Musí zaměstnavatelé nabízet zdravotní pojištění? Pravidla ACA pro malé firmy

Pro mnoho zakladatelů se zdravotní pojištění stává skutečným tématem ve chvíli, kdy je najat první zaměstnanec. Stručná odpověď zní, že většina zaměstnavatelů nemusí zdravotní pojištění nabízet. Jakmile však firma vyroste natolik, že se podle zákona o dostupné zdravotní péči (ACA) stane tzv. applicable large employer, mohou se uplatnit federální pravidla ukládající povinnost nabídnout pokrytí zaměstnancům.

Pokud zakládáte novou LLC nebo korporaci, může vám včasné plánování zaměstnaneckých benefitů ušetřit čas, snížit riziko nedodržení předpisů a usnadnit budoucí nábor. Tento průvodce vysvětluje federální pravidla, co se považuje za zaměstnance na plný úvazek a jaké možnosti pokrytí mají malé firmy.

Stručná odpověď

Obecně zaměstnavatelé nemají povinnost nabízet zdravotní pojištění každému zaměstnanci.

Hlavní federální výjimkou je mandát zaměstnavatele podle ACA. Pokud je podnik klasifikován jako applicable large employer (ALE), může mít povinnost nabídnout zdravotní pokrytí svým zaměstnancům na plný úvazek a jejich nezaopatřeným dětem, jinak mu může hrozit platba podobná sankci podle federálních daňových pravidel.

Skutečná odpověď tedy závisí na velikosti vašeho týmu a na tom, kolik zaměstnanců splňuje podmínky pro plný úvazek.

Kdy ACA vyžaduje pokrytí?

Podle ACA je zaměstnavatel obecně považován za ALE, pokud měl v předchozím kalendářním roce průměrně alespoň 50 zaměstnanců na plný úvazek včetně ekvivalentů plného úvazku.

Tento práh je důležitý, protože právě status ALE aktivuje pravidla společné odpovědnosti zaměstnavatele.

Pokud je podnik ALE, obvykle musí učinit jednu z těchto věcí:

• Nabídnout minimální základní pokrytí alespoň 95 % zaměstnanců na plný úvazek a jejich nezaopatřeným dětem
• Zajistit, aby pokrytí bylo cenově dostupné a poskytovalo minimální hodnotu

Pokud zaměstnavatel tyto podmínky nesplní a alespoň jeden zaměstnanec na plný úvazek získá daňový kredit na pojištění zakoupené přes Marketplace, může zaměstnavatel dlužit platbu za společnou odpovědnost.

Co se počítá jako plný úvazek?

Pro účely ACA je zaměstnanec na plný úvazek obecně ten, kdo pracuje průměrně 30 hodin týdně nebo 130 hodin měsíčně.

To je důležité, protože mnoho zaměstnavatelů předpokládá, že rozhoduje jen počet lidí na výplatní listině. Ve skutečnosti se mohou hodiny zaměstnanců na částečný úvazek přepočítat na ekvivalenty plného úvazku a posunout firmu přes hranici 50 zaměstnanců.

Pokud se této hranici blížíte, potřebujete spolehlivý způsob sledování hodin u:

• hodinových zaměstnanců
• zaměstnanců s proměnlivou pracovní dobou
• sezónních pracovníků
• nově přijatých zaměstnanců, jejichž rozvrh se může měnit

Přesná evidence je zásadní, pokud může být vaše firma v budoucnu považována za ALE.

Jaké pokrytí musí ALE nabídnout?

ALE nemusí nabízet úplně každý možný typ zdravotního plánu, ale pokud pokrytí nabízí, musí toto pokrytí splňovat určitá pravidla ACA.

Minimální základní pokrytí

Plán musí splňovat definici minimálního základního pokrytí podle ACA.

Dostupnost

Povinný příspěvek zaměstnance na samotné pokrytí musí být dostupný podle pravidel IRS. V praxi se dostupnost obvykle posuzuje podle federálních bezpečných přístavů, nikoli vždy podle příjmu domácnosti zaměstnance.

Minimální hodnota

Plán musí také poskytovat minimální úroveň pokrytí. Jednoduše řečeno, zaměstnavatelský plán by měl pokrýt smysluplnou část očekávaných zdravotních nákladů, nikoli fungovat jen jako velmi omezená pojistka.

Nezaopatřené děti

Pokud ALE nabízí pokrytí, obvykle musí vztahovat i na nezaopatřené děti až do věku 26 let.

Častým omylem je, že musí být pokryti i manželé nebo manželky. Podle federálního mandátu zaměstnavatele nejsou manželé pro tento účel posuzováni stejně jako nezaopatřené děti.

Co když má vaše firma méně než 50 zaměstnanců?

Pokud je vaše firma pod hranicí ALE, federální právo vám obecně neukládá povinnost nabízet zdravotní pojištění.

To ale neznamená, že je pokrytí špatný nápad. Mnoho malých firem nabízí benefity dobrovolně, protože zdravotní pojištění může pomoci s:

• náborem kvalitnějších kandidátů
• delším udržením zaměstnanců
• vyšší spokojeností zaměstnanců
• budováním profesionálnějšího balíčku benefitů
• podporou zdravější a stabilnější pracovní síly

U nové firmy bývají benefity součástí širší strategie odměňování. Startup s promyšleným balíčkem benefitů může v soutěži o talenty obstát lépe než lépe placené místo bez jakéhokoli pokrytí.

Možnosti zdravotního pojištění pro malé firmy

Malé firmy, které chtějí nabízet pokrytí, mají několik cest.

1. Skupinové zdravotní pojištění

Tradiční skupinový zdravotní plán je nejznámější možností. Firma vybere jeden plán nebo několik plánů a oprávnění zaměstnanci se přihlásí prostřednictvím zaměstnavatele.

Tento přístup může dobře fungovat pro firmy, které chtějí jednoduchou strukturu benefitů.

2. Pokrytí přes SHOP

Small Business Health Options Program, neboli SHOP, je určen pro malé zaměstnavatele, kteří chtějí nabízet zdravotní i zubní pojištění prostřednictvím Marketplace.

Obecně je SHOP dostupný firmám s 1 až 50 ekvivalenty zaměstnanců na plný úvazek a firma musí mít alespoň jednoho zaměstnance jiného než vlastníka, manžela nebo rodinné příslušníky vlastníka či společníků.

SHOP může být užitečný pro zaměstnavatele, kteří chtějí možnost zaměřenou na malé firmy a v některých případech i přístup ke Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA a proplácení nákladů

Někteří zaměstnavatelé používají zdravotní reimbursement arrangements místo tradičního skupinového pojištění nebo vedle něj.

Dva běžné příklady jsou:

• ICHRA: individual coverage HRA, která může pomoci zaměstnavatelům všech velikostí proplácet zaměstnancům individuální zdravotní pojištění, pokud má firma alespoň jednoho oprávněného zaměstnance, který není vlastníkem ani manželem či manželkou vlastníka
• QSEHRA: qualified small employer HRA, která může být dostupná menším firmám, jež nenabízejí skupinové zdravotní pojištění

Tyto nástroje mohou přinést větší flexibilitu, když plný skupinový plán není nejlepší volbou.

4. Individuální plány pro vlastníky a jednočlenné firmy

Pokud jste OSVČ a nemáte zaměstnance, obvykle si pojištění pořizujete na individuálním Marketplace, nikoli přes malofiremní skupinový plán.

To je často nejjednodušší cesta pro samostatné podnikatele a nezávislé zakladatele.

Proč mnoho zaměstnavatelů zdravotní pojištění nabízí, i když nemusí

I když zákon po vás pokrytí nevyžaduje, existují silné obchodní důvody o něm uvažovat.

Může zlepšit nábor

Na konkurenčních trzích práce hrají benefity často důležitou roli. Kandidáti porovnávají celkovou odměnu, ne jen mzdu.

Může zlepšit udržení zaměstnanců

Lidé méně často odcházejí, když se cítí podpořeni a mají přístup k dostupné péči.

Může podpořit stabilitu na pracovišti

Zaměstnanci, kteří mohou navštěvovat lékaře, řešit chronické potíže a zvládat běžné zdravotní problémy, bývají často schopni lépe udržet výkon.

Může odpovídat dlouhodobému růstu

Firma, která plánuje budoucí nábor, může plánování benefitů využít k vytvoření škálovatelnějšího provozního modelu.

Kontrolní seznam souladu pro zaměstnavatele

Pokud budujete firmu a chcete být připraveni na povinnosti související se zdravotním pojištěním, použijte tento kontrolní seznam.

• Pečlivě sledujte hodiny zaměstnanců
• Každý rok počítejte ekvivalenty plného úvazku
• Zjistěte, zda by se vaše firma mohla stát ALE
• Rozhodněte, zda budete nabízet skupinové pojištění, HRA nebo žádný plán
• Ujistěte se, že nabídky pokrytí jsou zdokumentované
• Pokud jste ALE, ověřte pravidla dostupnosti a minimální hodnoty
• Připravte požadované formuláře IRS, pokud se na vaši firmu vztahují pravidla pokrytí
• Každý rok znovu vyhodnoťte strategii benefitů podle změn ve vašem týmu

Pokud se vaše firma stane ALE, mohou mezi povinnosti podávání hlášení patřit formuláře IRS 1094-C a 1095-C.

Časté chyby nových zaměstnavatelů

Záměna počtu zaměstnanců za ekvivalenty plného úvazku

Firma může mít na mzdové listině méně než 50 pracovníků a přesto překročit hranici ALE, jakmile se hodiny zaměstnanců na částečný úvazek přepočítají na ekvivalenty plného úvazku.

Příliš pozdní plánování benefitů

Rozhodování o benefitech je snazší, když je součástí plánování náboru od začátku, ne až po prvním období růstu.

Předpoklad, že státní pravidla nehrají roli

Federální pravidla ACA tvoří jen část obrazu. Ostatní státní předpisy, pracovněprávní pravidla, pravidla o volnu a odvětvové požadavky mohou také ovlivnit vaše povinnosti.

Zanedbání dokumentace

I když je pokrytí dobrovolné, písemné zásady a jasná evidence zápisu pomáhají později předejít nedorozuměním.

Jak pomáhá přístup zaměřený na založení firmy

Otázka zdravotního pojištění není jen problém HR. Je součástí stejného plánování, které přichází se založením LLC nebo korporace, nastavením mezd a budováním týmu.

Když vytváříte firmu s ohledem na růst, můžete dělat lepší rozhodnutí o:

• struktuře právnické osoby
• nastavení mezd
• časování náboru
• rozpočtu na benefity
• daňových a compliance procesech

To je obzvlášť důležité pro zakladatele, kteří očekávají přechod od samostatné práce k týmovému provozu.

Často kladené otázky

Musím nabízet zdravotní pojištění zaměstnancům na částečný úvazek?

Obvykle ne. Podle mandátu zaměstnavatele ACA se povinnost pokrytí obvykle vztahuje na zaměstnance na plný úvazek, nikoli na ty, kteří pracují méně než 30 hodin týdně.

Musím pojišťovat manžele a manželky zaměstnanců?

Ne podle federálního mandátu zaměstnavatele ACA. Pravidlo se zaměřuje na zaměstnance na plný úvazek a jejich nezaopatřené děti.

Co když jsou všichni moji pracovníci vlastníci nebo členové rodiny?

Taková firma obvykle nebude kvalifikována pro SHOP stejným způsobem jako firma s běžnými zaměstnanci v pracovněprávním vztahu a mandát ACA se obecně zaměřuje na zaměstnance, nikoli na vlastníky.

Mohu strategii benefitů později změnit?

Ano. Mnoho zaměstnavatelů začíná jedním přístupem a později jej mění, jak firma roste. Důležité je každý rok pravidla znovu vyhodnotit a upravit strategii dříve, než nastane problém s dodržením předpisů.

Mohou státní zákony někdy vyžadovat zdravotní pokrytí?

Některé státy a místní jurisdikce mají vlastní pracovní a pojistná pravidla. Vždy si ověřte místní požadavky, pokud vaše firma nepůsobí pouze v rámci jednoho federálního režimu.

Závěr

Většina zaměstnavatelů nemusí zdravotní pojištění nabízet. Hlavní federální výjimkou je mandát ACA pro applicable large employers, který se obvykle uplatní, když firma dosáhne průměru 50 zaměstnanců na plný úvazek a ekvivalentů plného úvazku.

U menších firem je nabídka pokrytí obvykle dobrovolná, ale může být silným nástrojem pro nábor a udržení zaměstnanců. Správná volba závisí na vaší pracovní síle, rozpočtu a dlouhodobých růstových plánech.

Pokud zakládáte firmu právě teď, je rozumné přemýšlet o zdravotním pojištění dříve, než ho budete potřebovat. Čím dříve plánujete, tím snadněji zůstanete v souladu s předpisy a konkurenceschopní, jak vaše společnost roste.