Kötelesek-e a munkáltatók egészségbiztosítást kínálni? ACA-szabályok kisvállalkozások számára

Sok alapító számára az egészségbiztosítás kérdése már az első munkavállaló felvételekor valós problémává válik. A rövid válasz az, hogy a legtöbb munkáltató nem köteles egészségbiztosítást kínálni. Ugyanakkor amikor egy vállalkozás elég nagyra nő ahhoz, hogy az Affordable Care Act (ACA) alapján alkalmazandó nagy munkáltatónak minősüljön, a szövetségi szabályok munkáltatói fedezetnyújtási kötelezettséget válthatnak ki.

Ha új LLC-t vagy társaságot alapítasz, az alkalmazotti juttatások előzetes megtervezése időt takaríthat meg, csökkentheti a megfelelési kockázatot, és később megkönnyítheti a toborzást. Ez az útmutató bemutatja a szövetségi szabályokat, azt, hogy mi számít teljes munkaidős munkavállalónak, valamint a kisvállalkozások számára elérhető fedezeti lehetőségeket.

A rövid válasz

Általánosságban a munkáltatók nem kötelesek minden munkavállalójuk számára egészségbiztosítást kínálni.

A legfontosabb szövetségi kivétel az ACA munkáltatói kötelezettsége. Ha egy vállalkozás alkalmazandó nagy munkáltatónak (applicable large employer, ALE) minősül, akkor előfordulhat, hogy egészségügyi fedezetet kell kínálnia a teljes munkaidős munkavállalóinak és az eltartott gyermekeiknek, különben szövetségi adószabályok szerinti, bírságszerű fizetési kötelezettség terhelheti.

Ez azt jelenti, hogy a valós válasz a munkaerő méretétől és attól függ, hány munkavállaló minősül teljes munkaidősnek.

Mikor ír elő az ACA fedezetet?

Az ACA alapján egy munkáltató általában ALE-nek minősül, ha az előző naptári évben átlagosan legalább 50 teljes munkaidős munkavállalója volt, beleértve a teljes munkaidőnek megfelelő létszámot is.

Ez a küszöb azért fontos, mert az ALE-státusz hozza működésbe a munkáltatói közös felelősségi szabályokat.

Ha egy vállalkozás ALE, akkor általában az alábbiak egyikét kell tennie:

• Legalább a teljes munkaidős munkavállalók 95%-ának és eltartott gyermekeiknek minimum alapfedezetet kínálni
• Biztosítani, hogy a fedezet megfizethető legyen, és megfeleljen a minimális érték követelményének

Ha a munkáltató nem teljesíti ezeket a feltételeket, és legalább egy teljes munkaidős munkavállaló Marketplace-fedezet után prémiumadójóváírást kap, a munkáltató munkáltatói közös felelősségi fizetésre kötelezett lehet.

Mi számít teljes munkaidőnek?

Az ACA szempontjából teljes munkaidős munkavállaló általában az, aki átlagosan heti 30 órát vagy havonta 130 órát dolgozik.

Ez azért fontos, mert sok munkáltató úgy gondolja, hogy csak a létszám számít. Valójában a részmunkaidős munkavállalók órái összeadódhatnak teljes munkaidőnek megfelelő létszámmá, ami átlökheti a vállalkozást az 50 fős küszöbön.

Ha ehhez a határhoz közel vagy, megbízható nyilvántartásra van szükséged az alábbiakhoz:

• Órabéres munkavállalók
• Változó munkaidős munkavállalók
• Idénymunkások
• Újonnan felvett munkavállalók, akiknek a beosztása változhat

A pontos nyilvántartás elengedhetetlen, ha a vállalkozásodat később ALE-ként kezelhetik.

Milyen fedezetet kell kínálnia egy ALE-nek?

Egy ALE-nek nem kell minden elképzelhető egészségügyi tervet kínálnia, de ha fedezetet biztosít, annak meg kell felelnie bizonyos ACA-szabványoknak.

Minimum alapfedezet

A tervnek meg kell felelnie az ACA szerinti minimum alapfedezet meghatározásának.

Megfizethetőség

A munkavállaló önmagára szóló fedezetért fizetendő hozzájárulásának az IRS szabályai szerint megfizethetőnek kell lennie. A gyakorlatban a megfizethetőséget nem mindig a munkavállaló háztartási jövedelméhez, hanem szövetségi biztonságos kikötők alapján mérik.

Minimális érték

A tervnek egy minimális fedezeti szintet is biztosítania kell. Egyszerűen fogalmazva: a munkáltatói tervnek az elvárt egészségügyi költségek jelentős részét kell fedeznie, nem pedig egy nagyon korlátozott biztosításnak kell lennie.

Eltartott gyermekek

Ha egy ALE fedezetet kínál, az általában az eltartott gyermekekre is ki kell, hogy terjedjen 26 éves korig.

Gyakori tévhit, hogy a házastársakat is fedezni kell. A szövetségi munkáltatói kötelezettség szempontjából a házastársakra nem ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint az eltartott gyermekekre.

Mi van, ha a vállalkozásodnak kevesebb mint 50 munkavállalója van?

Ha a vállalkozásod az ALE-küszöb alatt van, a szövetségi jog általában nem kötelez arra, hogy egészségbiztosítást kínálj.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy a fedezet rossz ötlet. Sok kisvállalkozás önként kínál juttatásokat, mert az egészségbiztosítás segíthet az alábbiakban:

• Jobb jelöltek toborzása
• A munkavállalók hosszabb ideig való megtartása
• A munkavállalói elégedettség javítása
• Professzionálisabb juttatási csomag kialakítása
• Egészségesebb és stabilabb munkaerő támogatása

Egy új vállalkozásnál a juttatások gyakran a teljes kompenzációs stratégia részét képezik. Egy átgondolt juttatási csomaggal rendelkező startup versenyképesebben szállhat versenybe a tehetségekért, mint egy magasabb fizetést kínáló, de fedezet nélküli munkahely.

Egészségbiztosítási lehetőségek kisvállalkozások számára

Azoknak a kisvállalkozásoknak, amelyek fedezetet szeretnének kínálni, több lehetőségük is van.

1. Csoportos egészségbiztosítás

A hagyományos csoportos egészségterv a legismertebb megoldás. A vállalkozás kiválaszt egy vagy több tervet, és a jogosult munkavállalók a munkáltatón keresztül jelentkeznek be.

Ez a megközelítés jól működhet azoknál a vállalkozásoknál, amelyek egyszerű juttatási struktúrát szeretnének.

2. SHOP fedezet

A Small Business Health Options Program, vagyis a SHOP, azoknak a kis munkáltatóknak készült, akik a Marketplace-en keresztül szeretnének orvosi és fogászati fedezetet kínálni.

Általában a SHOP a 1 és 50 teljes munkaidőnek megfelelő munkavállalóval rendelkező vállalkozások számára érhető el, és a vállalkozásnak legalább egy, a tulajdonoson, a házastárson vagy a tulajdonos illetve partnerek családtagjain kívüli munkavállalóval kell rendelkeznie.

A SHOP hasznos lehet azoknak a munkáltatóknak, akik kifejezetten kisvállalkozásoknak szóló megoldást keresnek, és bizonyos esetekben jogosultak lehetnek a Small Business Health Care Tax Credit adójóváírásra is.

3. HRA-k és térítési megállapodások

Egyes munkáltatók a hagyományos csoportos fedezet helyett vagy mellett egészségügyi költségtérítési megállapodásokat használnak.

Két gyakori példa:

• ICHRA: egy egyéni fedezethez kapcsolódó HRA, amely bármilyen méretű munkáltatónak segíthet megtéríteni a munkavállalók egyéni egészségbiztosítási díjait, ha a vállalkozásnak van legalább egy jogosult munkavállalója, aki nem a tulajdonos és nem a tulajdonos házastársa
• QSEHRA: egy minősített kis munkáltatói HRA, amely kisebb vállalkozások számára lehet elérhető, ha nem kínálnak csoportos egészségbiztosítást

Ezek az eszközök rugalmasságot adhatnak, amikor a teljes csoportos terv nem a legjobb megoldás.

4. Egyéni tervek tulajdonosoknak és egyéni vállalkozásoknak

Ha önfoglalkoztató vagy, és nincs alkalmazottad, általában az egyéni Marketplace-en keresztül kell fedezetet vásárolnod, nem pedig kisvállalkozói csoportos terven keresztül.

Ez sokszor a legegyszerűbb út az egyéni vállalkozók és független alapítók számára.

Miért kínálnak sok munkáltató egészségbiztosítást akkor is, ha nem kötelező?

Még ha a jog nem is kényszeríti a fedezet biztosítására, erős üzleti okok szólnak mellette.

Segíthet a toborzásban

A versengő munkaerőpiacokon a juttatások gyakran részei a döntési folyamatnak. A jelöltek nemcsak a fizetést, hanem az összesített javadalmazást is összehasonlítják.

Segíthet a megtartásban

A munkavállalók kisebb valószínűséggel lépnek tovább, ha támogatva érzik magukat, és megfizethető ellátáshoz férnek hozzá.

Támogathatja a munkahelyi stabilitást

Azok a munkavállalók, akik el tudnak menni orvoshoz, tudják kezelni a krónikus betegségeiket és a mindennapi egészségügyi problémáikat, gyakran könnyebben maradnak produktívak.

Összhangban lehet a hosszú távú növekedéssel

Egy olyan vállalkozás, amely a jövőbeni bővüléssel számol, a juttatások megtervezésével egy skálázhatóbb működési modellt alakíthat ki.

Megfelelőségi ellenőrzőlista munkáltatóknak

Ha vállalkozást építesz, és szeretnél előre felkészülni az egészségbiztosítási kötelezettségekre, használd ezt az ellenőrzőlistát.

• Kövesd pontosan a munkavállalói óraszámokat
• Évente számítsd ki a teljes munkaidőnek megfelelő létszámot
• Határozd meg, hogy a vállalkozásod ALE-vé válhat-e
• Döntsd el, hogy csoportos fedezetet, HRA-t vagy egyáltalán semmilyen tervet nem kínálsz
• Gondoskodj arról, hogy a fedezeti ajánlatok dokumentálva legyenek
• Ha ALE vagy, vizsgáld felül a megfizethetőségi és minimális érték szabályokat
• Készülj fel a szükséges IRS-űrlapokra, ha a fedezeti szabályok vonatkoznak a vállalkozásodra
• Évente vizsgáld felül a juttatási stratégiádat a munkaerő változásainak megfelelően

Ha a vállalkozásod ALE-vé válik, a jelentési kötelezettségek közé tartozhatnak az IRS 1094-C és 1095-C nyomtatványok.

Gyakori hibák, amelyeket az új munkáltatók elkövetnek

A létszám összekeverése a teljes munkaidőnek megfelelő létszámmal

Előfordulhat, hogy egy vállalkozásnak kevesebb mint 50 dolgozója van a bérlistán, mégis átlépi az ALE-küszöböt, amikor a részmunkaidős órákat teljes munkaidőnek megfelelő létszámmá alakítják.

Túl későn kezdenek el a juttatásokról gondolkodni

A juttatási döntéseket könnyebb meghozni, ha azokat már korán beépítik a felvételi tervekbe, és nem akkor kapkodnak, amikor már megindult a növekedés.

Feltételezik, hogy az állami szabályok nem számítanak

A szövetségi ACA-szabályok csak az egyik részei a képnek. Az állami biztosítási törvények, a bérszabályok, a szabadságra vonatkozó előírások és az ágazatspecifikus követelmények is befolyásolhatják a kötelezettségeket.

Elfelejtik a dokumentációt

Még akkor is, ha a fedezet önkéntes, az írásos szabályzatok és az egyértelmű beiratkozási nyilvántartások segítenek megelőzni a későbbi félreértéseket.

Hogyan segít a vállalkozásalapítói szemlélet?

Az egészségbiztosítás kérdése nem csupán HR-téma. Ugyanannak a tervezési folyamatnak a része, mint az LLC vagy társaság alapítása, a bérszámfejtés beállítása és a csapat felépítése.

Amikor növekedési szemlélettel hozol létre vállalkozást, jobb döntéseket tudsz hozni az alábbiakról:

• Jogalany-struktúra
• Bérszámfejtés beállítása
• Felvételi ütemezés
• Juttatási költségkeretek
• Adózási és megfelelőségi munkafolyamatok

Ez különösen fontos azoknak az alapítóknak, akik egyéni munkából csapatalapú működésre szeretnének áttérni.

Gyakran ismételt kérdések

Kötelező egészségbiztosítást kínálnom a részmunkaidős munkavállalóimnak?

Általában nem. Az ACA munkáltatói kötelezettsége alapján a fedezetnyújtási kötelezettség általában a teljes munkaidős munkavállalókra vonatkozik, nem azokra, akik heti 30 óránál kevesebbet dolgoznak.

Kötelező fedezni a munkavállalóim házastársait?

Nem a szövetségi ACA munkáltatói kötelezettség alapján. A szabály a teljes munkaidős munkavállalókra és az eltartott gyermekekre összpontosít.

Mi van, ha csak tulajdonosok vagy családtagok dolgoznak nálam?

Az ilyen vállalkozás általában nem jogosult ugyanúgy SHOP fedezetre, mint egy közös jogviszonyon alapuló alkalmazottakkal rendelkező vállalkozás, és az ACA munkáltatói kötelezettsége általában a munkavállalókra, nem pedig a tulajdonosokra összpontosít.

Később megváltoztathatom a juttatási stratégiámat?

Igen. Sok munkáltató egy megoldással kezd, majd később vált, ahogy a cég növekszik. A fontos az, hogy évente felülvizsgáld a szabályokat, és még a megfelelési probléma előtt módosíts.

Előfordulhat, hogy az állami jog kötelezővé teszi az egészségbiztosítást?

Egyes államok és helyi joghatóságok saját foglalkoztatási és biztosítási szabályokkal rendelkeznek. Mindig ellenőrizd a helyi követelményeket, ha a vállalkozásod nem csak egyetlen szövetségi szabályrendszer alatt működik.

Lényeg

A legtöbb munkáltató nem köteles egészségbiztosítást kínálni. A fő szövetségi kivétel az ACA munkáltatói kötelezettsége az alkalmazandó nagy munkáltatók esetében, amely általában akkor vonatkozik, amikor egy vállalkozás eléri az átlagosan 50 teljes munkaidős munkavállalót és teljes munkaidőnek megfelelő létszámot.

A kisebb vállalkozások számára a fedezet kínálása általában nem kötelező, de erős eszköz lehet a toborzásban és a megtartásban. A megfelelő döntés a munkaerőtől, a költségvetéstől és a hosszú távú növekedési tervektől függ.

Ha most indítasz vállalkozást, érdemes már azelőtt átgondolni az egészségbiztosítást, mielőtt szükséged lenne rá. Minél korábban tervezel, annál könnyebb megfelelni az előírásoknak és versenyképesnek maradni a cég növekedése során.