10 obchodních frází, které by zakladatelé měli nahradit pro jasnější a profesionálnější psaní

Jasné obchodní psaní je konkurenční výhoda. Ať už zakládáte LLC, řídíte korporaci nebo vyřizujete komunikaci se zákazníky v rostoucím startupu, slova, která volíte, utvářejí to, jak lidé vnímají vaši firmu. Zpráva, která je přímá, uhlazená a lidská, může budovat důvěru. Zpráva, která je přeplněná, příliš formální nebo vágní, může vytvářet zmatek právě ve chvíli, kdy je jasnost nejdůležitější.

Pro nové majitele firem není psaní jen podpůrná dovednost. Je součástí toho, jak prodáváte, vysvětlujete, potvrzujete a řešíte problémy. Každý e-mail klientovi, každé interní sdělení, každá poznámka dodavateli i každá následná zpráva říká čtenářům něco o vaší společnosti. Pokud vaše psaní zní zastarale nebo strnule, může vaše firma působit hůře spolupracovatelně, než ve skutečnosti je.

To je obzvlášť důležité pro zakladatele a malé týmy, které současně řeší založení firmy, dodržování předpisů, provoz i zákaznickou podporu. Když se pohybujete rychle, je snadné vracet se k frázím, které znějí oficiálně, ale přinášejí jen malou hodnotu. Výsledkem je psaní, které působí spíše obecně než sebejistě.

Níže je 10 běžných frází, které oslabují obchodní psaní, spolu s lepšími alternativami a praktickými doporučeními, jak volit jazyk, který odráží moderní a důvěryhodnou společnost.

Proč na jasném obchodním psaní záleží

Silné psaní pomáhá vaší firmě v několika směrech:

• Omezuje nedorozumění.
• Pomáhá zákazníkům jednat rychleji.
• Dodává vaší společnosti dojem organizovanosti a důvěryhodnosti.
• Šetří čas vašemu týmu.
• Zlepšuje tón obtížných rozhovorů.

Pro majitele firmy není srozumitelnost jen otázkou stylu. Je to provozní efektivita. Čím jasněji dokážete komunikovat zásady, termíny, další kroky a očekávání, tím méně zpětné komunikace budete potřebovat.

Proto je nahrazování zastaralých frází víc než stylistické cvičení. Je to způsob, jak udělat vaši komunikaci snadněji čitelnou a důvěryhodnější.

1. „Prosím, berte na vědomí“

Tato fráze je běžná ve formálních e-mailech a oznámeních, ale obvykle vytváří odstup, aniž by přidávala informace.

Místo:

Prosím, berte na vědomí, že vaše platba je po splatnosti.

zkuste:

Vaše platba je po splatnosti.

Nebo, pokud zpráva potřebuje mírnější tón:

Vaše platba je nyní po splatnosti. Prosím, odešlete ji do pátku.

Přímé psaní není nezdvořilé, pokud je respektující. Ve většině obchodních situací čtenáři dávají přednost krátké větě, která přesně říká, co se děje.

2. „Kindly“

„Kindly“ často v moderní obchodní komunikaci působí zastarale nebo příliš ceremonielně. V mnoha případech je „prosím“ jednodušší a přirozenější.

Místo:

Kindly review the attached document.

použijte:

Please review the attached document.

Zpráva je stejná, ale tón je čistší a aktuálnější. Pro zakladatele, kteří komunikují se zákazníky, dodavateli nebo partnery, obvykle funguje lépe přirozený jazyk než vznešenější formulace.

3. „Please do not hesitate to contact me“

Tato fráze se rozšířila, protože zní zdvořile, ale je tak běžná, že může působit obecně. Nepřináší mnoho hodnoty a může zprávu učinit formulářovou.

Místo:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

zkuste:

If you have questions, please contact me.

Nebo:

Reach out if you need anything.

Krátší fráze jsou často vřelejší, protože zní jako něco, co by řekl skutečný člověk. To je důležité, když se snažíte vytvořit profesionální, ale zároveň přístupný hlas značky.

4. „Under separate cover“

Tato fráze je staromódní způsob, jak říct, že něco bude zasláno odděleně. V praxi je obvykle zbytečná.

Místo:

The signed agreement is being sent under separate cover.

použijte:

The signed agreement is being sent separately.

Nebo:

I will send the signed agreement in a separate email.

Moderní obchodní komunikace by měla jasně říkat, jakým způsobem bude něco doručeno. Pokud posíláte dokument e-mailem, poštou nebo kurýrem, řekněte to přímo.

5. „Enclosed please find“

Tato fráze působí strnule a obvykle je nadbytečná. Pokud přikládáte soubor nebo vkládáte dokument, čtenář už chápe, že jej poskytujete.

Místo:

Enclosed please find our updated operating agreement.

použijte:

Attached is our updated operating agreement.

Nebo:

I have attached our updated operating agreement.

Pokud posíláte fyzický balíček, funguje i přímější formulace:

Included with this letter is the signed form.

Cílem je snížit tření. Čtenáři by neměli muset vynakládat úsilí na to, aby pochopili, kde dokument je nebo proč tam je.

6. „Above referenced“ nebo „above captioned“

Tyto fráze nutí čtenáře hledat jinde ve zprávě, aby pochopil, co máte na mysli. To narušuje plynulost a vytváří zbytečnou námahu.

Místo:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

použijte:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Nebo buďte ještě konkrétnější:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Konkrétnost zlepšuje srozumitelnost. Pomáhá také tehdy, když jsou vaše e-maily přeposlány, později vyhledávány nebo čteny mimo pořadí. Čtenář by měl být schopen porozumět tématu bez hledání v textu.

7. „Please note that“

Tato fráze často signalizuje, že přichází důležitá informace, ale může větu zbytečně prodlužovat. V mnoha případech můžete jednoduše uvést samotný fakt.

Místo:

Please note that the filing deadline is next Monday.

použijte:

The filing deadline is next Monday.

Pokud chcete zdůraznit důležitost, použijte raději formátování nebo strukturu než výplňová slova. Například:

Important: The filing deadline is next Monday.

Nebo:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Smyslem je čtenáře upozornit, ne oznamovat, že jej upozorňujete.

8. „Respectfully“ ve špatném kontextu

„Respectfully“ může být vhodné ve velmi formálních situacích, ale často působí příliš strnule v běžných obchodních zprávách, zejména když je použito jako zakončení nebo k zjemnění nesouhlasu.

Místo:

Respectfully, we cannot approve your request.

použijte:

We cannot approve your request at this time.

Pokud má tón zůstat zdvořilý, spolehněte se spíše na strukturu věty než na ceremoniální závěrečné slovo. Respekt vychází z kvality vysvětlení, ne z dekorativního jazyka.

9. „I am forwarding this to you“ místo toho, aby stačilo „sending“

V e-mailu má „forwarding“ specifický význam: předání zprávy nebo souboru, který jste původně obdrželi od někoho jiného. V jiných kontextech lidé používají toto slovo, když ve skutečnosti myslí „sending“. To může vytvářet zmatek.

Místo:

I am forwarding the invoice to you.

použijte jednu z následujících možností, pokud odpovídají situaci:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Zvolte sloveso, které přesně odpovídá tomu, co skutečně děláte. Přesná slovesa usnadňují důvěru ve vaši komunikaci.

10. „Yours very truly“ a další zastaralé zakončení

Tradiční zakončení dopisů se stále objevují v některých odvětvích, ale mnoho z nich už dnes působí staromódně. Pokud píšete zákazníkům, dodavatelům nebo partnerům v moderním obchodním kontextu, obvykle je lepší jednodušší zakončení.

Místo:

Yours very truly,

použijte:

Sincerely,

Nebo:

Best,

Nebo:

Thank you,

Nejlepší zakončení závisí na vztahu a účelu zprávy. Krátké, přirozené zakončení obvykle působí sebejistěji než formální fráze, která patří do jiné doby.

Jak si zakladatelé mohou vybudovat jasnější styl psaní

Nahrazení několika slabých frází je dobrý začátek, ale jasné psaní je ve skutečnosti o návycích. Pokud chcete, aby vaše obchodní komunikace zněla profesionálněji, zaměřte se na tyto zásady.

Používejte krátké věty, kdykoli je to možné

Krátké věty se lépe čtou, zejména na mobilních zařízeních. Také dělají vaši zprávu rozhodnější.

Porovnejte tyto dvě verze:

Chtěli jsme vám dát vědět, že abychom mohli dokončit proces, budeme potřebovat finální podepsaný dokument co nejdříve, jak vám to bude vyhovovat.

Pošlete prosím finální podepsaný dokument do pátku.

Druhá verze se snáze zpracovává a hůře se špatně chápe.

Uveďte hlavní pointu hned na začátku

Neskrývejte žádost, termín nebo aktualizaci uprostřed dlouhého odstavce. Začněte důležitou informací.

Příklad:

Vaše žádost o EIN byla podána. Jakmile ji IRS zpracuje, budeme vás informovat.

Čtenáři oceňují, když dostanou shrnutí hned.

Používejte konkrétní podstatná jména a slovesa

Slova jako „věc“, „záležitost“ a „informace“ mohou psaní oslabovat, pokud jsou používána příliš často. Jasné psaní používá přesné termíny.

Místo:

Musíme zkontrolovat tu věc, kterou jste poslali.

použijte:

Musíme zkontrolovat provozní smlouvu, kterou jste poslali.

Konkrétní jazyk snižuje množství zpětných dotazů a dává vaší firmě organizovanější dojem.

Škrtejte zbytečná výplňová slova

Mnoho obchodních vět zesílí, když odstraníte zbytečná slova, jako například:

• velmi
• jen
• v podstatě
• vlastně
• please be advised
• v tuto chvíli

To neznamená, že máte psát chladně nebo roboticky. Znamená to, že každé slovo by mělo dělat užitečnou práci.

Přizpůsobte tón situaci

Dobrý obchodní autor nezní v každé zprávě stejně. Uvítací e-mail, upomínka na platbu a oznámení o dodržování předpisů by neměly mít stejný tón.

Například:

• Uvítací zpráva může znít přátelsky a povzbudivě.
• Připomínka dodržování předpisů by měla znít jasně a profesionálně.
• Odpověď na spor by měla znít klidně a věcně.

Tón je obchodní rozhodnutí. Ovlivňuje, jak lidé interpretují vaši zprávu a jak vnímají vaši značku.

Jednoduchý kontrolní seznam pro úpravu obchodních e-mailů

Než odešlete důležitý e-mail, projděte si tento kontrolní seznam:

• Je hlavní pointa jasná v prvních jedné nebo dvou větách?
• Odstranil jsem zastaralé nebo příliš formální fráze?
• Je každá věta nutná?
• Řekl jsem přesně, co od čtenáře potřebuji?
• Je tón profesionální, ale lidský?
• Dával by tento e-mail smysl i při rychlém přečtení?

Pokud je odpověď na některou z těchto otázek ne, před odesláním text upravte.

Proč je to důležité pro nové majitele firem

Když zakládáte společnost, každý detail přispívá k vaší důvěryhodnosti. Zakladatelské dokumenty, e-maily zákaznické podpory, interní poznámky i následné zprávy jsou součástí zkušenosti, kterou lidé s vaší firmou mají.

Dobře řízená společnost nemusí znít velkolepě. Musí znít jasně, spolehlivě a snadno spolupracovatelně.

Proto je jednoduché psaní často to nejlepší psaní. Ukazuje, že respektujete čas čtenáře. Snižuje zmatek. Pomáhá vaší firmě působit schopněji a pohotověji.

Pokud budujete novou firmu, ať už jako LLC, korporaci nebo neziskovou organizaci, komunikační návyky, které si vytvoříte nyní, ovlivní fungování vaší společnosti později. Jasné psaní podporuje lepší rozhodování, přehlednější procesy a silnější vztahy se zákazníky i partnery.

Závěrečné myšlenky

Dobré obchodní psaní není o tom, znít působivě. Je o tom, aby bylo snadné porozumět komunikaci.

Nahrazením zastaralých, formálních nebo zbytečně upovídaných frází prostou češtinou posílíte své zprávy i důvěryhodnost svého podnikání. Platí to, ať už posíláte upozornění na dodržování předpisů, potvrzujete podání, odpovídáte zákazníkovi nebo koordinujete postup s dodavatelem.

Nejlepší obchodní psaní je přímé, respektující a snadno použitelné. Pokud věta nepomáhá čtenáři posunout se dál, pravděpodobně ji je třeba zkrátit, zjednodušit nebo odstranit.

Pro rostoucí firmy se tato disciplína vyplácí každý den.