10 عبارات تجارية ينبغي على المؤسسين استبدالها لكتابة أوضح وأكثر احترافية

الكتابة التجارية الواضحة تمنحك ميزة تنافسية. سواء كنت تطلق شركة ذات مسؤولية محدودة، أو تدير شركة مساهمة، أو تتولى التواصل مع العملاء في شركة ناشئة متنامية، فإن الكلمات التي تختارها تشكل انطباع الناس عن عملك. الرسالة المباشرة والمصقولة والإنسانية يمكن أن تبني الثقة. أما الرسالة المزدحمة، أو شديدة الرسمية، أو الغامضة، فقد تخلق التباسًا في اللحظة التي تكون فيها الوضوح أهم ما يكون.

بالنسبة لأصحاب الأعمال الجدد، ليست الكتابة مجرد مهارة مساندة. إنها جزء من طريقة البيع، والشرح، والتأكيد، وحل المشكلات. كل رسالة بريد إلكتروني إلى عميل، وكل مذكرة داخلية، وكل ملاحظة إلى مورد، وكل رسالة متابعة، تقول شيئًا عن شركتك. إذا كانت كتابتك تبدو قديمة أو متكلفة، فقد يبدو التعامل مع نشاطك التجاري أصعب مما هو عليه في الواقع.

وهذا مهم بشكل خاص للمؤسسين وفرق الشركات الصغيرة الذين يوازنون بين التأسيس، والامتثال، والعمليات، وخدمة العملاء في الوقت نفسه. عندما تتحرك بسرعة، من السهل العودة إلى عبارات تبدو رسمية لكنها لا تضيف قيمة حقيقية. والنتيجة كتابة تبدو عامة بدلًا من أن تبدو واثقة.

فيما يلي 10 عبارات شائعة تضعف الكتابة التجارية، مع بدائل أفضل وإرشادات عملية لاختيار لغة تعكس شركة حديثة وجديرة بالثقة.

لماذا تهم الكتابة التجارية الواضحة

تساعد الكتابة القوية عملك بعدة طرق:

• تقلل سوء الفهم.
• تساعد العملاء على التصرف بسرعة أكبر.
• تجعل شركتك تبدو منظمة وذات مصداقية.
• توفر الوقت لفريقك.
• تحسن نبرة المحادثات الصعبة.

بالنسبة لصاحب الشركة، فإن الوضوح ليس مجرد تفضيل شكلي. إنه كفاءة تشغيلية. كلما تمكنت من توصيل السياسات، والجداول الزمنية، والخطوات التالية، والتوقعات بوضوح أكبر، قل عدد الرسائل المتبادلة التي ستحتاج إليها.

لهذا السبب، فإن استبدال العبارات القديمة ليس مجرد تمرين أسلوبي. بل هو وسيلة لجعل تواصلك أسهل قراءة وأسهل ثقة.

1. "يرجى العلم"

هذه العبارة شائعة في الرسائل الرسمية والإشعارات، لكنها غالبًا تضيف مسافة دون أن تضيف معلومة.

بدلًا من كتابة:

يرجى العلم أن دفعتك متأخرة.

جرّب:

دفعتك متأخرة.

أو، إذا كانت الرسالة تحتاج إلى نبرة ألطف:

دفعتك أصبحت متأخرة الآن. يرجى السداد بحلول يوم الجمعة.

الكتابة المباشرة ليست وقحة عندما تكون محترمة. في معظم سياقات الأعمال، يفضل القراء جملة قصيرة تخبرهم بدقة بما يحدث.

2. "Kindly"

غالبًا ما تبدو كلمة "Kindly" قديمة أو احتفالية أكثر من اللازم في التواصل التجاري الحديث. في كثير من الحالات، تكون كلمة "يرجى" أبسط وأكثر طبيعية.

بدلًا من:

Kindly review the attached document.

استخدم:

يرجى مراجعة المستند المرفق.

المعنى نفسه، لكن النبرة أنظف وأكثر حداثة. بالنسبة للمؤسسين الذين يتواصلون مع العملاء أو الموردين أو الشركاء، غالبًا ما تعمل اللغة الطبيعية أفضل من اللغة المتكلفة.

3. "يرجى ألا تتردد في التواصل معي"

انتشرت هذه العبارة لأنها تبدو مهذبة، لكنها أصبحت مألوفة إلى درجة أنها قد تبدو عامة. لا تضيف الكثير من القيمة وقد تجعل رسالتك تبدو نمطية.

بدلًا من:

يرجى ألا تتردد في التواصل معي إذا كانت لديك أي أسئلة.

جرّب:

إذا كانت لديك أي أسئلة، يرجى التواصل معي.

أو:

تواصل معي إذا احتجت إلى أي شيء.

العبارات الأقصر غالبًا ما تبدو أدفأ لأنها تشبه ما قد يقوله شخص حقيقي. وهذا مهم عندما تحاول إنشاء صوت علامة تجارية احترافيًا لكنه قريب من الناس.

4. "تحت غطاء منفصل"

هذه عبارة قديمة تعني أن شيئًا ما سيُرسل بشكل منفصل. عمليًا، غالبًا ما تكون غير ضرورية.

بدلًا من:

يتم إرسال الاتفاقية الموقعة تحت غطاء منفصل.

استخدم:

يتم إرسال الاتفاقية الموقعة بشكل منفصل.

أو:

سأرسل الاتفاقية الموقعة في رسالة بريد إلكتروني منفصلة.

يجب أن يجعل التواصل التجاري الحديث طريقة التسليم واضحة. إذا كنت ترسل مستندًا عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو شركة شحن، فاذكر ذلك بوضوح.

5. "يرجى إيجاد المرفق"

هذه العبارة متكلفة وغالبًا مكررة. إذا كنت ترفق ملفًا أو تدرج مستندًا، فإن القارئ يفهم بالفعل أنك تقدم له ذلك.

بدلًا من:

يرجى إيجاد اتفاقية التشغيل المحدّثة مرفقة.

استخدم:

المرفق هو اتفاقية التشغيل المحدّثة.

أو:

أرفقت اتفاقية التشغيل المحدّثة.

إذا كنت ترسل طردًا ورقيًا، فلا يزال بإمكانك استخدام عبارة مباشرة:

المرفق مع هذه الرسالة هو النموذج الموقع.

الهدف هو تقليل الاحتكاك. يجب ألا يضطر القارئ إلى بذل جهد لفهم مكان المستند أو سبب وجوده.

6. "المشار إليه أعلاه" أو "المعنون أعلاه"

هذه العبارات تجبر القراء على البحث في مكان آخر داخل الرسالة لفهم ما تقصده. وهذا يقطع انسياب القراءة ويخلق جهدًا غير ضروري.

بدلًا من:

بخصوص المسألة المشار إليها أعلاه، يرجى مراجعة المستندات.

استخدم:

بخصوص ملف تأسيس شركتك ذات المسؤولية المحدودة، يرجى مراجعة المستندات.

أو كن أكثر تحديدًا:

يرجى مراجعة المستندات المتعلقة بملف تأسيس شركتك ذات المسؤولية المحدودة في تكساس.

التحديد يحسن الفهم. كما أنه يساعد عندما تُعاد توجيه رسائلك، أو تُبحث لاحقًا، أو تُقرأ خارج ترتيبها الأصلي. يجب أن يتمكن القارئ من فهم الموضوع دون البحث في الرسالة.

7. "يرجى ملاحظة أن"

غالبًا ما تشير هذه العبارة إلى أن معلومة مهمة قادمة، لكنها قد تجعل الجملة تبدو محشوة. في كثير من الحالات، يمكنك ببساطة ذكر الحقيقة.

بدلًا من:

يرجى ملاحظة أن الموعد النهائي للتقديم هو يوم الاثنين القادم.

استخدم:

الموعد النهائي للتقديم هو يوم الاثنين القادم.

إذا أردت التأكيد على الأهمية، فاستخدم التنسيق أو البنية بدلًا من الكلمات الحشوية. على سبيل المثال:

مهم: الموعد النهائي للتقديم هو يوم الاثنين القادم.

أو:

الموعد النهائي للتقديم هو يوم الاثنين القادم، وقد تؤدي الطلبات المتأخرة إلى تأخير المعالجة.

الفكرة هي تنبيه القارئ، لا الإعلان عن أنك تنبهه.

8. "باحترام" في السياق الخطأ

يمكن أن تكون كلمة "باحترام" مناسبة في السياقات الرسمية جدًا، لكنها غالبًا تبدو متكلفة أكثر من اللازم في الرسائل التجارية الروتينية، خاصة عند استخدامها في الختام أو لتلطيف الخلاف.

بدلًا من:

باحترام، لا يمكننا الموافقة على طلبك.

استخدم:

لا يمكننا الموافقة على طلبك في الوقت الحالي.

إذا كانت النبرة بحاجة إلى البقاء مهذبة، فاعتمد على بنية الجملة بدلًا من كلمة ختامية احتفالية. الاحترام يظهر من جودة الشرح، لا من اللغة الزخرفية.

9. "أنا أعيد توجيه هذا إليك" عندما تكفي "أرسل"

في البريد الإلكتروني، تحمل عبارة "إعادة التوجيه" معنى محددًا: تمرير رسالة أو ملف تم استلامه أصلًا من شخص آخر. في سياقات أخرى، يستخدمها الناس عندما يقصدون ببساطة "أرسل". وهذا قد يسبب التباسًا.

بدلًا من:

أنا أعيد توجيه الفاتورة إليك.

استخدم أحد الخيارات التالية إذا كان مناسبًا:

أنا أرسل الفاتورة إليك.

أرفقت الفاتورة.

أشارك الفاتورة أدناه.

اختر الفعل الذي يطابق ما تفعله فعلًا. الأفعال الدقيقة تجعل تواصلك أسهل ثقة.

10. "المخلص لكم للغاية" والتحيات القديمة الأخرى

تظهر اختتامات الرسائل التقليدية في بعض الصناعات، لكن كثيرًا منها يبدو اليوم قديمًا. إذا كنت تكتب إلى العملاء أو الموردين أو الشركاء في سياق تجاري حديث، فعادةً ما يكون الختام الأبسط أفضل.

بدلًا من:

المخلص لكم للغاية،

استخدم:

مع التحية،

أو:

تحياتي،

أو:

شكرًا لكم،

يعتمد أفضل ختام على العلاقة والغرض من الرسالة. غالبًا ما يبدو الختام القصير والطبيعي أكثر ثقة من عبارة رسمية تنتمي إلى عصر آخر.

كيف يبني المؤسسون أسلوب كتابة أوضح

استبدال بعض العبارات الضعيفة بداية جيدة، لكن الكتابة الواضحة تعتمد في الواقع على العادات. إذا أردت أن يبدو تواصل شركتك أكثر احترافية، فركز على هذه المبادئ.

استخدم جملًا قصيرة عندما يكون ذلك ممكنًا

الجمل القصيرة أسهل في القراءة، خاصة على الأجهزة المحمولة. كما أنها تجعل رسالتك تبدو حاسمة.

قارن بين هاتين الصيغتين:

أردنا أن نعلمك أنه، من أجل إكمال العملية، سنحتاج إلى المستند النهائي الموقع في أقرب وقت ممكن.

يرجى إرسال المستند النهائي الموقع بحلول يوم الجمعة.

الصيغة الثانية أسهل في الفهم وأصعب في سوء التأويل.

ضع النقطة الرئيسية في البداية

لا تُخفِ الطلب أو الموعد النهائي أو التحديث داخل منتصف فقرة طويلة. ابدأ بالمعلومة المهمة.

مثال:

تم تقديم طلب رقم التعريف الضريبي الخاص بك. سنحدّثك بمجرد أن تعالجه مصلحة الضرائب.

يقدّر القراء الحصول على الخلاصة أولًا.

استخدم أسماء وأفعالًا دقيقة

الكلمات مثل "شيء" و"أمر" و"معلومات" يمكن أن تضعف الكتابة إذا استُخدمت بكثرة. الكتابة الواضحة تستخدم مصطلحات دقيقة.

بدلًا من:

نحتاج إلى مراجعة الشيء الذي أرسلته.

استخدم:

نحتاج إلى مراجعة اتفاقية التشغيل التي أرسلتها.

اللغة المحددة تقلل الرسائل المتبادلة وتُظهر شركتك بمظهر أكثر تنظيمًا.

احذف الكلمات الحشوية الإضافية

تصبح كثير من الجمل التجارية أقوى عندما تزيل الكلمات غير الضرورية مثل:

• جدًا
• فقط
• أساسًا
• فعليًا
• يرجى العلم
• في هذه المرحلة الزمنية

هذا لا يعني أن تكتب بطريقة باردة أو آلية. بل يعني أن كل كلمة يجب أن تؤدي عملًا مفيدًا.

طابق النبرة مع الموقف

الكاتب التجاري الجيد لا يبدو بنفس الشكل في كل رسالة. رسالة تذكير بالدفع، ورسالة ترحيب، وإشعار امتثال، لا ينبغي أن تكون لها النبرة نفسها.

على سبيل المثال:

• يمكن أن تبدو رسالة الترحيب ودودة ومشجعة.
• يجب أن يبدو تذكير الامتثال واضحًا واحترافيًا.
• يجب أن يبدو الرد على نزاع هادئًا وواقعيًا.

النبرة قرار تجاري. فهي تؤثر في كيفية تفسير الناس لرسالتك وكيف يشعرون تجاه علامتك التجارية.

قائمة مراجعة بسيطة لرسائل البريد الإلكتروني التجارية

قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني مهمة، راجعها باستخدام هذه القائمة:

• هل النقطة الرئيسية واضحة في أول جملتين؟
• هل أزلت العبارات القديمة أو الرسمية أكثر من اللازم؟
• هل كل جملة ضرورية؟
• هل قلت بوضوح ما أحتاجه من القارئ؟
• هل النبرة احترافية لكنها إنسانية؟
• هل ستظل هذه الرسالة مفهومة إذا قُرئت بسرعة؟

إذا كانت الإجابة عن أي من هذه الأسئلة لا، فقم بالمراجعة قبل الإرسال.

لماذا هذا مهم لأصحاب الأعمال الجدد

عندما تطلق شركة جديدة، فإن كل تفصيل يساهم في مصداقيتك. مستندات التأسيس، ورسائل خدمة العملاء، والملاحظات الداخلية، ورسائل المتابعة، كلها جزء من التجربة التي يمر بها الناس مع نشاطك التجاري.

الشركة الجيدة لا تحتاج أن تبدو عظيمة أو متكلفة. إنها تحتاج أن تبدو واضحة، وموثوقة، وسهلة التعامل.

ولهذا السبب، غالبًا ما تكون الكتابة البسيطة هي أفضل كتابة. فهي تُظهر أنك تحترم وقت القارئ. وتقلل الالتباس. وتساعد شركتك على الظهور بمظهر أكثر كفاءة واستجابة.

إذا كنت تبني شركة جديدة، سواء كانت شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة أو منظمة غير ربحية، فإن عادات التواصل التي تضعها الآن ستشكل طريقة عمل شركتك لاحقًا. تدعم الكتابة الواضحة قرارات أفضل، وعمليات أنظف، وعلاقات أقوى مع العملاء والشركاء.

أفكار ختامية

الكتابة التجارية الجيدة لا تهدف إلى الظهور بمظهر مثير للإعجاب. بل تهدف إلى جعل التواصل سهل الفهم دون عناء.

من خلال استبدال العبارات القديمة أو الرسمية أو المطولة بلغة عربية واضحة، تجعل رسائلك أقوى وشركتك أكثر مصداقية. وينطبق ذلك سواء كنت ترسل تذكير امتثال، أو تؤكد تقديم طلب، أو ترد على عميل، أو تنسق مع مورد.

أفضل كتابة تجارية هي مباشرة، ومحترمة، وسهلة التطبيق. إذا لم تكن الجملة تساعد القارئ على المضي قدمًا، فمن المرجح أنها تحتاج إلى اختصار أو تبسيط أو حذف.

بالنسبة للشركات النامية، فإن هذا الانضباط يحقق نتائج كل يوم.