Moeten werkgevers een zorgverzekering aanbieden? ACA-regels voor kleine bedrijven

Voor veel oprichters wordt zorgverzekering een reële vraag zodra de eerste werknemer is aangenomen. Het korte antwoord is dat de meeste werkgevers niet verplicht zijn om een zorgverzekering aan te bieden. Maar zodra een bedrijf groot genoeg wordt om onder de noemer applicable large employer te vallen volgens de Affordable Care Act (ACA), kunnen federale regels een verplichting tot het aanbieden van dekking activeren.

Als u een nieuwe LLC of corporation opricht, kan het vroeg plannen van arbeidsvoorwaarden tijd besparen, compliancerisico's verminderen en later het aannemen van personeel makkelijker maken. Deze gids legt de federale regels uit, wat telt als een fulltime werknemer en welke dekkingsopties er zijn voor kleine bedrijven.

Het korte antwoord

In het algemeen zijn werkgevers niet verplicht om elke werknemer een zorgverzekering aan te bieden.

De belangrijkste federale uitzondering is het ACA-employer mandate. Als een bedrijf wordt aangemerkt als een applicable large employer (ALE), kan het verplicht zijn om zorgdekking aan te bieden aan zijn fulltime werknemers en hun afhankelijke kinderen, of mogelijk een boeteachtige betaling verschuldigd zijn volgens de federale belastingregels.

Het echte antwoord hangt dus af van de grootte van uw personeelsbestand en van hoeveel werknemers als fulltime kwalificeren.

Wanneer vereist de ACA dekking?

Onder de ACA wordt een werkgever doorgaans beschouwd als een ALE als hij in het voorgaande kalenderjaar gemiddeld ten minste 50 fulltime werknemers, inclusief fulltime-equivalente werknemers, had.

Die drempel is belangrijk omdat de ALE-status bepaalt of de employer shared responsibility-regels van toepassing zijn.

Als een bedrijf een ALE is, moet het doorgaans een van de volgende dingen doen:

• Minimale essentiële dekking aanbieden aan ten minste 95% van de fulltime werknemers en hun afhankelijke kinderen
• Ervoor zorgen dat de dekking betaalbaar is en minimale waarde biedt

Als de werkgever niet aan die normen voldoet en ten minste één fulltime werknemer een premium tax credit ontvangt voor Marketplace-dekking, kan de werkgever een employer shared responsibility payment verschuldigd zijn.

Wat telt als fulltime?

Voor ACA-doeleinden is een fulltime werknemer doorgaans iemand die gemiddeld 30 uur per week of 130 uur per maand werkt.

Dat is belangrijk omdat veel werkgevers denken dat alleen het aantal medewerkers telt. In werkelijkheid kunnen parttime werknemers samen fulltime-equivalenten vormen, waardoor een bedrijf over de grens van 50 werknemers kan komen.

Als u dicht bij die grens zit, moet u een betrouwbare manier hebben om uren bij te houden voor:

• Uurloonwerknemers
• Werknemers met variabele uren
• Seizoensarbeiders
• Recent aangenomen werknemers van wie het rooster kan veranderen

Nauwkeurige administratie is essentieel als uw bedrijf uiteindelijk als ALE kan worden aangemerkt.

Welke dekking moet een ALE aanbieden?

Een ALE hoeft niet elk mogelijk type zorgplan aan te bieden, maar als het dekking aanbiedt, moet die dekking wel aan bepaalde ACA-normen voldoen.

Minimale essentiële dekking

Het plan moet voldoen aan de ACA-definitie van minimale essentiële dekking.

Betaalbaarheid

De vereiste bijdrage van de werknemer voor dekking voor zichzelf alleen moet betaalbaar zijn volgens de IRS-regels. In de praktijk wordt betaalbaarheid meestal beoordeeld aan de hand van federale safe harbors in plaats van in elk geval op basis van het huishoudinkomen van de werknemer.

Minimale waarde

Het plan moet ook een minimaal dekkingsniveau bieden. In gewone taal betekent dat dat het werkgeversplan een betekenisvol deel van de verwachte medische kosten moet dekken in plaats van een uiterst sobere polis te zijn.

Afhankelijke kinderen

Als een ALE dekking aanbiedt, moet die doorgaans worden uitgebreid tot afhankelijke kinderen tot 26 jaar.

Een veelvoorkomende misvatting is dat ook echtgenoten moeten worden gedekt. Onder het federale employer mandate worden echtgenoten voor dit doel niet op dezelfde manier behandeld als afhankelijke kinderen.

Wat als uw bedrijf minder dan 50 werknemers heeft?

Als uw bedrijf onder de ALE-drempel blijft, vereist de federale wet doorgaans niet dat u een zorgverzekering aanbiedt.

Dat betekent niet dat dekking geen goed idee is. Veel kleine bedrijven bieden vrijwillig arbeidsvoorwaarden aan omdat zorgverzekering kan helpen bij:

• Het aantrekken van betere kandidaten
• Werknemers langer behouden
• De tevredenheid van werknemers verhogen
• Een professioneler arbeidsvoorwaardenpakket opbouwen
• Een gezondere en stabielere werknemersgroep ondersteunen

Voor een nieuw bedrijf maken arbeidsvoorwaarden vaak deel uit van de bredere beloningsstrategie. Een startup met een doordacht arbeidsvoorwaardenpakket kan effectiever concurreren om talent dan een beter betaalde functie zonder enige dekking.

Zorgverzekeringsopties voor kleine bedrijven

Kleine bedrijven die dekking willen aanbieden, hebben verschillende routes om te overwegen.

1. Groepszorgverzekering

Een traditioneel groepszorgplan is de bekendste optie. Het bedrijf kiest één plan of een set plannen, en in aanmerking komende werknemers schrijven zich in via de werkgever.

Deze aanpak kan goed werken voor bedrijven die een eenvoudige arbeidsvoorwaardenstructuur willen.

2. SHOP-dekking

Het Small Business Health Options Program, of SHOP, is ontworpen voor kleine werkgevers die medische en tandheelkundige dekking via de Marketplace willen aanbieden.

In het algemeen is SHOP beschikbaar voor bedrijven met 1 tot 50 fulltime-equivalente werknemers, en het bedrijf moet ten minste één werknemer hebben die niet de eigenaar, echtgenoot of familieleden van de eigenaar of partners is.

SHOP kan nuttig zijn voor werkgevers die een op kleine bedrijven gerichte optie willen en, in sommige gevallen, toegang tot de Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRA's en terugbetalingsregelingen

Sommige werkgevers gebruiken health reimbursement arrangements in plaats van of naast traditionele groepsdekking.

Twee veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• ICHRA: een individual coverage HRA waarmee werkgevers van elke omvang werknemers kunnen vergoeden voor individuele zorgverzekeringspremies, als het bedrijf ten minste één in aanmerking komende werknemer heeft die niet de eigenaar of de echtgenoot van de eigenaar is
• QSEHRA: een qualified small employer HRA die beschikbaar kan zijn voor kleinere bedrijven die geen groepszorgverzekering aanbieden

Deze instrumenten kunnen flexibiliteit bieden wanneer een volledig groepsplan niet de beste keuze is.

4. Individuele plannen voor eigenaren en eenmansbedrijven

Als u zelfstandig werkt en geen werknemers heeft, koopt u doorgaans dekking via de individuele Marketplace in plaats van via een kleine zakelijke groepsregeling.

Dat is vaak de eenvoudigste route voor eenmanszaken en zelfstandige oprichters.

Waarom veel werkgevers zorgverzekering aanbieden, ook als het niet verplicht is

Zelfs als de wet u niet dwingt om dekking te bieden, zijn er sterke zakelijke redenen om het te overwegen.

Het kan werving verbeteren

In concurrerende arbeidsmarkten zijn arbeidsvoorwaarden vaak onderdeel van de besluitvorming. Kandidaten vergelijken totale beloning, niet alleen salaris.

Het kan behoud verbeteren

Werknemers vertrekken minder snel wanneer zij zich gesteund voelen en toegang hebben tot betaalbare zorg.

Het kan de stabiliteit op de werkvloer ondersteunen

Werknemers die naar een arts kunnen gaan, chronische aandoeningen kunnen beheren en routinematige gezondheidsproblemen kunnen aanpakken, blijven vaak productiever.

Het kan aansluiten op groei op lange termijn

Een bedrijf dat in de toekomst personeel verwacht aan te nemen, kan arbeidsvoorwaardenplanning gebruiken om een schaalbaarder operationeel model op te bouwen.

Compliance-checklist voor werkgevers

Als u een bedrijf opbouwt en voorop wilt lopen bij verplichtingen rond zorgverzekering, gebruik dan deze checklist.

• Houd de uren van werknemers zorgvuldig bij
• Bereken elk jaar fulltime-equivalenten
• Bepaal of uw bedrijf een ALE kan worden
• Beslis of u groepsdekking, een HRA of helemaal geen plan wilt aanbieden
• Zorg dat aanbiedingen van dekking worden vastgelegd
• Controleer betaalbaarheids- en minimale-waarde-regels als u een ALE bent
• Bereid de vereiste IRS-formulieren voor als dekking voor uw bedrijf van toepassing is
• Herzie uw arbeidsvoorwaardenstrategie elk jaar naarmate uw personeelsbestand verandert

Als uw bedrijf een ALE wordt, kunnen rapportageverplichtingen onder meer IRS Forms 1094-C en 1095-C omvatten.

Veelgemaakte fouten door nieuwe werkgevers

Aantal werknemers verwarren met fulltime-equivalenten

Een bedrijf kan minder dan 50 werknemers op de loonlijst hebben en toch de ALE-drempel overschrijden zodra parttime uren worden omgerekend naar fulltime-equivalenten.

Te lang wachten met het plannen van arbeidsvoorwaarden

Beslissingen over arbeidsvoorwaarden zijn eenvoudiger wanneer ze vroeg in de aannameplannen worden opgenomen, in plaats van haastig te worden genomen na de eerste groeispurt.

Aannemen dat staatsregels niet van belang zijn

Federale ACA-regels zijn slechts een deel van het geheel. Staatsregels voor verzekeringen, loonregels, verlofregels en sectorspecifieke vereisten kunnen ook van invloed zijn op uw verplichtingen.

Documentatie vergeten

Zelfs wanneer dekking vrijwillig is, helpen schriftelijke beleidsregels en duidelijke inschrijvingsgegevens om later verwarring te voorkomen.

Hoe een business formation-mindset helpt

De vraag naar zorgverzekering is niet alleen een HR-kwestie. Het maakt deel uit van hetzelfde planningsproces dat hoort bij het oprichten van een LLC of corporation, het opzetten van payroll en het bouwen van een team.

Wanneer u een bedrijf met groei in gedachten opzet, kunt u betere beslissingen nemen over:

• Entiteitsstructuur
• Payroll-inrichting
• Tijdlijnen voor aannemen
• Budgetten voor arbeidsvoorwaarden
• Fiscale en compliance-workflows

Dat is vooral belangrijk voor oprichters die verwachten van solo-werk naar teamgebaseerde activiteiten te groeien.

Veelgestelde vragen

Moet ik zorgverzekering aanbieden aan parttime werknemers?

Meestal niet. Onder het ACA-employer mandate geldt de belangrijkste dekkingsverplichting doorgaans voor fulltime werknemers, niet voor werknemers die minder dan 30 uur per week werken.

Moet ik de echtgenoten van mijn werknemers dekken?

Niet onder het federale ACA-employer mandate. De regel richt zich op fulltime werknemers en afhankelijke kinderen.

Wat als mijn enige werkenden eigenaren of familieleden zijn?

Dat bedrijf komt doorgaans niet op dezelfde manier in aanmerking voor SHOP-dekking als een bedrijf met common-law employees, en het ACA-employer mandate richt zich in het algemeen op werknemers en niet op eigenaren.

Kan ik mijn arbeidsvoorwaardenstrategie later wijzigen?

Ja. Veel werkgevers beginnen met één aanpak en schakelen later over naarmate het bedrijf groeit. Het belangrijkste is dat u de regels elk jaar herbekijkt en aanpast voordat u een compliancyprobleem krijgt.

Kunnen staatswetten ooit zorgdekking vereisen?

Sommige staten en lokale jurisdicties hebben hun eigen arbeids- en verzekeringsregels. Controleer altijd de lokale vereisten als uw bedrijf buiten één federaal kader opereert.

Conclusie

De meeste werkgevers zijn niet verplicht om een zorgverzekering aan te bieden. De belangrijkste federale uitzondering is het ACA-employer mandate voor applicable large employers, dat doorgaans van toepassing is wanneer een bedrijf gemiddeld 50 fulltime werknemers en fulltime-equivalenten bereikt.

Voor kleinere bedrijven is dekking meestal optioneel, maar het kan wel een sterk hulpmiddel zijn voor werving en behoud van personeel. De juiste keuze hangt af van uw personeelsbestand, budget en groeiplannen op lange termijn.

Als u nu een bedrijf start, is het verstandig om al aan zorgverzekering te denken voordat u die nodig heeft. Hoe eerder u plant, hoe makkelijker het is om compliant en concurrerend te blijven terwijl uw bedrijf groeit.