더 명확하고 전문적인 글쓰기를 위해 창업자가 바꿔야 할 비즈니스 표현 10가지

                        # 더 명확하고 전문적인 글쓰기를 위해 창업자가 바꿔야 할 비즈니스 표현 10가지

명확한 비즈니스 글쓰기는 경쟁력입니다. LLC를 설립하든, 법인을 운영하든, 성장 중인 스타트업에서 고객 커뮤니케이션을 담당하든, 어떤 단어를 선택하느냐에 따라 사람들이 귀사의 사업을 어떻게 인식하는지가 달라집니다. 직설적이고, 세련되며, 인간적인 메시지는 신뢰를 쌓을 수 있습니다. 반대로 지나치게 형식적이거나 모호한 메시지는 가장 명확함이 중요한 순간에 혼란을 만들 수 있습니다.

새로운 사업자에게 글쓰기는 단순한 보조 역량이 아닙니다. 판매하고, 설명하고, 확인하고, 문제를 해결하는 방식의 일부입니다. 고객에게 보내는 모든 이메일, 내부 메모, 거래처 안내, 후속 메시지는 독자에게 귀사에 대한 어떤 인상을 남깁니다. 글이 낡아 보이거나 딱딱하게 느껴지면, 실제보다 더 협업하기 어려운 회사처럼 보일 수 있습니다.

이 점은 설립, 컴플라이언스, 운영, 고객 서비스를 동시에 처리해야 하는 창업자와 소규모 팀에게 특히 중요합니다. 빠르게 움직이다 보면 그럴듯하게 들리지만 실제로는 별다른 의미를 더하지 않는 표현에 기대기 쉽습니다. 그 결과 글은 자신감 있어 보이기보다 평범해 보이게 됩니다.

아래에는 비즈니스 글쓰기를 약하게 만드는 흔한 표현 10가지와 더 나은 대안, 그리고 현대적이고 신뢰할 수 있는 회사의 인상을 주는 언어를 선택하는 데 도움이 되는 실용적인 가이드를 정리했습니다.

명확한 비즈니스 글쓰기가 중요한 이유

강한 글쓰기는 비즈니스에 여러 면에서 도움이 됩니다.

• 오해를 줄여 줍니다.
• 고객이 더 빨리 행동하도록 돕습니다.
• 회사를 체계적이고 신뢰할 수 있게 보이게 합니다.
• 팀의 시간을 절약해 줍니다.
• 어려운 대화의 어조를 개선합니다.

사업자에게 명확성은 단순한 스타일 선호가 아닙니다. 그것은 운영 효율성입니다. 정책, 일정, 다음 단계, 기대치를 더 명확하게 전달할수록 불필요한 왕복 메시지가 줄어듭니다.

그래서 낡은 표현을 바꾸는 일은 단순한 문체 연습이 아닙니다. 읽기 쉽고 신뢰하기 쉬운 커뮤니케이션을 만드는 방법입니다.

1. “Please be advised”

이 표현은 격식 있는 이메일과 안내문에서 흔히 쓰이지만, 실제로는 정보를 더하기보다 거리를 두는 느낌을 주는 경우가 많습니다.

다음처럼 쓰는 대신:

Please be advised that your payment is overdue.

다음처럼 쓰세요:

Your payment is overdue.

혹은 조금 더 부드러운 어조가 필요하다면:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

존중이 담긴 직접적인 글쓰기는 무례하지 않습니다. 대부분의 비즈니스 상황에서 독자는 정확히 무슨 일이 있는지 짧고 분명한 문장을 선호합니다.

2. “Kindly”

“Kindly”는 현대 비즈니스 커뮤니케이션에서 다소 오래되었거나 지나치게 의례적으로 들릴 수 있습니다. 많은 경우 “please”가 더 간단하고 자연스럽습니다.

다음 대신:

Kindly review the attached document.

다음처럼 쓰세요:

Please review the attached document.

의미는 같지만 어조는 더 깔끔하고 현대적입니다. 고객, 거래처, 파트너와 소통하는 창업자라면, 과장된 표현보다 자연스러운 언어가 대체로 더 효과적입니다.

3. “Please do not hesitate to contact me”

이 표현은 공손하게 들리기 때문에 널리 쓰였지만, 너무 익숙해져서 오히려 진부하게 느껴질 수 있습니다. 큰 가치를 더하지도 못하고 메시지를 공식 문구처럼 보이게 만들 수 있습니다.

다음 대신:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

다음처럼 쓰세요:

If you have questions, please contact me.

또는:

Reach out if you need anything.

짧은 표현은 실제 사람이 말하는 것처럼 들리기 때문에 더 따뜻하게 느껴지는 경우가 많습니다. 이는 전문적이면서도 접근하기 쉬운 브랜드 음성을 만들고자 할 때 중요합니다.

4. “Under separate cover”

이 표현은 어떤 것을 따로 보낸다는 뜻의 오래된 표현입니다. 실제로는 대부분 불필요합니다.

다음 대신:

The signed agreement is being sent under separate cover.

다음처럼 쓰세요:

The signed agreement is being sent separately.

또는:

I will send the signed agreement in a separate email.

현대 비즈니스 커뮤니케이션은 전달 방법이 분명해야 합니다. 문서를 이메일, 우편, 택배로 보내는 경우라면 그 점을 명확하게 말하세요.

5. “Enclosed please find”

이 표현은 딱딱하고 보통은 중복됩니다. 파일을 첨부했거나 문서를 포함했다면, 독자는 이미 무엇을 제공받는지 알고 있습니다.

다음 대신:

Enclosed please find our updated operating agreement.

다음처럼 쓰세요:

Attached is our updated operating agreement.

또는:

I have attached our updated operating agreement.

실물 서류를 보내는 경우에도 단순한 표현이면 충분합니다:

Included with this letter is the signed form.

목표는 독자가 내용을 해석하느라 애쓰지 않게 하는 것입니다. 문서가 어디에 있고 왜 포함되었는지 바로 이해할 수 있어야 합니다.

6. “Above referenced” 또는 “above captioned”

이 표현들은 독자가 메시지의 다른 부분을 다시 찾아봐야 의미를 이해할 수 있게 만듭니다. 이는 흐름을 끊고 불필요한 수고를 만들죠.

다음 대신:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

다음처럼 쓰세요:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

또는 더 구체적으로:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

구체성은 이해를 높입니다. 또한 이메일이 전달되거나, 나중에 검색되거나, 순서가 뒤바뀐 상태로 읽힐 때도 도움이 됩니다. 독자는 메시지를 뒤적이지 않아도 주제를 이해할 수 있어야 합니다.

7. “Please note that”

이 표현은 중요한 내용이 나온다는 신호를 주지만, 문장을 불필요하게 길게 만들 수 있습니다. 많은 경우 사실을 바로 말하면 됩니다.

다음 대신:

Please note that the filing deadline is next Monday.

다음처럼 쓰세요:

The filing deadline is next Monday.

중요함을 강조하고 싶다면, 군더더기 대신 형식이나 구조를 활용하세요. 예를 들어:

Important: The filing deadline is next Monday.

또는:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

핵심은 독자에게 알린다고 알리는 것이 아니라, 실제로 알리는 것입니다.

8. 잘못된 맥락에서 쓰는 “Respectfully”

“Respectfully”는 매우 격식 있는 상황에서는 적절할 수 있지만, 일상적인 비즈니스 메시지에서는 지나치게 딱딱하게 들리는 경우가 많습니다. 특히 반대 의견을 완곡하게 표현하는 용도로 쓸 때 더욱 그렇습니다.

다음 대신:

Respectfully, we cannot approve your request.

다음처럼 쓰세요:

We cannot approve your request at this time.

어조를 공손하게 유지하고 싶다면, 장식적인 단어보다 문장 구조에 의존하세요. 존중은 의례적인 표현보다 설명의 질에서 드러납니다.

9. “I am forwarding this to you” 대신 “sending”이면 충분한 경우

이메일에서 “forwarding”은 원래 다른 사람이 보낸 메시지나 파일을 전달하는 것을 뜻합니다. 하지만 다른 맥락에서는 실제로는 “보낸다”는 의미로 이 표현이 쓰이기도 합니다. 그러면 혼란이 생길 수 있습니다.

다음 대신:

I am forwarding the invoice to you.

상황에 따라 다음 중 하나를 쓰세요:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

실제로 하고 있는 행동에 맞는 동사를 선택하세요. 정확한 동사는 커뮤니케이션의 신뢰도를 높여 줍니다.

10. “Yours very truly”와 같은 오래된 인사말

전통적인 편지의 맺음말은 여전히 일부 업종에서 보이지만, 많은 표현은 이제 너무 옛스럽게 느껴집니다. 고객, 거래처, 파트너에게 현대적인 비즈니스 맥락에서 글을 보낸다면 더 간단한 마무리가 보통 더 낫습니다.

다음 대신:

Yours very truly,

다음처럼 쓰세요:

Sincerely,

또는:

Best,

또는:

Thank you,

가장 좋은 맺음말은 관계와 메시지의 목적에 따라 달라집니다. 짧고 자연스러운 마무리가 시대에 뒤떨어진 격식 표현보다 더 자신감 있게 느껴지는 경우가 많습니다.

창업자가 더 명확한 글쓰기 스타일을 만드는 방법

몇 가지 약한 표현을 바꾸는 것도 좋은 시작이지만, 명확한 글쓰기는 사실 습관의 문제입니다. 비즈니스 커뮤니케이션을 더 전문적으로 보이게 하고 싶다면 다음 원칙에 집중하세요.

가능하면 짧은 문장을 사용하세요

짧은 문장은 특히 모바일 기기에서 읽기 쉽습니다. 또한 메시지를 더 단호하게 느껴지게 합니다.

다음 두 버전을 비교해 보세요:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

두 번째 버전이 더 쉽게 이해되고 오해하기 어렵습니다.

핵심을 먼저 제시하세요

요청, 마감일, 업데이트를 긴 문단 중간에 묻어 두지 마세요. 중요한 정보부터 시작하세요.

예:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

독자는 요점을 먼저 얻는 것을 선호합니다.

구체적인 명사와 동사를 사용하세요

“thing”, “matter”, “information” 같은 단어는 너무 자주 쓰면 글의 힘을 약하게 만들 수 있습니다. 명확한 글은 정확한 용어를 사용합니다.

다음 대신:

We need to review the thing you sent.

다음처럼 쓰세요:

We need to review the operating agreement you sent.

구체적인 표현은 왕복 확인을 줄이고 회사를 더 체계적으로 보이게 합니다.

군더더기 말을 줄이세요

많은 비즈니스 문장은 다음과 같은 불필요한 단어를 제거하면 더 강해집니다.

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

그렇다고 해서 차갑거나 기계적으로 쓰라는 뜻은 아닙니다. 모든 단어가 유용한 역할을 해야 한다는 뜻입니다.

상황에 맞는 어조를 사용하세요

좋은 비즈니스 작성자는 모든 메시지에서 같은 톤을 유지하지 않습니다. 결제 알림, 환영 메시지, 컴플라이언스 안내는 같은 어조여서는 안 됩니다.

예를 들어:

• 환영 메시지는 친근하고 격려하는 어조가 어울립니다.
• 컴플라이언스 알림은 명확하고 전문적이어야 합니다.
• 분쟁 대응은 차분하고 사실적으로 들려야 합니다.

어조는 비즈니스 결정입니다. 메시지가 어떻게 해석되는지, 그리고 사람들이 브랜드를 어떻게 느끼는지에 영향을 줍니다.

비즈니스 이메일을 위한 간단한 편집 체크리스트

중요한 이메일을 보내기 전에 다음 체크리스트로 검토해 보세요.

• 핵심 메시지가 첫 한두 문장 안에 분명한가?
• 낡았거나 지나치게 형식적인 표현을 제거했는가?
• 모든 문장이 꼭 필요한가?
• 독자에게 정확히 무엇을 원하는지 분명히 말했는가?
• 어조가 전문적이면서도 인간적인가?
• 이 메시지를 빠르게 읽어도 이해할 수 있는가?

어느 항목에라도 아니오라면, 보내기 전에 수정하세요.

이것이 새 사업자에게 중요한 이유

회사를 시작할 때는 모든 세부 사항이 신뢰도에 영향을 줍니다. 설립 서류, 고객 서비스 이메일, 내부 메모, 후속 메시지 모두가 사람들이 귀사를 경험하는 방식의 일부입니다.

잘 운영되는 회사는 거창하게 들릴 필요가 없습니다. 명확하고, 믿을 수 있고, 함께 일하기 쉬워야 합니다.

그래서 단순한 글쓰기가 종종 가장 좋은 글쓰기입니다. 독자의 시간을 존중한다는 뜻이기 때문입니다. 혼란을 줄이고, 회사를 더 유능하고 대응이 빠른 조직처럼 보이게 합니다.

LLC, 법인, 비영리단체 중 어떤 형태로 새 사업을 시작하든, 지금 만들어 가는 커뮤니케이션 습관은 나중에 회사가 운영되는 방식까지 영향을 줍니다. 명확한 글쓰기는 더 나은 의사결정, 더 깔끔한 프로세스, 고객과 파트너와의 더 강한 관계를 지원합니다.

마무리 생각

좋은 비즈니스 글쓰기는 인상적으로 들리는 것이 목적이 아닙니다. 쉽게 이해되도록 전달하는 것이 목적입니다.

낡고, 형식적이고, 장황한 표현을 쉬운 영어로 바꾸면 메시지가 더 강해지고 비즈니스도 더 신뢰감 있어집니다. 이는 컴플라이언스 알림을 보내든, 서류 제출을 확인하든, 고객에게 답변하든, 거래처와 일정을 조율하든 모두 마찬가지입니다.

가장 좋은 비즈니스 글쓰기는 직설적이고, 존중이 담겨 있으며, 바로 행동으로 옮기기 쉽습니다. 독자가 다음 단계로 나아가는 데 도움이 되지 않는 문장은 아마도 줄이거나, 단순화하거나, 삭제해야 합니다.

성장하는 회사에게는 이런 원칙이 매일 성과로 이어집니다.