10 Frasa Perniagaan yang Patut Diganti oleh Pengasas untuk Penulisan yang Lebih Jelas dan Lebih Profesional

Penulisan perniagaan yang jelas ialah satu kelebihan daya saing. Sama ada anda melancarkan sebuah LLC, menguruskan sebuah syarikat, atau mengendalikan komunikasi pelanggan untuk syarikat pemula yang sedang berkembang, perkataan yang anda pilih membentuk cara orang melihat perniagaan anda. Mesej yang terus terang, kemas, dan bersifat manusia boleh membina kepercayaan. Mesej yang berserabut, terlalu formal, atau kabur boleh menimbulkan kekeliruan pada saat kejelasan paling diperlukan.

Bagi pemilik perniagaan baharu, penulisan bukan sekadar kemahiran sokongan. Ia adalah sebahagian daripada cara anda menjual, menerangkan, mengesahkan, dan menyelesaikan masalah. Setiap e-mel kepada pelanggan, setiap memo dalaman, setiap nota kepada vendor, dan setiap mesej susulan memberitahu pembaca sesuatu tentang syarikat anda. Jika tulisan anda kedengaran lapuk atau kaku, perniagaan anda boleh terasa lebih sukar untuk berurusan daripada keadaan sebenarnya.

Ini amat penting bagi pengasas dan pasukan perniagaan kecil yang pada masa yang sama menguruskan penubuhan syarikat, pematuhan, operasi, dan perkhidmatan pelanggan. Apabila anda bergerak pantas, mudah untuk menggunakan frasa yang kedengaran rasmi tetapi menambah sedikit sahaja nilai. Hasilnya ialah penulisan yang terasa generik, bukannya yakin.

Di bawah ialah 10 frasa biasa yang melemahkan penulisan perniagaan, bersama alternatif yang lebih baik dan panduan praktikal untuk memilih bahasa yang mencerminkan syarikat moden dan boleh dipercayai.

Mengapa penulisan perniagaan yang jelas penting

Penulisan yang baik membantu perniagaan anda dalam beberapa cara:

• Ia mengurangkan salah faham.
• Ia membantu pelanggan bertindak dengan lebih cepat.
• Ia menjadikan syarikat anda kelihatan teratur dan boleh dipercayai.
• Ia menjimatkan masa pasukan anda.
• Ia memperbaiki nada dalam perbualan yang sukar.

Bagi pemilik syarikat, kejelasan bukanlah pilihan kosmetik. Ia ialah kecekapan operasi. Semakin jelas anda menyampaikan polisi, garis masa, langkah seterusnya, dan jangkaan, semakin sedikit mesej ulang-alik yang anda perlukan.

Sebab itulah menggantikan frasa lapuk lebih daripada sekadar latihan gaya. Ia ialah cara untuk menjadikan komunikasi anda lebih mudah dibaca dan lebih mudah dipercayai.

1. “Please be advised”

Frasa ini biasa dalam e-mel dan notis rasmi, tetapi biasanya ia menambah jarak tanpa menambah maklumat.

Daripada menulis:

Please be advised that your payment is overdue.

Cuba:

Your payment is overdue.

Atau, jika mesej itu perlu berbunyi lebih lembut:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Penulisan yang terus terang bukanlah kasar jika disampaikan dengan hormat. Dalam kebanyakan situasi perniagaan, pembaca lebih suka ayat pendek yang memberitahu mereka dengan tepat apa yang sedang berlaku.

2. “Kindly”

“Kindly” sering kedengaran lapuk atau terlalu bersifat istiadat dalam komunikasi perniagaan moden. Dalam banyak kes, “please” lebih ringkas dan lebih semula jadi.

Daripada:

Kindly review the attached document.

Gunakan:

Please review the attached document.

Mesejnya sama, tetapi nadanya lebih kemas dan lebih kontemporari. Bagi pengasas yang berkomunikasi dengan pelanggan, vendor, atau rakan kongsi, bahasa semula jadi biasanya lebih berkesan daripada bahasa yang terlalu tinggi nada.

3. “Please do not hesitate to contact me”

Frasa ini menjadi popular kerana kedengaran sopan, tetapi ia telah digunakan terlalu kerap sehingga boleh terasa generik. Ia tidak menambah banyak nilai dan boleh membuat mesej anda kedengaran seperti templat.

Daripada:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Cuba:

If you have questions, please contact me.

Atau:

Reach out if you need anything.

Frasa yang lebih pendek sering terasa lebih mesra kerana ia kedengaran seperti sesuatu yang benar-benar akan dikatakan oleh seseorang. Itu penting apabila anda cuba membina suara jenama yang profesional tetapi mudah didekati.

4. “Under separate cover”

Frasa ini ialah cara lama untuk mengatakan sesuatu akan dihantar secara berasingan. Dalam amalan, ia biasanya tidak diperlukan.

Daripada:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Gunakan:

The signed agreement is being sent separately.

Atau:

I will send the signed agreement in a separate email.

Komunikasi perniagaan moden harus menjadikan kaedah penghantaran jelas. Jika anda menghantar dokumen melalui e-mel, pos, atau kurier, sebutkan secara langsung.

5. “Enclosed please find”

Frasa ini kaku dan biasanya berlebihan. Jika anda melampirkan fail atau menyertakan dokumen, pembaca sudah faham bahawa anda sedang menyediakannya.

Daripada:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Gunakan:

Attached is our updated operating agreement.

Atau:

I have attached our updated operating agreement.

Jika anda menghantar pakej fizikal, frasa yang ringkas masih berkesan:

Included with this letter is the signed form.

Matlamatnya ialah mengurangkan halangan. Pembaca tidak sepatutnya perlu bersusah payah untuk memahami di mana dokumen itu berada atau mengapa ia disertakan.

6. “Above referenced” atau “above captioned”

Frasa ini memaksa pembaca melihat tempat lain dalam mesej untuk memahami maksud anda. Itu mengganggu aliran bacaan dan menambah usaha yang tidak perlu.

Daripada:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Gunakan:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Atau lebih spesifik lagi:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Kekhususan meningkatkan kefahaman. Ia juga membantu apabila e-mel anda dimajukan, dicari kemudian, atau dibaca tidak mengikut urutan. Pembaca sepatutnya boleh memahami subjek tanpa perlu mencari-cari dalam mesej.

7. “Please note that”

Frasa ini sering menandakan bahawa maklumat penting akan datang, tetapi ia boleh menjadikan ayat terasa berlebihan. Dalam banyak kes, anda boleh terus menyatakan fakta.

Daripada:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Gunakan:

The filing deadline is next Monday.

Jika anda mahu menekankan kepentingan, gunakan pemformatan atau struktur dan bukannya kata-kata pengisi. Contohnya:

Important: The filing deadline is next Monday.

Atau:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Intinya ialah untuk menarik perhatian pembaca, bukan untuk mengumumkan bahawa anda sedang menarik perhatian mereka.

8. “Respectfully” dalam konteks yang salah

“Respectfully” boleh sesuai dalam suasana yang sangat formal, tetapi ia sering kedengaran terlalu kaku untuk mesej perniagaan rutin, khususnya apabila digunakan sebagai penutup atau untuk melembutkan bantahan.

Daripada:

Respectfully, we cannot approve your request.

Gunakan:

We cannot approve your request at this time.

Jika nada perlu kekal sopan, bergantung pada struktur ayat, bukannya pada perkataan penutup yang bersifat istiadat. Rasa hormat terserlah melalui kualiti penjelasan anda, bukan melalui bahasa hiasan.

9. “I am forwarding this to you” apabila “sending” sudah memadai

Dalam e-mel, “forwarding” mempunyai makna khusus: memanjangkan mesej atau fail yang pada asalnya diterima daripada orang lain. Dalam konteks lain, orang menggunakannya apabila mereka sebenarnya bermaksud “sending.” Itu boleh menimbulkan kekeliruan.

Daripada:

I am forwarding the invoice to you.

Gunakan salah satu yang berikut jika sesuai:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Pilih kata kerja yang sepadan dengan apa yang sebenarnya anda lakukan. Kata kerja yang tepat menjadikan komunikasi anda lebih mudah dipercayai.

10. “Yours very truly” dan penutup yang lain yang sudah lapuk

Penutup surat tradisional masih muncul dalam sesetengah industri, tetapi banyak daripadanya kini terasa kuno. Jika anda menulis kepada pelanggan, vendor, atau rakan kongsi dalam konteks perniagaan moden, penutup yang lebih ringkas biasanya lebih baik.

Daripada:

Yours very truly,

Gunakan:

Sincerely,

Atau:

Best,

Atau:

Thank you,

Penutup terbaik bergantung pada hubungan dan tujuan mesej. Penutup yang pendek dan semula jadi biasanya terasa lebih yakin daripada frasa formal yang datang dari zaman lain.

Cara pengasas membina gaya penulisan yang lebih jelas

Menggantikan beberapa frasa yang lemah ialah permulaan yang baik, tetapi penulisan yang jelas sebenarnya bergantung pada tabiat. Jika anda mahu komunikasi perniagaan anda kedengaran lebih profesional, fokus pada prinsip berikut.

Gunakan ayat pendek apabila boleh

Ayat pendek lebih mudah dibaca, terutamanya pada peranti mudah alih. Ia juga menjadikan mesej anda terasa lebih tegas.

Bandingkan dua versi ini:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Versi kedua lebih mudah difahami dan lebih sukar disalah tafsir.

Letakkan inti utama lebih awal

Jangan sembunyikan permintaan, tarikh akhir, atau kemas kini di tengah perenggan yang panjang. Mulakan dengan maklumat yang penting.

Contoh:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Pembaca menghargai apabila kesimpulan utama diberi terlebih dahulu.

Gunakan kata nama dan kata kerja yang khusus

Perkataan seperti “thing,” “matter,” dan “information” boleh melemahkan penulisan jika terlalu kerap digunakan. Penulisan yang jelas menggunakan istilah yang tepat.

Daripada:

We need to review the thing you sent.

Gunakan:

We need to review the operating agreement you sent.

Bahasa yang khusus mengurangkan perbualan ulang-alik dan menjadikan syarikat anda kelihatan lebih teratur.

Buang kata pengisi yang berlebihan

Banyak ayat perniagaan menjadi lebih kuat apabila anda membuang perkataan yang tidak perlu seperti:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Ini tidak bermakna anda perlu menulis dengan nada yang dingin atau robotik. Ia bermakna setiap perkataan harus melakukan kerja yang berguna.

Padankan nada dengan situasi

Seorang penulis perniagaan yang baik tidak berbunyi sama dalam setiap mesej. Mesej peringatan pembayaran, nota alu-aluan, dan notis pematuhan tidak sepatutnya mempunyai nada yang sama.

Sebagai contoh:

• Mesej alu-aluan boleh berbunyi mesra dan menggalakkan.
• Peringatan pematuhan harus berbunyi jelas dan profesional.
• Respons pertikaian harus berbunyi tenang dan faktual.

Nada ialah keputusan perniagaan. Ia mempengaruhi cara orang mentafsir mesej anda dan bagaimana mereka merasakan jenama anda.

Senarai semak penyuntingan ringkas untuk e-mel perniagaan

Sebelum menghantar e-mel penting, semak menggunakan senarai semak ini:

• Adakah inti utama jelas dalam satu atau dua ayat pertama?
• Adakah saya telah membuang frasa lapuk atau terlalu formal?
• Adakah setiap ayat benar-benar perlu?
• Adakah saya menyatakan dengan tepat apa yang saya perlukan daripada pembaca?
• Adakah nadanya profesional tetapi tetap manusiawi?
• Adakah mesej ini masih masuk akal jika dibaca dengan cepat?

Jika jawapan kepada mana-mana soalan ini ialah tidak, buat semakan semula sebelum menghantar.

Mengapa ini penting untuk pemilik perniagaan baharu

Apabila anda melancarkan sebuah syarikat, setiap butiran menyumbang kepada kredibiliti anda. Dokumen penubuhan, e-mel perkhidmatan pelanggan, nota dalaman, dan mesej susulan semuanya menjadi sebahagian daripada pengalaman orang terhadap perniagaan anda.

Syarikat yang diurus dengan baik tidak perlu kedengaran mewah. Ia perlu kedengaran jelas, boleh dipercayai, dan mudah untuk berurusan.

Sebab itulah penulisan ringkas sering menjadi penulisan terbaik. Ia menunjukkan bahawa anda menghargai masa pembaca. Ia mengurangkan kekeliruan. Ia membantu syarikat anda kelihatan lebih cekap dan responsif.

Jika anda sedang membina perniagaan baharu, sama ada sebagai LLC, syarikat, atau bukan untung, tabiat komunikasi yang anda bentuk sekarang akan mempengaruhi cara syarikat anda beroperasi kemudian. Penulisan yang jelas menyokong keputusan yang lebih baik, proses yang lebih kemas, dan hubungan yang lebih kukuh dengan pelanggan serta rakan kongsi.

Fikiran akhir

Penulisan perniagaan yang baik bukan tentang kedengaran mengagumkan. Ia tentang menjadikan komunikasi mudah difahami.

Dengan menggantikan frasa yang lapuk, terlalu formal, atau terlalu panjang dengan bahasa yang mudah, anda menjadikan mesej anda lebih kuat dan perniagaan anda lebih boleh dipercayai. Itu terpakai sama ada anda menghantar peringatan pematuhan, mengesahkan pemfailan, membalas pelanggan, atau menyelaras dengan vendor.

Penulisan perniagaan yang terbaik ialah terus terang, menghormati, dan mudah untuk ditindaklanjuti. Jika sesuatu ayat tidak membantu pembaca bergerak ke hadapan, besar kemungkinan ayat itu perlu dipendekkan, dipermudahkan, atau dibuang.

Bagi syarikat yang sedang berkembang, disiplin ini memberi manfaat setiap hari.