Musia zamestnávatelia ponúkať zdravotné poistenie? Pravidlá ACA pre malé podniky

Pre mnohých zakladateľov sa zdravotné poistenie stáva skutočnou otázkou vo chvíli, keď sa prijme prvý zamestnanec. Stručná odpoveď je, že väčšina zamestnávateľov nemusí ponúkať zdravotné poistenie. Ak však podnik narastie natoľko, že sa podľa zákona o dostupnej starostlivosti (ACA) stane „applicable large employer“, môžu sa uplatniť federálne pravidlá, ktoré zakladajú povinnosť ponúkať krytie zamestnancom.

Ak zakladáte nové LLC alebo korporáciu, včasné plánovanie zamestnaneckých benefitov vám môže ušetriť čas, znížiť riziko nesúladu a neskôr uľahčiť nábor. Tento sprievodca rozoberá federálne pravidlá, čo sa považuje za zamestnanca na plný úväzok a aké možnosti krytia sú k dispozícii pre malé podniky.

Stručná odpoveď

Vo všeobecnosti zamestnávatelia nemusia ponúkať zdravotné poistenie každému zamestnancovi.

Hlavnou federálnou výnimkou je mandát zamestnávateľa podľa ACA. Ak je podnik klasifikovaný ako applicable large employer (ALE), môže byť povinný ponúknuť zdravotné krytie svojim zamestnancom na plný úväzok a ich deťom na vyživovanie, alebo môže potenciálne čeliť platbe podobnej sankcii podľa federálnych daňových pravidiel.

Skutočná odpoveď teda závisí od veľkosti vašej pracovnej sily a od toho, koľko zamestnancov sa kvalifikuje ako zamestnanci na plný úväzok.

Kedy ACA vyžaduje krytie?

Podľa ACA sa zamestnávateľ zvyčajne považuje za ALE, ak mal v predchádzajúcom kalendárnom roku priemerne aspoň 50 zamestnancov na plný úväzok vrátane ekvivalentov plného úväzku.

Táto hranica je dôležitá, pretože práve status ALE spúšťa pravidlá spoločnej zodpovednosti zamestnávateľa.

Ak je podnik ALE, zvyčajne musí urobiť jedno z nasledujúcich:

• Ponúknuť minimálne základné krytie aspoň 95 % svojich zamestnancov na plný úväzok a ich deťom na vyživovanie
• Zabezpečiť, aby krytie bolo cenovo dostupné a poskytovalo minimálnu hodnotu

Ak zamestnávateľ tieto štandardy nesplní a aspoň jeden zamestnanec na plný úväzok získa daňový kredit na poistné pre krytie na Marketplace, zamestnávateľ môže byť povinný uhradiť platbu v rámci spoločnej zodpovednosti zamestnávateľa.

Čo sa považuje za plný úväzok?

Na účely ACA je zamestnanec na plný úväzok spravidla osoba, ktorá pracuje v priemere 30 hodín týždenne alebo 130 hodín mesačne.

To je dôležité, pretože mnohí zamestnávatelia predpokladajú, že rozhoduje len počet hláv. V skutočnosti sa môžu zamestnanci na čiastočný úväzok sčítať do ekvivalentov plného úväzku, čo môže podnik posunúť cez hranicu 50 zamestnancov.

Ak sa tejto hranici približujete, potrebujete spoľahlivý spôsob sledovania hodín pre:

• Zamestnancov s hodinovou mzdou
• Zamestnancov s premenlivým rozvrhom
• Sezónnych pracovníkov
• Novoprijatých zamestnancov, ktorým sa rozvrh môže meniť

Presné záznamy sú nevyhnutné, ak môže byť váš podnik v budúcnosti posudzovaný ako ALE.

Aké krytie musí ALE ponúkať?

ALE nemusí ponúkať každý možný typ zdravotného plánu, ale ak krytie ponúka, musí spĺňať určité štandardy ACA.

Minimálne základné krytie

Plán musí spĺňať definíciu minimálneho základného krytia podľa ACA.

Cenová dostupnosť

Povinný príspevok zamestnanca na individuálne krytie musí byť podľa pravidiel IRS cenovo dostupný. V praxi sa cenová dostupnosť posudzuje voči federálnym bezpečným prístavom, nie vždy voči príjmu domácnosti zamestnanca.

Minimálna hodnota

Plán musí poskytovať aj minimálnu úroveň krytia. Laicky povedané, plán zamestnávateľa by mal pokrývať významnú časť očakávaných zdravotných nákladov, a nie fungovať len ako veľmi základná poistka.

Deti na vyživovanie

Ak ALE ponúka krytie, zvyčajne musí byť rozšírené aj na deti na vyživovanie do veku 26 rokov.

Bežným omylom je, že krytie musia mať aj manželia. Podľa federálneho mandátu zamestnávateľa sa manželia na tento účel neposudzujú rovnako ako deti na vyživovanie.

Čo ak má váš podnik menej ako 50 zamestnancov?

Ak je váš podnik pod hranicou ALE, federálne právo vo všeobecnosti nevyžaduje, aby ste ponúkali zdravotné poistenie.

To však neznamená, že je krytie zlý nápad. Mnohé malé podniky ponúkajú benefity dobrovoľne, pretože zdravotné poistenie môže pomôcť s:

• Získavaním lepších kandidátov
• Dlhším udržaním zamestnancov
• Zlepšovaním spokojnosti zamestnancov
• Budovaním profesionálnejšieho balíka benefitov
• Podporou zdravšej a stabilnejšej pracovnej sily

Pre nový podnik sú benefity často súčasťou širšej stratégie odmeňovania. Startup s premysleným balíkom benefitov môže pri získavaní talentov konkurovať efektívnejšie než vyššie platená pozícia bez akéhokoľvek krytia.

Možnosti zdravotného poistenia pre malé podniky

Malé podniky, ktoré chcú ponúkať krytie, majú niekoľko možností.

1. Skupinové zdravotné poistenie

Tradičný skupinový zdravotný plán je najznámejšia možnosť. Podnik si vyberie jeden plán alebo niekoľko plánov a oprávnení zamestnanci sa zapisujú prostredníctvom zamestnávateľa.

Tento prístup môže dobre fungovať pre podniky, ktoré chcú jednoduchú štruktúru benefitov.

2. Krytie cez SHOP

Small Business Health Options Program, alebo SHOP, je navrhnutý pre malých zamestnávateľov, ktorí chcú ponúkať zdravotné a zubné krytie cez Marketplace.

Vo všeobecnosti je SHOP dostupný pre podniky s 1 až 50 ekvivalentmi zamestnancov na plný úväzok a podnik musí mať aspoň jedného zamestnanca okrem vlastníka, manžela/manželky alebo rodinných príslušníkov vlastníka či partnerov.

SHOP môže byť užitočný pre zamestnávateľov, ktorí chcú možnosť zameranú na malé podniky a v niektorých prípadoch aj prístup k Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA a mechanizmy preplácania

Niektorí zamestnávatelia používajú zdravotné preplácacie účty namiesto tradičného skupinového krytia alebo popri ňom.

Dva bežné príklady sú:

• ICHRA: HRA na individuálne krytie, ktorá môže zamestnávateľom akejkoľvek veľkosti pomôcť preplácať zamestnancom individuálne poistné, ak má podnik aspoň jedného oprávneného zamestnanca, ktorý nie je vlastníkom ani manželom/manželkou vlastníka
• QSEHRA: kvalifikovaná HRA pre malých zamestnávateľov, ktorá môže byť dostupná menším podnikom, ktoré neponúkajú skupinové zdravotné krytie

Tieto nástroje môžu poskytnúť väčšiu flexibilitu, keď plný skupinový plán nie je najvhodnejší.

4. Individuálne plány pre vlastníkov a samostatné podniky

Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba a nemáte zamestnancov, spravidla si kúpite krytie cez individuálny Marketplace namiesto malého skupinového plánu pre podniky.

To je často najjednoduchšia cesta pre živnostníkov a nezávislých zakladateľov.

Prečo mnohí zamestnávatelia ponúkajú zdravotné poistenie aj vtedy, keď ho nemusia

Aj keď vás zákon nenúti poskytovať krytie, existujú silné obchodné dôvody, prečo o ňom uvažovať.

Môže zlepšiť nábor

Na konkurenčných trhoch práce sú benefity často súčasťou rozhodovania. Kandidáti porovnávajú celkové odmeňovanie, nie len mzdu.

Môže zlepšiť udržanie zamestnancov

Ľudia menej odchádzajú, keď sa cítia podporovaní a majú prístup k cenovo dostupnej starostlivosti.

Môže podporiť stabilitu na pracovisku

Zamestnanci, ktorí môžu navštíviť lekára, zvládať chronické ochorenia a riešiť bežné zdravotné problémy, bývajú často produktívnejší.

Môže podporiť dlhodobý rast

Podnik, ktorý plánuje v budúcnosti naberať ľudí, môže plánovanie benefitov využiť na vybudovanie škálovateľnejšieho prevádzkového modelu.

Kontrolný zoznam súladu pre zamestnávateľov

Ak budujete podnik a chcete mať náskok pred povinnosťami v oblasti zdravotného poistenia, použite tento kontrolný zoznam.

• Starostlivo sledujte hodiny zamestnancov
• Každý rok vypočítajte ekvivalenty plného úväzku
• Zistite, či sa váš podnik môže stať ALE
• Rozhodnite sa, či ponúknete skupinové krytie, HRA alebo žiadny plán
• Uistite sa, že ponuky krytia sú zdokumentované
• Ak ste ALE, skontrolujte pravidlá cenovej dostupnosti a minimálnej hodnoty
• Pripravte požadované formuláre IRS, ak sa na váš podnik vzťahujú pravidlá krytia
• Každý rok prehodnoťte stratégiu benefitov podľa toho, ako sa mení vaša pracovná sila

Ak sa váš podnik stane ALE, medzi oznamovacie povinnosti môžu patriť formuláre IRS 1094-C a 1095-C.

Bežné chyby nových zamestnávateľov

Zámena počtu ľudí s ekvivalentmi plného úväzku

Podnik môže mať na výplatnej listine menej ako 50 pracovníkov a predsa prekročiť hranicu ALE, keď sa hodiny na čiastočný úväzok prepočítajú na ekvivalenty plného úväzku.

Príliš neskoré plánovanie benefitov

Rozhodnutia o benefitoch sa robia ľahšie, keď sú zabudované do plánov náboru včas, a nie uponáhľané po prvom období rastu.

Predpoklad, že štátne pravidlá nie sú dôležité

Federálne pravidlá ACA sú len časť obrazu. Na vaše povinnosti môžu vplývať aj štátne poistné zákony, mzdové pravidlá, pravidlá pracovného voľna a odvetvové požiadavky.

Zabudnutie na dokumentáciu

Aj keď je krytie dobrovoľné, písomné pravidlá a jasné záznamy o zápise pomáhajú predchádzať neskorším nejasnostiam.

Ako pomáha myslenie zamerané na zakladanie firmy

Otázka zdravotného poistenia nie je len HR téma. Je súčasťou rovnakého plánovania, ktoré súvisí so založením LLC alebo korporácie, nastavením miezd a budovaním tímu.

Keď vytvoríte podnik s ohľadom na rast, môžete robiť lepšie rozhodnutia o:

• Štruktúre entity
• Nastavení miezd
• Časovaní náboru
• Rozpočtoch na benefity
• Daňových a compliance procesoch

To je obzvlášť dôležité pre zakladateľov, ktorí očakávajú, že sa časom presunú od samostatnej práce k tímovému fungovaniu.

Často kladené otázky

Musím ponúkať zdravotné poistenie aj zamestnancom na čiastočný úväzok?

Zvyčajne nie. Podľa mandátu zamestnávateľa v rámci ACA sa hlavná povinnosť krytia vo všeobecnosti vzťahuje na zamestnancov na plný úväzok, nie na osoby pracujúce menej ako 30 hodín týždenne.

Musím pokrývať manželov/manželky svojich zamestnancov?

Nie podľa federálneho mandátu zamestnávateľa v rámci ACA. Pravidlo sa sústreďuje na zamestnancov na plný úväzok a deti na vyživovanie.

Čo ak sú moji jediní pracovníci vlastníci alebo rodinní príslušníci?

Takýto podnik sa zvyčajne nekvalifikuje na SHOP krytie rovnakým spôsobom ako podnik s bežnými zamestnancami a mandát zamestnávateľa podľa ACA sa spravidla zameriava na zamestnancov, nie na vlastníkov.

Môžem svoju stratégiu benefitov zmeniť neskôr?

Áno. Mnohí zamestnávatelia začnú jedným prístupom a neskôr ho zmenia, keď firma rastie. Dôležité je každý rok skontrolovať pravidlá a upraviť nastavenie skôr, než narazíte na problém so súladom.

Môžu štátne zákony niekedy vyžadovať zdravotné krytie?

Niektoré štáty a miestne jurisdikcie majú vlastné pravidlá pre zamestnanie a poistenie. Ak váš podnik funguje mimo jediného federálneho rámca, vždy si overte miestne požiadavky.

Záver

Väčšina zamestnávateľov nemusí ponúkať zdravotné poistenie. Hlavnou federálnou výnimkou je mandát zamestnávateľa podľa ACA pre applicable large employers, ktorý sa zvyčajne uplatňuje, keď podnik dosiahne priemerne 50 zamestnancov na plný úväzok a ekvivalentov plného úväzku.

Pre menšie podniky je ponuka krytia zvyčajne dobrovoľná, ale môže byť silným nástrojom na nábor a udržanie zamestnancov. Správna voľba závisí od vašej pracovnej sily, rozpočtu a dlhodobých plánov rastu.

Ak teraz zakladáte podnik, je rozumné premýšľať o zdravotnom poistení skôr, než ho budete potrebovať. Čím skôr plánujete, tým jednoduchšie bude zostať v súlade a konkurencieschopní, keď vaša firma porastie.