10 επιχειρηματικές φράσεις που οι ιδρυτές πρέπει να αντικαταστήσουν για πιο σαφή και πιο επαγγελματική γραφή

Η καθαρή επιχειρηματική γραφή είναι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Είτε ξεκινάτε μια LLC, είτε διαχειρίζεστε μια εταιρεία, είτε χειρίζεστε την επικοινωνία με πελάτες σε μια αναπτυσσόμενη startup, οι λέξεις που επιλέγετε διαμορφώνουν το πώς αντιλαμβάνονται οι άνθρωποι την επιχείρησή σας. Ένα μήνυμα που είναι άμεσο, καλοδουλεμένο και ανθρώπινο μπορεί να χτίσει εμπιστοσύνη. Ένα μήνυμα που είναι φορτωμένο, υπερβολικά επίσημο ή ασαφές μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση ακριβώς τη στιγμή που η σαφήνεια έχει τη μεγαλύτερη σημασία.

Για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η γραφή δεν είναι απλώς μια υποστηρικτική δεξιότητα. Είναι μέρος του τρόπου με τον οποίο πουλάτε, εξηγείτε, επιβεβαιώνετε και επιλύετε ζητήματα. Κάθε email προς έναν πελάτη, κάθε εσωτερικό σημείωμα, κάθε μήνυμα προς προμηθευτή και κάθε μήνυμα παρακολούθησης λέει στους αναγνώστες κάτι για την εταιρεία σας. Αν η γραφή σας ακούγεται παρωχημένη ή άκαμπτη, η επιχείρησή σας μπορεί να φαίνεται πιο δύσκολη στη συνεργασία απ' όσο είναι στην πραγματικότητα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές και μικρές ομάδες που ταυτόχρονα ασχολούνται με την ίδρυση, τη συμμόρφωση, τις λειτουργίες και την εξυπηρέτηση πελατών. Όταν κινείστε γρήγορα, είναι εύκολο να καταφύγετε σε φράσεις που ακούγονται επίσημες αλλά προσθέτουν μικρή αξία. Το αποτέλεσμα είναι γραφή που μοιάζει γενική αντί για σίγουρη.

Παρακάτω θα βρείτε 10 συνηθισμένες φράσεις που αποδυναμώνουν την επιχειρηματική γραφή, μαζί με καλύτερες εναλλακτικές και πρακτική καθοδήγηση για την επιλογή γλώσσας που αντικατοπτρίζει μια σύγχρονη, αξιόπιστη εταιρεία.

Γιατί έχει σημασία η καθαρή επιχειρηματική γραφή

Η ισχυρή γραφή βοηθά την επιχείρησή σας με πολλούς τρόπους:

• Μειώνει τις παρεξηγήσεις.
• Βοηθά τους πελάτες να ενεργούν πιο γρήγορα.
• Κάνει την εταιρεία σας να φαίνεται οργανωμένη και αξιόπιστη.
• Εξοικονομεί χρόνο για την ομάδα σας.
• Βελτιώνει τον τόνο σε δύσκολες συζητήσεις.

Για έναν επιχειρηματία, η σαφήνεια δεν είναι αισθητική προτίμηση. Είναι λειτουργική αποδοτικότητα. Όσο πιο καθαρά μπορείτε να επικοινωνείτε πολιτικές, χρονοδιαγράμματα, επόμενα βήματα και προσδοκίες, τόσο λιγότερα ανταλλασσόμενα μηνύματα θα χρειάζεστε.

Γι' αυτό η αντικατάσταση παρωχημένων φράσεων είναι κάτι περισσότερο από άσκηση ύφους. Είναι ένας τρόπος να κάνετε την επικοινωνία σας πιο εύκολη στην ανάγνωση και πιο εύκολη στην εμπιστοσύνη.

1. «Παρακαλείσθε να γνωρίζετε»

Αυτή η φράση είναι συνηθισμένη σε επίσημα email και ανακοινώσεις, αλλά συνήθως δημιουργεί απόσταση χωρίς να προσθέτει πληροφορία.

Αντί να γράψετε:

Παρακαλείσθε να γνωρίζετε ότι η πληρωμή σας είναι εκπρόθεσμη.

Προτιμήστε:

Η πληρωμή σας είναι εκπρόθεσμη.

Ή, αν το μήνυμα χρειάζεται πιο ήπιο τόνο:

Η πληρωμή σας έχει πλέον λήξει. Παρακαλούμε υποβάλετέ την έως την Παρασκευή.

Η άμεση γραφή δεν είναι αγενής όταν είναι σεβαστική. Στις περισσότερες επιχειρηματικές περιπτώσεις, οι αναγνώστες προτιμούν μια σύντομη πρόταση που τους λέει ακριβώς τι συμβαίνει.

2. «Ευγενώς»

Το «ευγενώς» συχνά ακούγεται παρωχημένο ή υπερβολικά τελετουργικό στη σύγχρονη επιχειρηματική επικοινωνία. Σε πολλές περιπτώσεις, το «παρακαλώ» είναι απλούστερο και πιο φυσικό.

Αντί για:

Ευγενώς εξετάστε το συνημμένο έγγραφο.

Χρησιμοποιήστε:

Παρακαλώ εξετάστε το συνημμένο έγγραφο.

Το μήνυμα είναι το ίδιο, αλλά ο τόνος είναι πιο καθαρός και πιο σύγχρονος. Για ιδρυτές που επικοινωνούν με πελάτες, προμηθευτές ή συνεργάτες, η φυσική γλώσσα συνήθως λειτουργεί καλύτερα από την επιτηδευμένη.

3. «Μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου»

Αυτή η φράση έγινε δημοφιλής επειδή ακούγεται ευγενική, αλλά έχει γίνει τόσο συνηθισμένη ώστε μπορεί να φαίνεται γενική. Δεν προσθέτει μεγάλη αξία και μπορεί να κάνει το μήνυμά σας να ακούγεται τυποποιημένο.

Αντί για:

Μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου αν έχετε ερωτήσεις.

Δοκιμάστε:

Αν έχετε ερωτήσεις, επικοινωνήστε μαζί μου.

Ή:

Επικοινωνήστε αν χρειάζεστε οτιδήποτε.

Οι πιο σύντομες φράσεις είναι συχνά πιο ζεστές, επειδή ακούγονται σαν κάτι που θα έλεγε ένας πραγματικός άνθρωπος. Αυτό έχει σημασία όταν προσπαθείτε να δημιουργήσετε μια επαγγελματική αλλά προσιτή φωνή μάρκας.

4. «Με ξεχωριστή αποστολή»

Αυτή η φράση είναι ένας παλαιότερος τρόπος να πείτε ότι κάτι θα σταλεί χωριστά. Στην πράξη, συνήθως είναι περιττή.

Αντί για:

Η υπογεγραμμένη συμφωνία αποστέλλεται με ξεχωριστή αποστολή.

Χρησιμοποιήστε:

Η υπογεγραμμένη συμφωνία αποστέλλεται ξεχωριστά.

Ή:

Θα στείλω την υπογεγραμμένη συμφωνία σε ξεχωριστό email.

Η σύγχρονη επιχειρηματική επικοινωνία πρέπει να καθιστά σαφή τον τρόπο παράδοσης. Αν στέλνετε ένα έγγραφο με email, ταχυδρομείο ή courier, πείτε το ξεκάθαρα.

5. «Συνημμένως σας αποστέλλουμε»

Αυτή η φράση είναι άκαμπτη και συνήθως περιττή. Αν επισυνάπτετε ένα αρχείο ή συμπεριλαμβάνετε ένα έγγραφο, ο αναγνώστης ήδη καταλαβαίνει ότι το παρέχετε.

Αντί για:

Συνημμένως σας αποστέλλουμε το επικαιροποιημένο καταστατικό λειτουργίας μας.

Χρησιμοποιήστε:

Επισυνάπτεται το επικαιροποιημένο καταστατικό λειτουργίας μας.

Ή:

Έχω επισυνάψει το επικαιροποιημένο καταστατικό λειτουργίας μας.

Αν στέλνετε φυσικό φάκελο, μια απλή διατύπωση εξακολουθεί να λειτουργεί:

Περιλαμβάνεται σε αυτή την επιστολή το υπογεγραμμένο έντυπο.

Στόχος είναι να μειωθεί η τριβή. Οι αναγνώστες δεν πρέπει να προσπαθούν για να καταλάβουν πού βρίσκεται το έγγραφο ή γιατί περιλαμβάνεται.

6. «Προαναφερθέν» ή «ανωτέρω αναφερόμενο»

Αυτές οι φράσεις αναγκάζουν τους αναγνώστες να ψάξουν αλλού στο μήνυμα για να καταλάβουν τι εννοείτε. Αυτό διακόπτει τη ροή και δημιουργεί περιττή προσπάθεια.

Αντί για:

Σε σχέση με το ανωτέρω αναφερόμενο θέμα, παρακαλώ εξετάστε τα έγγραφα.

Χρησιμοποιήστε:

Σε σχέση με την αίτηση της LLC σας, παρακαλώ εξετάστε τα έγγραφα.

Ή γίνετε ακόμη πιο συγκεκριμένοι:

Παρακαλώ εξετάστε τα έγγραφα που σχετίζονται με την αίτηση της LLC σας για το Τέξας.

Η συγκεκριμένη διατύπωση βελτιώνει την κατανόηση. Επίσης βοηθά όταν τα email σας προωθούνται, αναζητούνται αργότερα ή διαβάζονται εκτός σειράς. Ο αναγνώστης πρέπει να μπορεί να καταλάβει το θέμα χωρίς να ψάχνει μέσα στο μήνυμα.

7. «Παρακαλώ σημειώστε ότι»

Αυτή η φράση συχνά σηματοδοτεί ότι ακολουθούν σημαντικές πληροφορίες, αλλά μπορεί να κάνει την πρόταση να φαίνεται φλύαρη. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε απλώς να δηλώσετε το γεγονός.

Αντί για:

Παρακαλώ σημειώστε ότι η προθεσμία υποβολής είναι την επόμενη Δευτέρα.

Χρησιμοποιήστε:

Η προθεσμία υποβολής είναι την επόμενη Δευτέρα.

Αν θέλετε να τονίσετε τη σημασία, χρησιμοποιήστε μορφοποίηση ή δομή αντί για περιττές λέξεις. Για παράδειγμα:

Σημαντικό: Η προθεσμία υποβολής είναι την επόμενη Δευτέρα.

Ή:

Η προθεσμία υποβολής είναι την επόμενη Δευτέρα και οι εκπρόθεσμες υποβολές μπορεί να καθυστερήσουν την επεξεργασία.

Το ζητούμενο είναι να ειδοποιήσετε τον αναγνώστη, όχι να ανακοινώσετε ότι τον ειδοποιείτε.

8. «Με τιμή» στο λάθος πλαίσιο

Το «με τιμή» μπορεί να είναι κατάλληλο σε πολύ επίσημα περιβάλλοντα, αλλά συχνά ακούγεται υπερβολικά άκαμπτο για συνηθισμένα επιχειρηματικά μηνύματα, ειδικά όταν χρησιμοποιείται ως κλείσιμο ή για να μετριάσει μια διαφωνία.

Αντί για:

Με τιμή, δεν μπορούμε να εγκρίνουμε το αίτημά σας.

Χρησιμοποιήστε:

Δεν μπορούμε να εγκρίνουμε το αίτημά σας προς το παρόν.

Αν ο τόνος πρέπει να παραμείνει ευγενικός, βασιστείτε στη δομή της πρότασης αντί για μια τελετουργική καταληκτική λέξη. Ο σεβασμός φαίνεται από την ποιότητα της εξήγησής σας, όχι από διακοσμητική γλώσσα.

9. «Προωθώ αυτό σε εσάς» όταν το «στέλνω» αρκεί

Στο email, το «προωθώ» έχει συγκεκριμένη σημασία: μεταβιβάζω ένα μήνυμα ή αρχείο που αρχικά ελήφθη από κάποιον άλλον. Σε άλλα συμφραζόμενα, οι άνθρωποι το χρησιμοποιούν ενώ εννοούν απλώς «στέλνω». Αυτό μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση.

Αντί για:

Προωθώ το τιμολόγιο σε εσάς.

Χρησιμοποιήστε μία από τις παρακάτω διατυπώσεις, αν ταιριάζει:

Σας στέλνω το τιμολόγιο.

Έχω επισυνάψει το τιμολόγιο.

Κοινοποιώ το τιμολόγιο παρακάτω.

Επιλέξτε το ρήμα που ταιριάζει με αυτό που πραγματικά κάνετε. Τα ακριβή ρήματα κάνουν την επικοινωνία σας πιο αξιόπιστη.

10. «Μετά τιμής» και άλλοι παρωχημένοι χαιρετισμοί

Οι παραδοσιακοί χαιρετισμοί επιστολών εξακολουθούν να εμφανίζονται σε ορισμένους κλάδους, αλλά πολλοί από αυτούς πλέον ακούγονται παλιομοδίτικοι. Αν γράφετε σε πελάτες, προμηθευτές ή συνεργάτες σε ένα σύγχρονο επιχειρηματικό πλαίσιο, ένα πιο απλό κλείσιμο είναι συνήθως καλύτερο.

Αντί για:

Μετά τιμής,

Χρησιμοποιήστε:

Με εκτίμηση,

Ή:

Με φιλικούς χαιρετισμούς,

Ή:

Ευχαριστώ,

Το καλύτερο κλείσιμο εξαρτάται από τη σχέση και τον σκοπό του μηνύματος. Ένα σύντομο, φυσικό κλείσιμο συνήθως αποπνέει περισσότερη αυτοπεποίθηση από μια επίσημη φράση που ανήκει σε άλλη εποχή.

Πώς μπορούν οι ιδρυτές να χτίσουν πιο καθαρό στυλ γραφής

Η αντικατάσταση μερικών αδύναμων φράσεων είναι μια καλή αρχή, αλλά η καθαρή γραφή είναι πραγματικά θέμα συνηθειών. Αν θέλετε η επιχειρηματική σας επικοινωνία να ακούγεται πιο επαγγελματική, επικεντρωθείτε στις παρακάτω αρχές.

Χρησιμοποιήστε σύντομες προτάσεις όπου είναι δυνατόν

Οι σύντομες προτάσεις είναι πιο εύκολες στην ανάγνωση, ειδικά σε κινητές συσκευές. Κάνουν επίσης το μήνυμά σας να φαίνεται αποφασιστικό.

Συγκρίνετε αυτές τις δύο εκδοχές:

Θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι, προκειμένου να ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα χρειαστούμε το τελικό υπογεγραμμένο έγγραφο το συντομότερο δυνατόν.

Παρακαλώ στείλτε το τελικό υπογεγραμμένο έγγραφο έως την Παρασκευή.

Η δεύτερη εκδοχή είναι πιο εύκολη στην κατανόηση και δυσκολότερο να παρερμηνευθεί.

Τοποθετήστε το κύριο σημείο νωρίς

Μην θάβετε το αίτημα, την προθεσμία ή την ενημέρωση στη μέση μιας μακροσκελούς παραγράφου. Ξεκινήστε με τις σημαντικές πληροφορίες.

Παράδειγμα:

Η αίτησή σας για EIN υποβλήθηκε. Θα σας ενημερώσουμε μόλις την επεξεργαστεί η IRS.

Οι αναγνώστες εκτιμούν όταν λαμβάνουν πρώτα το συμπέρασμα.

Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα ουσιαστικά και ρήματα

Λέξεις όπως «πράγμα», «θέμα» και «πληροφορία» μπορούν να αποδυναμώσουν τη γραφή αν χρησιμοποιούνται υπερβολικά. Η καθαρή γραφή χρησιμοποιεί ακριβείς όρους.

Αντί για:

Πρέπει να εξετάσουμε το πράγμα που στείλατε.

Χρησιμοποιήστε:

Πρέπει να εξετάσουμε το καταστατικό λειτουργίας που στείλατε.

Η συγκεκριμένη γλώσσα μειώνει την αλληλογραφία και κάνει την εταιρεία σας να φαίνεται πιο οργανωμένη.

Κόψτε τις περιττές λέξεις πλήρωσης

Πολλές επιχειρηματικές προτάσεις γίνονται πιο δυνατές όταν αφαιρείτε περιττές λέξεις όπως:

• πολύ
• απλώς
• βασικά
• στην πραγματικότητα
• παρακαλώ σημειώστε ότι
• αυτή τη στιγμή

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να γράφετε με ψυχρό ή ρομποτικό τρόπο. Σημαίνει ότι κάθε λέξη πρέπει να κάνει χρήσιμη δουλειά.

Ταιριάξτε τον τόνο με την περίσταση

Ένας καλός επιχειρηματικός συντάκτης δεν ακούγεται το ίδιο σε κάθε μήνυμα. Ένα μήνυμα καλωσορίσματος, μια υπενθύμιση πληρωμής και μια ειδοποίηση συμμόρφωσης δεν πρέπει να έχουν τον ίδιο τόνο.

Για παράδειγμα:

• Ένα μήνυμα καλωσορίσματος μπορεί να ακούγεται φιλικό και ενθαρρυντικό.
• Μια υπενθύμιση συμμόρφωσης πρέπει να ακούγεται ξεκάθαρη και επαγγελματική.
• Μια απάντηση σε διαφωνία πρέπει να ακούγεται ήρεμη και τεκμηριωμένη.

Ο τόνος είναι επιχειρηματική απόφαση. Επηρεάζει το πώς οι άνθρωποι ερμηνεύουν το μήνυμά σας και πώς αισθάνονται για το brand σας.

Μια απλή λίστα ελέγχου επεξεργασίας για επιχειρηματικά email

Πριν στείλετε ένα σημαντικό email, ελέγξτε το χρησιμοποιώντας αυτή τη λίστα:

• Είναι το κύριο σημείο σαφές στις πρώτες μία ή δύο προτάσεις;
• Έχω αφαιρέσει παρωχημένες ή υπερβολικά επίσημες φράσεις;
• Είναι κάθε πρόταση απαραίτητη;
• Είπα ακριβώς τι χρειάζομαι από τον αναγνώστη;
• Είναι ο τόνος επαγγελματικός αλλά ανθρώπινος;
• Θα είχε νόημα αυτό το μήνυμα αν διαβαζόταν γρήγορα;

Αν η απάντηση σε οποιοδήποτε από τα παραπάνω είναι όχι, κάντε αναθεώρηση πριν το στείλετε.

Γιατί έχει σημασία αυτό για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Όταν ξεκινάτε μια εταιρεία, κάθε λεπτομέρεια συμβάλλει στην αξιοπιστία σας. Τα έγγραφα σύστασης, τα email εξυπηρέτησης πελατών, οι εσωτερικές σημειώσεις και τα μηνύματα παρακολούθησης αποτελούν μέρος της εμπειρίας που έχουν οι άνθρωποι με την επιχείρησή σας.

Μια καλά οργανωμένη εταιρεία δεν χρειάζεται να ακούγεται μεγαλόστομη. Χρειάζεται να ακούγεται σαφής, αξιόπιστη και εύκολη στη συνεργασία.

Γι' αυτό η απλή γραφή είναι συχνά η καλύτερη γραφή. Δείχνει ότι σέβεστε τον χρόνο του αναγνώστη. Μειώνει τη σύγχυση. Βοηθά την εταιρεία σας να φαίνεται πιο ικανή και πιο άμεση.

Αν χτίζετε μια νέα επιχείρηση, είτε ως LLC, είτε ως εταιρεία, είτε ως μη κερδοσκοπικός οργανισμός, οι συνήθειες επικοινωνίας που δημιουργείτε τώρα θα διαμορφώσουν τον τρόπο με τον οποίο θα λειτουργεί η εταιρεία σας αργότερα. Η καθαρή γραφή υποστηρίζει καλύτερες αποφάσεις, πιο καθαρές διαδικασίες και ισχυρότερες σχέσεις με πελάτες και συνεργάτες.

Τελικές σκέψεις

Η καλή επιχειρηματική γραφή δεν αφορά το να ακούγεστε εντυπωσιακοί. Αφορά το να κάνετε την επικοινωνία εύκολη στην κατανόηση.

Αντικαθιστώντας παρωχημένες, επίσημες ή φλύαρες φράσεις με απλή γλώσσα, κάνετε τα μηνύματά σας ισχυρότερα και την επιχείρησή σας πιο αξιόπιστη. Αυτό ισχύει είτε στέλνετε υπενθύμιση συμμόρφωσης, είτε επιβεβαιώνετε μια κατάθεση, είτε απαντάτε σε έναν πελάτη, είτε συντονίζεστε με έναν προμηθευτή.

Η καλύτερη επιχειρηματική γραφή είναι άμεση, σεβαστική και εύκολη στην εφαρμογή. Αν μια πρόταση δεν βοηθά τον αναγνώστη να προχωρήσει, πιθανότατα πρέπει να συντομευθεί, να απλοποιηθεί ή να αφαιρεθεί.

Για αναπτυσσόμενες εταιρείες, αυτή η πειθαρχία αποδίδει κάθε μέρα.