10 obchodných fráz, ktoré by zakladatelia mali nahradiť, aby písali jasnejšie a profesionálnejšie

Jasné obchodné písanie je konkurenčná výhoda. Či už zakladáte LLC, riadite korporáciu alebo riešite komunikáciu so zákazníkmi v rastúcom startupe, slová, ktoré si vyberiete, formujú to, ako ľudia vnímajú vaše podnikanie. Správa, ktorá je priama, uhladená a ľudská, môže budovať dôveru. Správa, ktorá je preplnená, príliš formálna alebo nejasná, môže vyvolať zmätok práve v momente, keď je jasnosť najdôležitejšia.

Pre nových majiteľov firiem nie je písanie len podporná zručnosť. Je súčasťou toho, ako predávate, vysvetľujete, potvrdzujete a riešite problémy. Každý e-mail klientovi, každé interné memorandum, každá správa dodávateľovi a každá následná správa hovorí čitateľom niečo o vašej spoločnosti. Ak vaše písanie znie zastaralo alebo strnulo, vaše podnikanie môže pôsobiť, akoby sa s ním ťažšie pracovalo, než v skutočnosti je.

To je obzvlášť dôležité pre zakladateľov a malé tímy, ktoré súčasne riešia založenie spoločnosti, súlad s predpismi, prevádzku a zákaznícky servis. Keď pracujete rýchlo, je ľahké vracať sa k frázam, ktoré znejú úradne, ale neprinášajú veľkú hodnotu. Výsledkom je písanie, ktoré pôsobí genericky namiesto sebavedomo.

Nižšie nájdete 10 bežných fráz, ktoré oslabujú obchodné písanie, spolu s lepšími alternatívami a praktickými odporúčaniami, ako voliť jazyk, ktorý odráža modernú a dôveryhodnú spoločnosť.

Prečo je jasné obchodné písanie dôležité

Silné písanie pomáha vašej firme viacerými spôsobmi:

• znižuje nedorozumenia,
• pomáha zákazníkom konať rýchlejšie,
• robí vašu spoločnosť organizovanou a dôveryhodnou,
• šetrí čas vášmu tímu,
• zlepšuje tón v náročných rozhovoroch.

Pre majiteľa firmy nie je jasnosť len estetická preferencia. Je to prevádzková efektivita. Čím presnejšie viete komunikovať zásady, termíny, ďalšie kroky a očakávania, tým menej spätných správ budete potrebovať.

Preto je nahrádzanie zastaraných fráz viac než len štýlové cvičenie. Je to spôsob, ako urobiť komunikáciu jednoduchšou na čítanie a ľahšou na dôverovanie.

1. „Please be advised“

Táto fráza je bežná vo formálnych e-mailoch a oznámeniach, ale zvyčajne len vytvára odstup bez pridania informácie.

Namiesto:

Please be advised that your payment is overdue.

skúste:

Your payment is overdue.

Alebo, ak má správa znieť miernejšie:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Priame písanie nie je nezdvorilé, ak je úctivé. Vo väčšine obchodných situácií čitatelia uprednostnia krátku vetu, ktorá im presne povie, čo sa deje.

2. „Kindly“

„Kindly“ často znie v modernej obchodnej komunikácii zastaralo alebo príliš ceremoniálne. V mnohých prípadoch je „please“ jednoduchšie a prirodzenejšie.

Namiesto:

Kindly review the attached document.

použite:

Please review the attached document.

Správa je rovnaká, ale tón je čistejší a aktuálnejší. Pre zakladateľov komunikujúcich so zákazníkmi, dodávateľmi alebo partnermi zvyčajne funguje prirodzený jazyk lepšie než vznešené formulácie.

3. „Please do not hesitate to contact me“

Táto fráza sa stala populárnou, pretože znie zdvorilo, ale je už taká bežná, že môže pôsobiť genericky. Veľa nepridáva a môže váš text urobiť šablónovitým.

Namiesto:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

skúste:

If you have questions, please contact me.

Alebo:

Reach out if you need anything.

Kratšie frázy sú často vrúcnejšie, pretože znejú ako niečo, čo by povedal skutočný človek. Na tom záleží, keď chcete vytvoriť profesionálny, ale prístupný hlas značky.

4. „Under separate cover“

Táto fráza je staromódny spôsob, ako povedať, že niečo bude poslané oddelene. V praxi je zvyčajne zbytočná.

Namiesto:

The signed agreement is being sent under separate cover.

použite:

The signed agreement is being sent separately.

Alebo:

I will send the signed agreement in a separate email.

Moderná obchodná komunikácia by mala jasne ukázať spôsob doručenia. Ak posielate dokument e-mailom, poštou alebo kuriérom, povedzte to priamo.

5. „Enclosed please find“

Táto fráza je strnulá a zvyčajne nadbytočná. Ak pripájate súbor alebo prikladáte dokument, čitateľ už chápe, že ho poskytujete.

Namiesto:

Enclosed please find our updated operating agreement.

použite:

Attached is our updated operating agreement.

Alebo:

I have attached our updated operating agreement.

Ak posielate fyzickú zásielku, stále funguje jednoduchá formulácia:

Included with this letter is the signed form.

Cieľom je znížiť odpor pri čítaní. Čitatelia by nemali musieť premýšľať, kde dokument je alebo prečo je priložený.

6. „Above referenced“ alebo „above captioned“

Tieto frázy nútia čitateľov hľadať inde v správe, aby pochopili, čo máte na mysli. To narúša plynulosť a vytvára zbytočnú námahu.

Namiesto:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

použite:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Alebo ešte presnejšie:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Presnosť zlepšuje porozumenie. Pomáha aj vtedy, keď sa e-maily preposielajú, vyhľadávajú neskôr alebo sa čítajú mimo poradia. Čitateľ by mal rozumieť predmetu bez hľadania v texte.

7. „Please note that“

Táto fráza často signalizuje, že príde dôležitá informácia, ale môže vetu zbytočne nafukovať. V mnohých prípadoch môžete jednoducho uviesť fakt.

Namiesto:

Please note that the filing deadline is next Monday.

použite:

The filing deadline is next Monday.

Ak chcete zdôrazniť dôležitosť, použite formátovanie alebo štruktúru namiesto výplňových slov. Napríklad:

Important: The filing deadline is next Monday.

Alebo:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Cieľom je čitateľa upozorniť, nie oznamovať, že ho upozorňujete.

8. „Respectfully“ v nesprávnom kontexte

„Respectfully“ môže byť vhodné vo veľmi formálnom prostredí, ale často znie príliš strnulo pri bežných obchodných správach, najmä keď sa používa na zmiernenie nesúhlasu.

Namiesto:

Respectfully, we cannot approve your request.

použite:

We cannot approve your request at this time.

Ak má tón zostať zdvorilý, spoliehajte sa na štruktúru vety, nie na ceremoniálne slovo na záver. Úcta sa prejavuje kvalitou vysvetlenia, nie ozdobným jazykom.

9. „I am forwarding this to you“ tam, kde stačí „sending“

V e-maile má „forwarding“ presný význam: poslanie správy alebo súboru, ktorý bol pôvodne prijatý od niekoho iného. V inom kontexte ho ľudia používajú vtedy, keď v skutočnosti myslia „sending“. To môže vytvárať zmätok.

Namiesto:

I am forwarding the invoice to you.

použite podľa potreby jednu z možností:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Vyberte sloveso, ktoré zodpovedá tomu, čo skutočne robíte. Presné slovesá robia vašu komunikáciu dôveryhodnejšou.

10. „Yours very truly“ a iné zastarané zakončenia

Tradičné zakončenia listov sa stále objavujú v niektorých odvetviach, ale mnohé z nich dnes pôsobia staromódne. Ak píšete zákazníkom, dodávateľom alebo partnerom v modernom obchodnom prostredí, jednoduchšie zakončenie je zvyčajne lepšie.

Namiesto:

Yours very truly,

použite:

Sincerely,

Alebo:

Best,

Alebo:

Thank you,

Najlepšie zakončenie závisí od vzťahu a účelu správy. Krátke, prirodzené zakončenie zvyčajne pôsobí sebavedomejšie než formálna fráza, ktorá patrí do inej éry.

Ako si zakladatelia môžu vybudovať jasnejší štýl písania

Nahradiť niekoľko slabých fráz je dobrý začiatok, ale jasné písanie je v skutočnosti o návykoch. Ak chcete, aby vaša obchodná komunikácia znela profesionálnejšie, zamerajte sa na tieto princípy.

Používajte krátke vety, keď je to možné

Krátke vety sa čítajú ľahšie, najmä na mobilných zariadeniach. Zároveň pôsobia rozhodnejšie.

Porovnajte tieto dve verzie:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Druhá verzia sa spracúva jednoduchšie a ťažšie sa nesprávne interpretuje.

Hlavnú myšlienku dajte na začiatok

Neskrývajte požiadavku, termín alebo aktualizáciu uprostred dlhého odseku. Začnite dôležitou informáciou.

Príklad:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Čitatelia ocenia, keď dostanú podstatu hneď na začiatku.

Používajte konkrétne podstatné mená a slovesá

Slová ako „thing“, „matter“ a „information“ môžu oslabiť text, ak sa používajú príliš často. Jasné písanie používa presné pojmy.

Namiesto:

We need to review the thing you sent.

použite:

We need to review the operating agreement you sent.

Presný jazyk znižuje spätné otázky a robí vašu spoločnosť organizovanejšou.

Vynechajte zbytočné výplňové slová

Mnohé obchodné vety sú silnejšie, keď odstránite zbytočné slová, ako napríklad:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

To neznamená, že máte písať chladne alebo roboticky. Znamená to, že každé slovo by malo mať užitočnú funkciu.

Prispôsobte tón situácii

Dobrý obchodný pisateľ neznie v každej správe rovnako. Uvítacia správa, pripomienka platby a oznámenie o súlade s predpismi by nemali mať identický tón.

Napríklad:

• Uvítacia správa môže znieť priateľsky a povzbudzujúco.
• Pripomienka týkajúca sa súladu s predpismi by mala znieť jasne a profesionálne.
• Odpoveď na spor by mala znieť pokojne a vecne.

Tón je obchodné rozhodnutie. Ovplyvňuje to, ako ľudia interpretujú vašu správu a ako sa cítia voči vašej značke.

Jednoduchý kontrolný zoznam pri úprave obchodných e-mailov

Pred odoslaním dôležitého e-mailu si ho prejdite podľa tohto kontrolného zoznamu:

• Je hlavná myšlienka jasná v prvých jednej alebo dvoch vetách?
• Odstránil som zastarané alebo príliš formálne frázy?
• Je každá veta potrebná?
• Povedal som presne, čo od čitateľa potrebujem?
• Je tón profesionálny, ale ľudský?
• Dával by tento e-mail zmysel aj pri rýchlom čítaní?

Ak je odpoveď na niektorú z týchto otázok nie, upravte text pred odoslaním.

Prečo je to dôležité pre nových majiteľov firiem

Keď zakladáte spoločnosť, každý detail prispieva k vašej dôveryhodnosti. Zakladacie dokumenty, e-maily zákazníckej podpory, interné poznámky aj následné správy tvoria súčasť skúsenosti, ktorú ľudia s vaším podnikaním majú.

Dobre riadená spoločnosť nemusí znieť veľkolepo. Musí znieť jasne, spoľahlivo a ľahko sa s ňou musí dať spolupracovať.

Preto je jednoduché písanie často to najlepšie písanie. Ukazuje, že rešpektujete čas čitateľa. Znižuje zmätok. Pomáha vašej spoločnosti pôsobiť schopnejšie a pohotovejšie.

Ak budujete novú firmu, či už ako LLC, korporáciu alebo neziskovú organizáciu, komunikačné návyky, ktoré si vytvoríte teraz, budú formovať fungovanie vašej spoločnosti neskôr. Jasné písanie podporuje lepšie rozhodnutia, prehľadnejšie procesy a silnejšie vzťahy so zákazníkmi a partnermi.

Záverečné myšlienky

Dobré obchodné písanie nie je o tom, znieť pôsobivo. Je o tom, urobiť komunikáciu čo najjednoduchšou na pochopenie.

Nahradením zastaraných, formálnych alebo rozvláčnych fráz jednoduchou angličtinou urobíte svoje správy silnejšími a vaše podnikanie dôveryhodnejším. Platí to, či posielate pripomienku o súlade s predpismi, potvrdzujete podanie, odpovedáte zákazníkovi alebo koordinujete spoluprácu s dodávateľom.

Najlepšie obchodné písanie je priame, úctivé a ľahko použiteľné. Ak veta nepomáha čitateľovi posunúť sa ďalej, pravdepodobne by mala byť kratšia, jednoduchšia alebo odstránená.

Pre rastúce spoločnosti sa táto disciplína vypláca každý deň.