Må arbeidsgivere tilby helseforsikring? ACA-regler for småbedrifter

For mange gründere blir helseforsikring et aktuelt spørsmål i det øyeblikket den første ansatte ansettes. Det korte svaret er at de fleste arbeidsgivere ikke er pålagt å tilby helseforsikring. Men når en virksomhet blir stor nok til å regnes som en applicable large employer under Affordable Care Act (ACA), kan føderale regler utløse et krav om arbeidsgiverdekning.

Hvis du etablerer en ny LLC eller et nytt aksjeselskap, kan det spare tid, redusere etterlevelsesrisiko og gjøre rekruttering enklere senere å planlegge for ansattgoder tidlig. Denne veiledningen forklarer de føderale reglene, hva som regnes som en heltidsansatt, og hvilke dekningsalternativer som finnes for små bedrifter.

Det korte svaret

Generelt er arbeidsgivere ikke pliktige til å tilby helseforsikring til alle ansatte.

Det viktigste føderale unntaket er ACAs arbeidsgivermandat. Hvis en virksomhet er klassifisert som en applicable large employer (ALE), kan den være nødt til å tilby helseforsikring til heltidsansatte og deres forsørgede barn, eller risikere en gebyrliknende betaling etter føderale skatteregler.

Det betyr at det reelle svaret avhenger av størrelsen på arbeidsstokken og hvor mange ansatte som kvalifiserer som heltidsansatte.

Når krever ACA dekning?

Etter ACA anses en arbeidsgiver vanligvis som en ALE dersom den hadde et gjennomsnitt på minst 50 heltidsansatte, inkludert fulltids-ekvivalenter, i det foregående kalenderåret.

Denne terskelen er viktig fordi ALE-status er det som utløser reglene om arbeidsgivers delte ansvar.

Hvis en virksomhet er en ALE, må den vanligvis gjøre ett av følgende:

• Tilby minimum essential coverage til minst 95 % av sine heltidsansatte og deres forsørgede barn
• Sørge for at dekningen er rimelig og gir minimum value

Hvis arbeidsgiveren ikke oppfyller disse standardene, og minst én heltidsansatt mottar en premium tax credit for Marketplace-dekning, kan arbeidsgiveren måtte betale en employer shared responsibility payment.

Hva regnes som heltid?

I ACA-sammenheng er en heltidsansatt vanligvis en person som jobber i gjennomsnitt 30 timer per uke eller 130 timer per måned.

Dette er viktig fordi mange arbeidsgivere tror at bare antall ansatte teller. I praksis kan deltidsansatte til sammen utgjøre fulltids-ekvivalenter, som kan føre en virksomhet over grensen på 50 ansatte.

Hvis du er nær denne grensen, trenger du en pålitelig måte å føre timer for:

• Timelønte ansatte
• Ansatte med varierende arbeidstid
• Sesongarbeidere
• Nyansatte hvis arbeidstider kan endre seg

Nøyaktige opptegnelser er avgjørende hvis virksomheten din senere kan bli behandlet som en ALE.

Hvilken dekning må en ALE tilby?

En ALE trenger ikke å tilby alle tenkelige typer helseplaner, men hvis den tilbyr dekning, må den dekningen oppfylle visse ACA-standarder.

Minimum essential coverage

Planen må oppfylle ACA-definisjonen av minimum essential coverage.

Rimelighet

Den ansattes egenandel for dekning kun for seg selv må være rimelig etter IRS-reglene. I praksis vurderes rimelighet ofte mot føderale safe harbors, og ikke alltid mot den ansattes husholdningsinntekt.

Minimum value

Planen må også gi et minimumsnivå av dekning. Enkelt sagt betyr det at arbeidsgiverplanen bør dekke en meningsfull andel av forventede medisinske kostnader, og ikke bare være en svært begrenset forsikringsordning.

Forsørgede barn

Hvis en ALE tilbyr dekning, må den vanligvis omfatte forsørgede barn frem til fylte 26 år.

En vanlig misforståelse er at ektefeller også må være dekket. Etter det føderale arbeidsgivermandatet behandles ikke ektefeller på samme måte som forsørgede barn i denne sammenhengen.

Hva hvis virksomheten har færre enn 50 ansatte?

Hvis virksomheten ligger under ALE-terskelen, krever føderal lov vanligvis ikke at du tilbyr helseforsikring.

Det betyr ikke at dekning er en dårlig idé. Mange små bedrifter tilbyr goder frivillig fordi helseforsikring kan hjelpe med:

• Å tiltrekke bedre kandidater
• Å beholde ansatte lenger
• Å øke medarbeidertilfredshet
• Å bygge en mer profesjonell fordelsportefølje
• Å støtte en sunnere og mer stabil arbeidsstyrke

For en ny virksomhet er ansattgoder ofte en del av den samlede kompensasjonsstrategien. En oppstartsbedrift med en gjennomtenkt fordelsordning kan konkurrere bedre om talent enn en høyere lønnende jobb uten dekning.

Alternativer for helseforsikring for små bedrifter

Små bedrifter som ønsker å tilby dekning, har flere veier å vurdere.

1. Gruppebasert helseforsikring

En tradisjonell gruppedekning er det mest kjente alternativet. Virksomheten velger én plan eller et sett med planer, og kvalifiserte ansatte melder seg på gjennom arbeidsgiveren.

Denne tilnærmingen kan fungere godt for virksomheter som ønsker en enkel struktur for ansattgoder.

2. SHOP-dekning

Small Business Health Options Program, eller SHOP, er laget for små arbeidsgivere som ønsker å tilby medisinsk og tannlegeforsikring gjennom Marketplace.

Generelt er SHOP tilgjengelig for virksomheter med 1 til 50 fulltids-ekvivalente ansatte, og virksomheten må ha minst én ansatt i tillegg til eieren, ektefellen eller familiemedlemmer av eieren eller partnerne.

SHOP kan være nyttig for arbeidsgivere som ønsker et småbedriftsfokusert alternativ og, i noen tilfeller, tilgang til Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA-er og refusjonsordninger

Noen arbeidsgivere bruker helse-refusjonsordninger i stedet for eller i tillegg til tradisjonell gruppedekning.

To vanlige eksempler er:

• ICHRA: en individual coverage HRA som kan hjelpe arbeidsgivere av alle størrelser med å refundere ansatte for individuelle helseforsikringspremier, dersom virksomheten har minst én kvalifisert ansatt som ikke er eieren eller eierens ektefelle
• QSEHRA: en qualified small employer HRA som kan være tilgjengelig for mindre virksomheter som ikke tilbyr gruppedekning

Disse løsningene kan gi fleksibilitet når en full gruppeløsning ikke passer best.

4. Individuelle planer for eiere og enkeltpersonforetak

Hvis du er selvstendig næringsdrivende og ikke har ansatte, kjøper du vanligvis dekning gjennom den individuelle Marketplace i stedet for en småbedriftsbasert gruppeløsning.

Det er ofte den enkleste veien for enkeltpersonforetak og uavhengige gründere.

Hvorfor mange arbeidsgivere tilbyr helseforsikring selv når de ikke er pålagt det

Selv om loven ikke tvinger deg til å tilby dekning, finnes det gode forretningsmessige grunner til å vurdere det.

Det kan forbedre rekrutteringen

I konkurransepregede arbeidsmarkeder er goder ofte en del av vurderingen. Kandidater sammenligner total kompensasjon, ikke bare lønn.

Det kan forbedre beholdning av ansatte

Ansatte er mindre tilbøyelige til å slutte når de føler seg ivaretatt og kan få tilgang til rimelig helsehjelp.

Det kan støtte stabilitet på arbeidsplassen

Ansatte som kan gå til legen, håndtere kroniske tilstander og ta tak i vanlige helseutfordringer, har ofte bedre forutsetninger for å opprettholde produktiviteten.

Det kan passe med langsiktig vekst

En virksomhet som planlegger å ansette i fremtiden, kan bruke planlegging av ansattgoder til å bygge en mer skalerbar driftsmodell.

Sjekkliste for etterlevelse for arbeidsgivere

Hvis du bygger en virksomhet og vil ligge i forkant av forpliktelser knyttet til helseforsikring, kan du bruke denne sjekklisten.

• Følg nøye med på arbeidstimer for ansatte
• Beregn fulltids-ekvivalenter hvert år
• Vurder om virksomheten kan bli en ALE
• Bestem om du vil tilby gruppedekning, en HRA eller ingen ordning i det hele tatt
• Sørg for at tilbud om dekning dokumenteres
• Gjennomgå regler om rimelighet og minimum value hvis du er en ALE
• Forbered nødvendige IRS-skjemaer hvis dekningsreglene gjelder virksomheten din
• Revider fordelstrategien hvert år etter hvert som arbeidsstyrken endrer seg

Hvis virksomheten blir en ALE, kan rapporteringsplikter omfatte IRS-skjemaene 1094-C og 1095-C.

Vanlige feil nye arbeidsgivere gjør

Å forveksle antall ansatte med fulltids-ekvivalenter

En virksomhet kan ha færre enn 50 personer på lønningslisten og likevel passere ALE-terskelen når deltidsarbeid omregnes til fulltids-ekvivalenter.

Å vente for lenge med å planlegge goder

Beslutninger om ansattgoder er enklere når de bygges inn i ansettelsesplanene tidlig, ikke hastes frem etter den første vekstspurten.

Å anta at statlige regler ikke betyr noe

Føderale ACA-regler er bare én del av bildet. Statlige forsikringsregler, lønnsregler, permisjonsregler og bransjespesifikke krav kan også påvirke forpliktelsene dine.

Å glemme dokumentasjon

Selv når dekning er frivillig, bidrar skriftlige retningslinjer og tydelige registreringsopptegnelser til å unngå forvirring senere.

Hvordan et virksomhetsetableringsperspektiv hjelper

Spørsmålet om helseforsikring er ikke bare et HR-spørsmål. Det er en del av den samme planleggingsprosessen som følger med å etablere en LLC eller et aksjeselskap, sette opp lønn og bygge et team.

Når du bygger en virksomhet med vekst i tankene, kan du ta bedre beslutninger om:

• Selskapsstruktur
• Oppsett av lønn
• Ansettelsesplaner
• Budsjett for ansattgoder
• Skatte- og etterlevelsesrutiner

Dette er spesielt viktig for gründere som forventer å gå fra soloarbeid til teambasert drift over tid.

Ofte stilte spørsmål

Må jeg tilby helseforsikring til deltidsansatte?

Vanligvis nei. Etter ACAs arbeidsgivermandat gjelder den sentrale dekningsforpliktelsen vanligvis for heltidsansatte, ikke ansatte som jobber mindre enn 30 timer per uke.

Må jeg dekke de ansattes ektefeller?

Ikke etter det føderale ACA-arbeidsgivermandatet. Regelen fokuserer på heltidsansatte og forsørgede barn.

Hva hvis de eneste arbeiderne mine er eiere eller familiemedlemmer?

Den typen virksomhet kvalifiserer vanligvis ikke for SHOP-dekning på samme måte som en virksomhet med vanlige ansatte ville gjort, og ACA-arbeidsgivermandatet fokuserer generelt på ansatte fremfor eiere.

Kan jeg endre fordelstrategien min senere?

Ja. Mange arbeidsgivere starter med én løsning og bytter senere etter hvert som selskapet vokser. Det viktige er å gjennomgå reglene hvert år og justere før du får et etterlevelsesproblem.

Kan statlige lover noen gang kreve helseforsikring?

Noen delstater og lokale jurisdiksjoner har egne regler for arbeidsliv og forsikring. Sjekk alltid lokale krav hvis virksomheten din opererer utenfor et rent føderalt rammeverk.

Konklusjon

De fleste arbeidsgivere er ikke forpliktet til å tilby helseforsikring. Det viktigste føderale unntaket er ACAs arbeidsgivermandat for applicable large employers, som vanligvis gjelder når en virksomhet når et gjennomsnitt på 50 heltidsansatte og fulltids-ekvivalenter.

For mindre bedrifter er det som regel frivillig å tilby dekning, men det kan være et sterkt verktøy for rekruttering og å beholde ansatte. Det riktige valget avhenger av arbeidsstyrken, budsjettet og de langsiktige vekstplanene dine.

Hvis du starter en virksomhet nå, er det smart å tenke på helseforsikring før du trenger den. Jo tidligere du planlegger, desto enklere er det å holde seg innenfor reglene og være konkurransedyktig etter hvert som selskapet vokser.