10 個創辦人應該替換的商務用語，讓寫作更清楚、更專業
10 個創辦人應該替換的商務用語，讓寫作更清楚、更專業
清楚的商業寫作是一種競爭優勢。無論你是在成立 LLC、經營公司，還是處理成長型新創的客戶溝通，你選擇的字詞都會影響外界如何看待你的企業。直接、精緻且有人味的訊息能建立信任；雜亂、過度正式或含糊的訊息，則可能在最需要清楚表達的時刻造成混淆。
對於新手企業主來說，寫作不只是支援技能，它也是你進行銷售、說明、確認與解決問題的一部分。你寄給客戶的每一封電子郵件、每一份內部備忘錄、每一則供應商通知，以及每一則後續訊息，都會讓讀者對你的公司形成某種印象。如果你的寫作聽起來過時或僵硬，你的企業就可能顯得比實際上更難合作。
這對於同時要兼顧公司設立、合規、營運與客戶服務的創辦人和小型企業團隊尤其重要。當你行動很快時，很容易沿用那些聽起來正式、卻幾乎沒有實質價值的說法。結果就是，寫出來的內容不是自信，而是制式。
以下列出 10 個常見的弱化商業寫作品質的說法，並提供更好的替代方式，以及如何選擇能反映現代、值得信賴企業形象的語言。
為什麼清楚的商業寫作很重要
強而有力的寫作能在多方面幫助你的企業：
- 它能減少誤解。
- 它能幫助客戶更快採取行動。
- 它能讓你的公司看起來有條理且可信。
- 它能替團隊節省時間。
- 它能改善棘手對話的語氣。
對企業主來說，清楚不是一種外觀上的偏好，而是營運效率。你能越清楚地溝通政策、時程、下一步與期望，就越不需要來回往返訊息。
這也是為什麼替換過時說法不只是文風練習，它也是讓溝通更易讀、更值得信任的一種方式。
1.「請注意」
這個說法常見於正式電子郵件與通知中，但它通常只會拉開距離，卻沒有增加資訊量。
與其寫：
請注意，您的款項已逾期。
不如寫：
您的款項已逾期。
或者，如果訊息需要稍微柔和一些：
您的款項目前已逾期，請於週五前付款。
直接寫作並不失禮，只要態度尊重即可。在多數商務情境中，讀者更喜歡一句直接告知狀況的短句。
2.「煩請」
「煩請」在現代商務溝通中常顯得過時或過於禮貌化。在許多情況下，「請」更簡單，也更自然。
與其寫：
煩請檢閱附件。
不如寫：
請檢閱附件。
意思相同，但語氣更俐落，也更符合當代用法。對於與客戶、供應商或合作夥伴溝通的創辦人來說，自然的語言通常比抬高語氣的字詞更有效。
3.「如有任何疑問，請不要猶豫與我聯絡」
這句話之所以流行，是因為它聽起來禮貌，但它已經被使用得太頻繁，以致於顯得很制式。它沒有提供太多價值，還可能讓訊息聽起來像套話。
與其寫：
如有任何疑問，請不要猶豫與我聯絡。
不如寫：
如有疑問，請與我聯絡。
或：
需要任何協助，請隨時告訴我。
較短的說法往往更溫暖，因為它聽起來像真人會說的話。當你想建立既專業又親切的品牌語氣時，這一點很重要。
4.「另函」
這是一種老派的說法，用來表示某物會另外寄送。實務上，它通常是多餘的。
與其寫：
簽署好的協議書將另函寄送。
不如寫：
簽署好的協議書將另行寄送。
或者：
我會另外寄送簽署好的協議書。
現代商務溝通應該讓傳遞方式一目了然。如果你是透過電子郵件、郵寄或快遞傳送文件，就直接說清楚。
5.「隨函附上」
這句話顯得生硬，而且通常是重複的。如果你附加了一個檔案或包含了一份文件，讀者已經知道你正在提供它。
與其寫：
隨函附上我們更新後的營運協議。
不如寫：
附上我們更新後的營運協議。
或者：
我已附上我們更新後的營運協議。
如果你是在寄送紙本文件，簡單明白的說法同樣適用：
本函隨附已簽署的表格。
目標是降低理解成本。讀者不應該為了弄懂文件在哪裡、或為何出現而費力。
6.「上述提及」或「上開」
這些說法會迫使讀者回頭找你指的是什麼，打斷閱讀流暢度，也增加不必要的負擔。
與其寫：
關於上述提及事項，請審閱文件。
不如寫：
關於您的 LLC 申請，請審閱文件。
或者更明確一些：
請審閱與您在德州申請 LLC 相關的文件。
具體化能提升理解速度。當你的電子郵件被轉寄、被搜尋，或是被拆開閱讀時，這也特別有幫助。讀者應該能在不用翻找的情況下理解主旨。
7.「請注意」
這句話通常是在提示重要資訊即將出現，但它也可能讓句子顯得冗長。很多時候，你只要直接陳述事實即可。
與其寫：
請注意，申報截止日是下週一。
不如寫：
申報截止日是下週一。
如果你想強調重要性，可以用格式或結構來處理，而不是靠填充詞。例如：
重要：申報截止日是下週一。
或者：
申報截止日是下週一，逾期提交可能會延誤處理。
重點是提醒讀者，而不是特別宣告你正在提醒他們。
8.在不適合的情境使用「敬上」
「敬上」在高度正式的場合可能合適，但若用在一般商務訊息中，尤其是作為結尾或用來緩和意見分歧時，往往顯得過於僵硬。
與其寫：
敬上，我們目前無法核准您的申請。
不如寫：
我們目前無法核准您的申請。
如果語氣需要保持禮貌，就讓句子的結構來傳達，而不是依賴儀式化的措辭。尊重來自說明品質，而不是裝飾性的語言。
9.在只是「寄送」時卻寫成「轉寄」
在電子郵件中，「轉寄」有特定含義：把原本收到的訊息或檔案轉給他人。但在其他情境下，人們常把它用來表示「寄送」，這會造成混淆。
與其寫：
我正在轉寄發票給您。
如果情境合適，應改寫為以下其中一種：
我正在寄送發票給您。
我已附上發票。
我在下方分享發票內容。
選擇與實際動作相符的動詞。精準的動詞能讓你的溝通更值得信任。
10.「此致敬禮」與其他過時的結尾語
傳統信件結尾在某些產業仍會出現，但其中許多現在已顯得老派。如果你是在現代商務情境中與客戶、供應商或合作夥伴溝通，簡單的結尾通常會更好。
與其寫：
此致敬禮，
不如寫：
敬祝順心，
或：
此致，
或：
謝謝，
最適合的結尾取決於雙方關係與訊息目的。簡短、自然的結尾通常比屬於另一個時代的正式詞句更有自信。
創辦人如何建立更清楚的寫作風格
替換幾個較弱的說法是個好開始，但清楚寫作真正依賴的是習慣。如果你希望你的商務溝通聽起來更專業，請專注在以下原則。
盡可能使用短句
短句比較容易閱讀，特別是在手機上。它們也能讓你的訊息更果斷。
比較這兩個版本：
我們想通知您，為了完成流程，我們需要您盡早提供最終簽署文件。
請於週五前提供最終簽署文件。
第二句更容易理解，也更不容易被誤讀。
先放主旨
不要把請求、截止日或更新藏在長段落中間。請把重要資訊放在最前面。
例如：
您的 EIN 申請已提交。待 IRS 處理後，我們會再通知您。
讀者通常希望先看到結論。
使用具體的名詞與動詞
像「東西」、「事項」、「資訊」這類詞，如果用得太多，會削弱文字力量。清楚的寫作會使用精確詞彙。
與其寫：
我們需要檢閱您寄來的東西。
不如寫：
我們需要檢閱您寄來的營運協議。
具體的語言可以減少來回溝通，也能讓你的公司看起來更有條理。
刪除多餘的填充詞
許多商務句子只要刪掉一些不必要的詞，就會更有力，例如：
- 很
- 只是
- 基本上
- 其實
- 請注意
- 目前這個時間點
這不代表你要寫得冷冰冰或像機器人，而是每個字都應該發揮作用。
依情境調整語氣
好的商業寫作者不會在每一則訊息中都用同一種語氣。付款提醒、歡迎訊息與合規通知，不應該有完全相同的語氣。
例如：
- 歡迎訊息可以友善且具鼓勵性。
- 合規提醒應該清楚且專業。
- 爭議回覆應該冷靜且客觀。
語氣是一項商業決策。它會影響對方如何解讀你的訊息，以及他們如何看待你的品牌。
商務電子郵件的簡易編輯清單
在寄出重要電子郵件前，請用以下清單檢查：
- 主要重點是否在前一兩句就說清楚了？
- 是否已移除過時或過度正式的說法？
- 每一句話是否都必要？
- 我是否已清楚說明希望讀者做什麼？
- 語氣是否專業但有人味？
- 這封訊息在快速瀏覽時是否仍看得懂？
如果任何一題答案是否定的，請先修訂再寄出。
為什麼這對新手企業主很重要
當你正在創業時，每個細節都會影響你的可信度。你的設立文件、客服電子郵件、內部備註，以及後續訊息，都是外界體驗你企業的一部分。
一家運作良好的公司不需要聽起來誇大，它需要聽起來清楚、可靠，而且容易合作。
這也是為什麼簡單寫作往往是最好的寫作。它顯示你尊重讀者的時間，減少混淆，也能讓你的公司看起來更有能力、更有回應速度。
如果你正在建立新事業，不論是 LLC、公司或非營利組織，你現在建立的溝通習慣都會影響日後公司的運作方式。清楚的寫作有助於做出更好的決策、更乾淨的流程，以及與客戶和合作夥伴建立更穩固的關係。
結語
好的商業寫作不在於讓人覺得你很厲害，而在於讓溝通變得毫不費力就能理解。
透過把過時、過度正式或冗長的說法換成白話英文，你可以讓訊息更有力，也讓你的企業更具可信度。這適用於你寄送合規提醒、確認申報、回覆客戶，或與供應商協調的各種情境。
最好的商業寫作是直接、尊重他人，並且容易採取行動。如果一句話無法幫助讀者往前一步，那它多半就需要縮短、簡化，或直接刪除。
對成長中的公司來說，這種紀律每天都會帶來回報。
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