Чи зобов’язані роботодавці пропонувати медичне страхування? Правила ACA для малих бізнесів

Для багатьох засновників питання медичного страхування стає актуальним у момент, коли в команді з’являється перший працівник. Коротка відповідь така: більшість роботодавців не зобов’язані пропонувати медичне страхування. Однак, коли бізнес стає достатньо великим, щоб підпадати під визначення applicable large employer за Законом про доступне медичне обслуговування (ACA), федеральні правила можуть запустити вимогу щодо покриття для роботодавця.

Якщо ви створюєте нове LLC або корпорацію, раннє планування пільг для працівників може заощадити час, зменшити ризики невідповідності вимогам і згодом полегшити найм. У цьому посібнику розглянуто федеральні правила, те, що вважається працівником на повну ставку, і варіанти покриття, доступні для малих бізнесів.

Коротка відповідь

Загалом роботодавці не повинні пропонувати медичне страхування кожному працівнику.

Головним федеральним винятком є мандат роботодавця за ACA. Якщо бізнес класифікується як applicable large employer (ALE), йому може знадобитися запропонувати медичне покриття своїм працівникам на повну ставку та їхнім дітям на утриманні, інакше він може наражатися на платіж, подібний до штрафу, за федеральними податковими правилами.

Отже, справжня відповідь залежить від розміру вашої команди та від того, скільки працівників відповідають критеріям повної зайнятості.

Коли ACA вимагає покриття?

За ACA роботодавець зазвичай вважається ALE, якщо в попередньому календарному році в нього було в середньому щонайменше 50 працівників на повну ставку, включно з еквівалентами повної зайнятості.

Цей поріг важливий, тому що саме статус ALE запускає правила спільної відповідальності роботодавця.

Якщо бізнес є ALE, він зазвичай повинен зробити одне з такого:

• Запропонувати мінімальне необхідне покриття щонайменше 95% своїх працівників на повну ставку та їхніх дітей на утриманні
• Переконатися, що покриття є доступним за вартістю та забезпечує мінімальну цінність

Якщо роботодавець не виконує ці стандарти, і хоча б один працівник на повну ставку отримує податковий кредит на страхову премію для покриття через Marketplace, роботодавець може бути зобов’язаний сплатити платіж за спільну відповідальність роботодавця.

Що вважається повною зайнятістю?

Для цілей ACA працівником на повну ставку зазвичай вважається той, хто працює в середньому 30 годин на тиждень або 130 годин на місяць.

Це важливо, тому що багато роботодавців припускають, що має значення лише кількість людей у штаті. Насправді працівники з неповною зайнятістю можуть накопичуватися в еквіваленти повної зайнятості, що може перевести бізнес через поріг у 50 працівників.

Якщо ви близькі до цього рівня, вам потрібна надійна система обліку годин для:

• Працівників з погодинною оплатою
• Працівників із змінним графіком
• Сезонних працівників
• Нових працівників, чий графік може змінюватися

Точний облік є критично важливим, якщо ваш бізнес у майбутньому може вважатися ALE.

Яке покриття має пропонувати ALE?

ALE не зобов’язаний пропонувати кожен можливий тип медичного плану, але якщо покриття пропонується, воно має відповідати певним стандартам ACA.

Мінімальне необхідне покриття

План має відповідати визначенню ACA щодо мінімального необхідного покриття.

Доступність за вартістю

Обов’язковий внесок працівника за покриття лише для нього самого має бути доступним за правилами IRS. На практиці доступність вимірюється за федеральними safe harbors, а не у кожному випадку за доходом домогосподарства працівника.

Мінімальна цінність

План також має забезпечувати мінімальний рівень покриття. Простими словами, план роботодавця повинен покривати значну частину очікуваних медичних витрат, а не бути формальністю з мінімальним захистом.

Діти на утриманні

Якщо ALE пропонує покриття, воно зазвичай має поширюватися на дітей на утриманні до 26 років.

Поширена помилка полягає в тому, що подружжя також обов’язково має бути включене. За федеральним мандатом роботодавця подружжя не прирівнюється до дітей на утриманні для цієї мети.

Що, якщо у вашому бізнесі менше ніж 50 працівників?

Якщо ваш бізнес нижче порога ALE, федеральне законодавство зазвичай не вимагає від вас пропонувати медичне страхування.

Це не означає, що покриття не має сенсу. Багато малих бізнесів добровільно пропонують пільги, тому що медичне страхування може допомогти з:

• Залученням сильніших кандидатів
• Утриманням працівників на довший термін
• Підвищенням задоволеності працівників
• Формуванням більш професійного пакета пільг
• Підтримкою здоровішої та стабільнішої команди

Для нового бізнесу пільги часто є частиною ширшої стратегії компенсації. Стартап із продуманим пакетом пільг може конкурувати за таланти ефективніше, ніж вакансія з вищою зарплатою, але без покриття.

Варіанти медичного страхування для малих бізнесів

Малі бізнеси, які хочуть запропонувати покриття, мають кілька шляхів.

1. Групове медичне страхування

Традиційний груповий медичний план є найзвичнішим варіантом. Бізнес обирає один план або набір планів, а працівники, які відповідають вимогам, реєструються через роботодавця.

Такий підхід добре працює для бізнесів, які хочуть просту структуру пільг.

2. Покриття SHOP

Small Business Health Options Program, або SHOP, створено для малих роботодавців, які хочуть запропонувати медичне та стоматологічне покриття через Marketplace.

Загалом SHOP доступний для бізнесів із 1 до 50 еквівалентів повної зайнятості, і в бізнесу має бути принаймні один працівник, окрім власника, його або її подружжя чи членів сім’ї власника або партнерів.

SHOP може бути корисним для роботодавців, які хочуть варіант, орієнтований саме на малий бізнес, і в деяких випадках доступ до податкового кредиту Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA та механізми відшкодування

Деякі роботодавці використовують health reimbursement arrangements замість традиційного групового покриття або разом із ним.

Два поширені приклади:

• ICHRA: індивідуальний coverage HRA, який може допомогти роботодавцям будь-якого розміру відшкодовувати працівникам страхові премії за індивідуальне медичне страхування, якщо бізнес має принаймні одного працівника, який має право на участь і не є власником або подружжям власника
• QSEHRA: qualified small employer HRA, який може бути доступним для менших бізнесів, що не пропонують групове медичне страхування

Ці інструменти можуть забезпечити гнучкість, коли повноцінний груповий план не є найкращим варіантом.

4. Індивідуальні плани для власників і бізнесів без працівників

Якщо ви самозайняті й не маєте працівників, ви зазвичай купуєте покриття через індивідуальний Marketplace, а не через груповий план для малого бізнесу.

Для sole proprietors та незалежних засновників це часто найпростіший шлях.

Чому багато роботодавців пропонують медичне страхування, навіть коли це не обов’язково

Навіть якщо закон не зобов’язує вас надавати покриття, є вагомі бізнес-причини розглянути це.

Це може покращити найм

На конкурентних ринках праці пільги часто є частиною рішення. Кандидати порівнюють загальну компенсацію, а не лише зарплату.

Це може покращити утримання

Працівники рідше звільняються, коли відчувають підтримку і можуть отримати доступне лікування.

Це може підтримувати стабільність у команді

Працівники, які можуть звернутися до лікаря, контролювати хронічні стани та вирішувати рутинні питання зі здоров’ям, часто краще зберігають продуктивність.

Це може відповідати довгостроковому зростанню

Бізнес, який планує наймати в майбутньому, може використовувати планування пільг для побудови більш масштабованої операційної моделі.

Контрольний список відповідності для роботодавців

Якщо ви будуєте бізнес і хочете бути наперед готовими до зобов’язань щодо медичного страхування, скористайтеся цим списком.

• Ретельно обліковуйте години працівників
• Щороку розраховуйте еквіваленти повної зайнятості
• Визначайте, чи може ваш бізнес стати ALE
• Вирішіть, чи будете ви пропонувати групове покриття, HRA або взагалі не матимете плану
• Переконайтеся, що пропозиції покриття задокументовані
• Перевіряйте правила доступності та мінімальної цінності, якщо ви є ALE
• Підготуйте потрібні форми IRS, якщо на ваш бізнес поширюються правила щодо покриття
• Щороку переглядайте свою стратегію пільг у міру зміни штату

Якщо ваш бізнес стає ALE, звітність може включати форми IRS 1094-C і 1095-C.

Типові помилки нових роботодавців

Плутати кількість працівників із еквівалентами повної зайнятості

Бізнес може мати менше ніж 50 працівників у штаті, але все одно перевищити поріг ALE після перерахунку неповних годин в еквіваленти повної зайнятості.

Занадто довго відкладати планування пільг

Рішення щодо пільг легше приймати, коли вони закладені в плани найму заздалегідь, а не ухвалюються поспіхом після першого етапу зростання.

Припускати, що правила штату не мають значення

Федеральні правила ACA — лише частина картини. Також можуть впливати державні закони про страхування, правила щодо заробітної плати, leave laws та галузеві вимоги.

Забувати про документацію

Навіть коли покриття є добровільним, письмові політики та чіткі записи про реєстрацію допомагають уникнути плутанини в майбутньому.

Як мислення через призму створення бізнесу допомагає

Питання медичного страхування — це не лише HR-питання. Це частина того самого процесу планування, що супроводжує створення LLC або корпорації, налаштування payroll і побудову команди.

Коли ви створюєте бізнес із розрахунком на зростання, ви можете приймати кращі рішення щодо:

• Структури юридичної особи
• Налаштування payroll
• Графіків найму
• Бюджетів на пільги
• Податкових і комплаєнс-процесів

Це особливо важливо для засновників, які очікують перейти від роботи самостійно до командної моделі з часом.

Часті запитання

Чи зобов’язаний я пропонувати медичне страхування працівникам із неповною зайнятістю?

Зазвичай ні. За мандатом роботодавця ACA ключове зобов’язання щодо покриття зазвичай стосується працівників на повну ставку, а не тих, хто працює менше ніж 30 годин на тиждень.

Чи повинен я покривати подружжя моїх працівників?

Ні, не за федеральним мандатом роботодавця ACA. Правило зосереджене на працівниках на повну ставку та їхніх дітях на утриманні.

Що, якщо моїми працівниками є лише власники або члени родини?

Такий бізнес зазвичай не буде кваліфікуватися для SHOP coverage так само, як бізнес із common-law employees, а мандат роботодавця ACA загалом стосується працівників, а не власників.

Чи можу я змінити свою стратегію пільг пізніше?

Так. Багато роботодавців починають з одного підходу і змінюють його пізніше, коли компанія зростає. Головне — щороку переглядати правила та вносити зміни до того, як виникне проблема з відповідністю.

Чи можуть закони штату коли-небудь вимагати медичне покриття?

У деяких штатах і місцевих юрисдикціях є власні правила щодо праці та страхування. Завжди перевіряйте місцеві вимоги, якщо ваш бізнес працює не лише в межах однієї федеральної системи.

Підсумок

Більшість роботодавців не зобов’язані пропонувати медичне страхування. Головним федеральним винятком є мандат роботодавця ACA для applicable large employers, який зазвичай застосовується, коли бізнес досягає в середньому 50 працівників на повну ставку та еквівалентів повної зайнятості.

Для менших бізнесів пропонувати покриття зазвичай необов’язково, але це може бути сильним інструментом для найму та утримання працівників. Правильний вибір залежить від вашої команди, бюджету та довгострокових планів зростання.

Якщо ви зараз починаєте бізнес, варто подумати про медичне страхування ще до того, як воно стане нагальною потребою. Чим раніше ви сплануєте, тим легше буде залишатися в межах вимог і зберігати конкурентоспроможність у міру зростання компанії.