As Empresas São Obrigadas a Oferecer Seguro de Saúde? Regras da ACA para Pequenas Empresas

Para muitos fundadores, o seguro de saúde torna-se uma questão real no momento em que é contratado o primeiro trabalhador. A resposta curta é que a maioria das empresas não é obrigada a oferecer seguro de saúde. No entanto, quando uma empresa cresce o suficiente para se tornar um empregador de grande dimensão aplicável ao abrigo da Affordable Care Act (ACA), as regras federais podem desencadear uma obrigação de oferecer cobertura aos trabalhadores.

Se está a constituir uma nova LLC ou sociedade anónima, planear os benefícios para os trabalhadores desde cedo pode poupar tempo, reduzir o risco de incumprimento e facilitar a contratação mais tarde. Este guia explica as regras federais, o que conta como trabalhador a tempo inteiro e as opções de cobertura disponíveis para pequenas empresas.

A Resposta Curta

Em geral, as empresas não têm de oferecer seguro de saúde a todos os trabalhadores.

A principal exceção federal é o mandato patronal da ACA. Se uma empresa for classificada como um empregador de grande dimensão aplicável (ALE), poderá ter de oferecer cobertura de saúde aos seus trabalhadores a tempo inteiro e aos filhos dependentes destes, ou potencialmente pagar um montante semelhante a uma penalização ao abrigo das regras fiscais federais.

Isto significa que a resposta real depende do tamanho da sua equipa e de quantos trabalhadores se qualificam como a tempo inteiro.

Quando é que a ACA Exige Cobertura?

Ao abrigo da ACA, um empregador é geralmente considerado um ALE se tiver tido uma média de pelo menos 50 trabalhadores a tempo inteiro, incluindo equivalentes a tempo inteiro, durante o ano civil anterior.

Esse limite é importante porque é o estatuto ALE que coloca em vigor as regras de responsabilidade partilhada do empregador.

Se uma empresa for um ALE, normalmente tem de fazer uma das seguintes opções:

• Oferecer cobertura mínima essencial a pelo menos 95% dos seus trabalhadores a tempo inteiro e aos respetivos filhos dependentes
• Garantir que a cobertura seja acessível e forneça valor mínimo

Se o empregador não cumprir esses critérios e pelo menos um trabalhador a tempo inteiro receber um crédito fiscal para prémios através da cobertura do Marketplace, o empregador poderá ter de pagar um montante de responsabilidade partilhada do empregador.

O que Conta como Tempo Inteiro?

Para efeitos da ACA, um trabalhador a tempo inteiro é geralmente alguém que trabalha em média 30 horas por semana ou 130 horas por mês.

Isto é relevante porque muitos empregadores assumem que apenas o número total de trabalhadores importa. Na realidade, os trabalhadores a tempo parcial podem somar equivalentes a tempo inteiro, o que pode fazer com que uma empresa ultrapasse o limite dos 50 trabalhadores.

Se estiver perto desse limite, precisa de uma forma fiável de registar as horas de:

• Trabalhadores remunerados à hora
• Trabalhadores com horário variável
• Trabalhadores sazonais
• Trabalhadores recentemente contratados cujos horários possam mudar

Registos precisos são essenciais se a sua empresa puder vir a ser tratada como ALE.

Que Cobertura Tem de Oferecer um ALE?

Um ALE não precisa de oferecer todos os tipos possíveis de plano de saúde, mas, se oferecer cobertura, essa cobertura tem de cumprir determinados padrões da ACA.

Cobertura mínima essencial

O plano tem de cumprir a definição da ACA de cobertura mínima essencial.

Acessibilidade

A contribuição exigida ao trabalhador para cobertura apenas para si próprio tem de ser acessível segundo as regras do IRS. Na prática, a acessibilidade é medida com base em referências de segurança federais e não apenas no rendimento familiar do trabalhador em todos os casos.

Valor mínimo

O plano também tem de fornecer um nível mínimo de cobertura. Em termos simples, isso significa que o plano da empresa deve cobrir uma parte significativa dos custos médicos esperados, em vez de funcionar como uma apólice muito básica.

Filhos dependentes

Se um ALE oferecer cobertura, essa cobertura tem, em geral, de se estender aos filhos dependentes até aos 26 anos.

Um equívoco comum é pensar que os cônjuges também têm de ser cobertos. Ao abrigo do mandato patronal federal, os cônjuges não são tratados da mesma forma que os filhos dependentes para este efeito.

E Se a Sua Empresa Tiver Menos de 50 Trabalhadores?

Se a sua empresa estiver abaixo do limiar ALE, a lei federal geralmente não exige que ofereça seguro de saúde.

Isso não significa que a cobertura seja uma má ideia. Muitas pequenas empresas oferecem benefícios voluntariamente porque o seguro de saúde pode ajudar a:

• Atrair melhores candidatos
• Reter trabalhadores por mais tempo
• Melhorar a satisfação dos trabalhadores
• Construir um pacote de benefícios mais profissional
• Apoiar uma equipa mais saudável e estável

Para uma nova empresa, os benefícios fazem muitas vezes parte da estratégia global de remuneração. Uma startup com um pacote de benefícios bem pensado pode competir de forma mais eficaz por talento do que um emprego com salário mais alto, mas sem cobertura.

Opções de Seguro de Saúde para Pequenas Empresas

As pequenas empresas que pretendem oferecer cobertura têm várias opções a considerar.

1. Seguro de grupo

Um plano de saúde de grupo tradicional é a opção mais conhecida. A empresa escolhe um plano ou um conjunto de planos, e os trabalhadores elegíveis aderem através do empregador.

Esta abordagem pode funcionar bem para empresas que pretendem uma estrutura de benefícios simples.

2. Cobertura SHOP

O Small Business Health Options Program, ou SHOP, foi concebido para pequenos empregadores que pretendem oferecer cobertura médica e dentária através do Marketplace.

Em geral, o SHOP está disponível para empresas com 1 a 50 equivalentes a tempo inteiro, e a empresa tem de ter pelo menos um trabalhador que não seja o proprietário, o cônjuge ou familiares do proprietário ou dos sócios.

O SHOP pode ser útil para empregadores que pretendem uma opção centrada em pequenas empresas e, em alguns casos, acesso ao Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRAs e mecanismos de reembolso

Alguns empregadores utilizam acordos de reembolso de despesas de saúde em vez de, ou em conjunto com, a cobertura tradicional de grupo.

Dois exemplos comuns são:

• ICHRA: um HRA para cobertura individual que pode ajudar empregadores de qualquer dimensão a reembolsar prémios de seguro de saúde individual dos trabalhadores, se a empresa tiver pelo menos um trabalhador elegível que não seja o proprietário ou o cônjuge do proprietário
• QSEHRA: um HRA qualificado para pequenas empresas, que pode estar disponível para empresas mais pequenas que não oferecem cobertura de grupo

Estas ferramentas podem dar flexibilidade quando um plano de grupo completo não é a melhor solução.

4. Planos individuais para proprietários e negócios em nome individual

Se trabalha por conta própria e não tem trabalhadores, normalmente adquire cobertura no Marketplace individual, em vez de num plano de grupo para pequenas empresas.

Esse é muitas vezes o caminho mais simples para empresários em nome individual e fundadores independentes.

Porque É que Muitas Empresas Oferecem Seguro de Saúde Mesmo Quando Não São Obrigadas

Mesmo que a lei não obrigue a oferecer cobertura, existem boas razões comerciais para o considerar.

Pode melhorar o recrutamento

Em mercados de trabalho competitivos, os benefícios fazem muitas vezes parte do processo de decisão. Os candidatos comparam a remuneração total, não apenas o salário.

Pode melhorar a retenção

Os trabalhadores tendem a sair menos quando se sentem apoiados e conseguem aceder a cuidados a preços acessíveis.

Pode apoiar a estabilidade no local de trabalho

Os trabalhadores que conseguem consultar um médico, gerir doenças crónicas e tratar de questões de saúde rotineiras conseguem frequentemente manter-se mais produtivos.

Pode alinhar-se com o crescimento a longo prazo

Uma empresa que planeia contratar no futuro pode usar o planeamento de benefícios para construir um modelo operacional mais escalável.

Lista de Verificação de Conformidade para Empregadores

Se está a construir uma empresa e quer antecipar as obrigações relativas ao seguro de saúde, use esta lista de verificação.

• Registe cuidadosamente as horas dos trabalhadores
• Calcule os equivalentes a tempo inteiro todos os anos
• Determine se a sua empresa pode tornar-se um ALE
• Decida se vai oferecer cobertura de grupo, um HRA ou nenhum plano
• Garanta que as ofertas de cobertura ficam documentadas
• Reveja as regras de acessibilidade e valor mínimo se for um ALE
• Prepare os formulários exigidos pelo IRS se as regras de cobertura se aplicarem à sua empresa
• Reavalie a sua estratégia de benefícios todos os anos à medida que a sua equipa muda

Se a sua empresa se tornar um ALE, as obrigações de reporte podem incluir os formulários IRS 1094-C e 1095-C.

Erros Comuns que os Novos Empregadores Cometem

Confundir número total de trabalhadores com equivalentes a tempo inteiro

Uma empresa pode ter menos de 50 pessoas na folha salarial e ainda assim ultrapassar o limiar ALE quando as horas em regime de tempo parcial são convertidas em equivalentes a tempo inteiro.

Esperar demasiado para planear os benefícios

As decisões sobre benefícios são mais fáceis quando são integradas desde cedo nos planos de contratação, e não apressadas após o primeiro período de crescimento.

Assumir que as regras estaduais não importam

As regras federais da ACA são apenas parte do quadro. As leis estaduais sobre seguros, salários, licenças e requisitos específicos do setor também podem afetar as suas obrigações.

Esquecer a documentação

Mesmo quando a cobertura é voluntária, políticas escritas e registos claros de inscrição ajudam a evitar confusões mais tarde.

Como uma Mentalidade de Constituição de Empresa Ajuda

A questão do seguro de saúde não é apenas um tema de RH. Faz parte do mesmo processo de planeamento associado à constituição de uma LLC ou sociedade anónima, à configuração da folha salarial e à construção de uma equipa.

Quando cria uma empresa com foco no crescimento, pode tomar melhores decisões sobre:

• Estrutura jurídica
• Configuração da folha salarial
• Calendários de contratação
• Orçamentos de benefícios
• Fluxos de trabalho fiscais e de conformidade

Isto é especialmente importante para fundadores que esperam passar de trabalho individual para operações com equipa ao longo do tempo.

Perguntas Frequentes

Tenho de oferecer seguro de saúde a trabalhadores a tempo parcial?

Normalmente, não. Ao abrigo do mandato patronal da ACA, a obrigação principal de cobertura aplica-se geralmente a trabalhadores a tempo inteiro, e não a trabalhadores que trabalhem menos de 30 horas por semana.

Tenho de cobrir os cônjuges dos meus trabalhadores?

Não ao abrigo do mandato patronal federal da ACA. A regra centra-se nos trabalhadores a tempo inteiro e nos filhos dependentes.

E se os meus únicos trabalhadores forem os proprietários ou familiares?

Esse negócio normalmente não se qualificará para cobertura SHOP da mesma forma que uma empresa com trabalhadores ao abrigo do direito laboral comum, e o mandato patronal da ACA centra-se geralmente nos trabalhadores e não nos proprietários.

Posso alterar a minha estratégia de benefícios mais tarde?

Sim. Muitos empregadores começam com uma abordagem e mudam mais tarde à medida que a empresa cresce. O importante é rever as regras todos os anos e ajustar antes de surgirem problemas de conformidade.

As leis estaduais alguma vez exigem cobertura de saúde?

Alguns estados e jurisdições locais têm as suas próprias regras laborais e de seguros. Verifique sempre os requisitos locais se a sua empresa operar fora de um único quadro federal.

Conclusão

A maioria das empresas não tem de oferecer seguro de saúde. A principal exceção federal é o mandato patronal da ACA para empregadores de grande dimensão aplicáveis, que geralmente se aplica quando uma empresa atinge uma média de 50 trabalhadores a tempo inteiro e equivalentes a tempo inteiro.

Para empresas mais pequenas, oferecer cobertura é normalmente opcional, mas pode ser uma forte ferramenta de recrutamento e retenção. A escolha certa depende da sua equipa, do seu orçamento e dos seus planos de crescimento a longo prazo.

Se está a iniciar um negócio agora, é sensato pensar no seguro de saúde antes de precisar dele. Quanto mais cedo planear, mais fácil será manter a conformidade e a competitividade à medida que a sua empresa cresce.