10 expresii de afaceri pe care fondatorii ar trebui să le înlocuiască pentru o scriere mai clară și mai profesională

O scriere clară în mediul de afaceri este un avantaj competitiv. Fie că lansezi un LLC, administrezi o corporație sau gestionezi comunicarea cu clienții pentru un startup în creștere, cuvintele pe care le alegi influențează modul în care oamenii percep afacerea ta. Un mesaj direct, bine formulat și uman poate construi încredere. Un mesaj încărcat, prea formal sau vag poate crea confuzie exact atunci când claritatea contează cel mai mult.

Pentru noii proprietari de afaceri, scrisul nu este doar o abilitate de suport. Face parte din modul în care vinzi, explici, confirmi și rezolvi. Fiecare e-mail către un client, fiecare memo intern, fiecare notă către un furnizor și fiecare mesaj de follow-up transmite cititorilor ceva despre compania ta. Dacă scrierea ta sună învechit sau rigid, afacerea ta poate părea mai greu de colaborat cu ea decât este în realitate.

Acest lucru este deosebit de important pentru fondatori și echipele mici care jonglează în același timp cu înființarea, conformitatea, operațiunile și serviciul pentru clienți. Când te miști rapid, este ușor să revii la expresii care sună oficial, dar oferă puțină valoare. Rezultatul este o scriere care pare generică în loc să inspire încredere.

Mai jos sunt 10 expresii comune care slăbesc scrierea de business, împreună cu alternative mai bune și îndrumări practice pentru alegerea unui limbaj care reflectă o companie modernă și demnă de încredere.

De ce contează o scriere clară în afaceri

O scriere puternică ajută afacerea ta în mai multe feluri:

• Reduce neînțelegerile.
• Îi ajută pe clienți să acționeze mai repede.
• Face compania să pară organizată și credibilă.
• Economisește timp echipei tale.
• Îmbunătățește tonul conversațiilor dificile.

Pentru un proprietar de companie, claritatea nu este o preferință estetică. Este eficiență operațională. Cu cât poți comunica mai clar politicile, termenele, pașii următori și așteptările, cu atât vei avea nevoie de mai puține mesaje dus-întors.

De aceea, înlocuirea expresiilor învechite este mai mult decât un exercițiu de stil. Este o modalitate de a face comunicarea mai ușor de citit și mai ușor de avut încredere.

1. „Vă rugăm să fiți informați”

Această expresie apare des în e-mailuri și notificări formale, dar de obicei creează distanță fără a adăuga informații.

În loc de:

Vă rugăm să fiți informați că plata dvs. este întârziată.

Încearcă:

Plata dvs. este întârziată.

Sau, dacă mesajul trebuie să aibă un ton mai blând:

Plata dvs. este acum restantă. Vă rugăm să o achitați până vineri.

Scrierea directă nu este nepoliticoasă atunci când este respectuoasă. În majoritatea contextelor de business, cititorii preferă o propoziție scurtă care le spune exact ce se întâmplă.

2. „Cu amabilitate”

„Cu amabilitate” sună adesea învechit sau prea ceremonial în comunicarea modernă de afaceri. În multe cazuri, „vă rog” este mai simplu și mai natural.

În loc de:

Cu amabilitate, revizuiți documentul atașat.

Folosește:

Vă rog să revizuiți documentul atașat.

Mesajul este același, dar tonul este mai curat și mai actual. Pentru fondatorii care comunică cu clienți, furnizori sau parteneri, limbajul natural funcționează de obicei mai bine decât limbajul elevat.

3. „Vă rog să nu ezitați să mă contactați”

Această expresie a devenit populară pentru că sună politicoasă, dar a ajuns atât de familiară încât poate părea generică. Nu adaugă multă valoare și poate face mesajul să sune schematic.

În loc de:

Vă rog să nu ezitați să mă contactați dacă aveți întrebări.

Încearcă:

Dacă aveți întrebări, vă rog să mă contactați.

Sau:

Scrieți-mi dacă aveți nevoie de ceva.

Formulările mai scurte sunt adesea mai calde pentru că sună ca ceva ce ar spune o persoană reală. Acest lucru contează atunci când încerci să creezi o voce de brand profesionistă, dar apropiată.

4. „În plic separat”

Această expresie este o modalitate depășită de a spune că ceva va fi trimis separat. În practică, de obicei este inutilă.

În loc de:

Acordul semnat este trimis în plic separat.

Folosește:

Acordul semnat este trimis separat.

Sau:

Voi trimite acordul semnat într-un e-mail separat.

Comunicarea modernă de afaceri ar trebui să facă metoda de livrare evidentă. Dacă trimiți un document prin e-mail, poștă sau curier, spune acest lucru clar.

5. „Vă rugăm să găsiți anexat”

Această expresie este rigidă și, de obicei, redundantă. Dacă atașezi un fișier sau incluzi un document, cititorul înțelege deja că îl oferi.

În loc de:

Vă rugăm să găsiți anexat acordul nostru operațional actualizat.

Folosește:

Atașat este acordul nostru operațional actualizat.

Sau:

Am atașat acordul nostru operațional actualizat.

Dacă trimiți un pachet fizic, o formulare directă funcționează în continuare:

Inclusă în această scrisoare este formularul semnat.

Scopul este să reduci fricțiunea. Cititorii nu ar trebui să facă eforturi ca să înțeleagă unde este documentul sau de ce se află acolo.

6. „Menționat mai sus” sau „captionat mai sus”

Aceste expresii îi obligă pe cititori să caute în altă parte în mesaj pentru a înțelege la ce te referi. Asta întrerupe fluxul și creează efort inutil.

În loc de:

Referitor la chestiunea menționată mai sus, vă rugăm să revizuiți documentele.

Folosește:

Referitor la înregistrarea LLC-ului dvs., vă rugăm să revizuiți documentele.

Sau fii și mai specific:

Vă rugăm să revizuiți documentele legate de înregistrarea LLC-ului dvs. în Texas.

Specificitatea îmbunătățește înțelegerea. De asemenea, ajută atunci când e-mailurile sunt redirecționate, căutate ulterior sau citite în afara ordinii. Un cititor ar trebui să poată înțelege subiectul fără să caute prin mesaj.

7. „Vă rugăm să rețineți că”

Această expresie semnalează adesea că urmează informații importante, dar poate face propoziția să pară umflată. În multe cazuri, poți pur și simplu să formulezi faptul.

În loc de:

Vă rugăm să rețineți că termenul limită pentru depunere este lunea viitoare.

Folosește:

Termenul limită pentru depunere este lunea viitoare.

Dacă vrei să subliniezi importanța, folosește formatarea sau structura în locul cuvintelor de umplutură. De exemplu:

Important: termenul limită pentru depunere este lunea viitoare.

Sau:

Termenul limită pentru depunere este lunea viitoare, iar trimiterile întârziate pot întârzia procesarea.

Ideea este să alertezi cititorul, nu să anunți că îl alertezi.

8. „Cu respect” în contextul nepotrivit

„Cu respect” poate fi potrivit în contexte foarte formale, dar adesea sună prea rigid pentru mesajele obișnuite de afaceri, mai ales când este folosit ca formulă de încheiere sau pentru a înmuia un dezacord.

În loc de:

Cu respect, nu putem aproba solicitarea dvs.

Folosește:

Nu putem aproba solicitarea dvs. în acest moment.

Dacă tonul trebuie să rămână politicos, bazează-te pe structura propoziției, nu pe un cuvânt ceremonial de încheiere. Respectul se vede în calitatea explicației, nu în limbajul decorativ.

9. „Transmit mai departe” când „trimit” este suficient

În e-mail, „a transmite mai departe” are un sens specific: a pasa un mesaj sau un fișier primit inițial de la altcineva. În alte contexte, oamenii îl folosesc când de fapt vor să spună „a trimite”. Asta poate crea confuzie.

În loc de:

Vă transmit factura.

Folosește una dintre variantele următoare, dacă se potrivesc:

Vă trimit factura.

Am atașat factura.

Partajez factura mai jos.

Alege verbul care descrie exact ce faci. Verbele precise fac comunicarea mai ușor de încredințat.

10. „Al dumneavoastră, cu deosebită considerație” și alte formule depășite de încheiere

Încheierile tradiționale ale scrisorilor încă apar în unele industrii, dar multe dintre ele par acum învechite. Dacă scrii către clienți, furnizori sau parteneri într-un context de afaceri modern, de obicei o formulă simplă de încheiere este mai bună.

În loc de:

Al dumneavoastră, cu deosebită considerație,

Folosește:

Cu stimă,

Sau:

Toate cele bune,

Sau:

Mulțumesc,

Cea mai bună formulă de încheiere depinde de relație și de scopul mesajului. O încheiere scurtă și naturală pare de obicei mai sigură pe sine decât o formulă formală care aparține altei epoci.

Cum pot fondatorii să construiască un stil de scriere mai clar

Înlocuirea câtorva expresii slabe este un început bun, dar scrierea clară ține, de fapt, de obiceiuri. Dacă vrei ca comunicarea ta de afaceri să sune mai profesional, concentrează-te pe aceste principii.

Folosește propoziții scurte când este posibil

Propozițiile scurte sunt mai ușor de citit, mai ales pe dispozitive mobile. De asemenea, fac mesajul să pară decisiv.

Compară aceste două versiuni:

Am vrut să vă informăm că, pentru a finaliza procesul, vom avea nevoie de documentul final semnat cât mai curând posibil.

Vă rugăm să trimiteți documentul final semnat până vineri.

A doua versiune este mai ușor de procesat și mai greu de interpretat greșit.

Pune ideea principală la început

Nu ascunde cererea, termenul limită sau actualizarea în mijlocul unui paragraf lung. Începe cu informația importantă.

Exemplu:

Cererea dvs. pentru EIN a fost depusă. Vă vom actualiza imediat ce IRS o procesează.

Cititorii apreciază când primesc concluzia mai întâi.

Folosește substantive și verbe specifice

Cuvinte precum „lucru”, „chestiune” și „informație” pot slăbi scrierea dacă sunt folosite prea des. O scriere clară folosește termeni exacți.

În loc de:

Trebuie să revizuim lucrul pe care l-ați trimis.

Folosește:

Trebuie să revizuim acordul operațional pe care l-ați trimis.

Limbajul specific reduce mesajele dus-întors și face compania ta să pară mai organizată.

Elimină cuvintele de umplutură

Multe propoziții de business devin mai puternice atunci când elimini cuvinte inutile precum:

• foarte
• doar
• practic
• de fapt
• vă rugăm să fiți informați
• la acest moment

Asta nu înseamnă că trebuie să scrii într-un mod rece sau robotic. Înseamnă că fiecare cuvânt trebuie să facă o treabă utilă.

Potrivește tonul cu situația

Un bun scriitor de business nu sună la fel în fiecare mesaj. Un reminder de plată, un mesaj de bun venit și o notificare de conformitate nu ar trebui să aibă același ton.

De exemplu:

• Un mesaj de bun venit poate suna prietenos și încurajator.
• Un reminder de conformitate ar trebui să sune clar și profesional.
• Un răspuns la o dispută ar trebui să sune calm și factual.

Tonul este o decizie de business. Influentează modul în care oamenii interpretează mesajul și felul în care se simt în legătură cu brandul tău.

O listă simplă de verificare pentru e-mailurile de afaceri

Înainte să trimiți un e-mail important, revizuiește-l folosind această listă de verificare:

• Ideea principală este clară în primele una sau două propoziții?
• Am eliminat expresiile învechite sau prea formale?
• Fiecare propoziție este necesară?
• Am spus exact ce am nevoie de la cititor?
• Tonul este profesional, dar uman?
• Mesajul ar avea sens dacă ar fi citit rapid?

Dacă răspunsul la oricare dintre aceste întrebări este nu, revizuiește înainte de a trimite.

De ce contează acest lucru pentru noii proprietari de afaceri

Când lansezi o companie, fiecare detaliu contribuie la credibilitatea ta. Documentele de înființare, e-mailurile de servicii pentru clienți, notițele interne și mesajele de follow-up fac toate parte din experiența pe care oamenii o au cu afacerea ta.

O companie bine condusă nu trebuie să sune grandios. Trebuie să sune clar, de încredere și ușor de colaborat cu ea.

De aceea, scrierea simplă este adesea cea mai bună scriere. Arată că respecți timpul cititorului. Reduce confuzia. Ajută compania ta să pară mai competentă și mai receptivă.

Dacă construiești o afacere nouă, fie ca LLC, corporație sau nonprofit, obiceiurile de comunicare pe care le formezi acum vor modela modul în care funcționează compania mai târziu. O scriere clară susține decizii mai bune, procese mai curate și relații mai solide cu clienții și partenerii.

Gânduri finale

O scriere bună în afaceri nu înseamnă să sune impresionant. Înseamnă să faci comunicarea ușor de înțeles.

Prin înlocuirea expresiilor învechite, formale sau prea lungi cu limba română simplă și directă, îți întărești mesajele și îți faci afacerea mai credibilă. Acest lucru se aplică indiferent dacă trimiți un reminder de conformitate, confirmi o depunere, răspunzi unui client sau coordonezi cu un furnizor.

Cea mai bună scriere de business este directă, respectuoasă și ușor de pus în practică. Dacă o propoziție nu îl ajută pe cititor să meargă mai departe, probabil trebuie scurtată, simplificată sau eliminată.

Pentru companiile în creștere, această disciplină se amortizează în fiecare zi.