Skal arbejdsgivere tilbyde sundhedsforsikring? ACA-regler for små virksomheder

For mange iværksættere bliver sundhedsforsikring et reelt spørgsmål i det øjeblik, den første medarbejder ansættes. Det korte svar er, at de fleste arbejdsgivere ikke er forpligtet til at tilbyde sundhedsforsikring. Men når en virksomhed bliver stor nok til at være en applicable large employer under Affordable Care Act (ACA), kan føderale regler udløse et krav om arbejdsgiverdækket sundhedsforsikring.

Hvis du er ved at stifte en ny LLC eller et selskab, kan tidlig planlægning af medarbejdergoder spare tid, reducere compliance-risiko og gøre det lettere at ansætte senere. Denne guide gennemgår de føderale regler, hvad der tæller som en fuldtidsansat, og hvilke dækningsmuligheder der findes for små virksomheder.

Det korte svar

Som udgangspunkt er arbejdsgivere ikke forpligtet til at tilbyde sundhedsforsikring til alle medarbejdere.

Den vigtigste føderale undtagelse er ACA's arbejdsgivermandat. Hvis en virksomhed er klassificeret som en applicable large employer (ALE), kan den være forpligtet til at tilbyde sundhedsdækning til sine fuldtidsansatte og deres forsørgede børn, eller muligvis betale en bøde-lignende betaling efter føderale skatteregler.

Det betyder, at det reelle svar afhænger af størrelsen på din arbejdsstyrke, og hvor mange medarbejdere der kvalificerer som fuldtidsansatte.

Hvornår kræver ACA dækning?

Efter ACA anses en arbejdsgiver generelt som en ALE, hvis den i det foregående kalenderår havde et gennemsnit på mindst 50 fuldtidsansatte, inklusive fuldtidsækvivalenter.

Denne tærskel er vigtig, fordi ALE-status er det, der bringer reglerne om employer shared responsibility i spil.

Hvis en virksomhed er en ALE, skal den som udgangspunkt gøre én af følgende:

• Tilbyde minimum essential coverage til mindst 95% af sine fuldtidsansatte og deres forsørgede børn
• Sikre, at dækningen er overkommelig og giver minimumsværdi

Hvis arbejdsgiveren ikke opfylder disse standarder, og mindst én fuldtidsansat modtager en premium tax credit for Marketplace-dækning, kan arbejdsgiveren skulle betale en employer shared responsibility payment.

Hvad tæller som fuldtid?

I ACA-sammenhæng er en fuldtidsansat som udgangspunkt en person, der arbejder i gennemsnit 30 timer om ugen eller 130 timer om måneden.

Det er vigtigt, fordi mange arbejdsgivere antager, at det kun er antallet af ansatte, der tæller. I praksis kan deltidsansatte lægges sammen til fuldtidsækvivalenter, hvilket kan skubbe en virksomhed over grænsen på 50 ansatte.

Hvis du er tæt på den grænse, skal du have en pålidelig metode til at registrere timer for:

• Timelønnede medarbejdere
• Medarbejdere med varierende arbejdstid
• Sæsonarbejdere
• Nyansatte, hvis skema kan ændre sig

Præcise optegnelser er afgørende, hvis din virksomhed på et tidspunkt kan blive behandlet som en ALE.

Hvilken dækning skal en ALE tilbyde?

En ALE behøver ikke at tilbyde alle tænkelige typer sundhedsplaner, men hvis den tilbyder dækning, skal den opfylde visse ACA-standarder.

Minimum essential coverage

Planen skal opfylde ACA's definition af minimum essential coverage.

Overkommelighed

Medarbejderens påkrævede bidrag til dækning for sig selv skal være overkommeligt efter IRS-reglerne. I praksis måles overkommelighed ofte efter føderale safe harbors i stedet for altid efter medarbejderens husstandsindkomst.

Minimumsværdi

Planen skal også give et minimumsniveau af dækning. Kort sagt betyder det, at arbejdsgiverens plan skal dække en væsentlig andel af de forventede sundhedsudgifter i stedet for at være en helt begrænset police.

Forsørgede børn

Hvis en ALE tilbyder dækning, skal den som udgangspunkt også omfatte forsørgede børn indtil 26 år.

En almindelig misforståelse er, at ægtefæller også skal dækkes. Efter det føderale arbejdsgivermandat behandles ægtefæller ikke på samme måde som forsørgede børn i denne sammenhæng.

Hvad hvis din virksomhed har færre end 50 ansatte?

Hvis din virksomhed ligger under ALE-grænsen, kræver føderal lov som udgangspunkt ikke, at du tilbyder sundhedsforsikring.

Det betyder ikke, at dækning er en dårlig idé. Mange små virksomheder tilbyder goder frivilligt, fordi sundhedsforsikring kan hjælpe med:

• At tiltrække bedre kandidater
• At fastholde medarbejdere længere
• At forbedre medarbejdertilfredsheden
• At opbygge en mere professionel fordelspakke
• At støtte en sundere og mere stabil arbejdsstyrke

For en ny virksomhed er goder ofte en del af den samlede kompensationsstrategi. En startup med en gennemtænkt fordelspakke kan konkurrere mere effektivt om talent end et job med højere løn, men uden dækning.

Muligheder for sundhedsforsikring til små virksomheder

Små virksomheder, der ønsker at tilbyde dækning, har flere veje at overveje.

1. Gruppe-sundhedsforsikring

En traditionel gruppeordning er den mest kendte løsning. Virksomheden vælger én plan eller et sæt planer, og berettigede medarbejdere tilmelder sig gennem arbejdsgiveren.

Denne løsning kan fungere godt for virksomheder, der ønsker en enkel struktur for medarbejdergoder.

2. SHOP-dækning

The Small Business Health Options Program, eller SHOP, er udviklet til små arbejdsgivere, der ønsker at tilbyde medicinsk og dental dækning gennem Marketplace.

Som udgangspunkt er SHOP tilgængelig for virksomheder med 1 til 50 fuldtidsækvivalente medarbejdere, og virksomheden skal have mindst én medarbejder ud over ejeren, ægtefællen eller ejerens eller partnernes familiemedlemmer.

SHOP kan være nyttigt for arbejdsgivere, der ønsker en løsning målrettet små virksomheder og i nogle tilfælde adgang til Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA'er og refusionsordninger

Nogle arbejdsgivere bruger health reimbursement arrangements i stedet for eller sammen med traditionelle gruppeordninger.

To almindelige eksempler er:

• ICHRA: en individual coverage HRA, som kan hjælpe arbejdsgivere i alle størrelser med at refundere medarbejdere for individuelle sundhedsforsikringspræmier, hvis virksomheden har mindst én berettiget medarbejder, som ikke er ejeren eller ejerens ægtefælle
• QSEHRA: en qualified small employer HRA, som kan være tilgængelig for mindre virksomheder, der ikke tilbyder gruppe-sundhedsforsikring

Disse værktøjer kan give fleksibilitet, når en fuld gruppeordning ikke er det bedste valg.

4. Individuelle planer for ejere og enmandsvirksomheder

Hvis du er selvstændig og ikke har ansatte, køber du typisk dækning gennem den individuelle Marketplace i stedet for gennem en lille virksomheds gruppeordning.

Det er ofte den enkleste løsning for enkeltmandsvirksomheder og uafhængige iværksættere.

Hvorfor mange arbejdsgivere tilbyder sundhedsforsikring, selv når de ikke er forpligtet til det

Selv hvis loven ikke kræver, at du tilbyder dækning, er der stærke forretningsmæssige grunde til at overveje det.

Det kan forbedre rekruttering

På konkurrenceprægede arbejdsmarkeder indgår goder ofte i beslutningsprocessen. Kandidater sammenligner den samlede kompensation, ikke kun lønnen.

Det kan forbedre fastholdelse

Medarbejdere er mindre tilbøjelige til at skifte job, når de føler sig støttet og kan få adgang til overkommelig behandling.

Det kan støtte stabilitet på arbejdspladsen

Medarbejdere, der kan gå til lægen, håndtere kroniske lidelser og tage hånd om rutinemæssige sundhedsproblemer, har ofte lettere ved at bevare deres produktivitet.

Det kan understøtte langsigtet vækst

En virksomhed, der planlægger at ansætte i fremtiden, kan bruge planlægning af goder til at opbygge en mere skalerbar driftsmodel.

Compliance-tjekliste for arbejdsgivere

Hvis du er ved at opbygge en virksomhed og vil være på forkant med forpligtelserne til sundhedsforsikring, kan du bruge denne tjekliste.

• Registrer medarbejdertimer nøje
• Beregn fuldtidsækvivalenter hvert år
• Afklar, om din virksomhed kan blive en ALE
• Beslut, om du vil tilbyde gruppeforsikring, en HRA eller ingen plan
• Sørg for, at tilbud om dækning er dokumenteret
• Gennemgå reglerne om overkommelighed og minimumsværdi, hvis du er en ALE
• Forbered de påkrævede IRS-formularer, hvis dækningsreglerne gælder for din virksomhed
• Gennemgå din strategi for goder hvert år, efterhånden som din arbejdsstyrke ændrer sig

Hvis din virksomhed bliver en ALE, kan rapporteringsforpligtelserne omfatte IRS Formular 1094-C og 1095-C.

Almindelige fejl, nye arbejdsgivere laver

At forveksle headcount med fuldtidsækvivalenter

En virksomhed kan have færre end 50 personer på lønningslisten og alligevel overskride ALE-grænsen, når deltidsarbejdstimer omregnes til fuldtidsækvivalenter.

At vente for længe med at planlægge goder

Beslutninger om goder er lettere, når de indarbejdes i ansættelsesplaner tidligt i stedet for at blive taget i hast efter den første vækstperiode.

At antage, at statslige regler ikke betyder noget

Føderale ACA-regler er kun en del af billedet. Statens forsikringsregler, lønregler, orlovsregler og branchespecifikke krav kan også påvirke dine forpligtelser.

At glemme dokumentation

Selv når dækning er frivillig, hjælper skriftlige politikker og tydelige tilmeldingsoptegnelser med at forebygge forvirring senere.

Hvordan et business formation-mindset hjælper

Spørgsmålet om sundhedsforsikring er ikke kun et HR-spørgsmål. Det er en del af den samme planlægningsproces, som følger med at stifte en LLC eller et selskab, sætte løn op og opbygge et team.

Når du opretter en virksomhed med vækst for øje, kan du træffe bedre beslutninger om:

• Selskabsstruktur
• Opsætning af løn
• Ansættelsestidsplaner
• Budgetter til goder
• Skatte- og compliance-processer

Det er især vigtigt for grundlæggere, der forventer at gå fra soloarbejde til teambaseret drift over tid.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg tilbyde sundhedsforsikring til deltidsansatte?

Som regel nej. Under ACA's arbejdsgivermandat gælder den centrale dækningsforpligtelse som udgangspunkt for fuldtidsansatte, ikke medarbejdere, der arbejder mindre end 30 timer om ugen.

Skal jeg dække mine medarbejderes ægtefæller?

Ikke under det føderale ACA-arbejdsgivermandat. Reglen fokuserer på fuldtidsansatte og forsørgede børn.

Hvad hvis mine eneste arbejdere er ejere eller familiemedlemmer?

Den virksomhed vil normalt ikke kvalificere sig til SHOP-dækning på samme måde som en virksomhed med almindelige ansatte, og ACA's arbejdsgivermandat fokuserer generelt på ansatte snarere end ejere.

Kan jeg ændre min strategi for goder senere?

Ja. Mange arbejdsgivere starter med én løsning og skifter senere, efterhånden som virksomheden vokser. Det vigtige er at gennemgå reglerne hvert år og justere, før du rammer et compliance-problem.

Kan statslige regler nogensinde kræve sundhedsdækning?

Nogle stater og lokale jurisdiktioner har deres egne regler om ansættelse og forsikring. Tjek altid lokale krav, hvis din virksomhed opererer uden for et enkelt føderalt regelsæt.

Bundlinjen

De fleste arbejdsgivere behøver ikke at tilbyde sundhedsforsikring. Den vigtigste føderale undtagelse er ACA's arbejdsgivermandat for applicable large employers, som generelt gælder, når en virksomhed når et gennemsnit på 50 fuldtidsansatte og fuldtidsækvivalenter.

For mindre virksomheder er det som udgangspunkt valgfrit at tilbyde dækning, men det kan være et stærkt værktøj til rekruttering og fastholdelse. Det rigtige valg afhænger af din arbejdsstyrke, dit budget og dine langsigtede vækstplaner.

Hvis du starter en virksomhed nu, er det klogt at tænke over sundhedsforsikring, før du får brug for den. Jo ადრე du planlægger, desto lettere er det at forblive compliant og konkurrencedygtig, efterhånden som virksomheden vokser.