Υποχρεούνται οι εργοδότες να προσφέρουν ασφάλιση υγείας; Κανόνες ACA για μικρές επιχειρήσεις

Για πολλούς ιδρυτές, η ασφάλιση υγείας γίνεται πραγματικό ζήτημα τη στιγμή που προσλαμβάνεται ο πρώτος εργαζόμενος. Η σύντομη απάντηση είναι ότι οι περισσότεροι εργοδότες δεν υποχρεούνται να προσφέρουν ασφάλιση υγείας. Ωστόσο, όταν μια επιχείρηση μεγαλώσει αρκετά ώστε να θεωρείται applicable large employer σύμφωνα με το Affordable Care Act (ACA), οι ομοσπονδιακοί κανόνες μπορούν να ενεργοποιήσουν υποχρέωση παροχής κάλυψης από τον εργοδότη.

Αν ιδρύετε μια νέα LLC ή εταιρεία, ο έγκαιρος σχεδιασμός των παροχών προς τους εργαζομένους μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης και να διευκολύνει μελλοντικά τις προσλήψεις. Αυτός ο οδηγός αναλύει τους ομοσπονδιακούς κανόνες, τι θεωρείται εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης και ποιες επιλογές κάλυψης είναι διαθέσιμες για μικρές επιχειρήσεις.

Η σύντομη απάντηση

Γενικά, οι εργοδότες δεν υποχρεούνται να προσφέρουν ασφάλιση υγείας σε κάθε εργαζόμενο.

Η βασική ομοσπονδιακή εξαίρεση είναι η εντολή εργοδότη του ACA. Αν μια επιχείρηση ταξινομείται ως applicable large employer (ALE), μπορεί να χρειάζεται να προσφέρει κάλυψη υγείας στους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης και στα εξαρτώμενα παιδιά τους, διαφορετικά ενδέχεται να οφείλει μια πληρωμή τύπου ποινής βάσει των ομοσπονδιακών φορολογικών κανόνων.

Αυτό σημαίνει ότι η πραγματική απάντηση εξαρτάται από το μέγεθος του εργατικού σας δυναμικού και από το πόσοι εργαζόμενοι θεωρούνται πλήρους απασχόλησης.

Πότε απαιτεί το ACA κάλυψη;

Σύμφωνα με το ACA, ένας εργοδότης θεωρείται γενικά ALE αν είχε κατά μέσο όρο τουλάχιστον 50 εργαζομένους πλήρους απασχόλησης, συμπεριλαμβανομένων των ισοδυνάμων πλήρους απασχόλησης, κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος.

Αυτό το όριο έχει σημασία επειδή η ιδιότητα του ALE είναι αυτή που ενεργοποιεί τους κανόνες κοινής ευθύνης του εργοδότη.

Αν μια επιχείρηση είναι ALE, γενικά πρέπει να κάνει ένα από τα εξής:

• Να προσφέρει ελάχιστη ουσιώδη κάλυψη σε τουλάχιστον 95% των εργαζομένων πλήρους απασχόλησης και στα εξαρτώμενα παιδιά τους
• Να διασφαλίσει ότι η κάλυψη είναι οικονομικά προσιτή και παρέχει ελάχιστη αξία

Αν ο εργοδότης δεν πληροί αυτά τα πρότυπα και τουλάχιστον ένας εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης λάβει φορολογική πίστωση ασφαλίστρου για κάλυψη μέσω Marketplace, ο εργοδότης ενδέχεται να οφείλει employer shared responsibility payment.

Τι θεωρείται πλήρης απασχόληση;

Για σκοπούς ACA, εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης είναι γενικά κάποιος που εργάζεται κατά μέσο όρο 30 ώρες την εβδομάδα ή 130 ώρες τον μήνα.

Αυτό έχει σημασία επειδή πολλοί εργοδότες υποθέτουν ότι μετρά μόνο ο συνολικός αριθμός εργαζομένων. Στην πραγματικότητα, οι εργαζόμενοι μερικής απασχόλησης μπορούν να αθροιστούν σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, κάτι που μπορεί να οδηγήσει μια επιχείρηση να ξεπεράσει το όριο των 50 εργαζομένων.

Αν βρίσκεστε κοντά σε αυτό το όριο, χρειάζεστε αξιόπιστο τρόπο παρακολούθησης των ωρών για:

• Εργαζομένους με ωριαία αμοιβή
• Εργαζομένους με μεταβλητό ωράριο
• Εποχικούς εργαζομένους
• Νεοπροσληφθέντες των οποίων τα ωράρια ενδέχεται να αλλάξουν

Η ακριβής τήρηση αρχείων είναι απαραίτητη αν η επιχείρησή σας ενδέχεται τελικά να θεωρηθεί ALE.

Τι κάλυψη πρέπει να προσφέρει ένα ALE;

Ένα ALE δεν χρειάζεται να προσφέρει κάθε πιθανό είδος προγράμματος υγείας, αλλά αν προσφέρει κάλυψη, αυτή πρέπει να πληροί ορισμένα πρότυπα του ACA.

Ελάχιστη ουσιώδης κάλυψη

Το πρόγραμμα πρέπει να πληροί τον ορισμό του ACA για την ελάχιστη ουσιώδη κάλυψη.

Προσιτότητα

Η απαιτούμενη συνεισφορά του εργαζομένου για κάλυψη μόνο του ίδιου πρέπει να είναι οικονομικά προσιτή σύμφωνα με τους κανόνες του IRS. Στην πράξη, η προσιτότητα μετριέται συνήθως με βάση ομοσπονδιακά safe harbors και όχι πάντοτε με βάση το εισόδημα του νοικοκυριού του εργαζομένου.

Ελάχιστη αξία

Το πρόγραμμα πρέπει επίσης να παρέχει ένα ελάχιστο επίπεδο κάλυψης. Με απλά λόγια, αυτό σημαίνει ότι το πρόγραμμα του εργοδότη πρέπει να καλύπτει ένα ουσιαστικό ποσοστό των αναμενόμενων ιατρικών δαπανών και όχι να λειτουργεί σαν ένα πολύ βασικό, περιορισμένο συμβόλαιο.

Εξαρτώμενα παιδιά

Αν ένα ALE προσφέρει κάλυψη, γενικά πρέπει να την επεκτείνει στα εξαρτώμενα παιδιά έως την ηλικία των 26 ετών.

Μια συνηθισμένη παρανόηση είναι ότι πρέπει να καλύπτονται και οι σύζυγοι. Σύμφωνα με την ομοσπονδιακή εντολή εργοδότη, οι σύζυγοι δεν αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως τα εξαρτώμενα παιδιά για αυτόν τον σκοπό.

Τι γίνεται αν η επιχείρησή σας έχει λιγότερους από 50 εργαζομένους;

Αν η επιχείρησή σας βρίσκεται κάτω από το όριο ALE, η ομοσπονδιακή νομοθεσία γενικά δεν απαιτεί να προσφέρετε ασφάλιση υγείας.

Αυτό δεν σημαίνει ότι η κάλυψη είναι κακή ιδέα. Πολλές μικρές επιχειρήσεις προσφέρουν εθελοντικά παροχές, επειδή η ασφάλιση υγείας μπορεί να βοηθήσει με:

• Προσέλκυση καλύτερων υποψηφίων
• Διατήρηση των εργαζομένων για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα
• Βελτίωση της ικανοποίησης των εργαζομένων
• Δημιουργία πιο επαγγελματικού πακέτου παροχών
• Υποστήριξη ενός υγιέστερου και πιο σταθερού εργατικού δυναμικού

Για μια νέα επιχείρηση, οι παροχές αποτελούν συχνά μέρος της ευρύτερης στρατηγικής αποδοχών. Μια startup με προσεκτικά σχεδιασμένο πακέτο παροχών μπορεί να ανταγωνιστεί πιο αποτελεσματικά για ταλέντα από μια θέση με υψηλότερο μισθό αλλά χωρίς καθόλου κάλυψη.

Επιλογές ασφάλισης υγείας για μικρές επιχειρήσεις

Οι μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να προσφέρουν κάλυψη έχουν αρκετές επιλογές.

1. Ομαδική ασφάλιση υγείας

Ένα παραδοσιακό ομαδικό πρόγραμμα υγείας είναι η πιο γνωστή επιλογή. Η επιχείρηση επιλέγει ένα πρόγραμμα ή ένα σύνολο προγραμμάτων και οι επιλέξιμοι εργαζόμενοι εγγράφονται μέσω του εργοδότη.

Αυτή η προσέγγιση μπορεί να λειτουργήσει καλά για επιχειρήσεις που θέλουν μια απλή δομή παροχών.

2. Κάλυψη SHOP

Το Small Business Health Options Program, ή SHOP, έχει σχεδιαστεί για μικρούς εργοδότες που θέλουν να προσφέρουν ιατρική και οδοντιατρική κάλυψη μέσω του Marketplace.

Γενικά, το SHOP είναι διαθέσιμο σε επιχειρήσεις με 1 έως 50 ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, και η επιχείρηση πρέπει να έχει τουλάχιστον έναν εργαζόμενο εκτός από τον ιδιοκτήτη, τον/τη σύζυγο ή μέλη της οικογένειας του ιδιοκτήτη ή των εταίρων.

Το SHOP μπορεί να είναι χρήσιμο για εργοδότες που θέλουν μια επιλογή προσαρμοσμένη στις μικρές επιχειρήσεις και, σε ορισμένες περιπτώσεις, πρόσβαση στο Small Business Health Care Tax Credit.

3. HRAs και συστήματα αποζημίωσης

Ορισμένοι εργοδότες χρησιμοποιούν health reimbursement arrangements αντί για ή παράλληλα με την παραδοσιακή ομαδική κάλυψη.

Δύο συνηθισμένα παραδείγματα είναι:

• ICHRA: ένα individual coverage HRA που μπορεί να βοηθήσει εργοδότες κάθε μεγέθους να αποζημιώνουν τους εργαζομένους για ασφάλιστρα ατομικής ασφάλισης υγείας, εφόσον η επιχείρηση έχει τουλάχιστον έναν επιλέξιμο εργαζόμενο που δεν είναι ο ιδιοκτήτης ή ο/η σύζυγος του ιδιοκτήτη
• QSEHRA: ένα qualified small employer HRA που μπορεί να είναι διαθέσιμο σε μικρότερες επιχειρήσεις που δεν προσφέρουν ομαδική κάλυψη υγείας

Αυτά τα εργαλεία μπορούν να προσφέρουν ευελιξία όταν ένα πλήρες ομαδικό πρόγραμμα δεν είναι η καλύτερη λύση.

4. Ατομικά προγράμματα για ιδιοκτήτες και ατομικές επιχειρήσεις

Αν είστε αυτοαπασχολούμενος και δεν έχετε εργαζομένους, γενικά αγοράζετε κάλυψη μέσω του ατομικού Marketplace αντί για ομαδικό πρόγραμμα μικρής επιχείρησης.

Αυτό είναι συχνά η απλούστερη λύση για ατομικές επιχειρήσεις και ανεξάρτητους ιδρυτές.

Γιατί πολλοί εργοδότες προσφέρουν ασφάλιση υγείας ακόμα κι όταν δεν υποχρεούνται

Ακόμα κι αν ο νόμος δεν σας υποχρεώνει να παρέχετε κάλυψη, υπάρχουν σοβαροί επιχειρηματικοί λόγοι για να το εξετάσετε.

Μπορεί να βελτιώσει τις προσλήψεις

Σε ανταγωνιστικές αγορές εργασίας, οι παροχές συχνά αποτελούν μέρος της απόφασης. Οι υποψήφιοι συγκρίνουν τη συνολική αμοιβή, όχι μόνο τον μισθό.

Μπορεί να βελτιώσει τη διατήρηση προσωπικού

Οι εργαζόμενοι είναι λιγότερο πιθανό να αποχωρήσουν όταν νιώθουν υποστήριξη και μπορούν να έχουν πρόσβαση σε προσιτή φροντίδα.

Μπορεί να υποστηρίξει τη σταθερότητα στον χώρο εργασίας

Οι εργαζόμενοι που μπορούν να επισκέπτονται γιατρό, να διαχειρίζονται χρόνιες παθήσεις και να αντιμετωπίζουν συνήθη θέματα υγείας συχνά παραμένουν πιο παραγωγικοί.

Μπορεί να ευθυγραμμιστεί με τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη

Μια επιχείρηση που σκοπεύει να προσλάβει στο μέλλον μπορεί να χρησιμοποιήσει τον σχεδιασμό παροχών για να δημιουργήσει ένα πιο κλιμακώσιμο λειτουργικό μοντέλο.

Λίστα ελέγχου συμμόρφωσης για εργοδότες

Αν χτίζετε μια επιχείρηση και θέλετε να είστε μπροστά από τις υποχρεώσεις για ασφάλιση υγείας, χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου.

• Παρακολουθείτε προσεκτικά τις ώρες των εργαζομένων
• Υπολογίζετε τα ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης κάθε χρόνο
• Καθορίζετε αν η επιχείρησή σας μπορεί να γίνει ALE
• Αποφασίζετε αν θα προσφέρετε ομαδική κάλυψη, ένα HRA ή καθόλου πρόγραμμα
• Βεβαιώνεστε ότι οι προσφορές κάλυψης τεκμηριώνονται
• Εξετάζετε τους κανόνες προσιτότητας και ελάχιστης αξίας αν είστε ALE
• Προετοιμάζετε τα απαιτούμενα έντυπα του IRS αν οι κανόνες κάλυψης ισχύουν για την επιχείρησή σας
• Επανεξετάζετε τη στρατηγική παροχών κάθε χρόνο καθώς αλλάζει το εργατικό σας δυναμικό

Αν η επιχείρησή σας γίνει ALE, οι υποχρεώσεις αναφοράς μπορεί να περιλαμβάνουν τα IRS Forms 1094-C και 1095-C.

Συνηθισμένα λάθη των νέων εργοδοτών

Σύγχυση μεταξύ headcount και ισοδυνάμων πλήρους απασχόλησης

Μια επιχείρηση μπορεί να έχει λιγότερους από 50 εργαζομένους στη μισθοδοσία και παρ' όλα αυτά να ξεπεράσει το όριο ALE, όταν οι ώρες των μερικώς απασχολούμενων μετατραπούν σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης.

Καθυστέρηση στον προγραμματισμό παροχών

Οι αποφάσεις για τις παροχές είναι ευκολότερες όταν ενσωματώνονται από νωρίς στα σχέδια προσλήψεων και δεν λαμβάνονται βιαστικά μετά την πρώτη φάση ανάπτυξης.

Υπόθεση ότι οι κρατικοί κανόνες δεν μετρούν

Οι ομοσπονδιακοί κανόνες του ACA είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Οι πολιτειακοί νόμοι ασφάλισης, οι κανόνες μισθοδοσίας, οι νόμοι για την άδεια και οι κλαδικές απαιτήσεις μπορούν επίσης να επηρεάσουν τις υποχρεώσεις σας.

Παράλειψη τεκμηρίωσης

Ακόμα και όταν η κάλυψη είναι προαιρετική, οι γραπτές πολιτικές και τα σαφή αρχεία εγγραφής βοηθούν στην αποφυγή μελλοντικής σύγχυσης.

Πώς βοηθά η νοοτροπία ίδρυσης επιχείρησης

Το ζήτημα της ασφάλισης υγείας δεν είναι μόνο θέμα HR. Είναι μέρος της ίδιας διαδικασίας σχεδιασμού που συνοδεύει την ίδρυση μιας LLC ή εταιρείας, τη ρύθμιση της μισθοδοσίας και τη δημιουργία ομάδας.

Όταν δημιουργείτε μια επιχείρηση με προοπτική ανάπτυξης, μπορείτε να πάρετε καλύτερες αποφάσεις για:

• Δομή οντότητας
• Ρύθμιση μισθοδοσίας
• Χρονοδιάγραμμα προσλήψεων
• Προϋπολογισμούς παροχών
• Ροές εργασίας φόρων και συμμόρφωσης

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές που αναμένουν ότι θα περάσουν από ατομική εργασία σε λειτουργία με ομάδα με την πάροδο του χρόνου.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να προσφέρω ασφάλιση υγείας σε εργαζομένους μερικής απασχόλησης;

Συνήθως όχι. Σύμφωνα με την εντολή εργοδότη του ACA, η βασική υποχρέωση κάλυψης γενικά αφορά εργαζομένους πλήρους απασχόλησης, όχι όσους εργάζονται λιγότερο από 30 ώρες την εβδομάδα.

Πρέπει να καλύπτω τους συζύγους των εργαζομένων μου;

Όχι σύμφωνα με την ομοσπονδιακή εντολή εργοδότη του ACA. Ο κανόνας εστιάζει στους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης και στα εξαρτώμενα παιδιά.

Τι γίνεται αν οι μόνοι μου εργαζόμενοι είναι ιδιοκτήτες ή μέλη της οικογένειας;

Η επιχείρηση αυτή συνήθως δεν θα πληροί τις προϋποθέσεις για κάλυψη SHOP με τον ίδιο τρόπο που θα τις πληρούσε μια επιχείρηση με common-law employees, και η εντολή εργοδότη του ACA γενικά εστιάζει στους εργαζομένους και όχι στους ιδιοκτήτες.

Μπορώ να αλλάξω αργότερα τη στρατηγική παροχών μου;

Ναι. Πολλοί εργοδότες ξεκινούν με μία προσέγγιση και αργότερα αλλάζουν καθώς η εταιρεία μεγαλώνει. Το σημαντικό είναι να επανεξετάζετε τους κανόνες κάθε χρόνο και να προσαρμόζεστε πριν προκύψει πρόβλημα συμμόρφωσης.

Υπάρχουν πολιτειακοί νόμοι που απαιτούν ασφάλιση υγείας;

Ορισμένες πολιτείες και τοπικές δικαιοδοσίες έχουν δικούς τους κανόνες για την εργασία και την ασφάλιση. Ελέγχετε πάντα τις τοπικές απαιτήσεις αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται εκτός ενός αποκλειστικά ομοσπονδιακού πλαισίου.

Συμπέρασμα

Οι περισσότεροι εργοδότες δεν υποχρεούνται να προσφέρουν ασφάλιση υγείας. Η βασική ομοσπονδιακή εξαίρεση είναι η εντολή εργοδότη του ACA για τους applicable large employers, η οποία γενικά εφαρμόζεται όταν μια επιχείρηση φτάσει κατά μέσο όρο τους 50 εργαζομένους πλήρους απασχόλησης και τα ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης.

Για τις μικρότερες επιχειρήσεις, η παροχή κάλυψης είναι συνήθως προαιρετική, αλλά μπορεί να αποτελέσει ισχυρό εργαλείο προσέλκυσης και διατήρησης προσωπικού. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το εργατικό σας δυναμικό, τον προϋπολογισμό και τα μακροπρόθεσμα σχέδια ανάπτυξης.

Αν ξεκινάτε τώρα μια επιχείρηση, είναι έξυπνο να σκεφτείτε την ασφάλιση υγείας πριν τη χρειαστείτε. Όσο νωρίτερα σχεδιάσετε, τόσο πιο εύκολο είναι να παραμείνετε συμμορφωμένοι και ανταγωνιστικοί καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει.