10 expressões empresariais que os fundadores devem substituir para uma escrita mais clara e profissional

Uma escrita empresarial clara é uma vantagem competitiva. Quer esteja a criar uma LLC, a gerir uma sociedade por quotas ou a tratar da comunicação com clientes numa startup em crescimento, as palavras que escolhe moldam a forma como as pessoas percebem o seu negócio. Uma mensagem directa, cuidada e humana pode gerar confiança. Uma mensagem confusa, demasiado formal ou vaga pode criar incerteza exatamente no momento em que a clareza mais importa.

Para novos empresários, escrever não é apenas uma competência de apoio. Faz parte da forma como vende, explica, confirma e resolve. Cada email para um cliente, cada memorando interno, cada nota a um fornecedor e cada mensagem de seguimento transmite aos leitores algo sobre a sua empresa. Se a sua escrita soar datada ou rígida, o seu negócio pode parecer mais difícil de trabalhar do que realmente é.

Isto é especialmente importante para fundadores e pequenas equipas que estão a lidar ao mesmo tempo com constituição, conformidade, operações e apoio ao cliente. Quando se está a avançar rapidamente, é fácil recorrer a expressões que soam oficiais, mas acrescentam pouco valor. O resultado é uma escrita que parece genérica em vez de confiante.

Abaixo estão 10 expressões comuns que enfraquecem a escrita empresarial, juntamente com alternativas melhores e orientação prática para escolher uma linguagem que reflicta uma empresa moderna e credível.

Porque é que uma escrita empresarial clara é importante

Uma boa escrita ajuda o seu negócio de várias formas:

• Reduz mal-entendidos.
• Ajuda os clientes a agir mais depressa.
• Faz com que a sua empresa pareça organizada e credível.
• Poupa tempo à sua equipa.
• Melhora o tom de conversas difíceis.

Para o dono de uma empresa, a clareza não é uma preferência estética. É eficiência operacional. Quanto mais claramente conseguir comunicar políticas, prazos, próximos passos e expectativas, menos trocas de mensagens serão necessárias.

É por isso que substituir expressões ultrapassadas é mais do que um exercício de estilo. É uma forma de tornar a sua comunicação mais fácil de ler e mais fácil de confiar.

1. “Please be advised”

Esta expressão é comum em emails e avisos formais, mas normalmente acrescenta distância sem acrescentar informação.

Em vez de escrever:

Please be advised that your payment is overdue.

Experimente:

O seu pagamento está em atraso.

Ou, se a mensagem precisar de um tom mais suave:

O seu pagamento encontra-se agora em atraso. Por favor, envie-o até sexta-feira.

Escrever de forma directa não é rude quando é respeitosa. Na maioria dos contextos empresariais, os leitores preferem uma frase curta que lhes diga exactamente o que está a acontecer.

2. “Kindly”

“Kindly” muitas vezes soa datado ou excessivamente cerimonioso na comunicação empresarial moderna. Em muitos casos, “please” é mais simples e natural.

Em vez de:

Kindly review the attached document.

Use:

Please review the attached document.

A mensagem é a mesma, mas o tom é mais limpo e actual. Para fundadores que comunicam com clientes, fornecedores ou parceiros, a linguagem natural costuma funcionar melhor do que a linguagem demasiado elevada.

3. “Please do not hesitate to contact me”

Esta expressão tornou-se popular porque soa educada, mas é tão familiar que pode parecer genérica. Não acrescenta grande valor e pode fazer com que a sua mensagem soe formulaica.

Em vez de:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Experimente:

Se tiver dúvidas, por favor contacte-me.

Ou:

Contacte-nos se precisar de alguma coisa.

Expressões mais curtas são muitas vezes mais calorosas porque soam como algo que uma pessoa real diria. Isso é importante quando quer criar uma voz de marca profissional, mas acessível.

4. “Under separate cover”

Esta expressão é uma forma antiga de dizer que algo será enviado separadamente. Na prática, normalmente é desnecessária.

Em vez de:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Use:

O acordo assinado será enviado separadamente.

Ou:

Vou enviar o acordo assinado num email separado.

A comunicação empresarial moderna deve tornar óbvia a forma de entrega. Se estiver a enviar um documento por email, correio ou transportadora, diga-o de forma clara.

5. “Enclosed please find”

Esta expressão é rígida e normalmente redundante. Se estiver a anexar um ficheiro ou a incluir um documento, o leitor já percebe que o está a fornecer.

Em vez de:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Use:

Em anexo segue o nosso contrato social actualizado.

Ou:

Anexei o nosso contrato social actualizado.

Se estiver a enviar uma encomenda física, uma formulação directa continua a funcionar:

Juntamente com esta carta, segue o formulário assinado.

O objectivo é reduzir fricção. Os leitores não devem ter de trabalhar para perceber onde está o documento ou por que motivo ele foi incluído.

6. “Above referenced” ou “above captioned”

Estas expressões obrigam os leitores a procurar noutra parte da mensagem para perceber o que quer dizer. Isso interrompe o fluxo e cria esforço desnecessário.

Em vez de:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Use:

Relativamente ao seu processo de constituição de LLC, por favor reveja os documentos.

Ou seja ainda mais específico:

Por favor, reveja os documentos relacionados com a constituição da sua LLC no Texas.

A especificidade melhora a compreensão. Também ajuda quando os seus emails são reencaminhados, pesquisados mais tarde ou lidos fora de ordem. O leitor deve conseguir perceber o assunto sem ter de procurar no texto.

7. “Please note that”

Esta expressão muitas vezes sinaliza que vem aí informação importante, mas pode tornar a frase mais pesada. Em muitos casos, pode simplesmente afirmar o facto.

Em vez de:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Use:

O prazo de entrega termina na próxima segunda-feira.

Se quiser dar ênfase à importância, use formatação ou estrutura em vez de palavras de enchimento. Por exemplo:

Importante: o prazo de entrega termina na próxima segunda-feira.

Ou:

O prazo de entrega termina na próxima segunda-feira, e submissões fora do prazo podem atrasar o processo.

O objectivo é alertar o leitor, não anunciar que o está a alertar.

8. “Respectfully” no contexto errado

“Respectfully” pode ser adequado em contextos muito formais, mas muitas vezes soa demasiado rígido para mensagens empresariais rotineiras, especialmente quando é usado como fecho ou para suavizar uma discordância.

Em vez de:

Respectfully, we cannot approve your request.

Use:

Não podemos aprovar o seu pedido neste momento.

Se o tom precisar de manter a cortesia, apoie-se na estrutura da frase e não numa palavra cerimonial. O respeito reflecte-se na qualidade da explicação, não em linguagem decorativa.

9. “I am forwarding this to you” quando “sending” chega

No email, “forwarding” tem um significado específico: passar adiante uma mensagem ou ficheiro que foi originalmente recebido de outra pessoa. Noutros contextos, as pessoas usam a expressão quando querem dizer apenas “sending”. Isso pode criar confusão.

Em vez de:

I am forwarding the invoice to you.

Use uma das seguintes opções, se apropriado:

Estou a enviar-lhe a factura.

Anexei a factura.

Estou a partilhar a factura abaixo.

Escolha o verbo que corresponde ao que está realmente a fazer. Verbos precisos tornam a sua comunicação mais fácil de confiar.

10. “Yours very truly” e outros fechos datados

Os fechos tradicionais de cartas ainda aparecem nalguns sectores, mas muitos deles já soam antiquados. Se estiver a escrever para clientes, fornecedores ou parceiros num contexto empresarial moderno, um fecho mais simples costuma ser melhor.

Em vez de:

Yours very truly,

Use:

Com os melhores cumprimentos,

Ou:

Cumprimentos,

Ou:

Obrigado,

O melhor fecho depende da relação e do objectivo da mensagem. Um fecho curto e natural costuma parecer mais confiante do que uma expressão formal que pertence a outra época.

Como os fundadores podem construir um estilo de escrita mais claro

Substituir algumas expressões fracas é um bom começo, mas uma escrita clara depende sobretudo de hábitos. Se quiser que a comunicação da sua empresa soe mais profissional, concentre-se nestes princípios.

Use frases curtas sempre que possível

As frases curtas são mais fáceis de ler, especialmente em dispositivos móveis. Também fazem com que a sua mensagem pareça mais decisiva.

Compare estas duas versões:

Queríamos informar que, para concluir o processo, iremos precisar do documento final assinado com a maior brevidade possível.

Envie o documento final assinado até sexta-feira.

A segunda versão é mais fácil de processar e mais difícil de interpretar mal.

Coloque o ponto principal no início

Não esconda o pedido, o prazo ou a actualização no meio de um parágrafo longo. Comece com a informação importante.

Exemplo:

A sua candidatura ao EIN foi submetida. Iremos actualizá-lo assim que o IRS a processar.

Os leitores apreciam receber a conclusão principal primeiro.

Use substantivos e verbos específicos

Palavras como “coisa”, “assunto” e “informação” podem enfraquecer a escrita se forem usadas em excesso. Uma escrita clara usa termos exactos.

Em vez de:

Precisamos de rever a coisa que enviou.

Use:

Precisamos de rever o acordo operacional que enviou.

A linguagem específica reduz a troca de mensagens e faz com que a sua empresa pareça mais organizada.

Corte palavras de enchimento desnecessárias

Muitas frases empresariais ficam mais fortes quando remove palavras desnecessárias como:

• muito
• só
• basicamente
• na verdade
• please be advised
• neste ponto no tempo

Isto não significa que deva escrever de forma fria ou robótica. Significa que cada palavra deve fazer um trabalho útil.

Ajuste o tom à situação

Um bom redactor empresarial não soa da mesma forma em todas as mensagens. Um lembrete de pagamento, uma mensagem de boas-vindas e um aviso de conformidade não devem ter o mesmo tom.

Por exemplo:

• Uma mensagem de boas-vindas pode soar simpática e encorajadora.
• Um lembrete de conformidade deve soar claro e profissional.
• Uma resposta a um litígio deve soar calma e factual.

O tom é uma decisão empresarial. Afeta a forma como as pessoas interpretam a sua mensagem e como se sentem em relação à sua marca.

Uma checklist simples de edição para emails empresariais

Antes de enviar um email importante, reveja-o com base nesta checklist:

• O ponto principal está claro nas primeiras uma ou duas frases?
• Removi expressões ultrapassadas ou demasiado formais?
• Cada frase é necessária?
• Disse exactamente o que preciso do leitor?
• O tom é profissional, mas humano?
• Esta mensagem faria sentido se fosse lida rapidamente?

Se a resposta a alguma destas perguntas for não, reveja antes de enviar.

Porque é que isto importa para novos empresários

Quando está a lançar uma empresa, todos os detalhes contribuem para a sua credibilidade. Os documentos de constituição, os emails de apoio ao cliente, as notas internas e as mensagens de seguimento fazem parte da experiência que as pessoas têm com o seu negócio.

Uma empresa bem gerida não precisa de soar grandiosa. Precisa de soar clara, fiável e fácil de trabalhar.

É por isso que uma escrita simples é muitas vezes a melhor escrita. Mostra que respeita o tempo do leitor. Reduz a confusão. Ajuda a sua empresa a parecer mais capaz e mais responsiva.

Se está a construir um novo negócio, seja uma LLC, uma sociedade anónima ou uma organização sem fins lucrativos, os hábitos de comunicação que criar agora vão influenciar a forma como a empresa funciona mais tarde. Uma escrita clara apoia melhores decisões, processos mais limpos e relações mais fortes com clientes e parceiros.

Considerações finais

Uma boa escrita empresarial não consiste em parecer impressionante. Consiste em tornar a comunicação fácil de compreender.

Ao substituir expressões datadas, formais ou excessivamente longas por português claro, torna as suas mensagens mais fortes e o seu negócio mais credível. Isto aplica-se quer esteja a enviar um lembrete de conformidade, a confirmar uma submissão, a responder a um cliente ou a coordenar-se com um fornecedor.

A melhor escrita empresarial é directa, respeitosa e fácil de colocar em prática. Se uma frase não ajudar o leitor a avançar, provavelmente precisa de ser encurtada, simplificada ou eliminada.

Para empresas em crescimento, essa disciplina compensa todos os dias.