As empresas são obrigadas a oferecer plano de saúde? Regras da ACA para pequenas empresas

Para muitos fundadores, o plano de saúde se torna uma questão real no momento em que o primeiro funcionário é contratado. A resposta curta é que a maioria das empresas não é obrigada a oferecer plano de saúde. No entanto, quando um negócio cresce o suficiente para se tornar um empregador de grande porte aplicável, de acordo com a Affordable Care Act (ACA), regras federais podem acionar uma exigência de cobertura oferecida pelo empregador.

Se você está constituindo uma nova LLC ou corporation, planejar os benefícios dos funcionários com antecedência pode economizar tempo, reduzir riscos de conformidade e facilitar futuras contratações. Este guia explica as regras federais, o que conta como funcionário em tempo integral e quais opções de cobertura estão disponíveis para pequenas empresas.

Resposta curta

Em geral, os empregadores não precisam oferecer plano de saúde para todos os funcionários.

A principal exceção federal é o mandato do empregador previsto pela ACA. Se uma empresa for classificada como um applicable large employer (ALE), ela pode ter de oferecer cobertura de saúde aos seus funcionários em tempo integral e aos filhos dependentes, ou eventualmente pagar uma compensação de natureza penal sob as regras fiscais federais.

Isso significa que a resposta real depende do tamanho da sua equipe e de quantos funcionários se qualificam como tempo integral.

Quando a ACA exige cobertura?

Pela ACA, um empregador é geralmente considerado um ALE se teve uma média de pelo menos 50 funcionários em tempo integral, incluindo equivalentes de tempo integral, durante o ano-calendário anterior.

Esse limite é importante porque é o status de ALE que ativa as regras de responsabilidade compartilhada do empregador.

Se uma empresa for um ALE, ela normalmente precisa fazer uma das seguintes coisas:

• Oferecer cobertura essencial mínima para pelo menos 95% de seus funcionários em tempo integral e seus filhos dependentes
• Garantir que a cobertura seja acessível e forneça valor mínimo

Se o empregador não cumprir esses padrões e ao menos um funcionário em tempo integral receber um crédito tributário para prêmio de cobertura no Marketplace, o empregador poderá dever um pagamento de responsabilidade compartilhada.

O que conta como tempo integral?

Para fins da ACA, um funcionário em tempo integral é geralmente alguém que trabalha em média 30 horas por semana ou 130 horas por mês.

Isso importa porque muitos empregadores presumem que apenas o número total de pessoas conta. Na realidade, funcionários de meio período podem somar equivalentes de tempo integral, o que pode levar uma empresa a ultrapassar o limite de 50 funcionários.

Se você estiver perto desse ponto, precisa de uma forma confiável de acompanhar as horas de:

• Funcionários horistas
• Funcionários com jornada variável
• Trabalhadores sazonais
• Funcionários recém-contratados cujas escalas podem mudar

Registros precisos são essenciais se a sua empresa puder vir a ser tratada como um ALE.

Que cobertura um ALE deve oferecer?

Um ALE não precisa oferecer todo tipo possível de plano de saúde, mas, se oferecer cobertura, ela deve atender a certos padrões da ACA.

Cobertura essencial mínima

O plano deve atender à definição da ACA de cobertura essencial mínima.

Acessibilidade

A contribuição exigida do funcionário para a cobertura individual deve ser acessível de acordo com as regras do IRS. Na prática, a acessibilidade é medida com base em portos seguros federais, e não necessariamente na renda familiar do funcionário em todos os casos.

Valor mínimo

O plano também precisa fornecer um nível mínimo de cobertura. Em termos simples, isso significa que o plano do empregador deve cobrir uma parcela relevante dos custos médicos esperados, em vez de funcionar como uma apólice excessivamente limitada.

Filhos dependentes

Se um ALE oferecer cobertura, ela geralmente deve ser estendida a filhos dependentes até 26 anos.

Um equívoco comum é achar que cônjuges também devem ser cobertos. Sob o mandato federal do empregador, cônjuges não são tratados da mesma forma que filhos dependentes para esse fim.

E se sua empresa tiver menos de 50 funcionários?

Se sua empresa estiver abaixo do limite de ALE, a lei federal geralmente não exige que você ofereça plano de saúde.

Isso não significa que a cobertura seja uma má ideia. Muitas pequenas empresas oferecem benefícios voluntariamente porque o plano de saúde pode ajudar a:

• Atrair candidatos melhores
• Reter funcionários por mais tempo
• Melhorar a satisfação da equipe
• Construir um pacote de benefícios mais profissional
• Apoiar uma força de trabalho mais saudável e estável

Para um novo negócio, os benefícios costumam fazer parte da estratégia mais ampla de remuneração. Uma startup com um pacote de benefícios bem pensado pode competir melhor por talentos do que um trabalho com salário maior, mas sem cobertura alguma.

Opções de plano de saúde para pequenas empresas

As pequenas empresas que desejam oferecer cobertura têm vários caminhos a considerar.

1. Plano de saúde coletivo

Um plano de saúde coletivo tradicional é a opção mais conhecida. A empresa escolhe um plano ou um conjunto de planos, e os funcionários elegíveis se inscrevem por meio do empregador.

Essa abordagem pode funcionar bem para empresas que querem uma estrutura de benefícios simples.

2. Cobertura pelo SHOP

O Small Business Health Options Program, ou SHOP, foi criado para pequenos empregadores que desejam oferecer cobertura médica e odontológica por meio do Marketplace.

Em geral, o SHOP está disponível para empresas com 1 a 50 equivalentes de funcionários em tempo integral, e a empresa deve ter pelo menos um funcionário além do proprietário, do cônjuge ou de familiares do proprietário ou dos sócios.

O SHOP pode ser útil para empregadores que querem uma opção voltada para pequenas empresas e, em alguns casos, acesso ao Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRAs e arranjos de reembolso

Alguns empregadores usam health reimbursement arrangements em vez de, ou em conjunto com, cobertura coletiva tradicional.

Dois exemplos comuns são:

• ICHRA: um individual coverage HRA que pode ajudar empregadores de qualquer porte a reembolsar os funcionários por prêmios de planos individuais de saúde, se a empresa tiver ao menos um funcionário elegível que não seja o proprietário nem o cônjuge do proprietário
• QSEHRA: um qualified small employer HRA que pode estar disponível para empresas menores que não oferecem cobertura coletiva

Essas ferramentas podem oferecer flexibilidade quando um plano coletivo completo não é a melhor opção.

4. Planos individuais para proprietários e negócios solo

Se você trabalha por conta própria e não tem funcionários, normalmente compra cobertura no Marketplace individual em vez de em um plano coletivo para pequenas empresas.

Esse costuma ser o caminho mais simples para empresários individuais e fundadores independentes.

Por que muitos empregadores oferecem plano de saúde mesmo sem obrigação legal?

Mesmo quando a lei não obriga a oferta de cobertura, há fortes motivos de negócios para considerar isso.

Pode ajudar na contratação

Em mercados de trabalho competitivos, os benefícios costumam fazer parte da decisão. Os candidatos comparam a remuneração total, não apenas o salário.

Pode melhorar a retenção

Os funcionários tendem a sair menos quando se sentem amparados e conseguem acessar cuidados a preços acessíveis.

Pode apoiar a estabilidade no trabalho

Funcionários que conseguem consultar um médico, controlar condições crônicas e tratar questões de saúde rotineiras geralmente conseguem manter a produtividade por mais tempo.

Pode acompanhar o crescimento de longo prazo

Uma empresa que planeja contratar no futuro pode usar o planejamento de benefícios para construir um modelo operacional mais escalável.

Checklist de conformidade para empregadores

Se você está estruturando uma empresa e quer se antecipar às obrigações de plano de saúde, use este checklist.

• Acompanhe cuidadosamente as horas dos funcionários
• Calcule os equivalentes de tempo integral todos os anos
• Verifique se sua empresa pode se tornar um ALE
• Decida se vai oferecer cobertura coletiva, um HRA ou nenhum plano
• Garanta que as ofertas de cobertura sejam documentadas
• Revise as regras de acessibilidade e valor mínimo se você for um ALE
• Prepare os formulários exigidos pelo IRS se as regras de cobertura se aplicarem à sua empresa
• Reavalie sua estratégia de benefícios todos os anos, conforme a equipe muda

Se sua empresa se tornar um ALE, as obrigações de reporte podem incluir os formulários IRS 1094-C e 1095-C.

Erros comuns de novos empregadores

Confundir número total de funcionários com equivalentes de tempo integral

Uma empresa pode ter menos de 50 pessoas na folha e ainda assim ultrapassar o limite de ALE quando as horas de meio período são convertidas em equivalentes de tempo integral.

Esperar demais para planejar os benefícios

As decisões sobre benefícios são mais fáceis quando já fazem parte do planejamento de contratação desde o início, e não quando precisam ser resolvidas às pressas após o primeiro salto de crescimento.

Supor que as regras estaduais não importam

As regras federais da ACA são apenas parte do cenário. Leis estaduais de seguro, regras salariais, leis de licença e exigências específicas do setor também podem afetar suas obrigações.

Esquecer a documentação

Mesmo quando a cobertura é voluntária, políticas por escrito e registros claros de inscrição ajudam a evitar confusões no futuro.

Como a mentalidade de formação de empresa ajuda

A questão do plano de saúde não é apenas um tema de RH. Ela faz parte do mesmo processo de planejamento que vem com a constituição de uma LLC ou corporation, a configuração da folha de pagamento e a formação de uma equipe.

Quando você cria uma empresa pensando no crescimento, pode tomar decisões melhores sobre:

• Estrutura societária
• Configuração da folha de pagamento
• Cronograma de contratação
• Orçamento de benefícios
• Fluxos de trabalho de impostos e conformidade

Isso é especialmente importante para fundadores que esperam passar do trabalho solo para operações com equipe ao longo do tempo.

Perguntas frequentes

Preciso oferecer plano de saúde para funcionários de meio período?

Normalmente não. Sob o mandato do empregador da ACA, a obrigação de cobertura geralmente se aplica a funcionários em tempo integral, e não aos que trabalham menos de 30 horas por semana.

Preciso cobrir os cônjuges dos meus funcionários?

Não sob o mandato federal do empregador da ACA. A regra se concentra em funcionários em tempo integral e filhos dependentes.

E se meus únicos trabalhadores forem proprietários ou familiares?

Esse negócio geralmente não se qualifica para cobertura do SHOP da mesma forma que uma empresa com funcionários de direito comum, e o mandato do empregador da ACA normalmente se concentra em funcionários, e não em proprietários.

Posso mudar minha estratégia de benefícios depois?

Sim. Muitos empregadores começam com uma abordagem e mudam depois, conforme a empresa cresce. O importante é revisar as regras todos os anos e ajustar antes de enfrentar um problema de conformidade.

Leis estaduais podem exigir cobertura de saúde?

Alguns estados e jurisdições locais têm regras próprias de emprego e seguro. Sempre verifique os requisitos locais se sua empresa atua fora de um único arcabouço federal.

Conclusão

A maioria dos empregadores não precisa oferecer plano de saúde. A principal exceção federal é o mandato do empregador da ACA para applicable large employers, que geralmente se aplica quando a empresa atinge uma média de 50 funcionários em tempo integral e equivalentes de tempo integral.

Para empresas menores, oferecer cobertura normalmente é opcional, mas pode ser uma ferramenta forte de contratação e retenção. A escolha certa depende da sua equipe, do orçamento e dos planos de crescimento de longo prazo.

Se você está começando um negócio agora, vale a pena pensar em plano de saúde antes de precisar dele. Quanto antes você planejar, mais fácil será manter a conformidade e a competitividade à medida que sua empresa cresce.