conjoints de mes employés?

Pas en vertu du mandat fédéral de l’employeur prévu par l’ACA. La règle vise les employés à temps plein et les enfants à charge.

Que se passe-t-il si mes seuls travailleurs sont des propriétaires ou des membres de la famille?

Cette entreprise ne sera généralement pas admissible à SHOP de la même manière qu’une entreprise ayant des employés de droit commun, et le mandat de l’employeur prévu par l’ACA vise généralement les employés plutôt que les propriétaires.

Puis-je changer ma stratégie d’avantages sociaux plus tard?

Oui. De nombreux employeurs commencent avec une approche et en changent plus tard à mesure que l’entreprise grandit. L’important est de revoir les règles chaque année et de vous ajuster avant de créer un problème de conformité.

Les lois provinciales ou étatiques exigent-elles parfois une couverture santé?

Certaines provinces, certains États et certaines administrations locales ont leurs propres règles en matière d’emploi et d’assurance. Vérifiez toujours les exigences locales si votre entreprise exerce ses activités dans plus d’un cadre fédéral.

En résumé

La plupart des employeurs n’ont pas à offrir une assurance maladie. La principale exception fédérale est le mandat de l’employeur prévu par l’ACA pour les grands employeurs applicables, qui s’applique généralement lorsqu’une entreprise atteint en moyenne 50 employés à temps plein et équivalents temps plein.

Pour les petites entreprises, l’offre de couverture est généralement facultative, mais elle peut constituer un excellent outil d’embauche et de rétention. Le bon choix dépend de votre effectif, de votre budget et de vos plans de croissance à long terme.

Si vous démarrez une entreprise maintenant, il est judicieux de réfléchir à l’assurance maladie avant d’en avoir besoin. Plus vous planifiez tôt, plus il est facile de rester conforme et compétitif à mesure que votre entreprise grandit.