Người sử dụng lao động có bắt buộc cung cấp bảo hiểm y tế không? Quy định ACA cho doanh nghiệp nhỏ

Đối với nhiều nhà sáng lập, bảo hiểm y tế trở thành một câu hỏi thực sự ngay khi nhân viên đầu tiên được tuyển dụng. Câu trả lời ngắn gọn là đa số người sử dụng lao động không bắt buộc phải cung cấp bảo hiểm y tế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đủ lớn để trở thành một nhà sử dụng lao động lớn áp dụng theo Đạo luật Chăm sóc Sức khỏe Hợp túi tiền (ACA), các quy định liên bang có thể kích hoạt nghĩa vụ cung cấp bảo hiểm của người sử dụng lao động.

Nếu bạn đang thành lập một LLC hoặc công ty cổ phần mới, việc lên kế hoạch sớm cho phúc lợi nhân viên có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro tuân thủ và giúp việc tuyển dụng sau này dễ dàng hơn. Bài viết này sẽ phân tích các quy định liên bang, tiêu chí xác định nhân viên toàn thời gian và các lựa chọn bảo hiểm dành cho doanh nghiệp nhỏ.

Câu trả lời ngắn gọn

Nhìn chung, người sử dụng lao động không có nghĩa vụ phải cung cấp bảo hiểm y tế cho mọi nhân viên.

Ngoại lệ liên bang quan trọng nhất là nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo ACA. Nếu một doanh nghiệp được phân loại là applicable large employer (ALE), doanh nghiệp đó có thể phải cung cấp bảo hiểm y tế cho nhân viên toàn thời gian và con phụ thuộc của họ, hoặc có thể phải chịu một khoản thanh toán dạng phạt theo quy định thuế liên bang.

Điều đó có nghĩa là câu trả lời thực tế phụ thuộc vào quy mô lực lượng lao động của bạn và số nhân viên đủ điều kiện là toàn thời gian.

Khi nào ACA yêu cầu phải cung cấp bảo hiểm?

Theo ACA, một người sử dụng lao động thường được coi là ALE nếu trong năm dương lịch trước đó có trung bình ít nhất 50 nhân viên toàn thời gian, bao gồm cả số tương đương toàn thời gian.

Ngưỡng này rất quan trọng vì trạng thái ALE là yếu tố kích hoạt các quy tắc trách nhiệm chung của người sử dụng lao động.

Nếu một doanh nghiệp là ALE, doanh nghiệp thường phải thực hiện một trong các cách sau:

• Cung cấp mức bảo hiểm thiết yếu tối thiểu cho ít nhất 95% nhân viên toàn thời gian và con phụ thuộc của họ
• Bảo đảm rằng gói bảo hiểm đó có mức chi phí phù hợp và đáp ứng giá trị tối thiểu

Nếu người sử dụng lao động không đáp ứng các tiêu chuẩn này và ít nhất một nhân viên toàn thời gian nhận được tín thuế phí bảo hiểm cho bảo hiểm Marketplace, người sử dụng lao động có thể phải nộp khoản thanh toán trách nhiệm chung của người sử dụng lao động.

Thế nào là toàn thời gian?

Theo mục đích của ACA, một nhân viên toàn thời gian thường là người làm việc trung bình 30 giờ mỗi tuần hoặc 130 giờ mỗi tháng.

Điều này quan trọng vì nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần nhìn vào số lượng người là đủ. Trên thực tế, nhân viên bán thời gian có thể được quy đổi thành số tương đương toàn thời gian, và điều đó có thể đẩy doanh nghiệp vượt qua ngưỡng 50 nhân viên.

Nếu bạn đang ở gần ngưỡng đó, bạn cần một cách theo dõi giờ làm việc đáng tin cậy cho:

• Nhân viên làm theo giờ
• Nhân viên có lịch làm việc biến động
• Lao động thời vụ
• Nhân viên mới được tuyển dụng với lịch làm việc có thể thay đổi

Việc ghi chép chính xác là rất cần thiết nếu doanh nghiệp của bạn có thể được xem là ALE trong tương lai.

ALE phải cung cấp loại bảo hiểm nào?

Một ALE không cần phải cung cấp mọi loại gói bảo hiểm y tế có thể có, nhưng nếu có cung cấp bảo hiểm, gói đó phải đáp ứng một số tiêu chuẩn ACA nhất định.

Mức bảo hiểm thiết yếu tối thiểu

Gói bảo hiểm phải đáp ứng định nghĩa của ACA về mức bảo hiểm thiết yếu tối thiểu.

Khả năng chi trả

Khoản đóng góp mà nhân viên phải trả cho mức bảo hiểm chỉ dành cho bản thân phải có thể chi trả theo quy định của IRS. Trên thực tế, khả năng chi trả thường được đo bằng các cơ chế an toàn liên bang thay vì thu nhập hộ gia đình của nhân viên trong mọi trường hợp.

Giá trị tối thiểu

Gói bảo hiểm cũng phải cung cấp một mức độ bảo hiểm tối thiểu. Nói một cách đơn giản, điều đó có nghĩa là gói bảo hiểm của người sử dụng lao động nên chi trả một phần đáng kể chi phí y tế dự kiến thay vì chỉ là một hợp đồng bảo hiểm sơ sài.

Con phụ thuộc

Nếu một ALE cung cấp bảo hiểm, thông thường phải mở rộng phạm vi cho con phụ thuộc đến 26 tuổi.

Một quan niệm sai phổ biến là vợ/chồng cũng phải được bảo hiểm. Theo nghĩa vụ của người sử dụng lao động ở cấp liên bang, vợ/chồng không được đối xử giống như con phụ thuộc trong mục đích này.

Nếu doanh nghiệp của bạn có dưới 50 nhân viên thì sao?

Nếu doanh nghiệp của bạn thấp hơn ngưỡng ALE, luật liên bang nhìn chung không bắt buộc bạn phải cung cấp bảo hiểm y tế.

Điều đó không có nghĩa là cung cấp bảo hiểm là không nên. Nhiều doanh nghiệp nhỏ tự nguyện cung cấp phúc lợi vì bảo hiểm y tế có thể giúp:

• Thu hút ứng viên tốt hơn
• Giữ chân nhân viên lâu hơn
• Nâng cao sự hài lòng của nhân viên
• Xây dựng gói phúc lợi chuyên nghiệp hơn
• Hỗ trợ một lực lượng lao động khỏe mạnh và ổn định hơn

Với một doanh nghiệp mới, phúc lợi thường là một phần của chiến lược đãi ngộ tổng thể. Một startup có gói phúc lợi được xây dựng hợp lý có thể cạnh tranh hiệu quả hơn về nhân tài so với một công việc lương cao hơn nhưng không có bảo hiểm.

Các lựa chọn bảo hiểm y tế cho doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ muốn cung cấp bảo hiểm có thể cân nhắc một số hướng sau.

1. Bảo hiểm nhóm

Một gói bảo hiểm nhóm truyền thống là lựa chọn quen thuộc nhất. Doanh nghiệp chọn một gói hoặc một nhóm gói, và nhân viên đủ điều kiện đăng ký thông qua người sử dụng lao động.

Cách tiếp cận này có thể phù hợp với các doanh nghiệp muốn một cấu trúc phúc lợi đơn giản.

2. Bảo hiểm SHOP

Small Business Health Options Program, hay SHOP, được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ muốn cung cấp bảo hiểm y tế và nha khoa thông qua Marketplace.

Nhìn chung, SHOP dành cho doanh nghiệp có từ 1 đến 50 nhân viên tương đương toàn thời gian, và doanh nghiệp phải có ít nhất một nhân viên ngoài chủ sở hữu, vợ/chồng của chủ sở hữu, hoặc thành viên gia đình của chủ sở hữu hay đối tác.

SHOP có thể hữu ích cho các nhà sử dụng lao động muốn một lựa chọn dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và, trong một số trường hợp, tiếp cận Tín thuế chăm sóc sức khỏe cho doanh nghiệp nhỏ.

3. HRA và các cơ chế hoàn trả chi phí

Một số người sử dụng lao động dùng tài khoản hoàn trả chi phí y tế thay vì hoặc kết hợp với bảo hiểm nhóm truyền thống.

Hai ví dụ phổ biến là:

• ICHRA: tài khoản hoàn trả chi phí y tế cho bảo hiểm cá nhân, có thể giúp người sử dụng lao động ở mọi quy mô hoàn trả phí bảo hiểm y tế cá nhân cho nhân viên, nếu doanh nghiệp có ít nhất một nhân viên đủ điều kiện không phải là chủ sở hữu hoặc vợ/chồng của chủ sở hữu
• QSEHRA: tài khoản hoàn trả chi phí y tế dành cho doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện, có thể dành cho các doanh nghiệp nhỏ không cung cấp bảo hiểm nhóm

Các công cụ này có thể mang lại sự linh hoạt khi một gói nhóm đầy đủ không phải là lựa chọn phù hợp nhất.

4. Gói bảo hiểm cá nhân cho chủ sở hữu và doanh nghiệp một người

Nếu bạn tự kinh doanh và không có nhân viên, thông thường bạn sẽ mua bảo hiểm thông qua Marketplace cá nhân thay vì một gói nhóm cho doanh nghiệp nhỏ.

Đó thường là con đường đơn giản nhất đối với chủ sở hữu duy nhất và các nhà sáng lập độc lập.

Vì sao nhiều người sử dụng lao động vẫn cung cấp bảo hiểm y tế dù không bắt buộc?

Ngay cả khi pháp luật không yêu cầu, vẫn có những lý do kinh doanh mạnh mẽ để cân nhắc cung cấp bảo hiểm.

Có thể cải thiện tuyển dụng

Trong thị trường lao động cạnh tranh, phúc lợi thường là một phần của quyết định. Ứng viên so sánh tổng đãi ngộ chứ không chỉ mức lương.

Có thể cải thiện khả năng giữ chân

Nhân viên ít có xu hướng nghỉ việc hơn khi họ cảm thấy được hỗ trợ và có thể tiếp cận dịch vụ chăm sóc y tế với chi phí phù hợp.

Có thể hỗ trợ sự ổn định tại nơi làm việc

Nhân viên có thể đi khám bác sĩ, quản lý bệnh mạn tính và xử lý các vấn đề sức khỏe thường ngày thường có khả năng duy trì năng suất tốt hơn.

Có thể phù hợp với tăng trưởng dài hạn

Một doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng trong tương lai có thể dùng việc lập kế hoạch phúc lợi để xây dựng mô hình vận hành dễ mở rộng hơn.

Danh sách kiểm tra tuân thủ dành cho người sử dụng lao động

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp và muốn đi trước các nghĩa vụ về bảo hiểm y tế, hãy dùng danh sách này.

• Theo dõi giờ làm việc của nhân viên cẩn thận
• Tính toán số tương đương toàn thời gian mỗi năm
• Xác định liệu doanh nghiệp của bạn có thể trở thành ALE hay không
• Quyết định xem bạn sẽ cung cấp bảo hiểm nhóm, HRA hay không có gói nào
• Bảo đảm các đề nghị bảo hiểm được ghi nhận bằng văn bản
• Rà soát quy tắc về khả năng chi trả và giá trị tối thiểu nếu bạn là ALE
• Chuẩn bị các mẫu IRS bắt buộc nếu quy tắc bảo hiểm áp dụng cho doanh nghiệp của bạn
• Xem xét lại chiến lược phúc lợi hằng năm khi lực lượng lao động thay đổi

Nếu doanh nghiệp của bạn trở thành ALE, các nghĩa vụ báo cáo có thể bao gồm các mẫu IRS 1094-C và 1095-C.

Những sai lầm thường gặp của nhà tuyển dụng mới

Nhầm lẫn giữa số người và số tương đương toàn thời gian

Một doanh nghiệp có thể có ít hơn 50 người trong bảng lương nhưng vẫn vượt ngưỡng ALE khi số giờ làm việc bán thời gian được quy đổi thành số tương đương toàn thời gian.

Chờ quá lâu mới lập kế hoạch phúc lợi

Các quyết định về phúc lợi sẽ dễ dàng hơn nếu được tích hợp sớm vào kế hoạch tuyển dụng, thay vì bị gấp rút sau đợt tăng trưởng đầu tiên.

Cho rằng quy định của tiểu bang không quan trọng

Quy định ACA ở cấp liên bang chỉ là một phần của bức tranh. Luật bảo hiểm của tiểu bang, luật tiền lương, luật nghỉ phép và các yêu cầu theo ngành cũng có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ của bạn.

Quên tài liệu hóa

Ngay cả khi bảo hiểm là tự nguyện, các chính sách bằng văn bản và hồ sơ đăng ký rõ ràng sẽ giúp tránh nhầm lẫn về sau.

Tư duy thành lập doanh nghiệp giúp ích như thế nào?

Câu hỏi về bảo hiểm y tế không chỉ là vấn đề nhân sự. Nó là một phần của cùng quá trình lập kế hoạch khi thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, thiết lập bảng lương và xây dựng đội ngũ.

Khi bạn xây dựng một doanh nghiệp với tầm nhìn tăng trưởng, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về:

• Cấu trúc pháp nhân
• Thiết lập bảng lương
• Lộ trình tuyển dụng
• Ngân sách phúc lợi
• Quy trình thuế và tuân thủ

Điều này đặc biệt quan trọng với các nhà sáng lập dự kiến chuyển từ làm việc đơn lẻ sang vận hành theo nhóm theo thời gian.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có phải cung cấp bảo hiểm y tế cho nhân viên bán thời gian không?

Thường là không. Theo nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong ACA, nghĩa vụ cung cấp bảo hiểm thường áp dụng cho nhân viên toàn thời gian, không phải những người làm dưới 30 giờ mỗi tuần.

Tôi có phải bảo hiểm cho vợ/chồng của nhân viên không?

Không theo nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong ACA ở cấp liên bang. Quy tắc này tập trung vào nhân viên toàn thời gian và con phụ thuộc.

Nếu lực lượng lao động của tôi chỉ gồm chủ sở hữu hoặc người thân thì sao?

Doanh nghiệp đó thường sẽ không đủ điều kiện cho SHOP theo cùng cách như doanh nghiệp có nhân viên theo luật lao động thông thường, và nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo ACA nhìn chung tập trung vào nhân viên chứ không phải chủ sở hữu.

Sau này tôi có thể thay đổi chiến lược phúc lợi không?

Có. Nhiều người sử dụng lao động bắt đầu với một cách tiếp cận rồi chuyển sang cách khác khi công ty phát triển. Điều quan trọng là rà soát quy định mỗi năm và điều chỉnh trước khi phát sinh vấn đề tuân thủ.

Luật tiểu bang có bao giờ yêu cầu bảo hiểm y tế không?

Một số tiểu bang và địa phương có các quy tắc riêng về lao động và bảo hiểm. Hãy luôn kiểm tra yêu cầu địa phương nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ngoài một khuôn khổ liên bang duy nhất.

Kết luận

Phần lớn người sử dụng lao động không bắt buộc phải cung cấp bảo hiểm y tế. Ngoại lệ liên bang chính là nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo ACA đối với các applicable large employer, thường áp dụng khi một doanh nghiệp đạt trung bình 50 nhân viên toàn thời gian và số tương đương toàn thời gian.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, việc cung cấp bảo hiểm thường là tùy chọn, nhưng có thể là công cụ mạnh để tuyển dụng và giữ chân nhân viên. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào lực lượng lao động, ngân sách và kế hoạch tăng trưởng dài hạn của bạn.

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp ngay bây giờ, nên nghĩ về bảo hiểm y tế trước khi bạn thực sự cần đến nó. Càng lập kế hoạch sớm, bạn càng dễ duy trì tuân thủ và cạnh tranh khi công ty phát triển.