Πρέπει να στέλνετε 1099 σε μια LLC; Επεξήγηση των κανόνων του IRS

Αν πληρώνετε μια LLC για εργασία, η σύντομη απάντηση είναι: μερικές φορές.

Η LLC είναι μια νομική μορφή, αλλά ο IRS δεν αντιμετωπίζει όλες τις LLC με τον ίδιο τρόπο όσον αφορά την αναφορά πληροφοριών. Το αν θα στείλετε ένα 1099 εξαρτάται από το πώς φορολογείται η LLC, για ποιον λόγο έγινε η πληρωμή και με ποιον τρόπο έγινε η πληρωμή.

Για τις επιχειρήσεις στις ΗΠΑ, αυτό είναι κάτι περισσότερο από ένα ζήτημα γραφειοκρατίας. Η λανθασμένη αναφορά μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα φορολογικής δήλωσης, σύγχυση με προμηθευτές και ζητήματα παρακράτησης λόγω μη συμμόρφωσης που θα μπορούσαν να αποφευχθούν. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να ταξινομήσετε σωστά την πληρωμή πριν το τέλος του έτους και να συλλέξετε ένα Form W-9 από κάθε προμηθευτή στον οποίο αναμένετε να πληρώσετε αναφερόμενες υπηρεσίες.

Η σύντομη απάντηση

Συνήθως στέλνετε 1099 σε μια LLC όταν:

• Η πληρωμή έγινε για υπηρεσίες που παρασχέθηκαν στο πλαίσιο της επιχείρησής σας
• Το συνολικό ποσό που πληρώθηκε ήταν τουλάχιστον 600 δολάρια μέσα στο έτος
• Η LLC δεν φορολογείται ως C corporation ή S corporation
• Η πληρωμή δεν έγινε με πιστωτική κάρτα, χρεωστική κάρτα ή δίκτυο πληρωμών τρίτου μέρους που αναφέρει στο Form 1099-K

Συνήθως δεν στέλνετε 1099 σε μια LLC όταν:

• Η LLC φορολογείται ως C corporation ή S corporation
• Πληρώσατε για εμπορεύματα, μεταφορικά ή παρόμοια μη αναφερόμενα στοιχεία
• Η πληρωμή έγινε μέσω επεξεργαστή που εκδίδει Form 1099-K
• Το συνολικό αναφερόμενο ποσό δεν έφτασε το ισχύον όριο

Γιατί οι LLC προκαλούν σύγχυση

Ο όρος LLC περιγράφει μια επιχειρηματική οντότητα βάσει πολιτειακού δικαίου, όχι μια φορολογική κατηγοριοποίηση.

Για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, μια LLC μπορεί να φορολογείται ως:

• Disregarded entity
• Partnership
• C corporation
• S corporation

Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή ο IRS γενικά απαιτεί δηλώσεις πληροφοριών για πληρωμές σε μη μισθωτούς, αλλά γενικά δεν απαιτεί Form 1099-NEC ή Form 1099-MISC για πληρωμές προς εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων των LLC που αντιμετωπίζονται ως C corporations ή S corporations.

Άρα το ερώτημα δεν είναι απλώς: «Είναι LLC;» Το καλύτερο ερώτημα είναι: «Πώς φορολογείται αυτή η LLC και τι είδους πληρωμή έκανα;»

Ποιο έντυπο ισχύει;

Για τους περισσότερους επιχειρηματίες, το ζήτημα είναι στην πραγματικότητα αν πρέπει να χρησιμοποιήσουν το Form 1099-NEC ή το Form 1099-MISC.

Περίπτωση	Συνήθες έντυπο	Συνήθες όριο
Υπηρεσίες από μη μισθωτό, συμπεριλαμβανομένων πολλών πληρωμών σε contractors	1099-NEC	600 δολάρια ή περισσότερο
Ενοίκιο	1099-MISC	600 δολάρια ή περισσότερο
Δικαιώματα	1099-MISC	10 δολάρια ή περισσότερο
Έπαθλα, βραβεία και άλλα εισοδήματα	1099-MISC	Συνήθως 600 δολάρια ή περισσότερο
Πληρωμές για ιατρικές και υγειονομικές υπηρεσίες	1099-MISC	600 δολάρια ή περισσότερο
Ακαθάριστα ποσά που καταβλήθηκαν σε δικηγόρους	1099-MISC	600 δολάρια ή περισσότερο
Πωλήσεις καταναλωτικών προϊόντων για μεταπώληση σε διάταξη προμήθειας	1099-MISC ή 1099-NEC	5.000 δολάρια ή περισσότερο

Για πληρωμές υπηρεσιών τύπου contractor, το Form 1099-NEC είναι συνήθως το σωστό έντυπο. Το Form 1099-MISC προορίζεται για συγκεκριμένες κατηγορίες όπως ενοίκιο, δικαιώματα και ορισμένες άλλες αναφερόμενες πληρωμές.

Πότε συνήθως στέλνετε 1099 σε μια LLC

1. Πληρώσατε για υπηρεσίες

Αν η επιχείρησή σας πληρώνει μια LLC για υπηρεσίες και η πληρωμή είναι αναφερόμενη, η LLC μπορεί να χρειάζεται ένα 1099-NEC.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Υπηρεσίες μάρκετινγκ
• Σχεδιασμό και ανάπτυξη ιστοσελίδων
• Κηπουρική για επαγγελματικό ακίνητο
• Συμβουλευτικές υπηρεσίες
• Φωτογραφία ή βιντεοσκόπηση
• Ελεύθερη συγγραφή ή επιμέλεια
• Υπηρεσίες λογιστικής τήρησης βιβλίων ή λογιστικής
• Εργασίες εγκατάστασης ή επισκευής που εκτελούνται από ανεξάρτητο contractor

Αν το συνολικό ποσό που πληρώθηκε σε αυτόν τον προμηθευτή φτάσει τα 600 δολάρια ή περισσότερο μέσα στο έτος, η υποχρέωση αναφοράς συχνά ισχύει, εκτός αν υπάρχει κάποια εξαίρεση.

2. Πληρώσατε ενοίκιο σε μια LLC

Οι πληρωμές εμπορικού ενοικίου μπορεί να είναι αναφερόμενες στο Form 1099-MISC όταν η πληρωμή γίνεται στον εκμισθωτή, τον ιδιοκτήτη ή τον κατάλληλο αναφερόμενο δικαιούχο.

Αυτό μπορεί να προκύψει όταν:

• Νοικιάζετε επαγγελματικό χώρο από μια LLC που κατέχει το ακίνητο
• Πληρώνετε ενοίκιο αποθήκευσης σε μια επιχειρηματική οντότητα
• Κάνετε άλλες αναφερόμενες πληρωμές ενοικίου στο πλαίσιο της επιχείρησης

Λάβετε υπόψη ότι οι κανόνες αναφοράς μπορεί να εξαρτώνται από το ποιος κατέχει πραγματικά το ακίνητο και ποιος είναι ο σωστός παραλήπτης στο W-9.

3. Πληρώσατε δικαιώματα ή άλλα αναφερόμενα εισοδήματα

Ορισμένες πληρωμές προς μια LLC μπορεί να ανήκουν στο Form 1099-MISC αντί για το 1099-NEC.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Δικαιώματα
• Έπαθλα και βραβεία
• Ορισμένες άλλες πληρωμές εισοδήματος
• Ορισμένες πληρωμές για ιατρικές ή υγειονομικές υπηρεσίες
• Ακαθάριστα ποσά που καταβλήθηκαν σε δικηγόρους

Αυτές οι κατηγορίες δεν εμφανίζονται τόσο συχνά όσο οι πληρωμές σε contractors, αλλά έχουν σημασία όταν προκύπτουν.

4. Πληρώσατε μέσω διάταξης προμήθειας ή μεταπώλησης

Αν συμμετέχετε σε διάταξη αγοραπωλησίας ή προμήθειας που αφορά καταναλωτικά προϊόντα για μεταπώληση, μπορεί να ισχύουν ειδικοί κανόνες αναφοράς μόλις το συνολικό ποσό φτάσει το όριο του IRS.

Αυτό είναι λιγότερο συνηθισμένο για καθημερινούς προμηθευτές, αλλά αξίζει να το έχετε υπόψη αν η επιχείρησή σας συνεργάζεται με αντιπροσώπους πωλήσεων, συστήματα παραπομπών ή χονδρικά μεταπωλητικά σχήματα.

Πότε συνήθως δεν στέλνετε 1099 σε μια LLC

1. Η LLC φορολογείται ως εταιρεία

Ο IRS γενικά δεν απαιτεί Form 1099-NEC ή Form 1099-MISC για πληρωμές προς μια εταιρεία, συμπεριλαμβανομένης μιας LLC που φορολογείται ως C corporation ή S corporation.

Αυτή είναι μία από τις σημαντικότερες εξαιρέσεις που πρέπει να θυμάστε. Πολλοί επιχειρηματίες θεωρούν ότι όλες οι LLC λαμβάνουν 1099. Δεν ισχύει αυτό.

2. Πληρώσατε για εμπορεύματα ή αγαθά

Οι πληρωμές για εμπορεύματα, υλικά, μεταφορικά, αποθήκευση και παρόμοια στοιχεία γενικά δεν αναφέρονται στο Form 1099-NEC ή Form 1099-MISC.

Αυτό σημαίνει ότι αν αγοράζετε προϊόντα από μια LLC, συνήθως δεν εκδίδετε 1099 μόνο και μόνο επειδή ο πωλητής είναι LLC.

3. Πληρώσατε με κάρτα ή μέσω δικτύου τρίτου μέρους

Αν πληρώνετε με πιστωτική κάρτα, χρεωστική κάρτα ή μέσω πολλών πλατφορμών πληρωμών τρίτου μέρους, η υποχρέωση αναφοράς γενικά μεταφέρεται στον επεξεργαστή πληρωμών, ο οποίος μπορεί να εκδώσει Form 1099-K.

Αυτή η διάκριση είναι σημαντική. Δεν θέλετε να εκδώσετε διπλά έντυπα για το ίδιο σύνολο συναλλαγών, εκτός αν οι κανόνες του IRS το απαιτούν ρητά.

4. Η πληρωμή δεν έφτασε το όριο

Το πιο συνηθισμένο όριο για πληρωμές σε contractors είναι 600 δολάρια για το έτος.

Αν το συνολικό αναφερόμενο ποσό προς αυτόν τον προμηθευτή παρέμεινε κάτω από το όριο, ένα 1099 γενικά δεν απαιτείται.

Γιατί το Form W-9 έχει σημασία

Πριν πληρώσετε έναν προμηθευτή, ζητήστε το Form W-9.

Το Form W-9 σας δίνει την επίσημη επωνυμία του προμηθευτή, τη φορολογική του ταξινόμηση, τη διεύθυνση και τον αριθμό φορολογικού μητρώου. Αυτές οι πληροφορίες σας βοηθούν να προσδιορίσετε αν η LLC φορολογείται ως εταιρεία και αν απαιτείται 1099.

Για μια disregarded entity, οι οδηγίες του IRS απαιτούν το W-9 να εμφανίζει το όνομα του ιδιοκτήτη στη γραμμή 1 και το όνομα της disregarded entity στη γραμμή 2. Για σκοπούς αναφοράς, αυτό κάνει πολύ πιο εύκολη την αντιστοίχιση του δικαιούχου με το σωστό φορολογικό αρχείο.

Μια καθαρή διαδικασία W-9 σας βοηθά να αποφύγετε:

• Σφάλματα αρχειοθέτησης λόγω λάθους ονόματος
• Προβλήματα με ελλείπον TIN
• Απορριφθείσες ηλεκτρονικές υποβολές
• Ζητήματα παρακράτησης λόγω μη συμμόρφωσης
• Τρέξιμο της τελευταίας στιγμής στο τέλος του έτους για διόρθωση των αρχείων προμηθευτών

Τι γίνεται αν η LLC δεν δώσει W-9;

Αν ο δικαιούχος αρνηθεί να δώσει σωστό taxpayer identification number, η επιχείρησή σας ίσως χρειαστεί να εξετάσει την παρακράτηση λόγω μη συμμόρφωσης.

Ο τρέχων συντελεστής παρακράτησης λόγω μη συμμόρφωσης είναι 24% για αναφερόμενες πληρωμές.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε ελλιπές W-9 δημιουργεί αυτόματα παρακράτηση σε κάθε περίπτωση, αλλά σημαίνει ότι δεν πρέπει να αγνοήσετε το πρόβλημα. Αν ο προμηθευτής δεν συνεργάζεται, τεκμηριώστε το αίτημά σας και ακολουθήστε προσεκτικά τους κανόνες του IRS.

Προθεσμίες υποβολής που πρέπει να γνωρίζετε

Η προθεσμία υποβολής εξαρτάται από το έντυπο.

Form 1099-NEC

• Δώστε αντίγραφο στον δικαιούχο έως τις 31 Ιανουαρίου
• Υποβάλετε στον IRS έως τις 31 Ιανουαρίου

Αυτή η προθεσμία ισχύει είτε υποβάλετε σε χαρτί είτε ηλεκτρονικά.

Form 1099-MISC

• Δώστε αντίγραφα στον δικαιούχο έως τις 31 Ιανουαρίου στις περισσότερες περιπτώσεις
• Υποβάλετε στον IRS έως τις 28 Φεβρουαρίου αν γίνεται υποβολή σε χαρτί
• Υποβάλετε στον IRS έως τις 31 Μαρτίου αν γίνεται ηλεκτρονικά

Ορισμένες περιπτώσεις του 1099-MISC μπορεί να έχουν ειδικές προθεσμίες για τον δικαιούχο, οπότε να ελέγχετε πάντα τις τρέχουσες οδηγίες του IRS αν ισχύει το box 8 ή το box 10.

Όριο ηλεκτρονικής υποβολής

Για δηλώσεις πληροφοριών που απαιτείται να υποβληθούν την ή μετά την 1η Ιανουαρίου 2024, ο IRS γενικά μείωσε το όριο ηλεκτρονικής υποβολής σε 10 δηλώσεις πληροφοριών όταν αθροίζονται οι σχετικοί τύποι δηλώσεων.

Αυτό σημαίνει ότι πολλές μικρές επιχειρήσεις που παλαιότερα υπέβαλλαν σε χαρτί τώρα πρέπει να υποβάλλουν ηλεκτρονικά.

Μια απλή διαδικασία απόφασης

Αν δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να στείλετε 1099 σε μια LLC, χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία.

Βήμα 1: Επιβεβαιώστε πώς φορολογείται η LLC

Ελέγξτε το W-9 του προμηθευτή και προσδιορίστε αν η LLC είναι:

• Disregarded
• Partnership
• C corporation
• S corporation

Αν η LLC φορολογείται ως εταιρεία, ένα 1099 συνήθως δεν απαιτείται για συνήθεις πληρωμές υπηρεσιών.

Βήμα 2: Προσδιορίστε το είδος της πληρωμής

Ρωτήστε αν η πληρωμή έγινε για:

• Υπηρεσίες
• Ενοίκιο
• Δικαιώματα
• Αμοιβές δικηγόρων
• Αγαθά ή εμπορεύματα
• Συναλλαγή μέσω κάρτας ή επεξεργαστή πληρωμών

Το είδος της πληρωμής συχνά καθορίζει το έντυπο, όχι μόνο το όνομα της οντότητας.

Βήμα 3: Ελέγξτε το χρηματικό όριο

Προσθέστε όλες τις αναφερόμενες πληρωμές για το ημερολογιακό έτος.

Αν το συνολικό ποσό δεν φτάνει το ισχύον όριο, ένα 1099 συνήθως δεν απαιτείται.

Βήμα 4: Ελέγξτε για εξαιρέσεις μεθόδου πληρωμής

Αν η πληρωμή έγινε μέσω δικτύου καρτών ή πλατφόρμας τρίτου μέρους, οι κανόνες του 1099-K μπορεί να ισχύουν αντί αυτού.

Βήμα 5: Υποβάλετε εγκαίρως

Συλλέξτε τα W-9 νωρίς, συμφωνήστε τα συνολικά ποσά των προμηθευτών στο τέλος του έτους και υποβάλετε το σωστό έντυπο πριν από την προθεσμία.

Συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι επιχειρήσεις

Υποθέτοντας ότι κάθε LLC παίρνει 1099

Αυτό είναι το πιο συχνό λάθος. Μια LLC που φορολογείται ως εταιρεία συνήθως δεν αναφέρεται με τον ίδιο τρόπο όπως ένας ατομικός επιχειρηματίας ή μια partnership.

Χρησιμοποιώντας το λάθος έντυπο

Οι πληρωμές για υπηρεσίες συνήθως ανήκουν στο Form 1099-NEC, όχι στο Form 1099-MISC.

Ξεχνώντας να ζητήσετε W-9

Χωρίς W-9, ίσως να μην έχετε τη νόμιμη επωνυμία, το TIN ή την ταξινόμηση οντότητας που χρειάζεστε για σωστή υποβολή.

Έκδοση διπλών εντύπων

Μην εκδίδετε τόσο ένα 1099 όσο και να βασίζεστε σε ένα 1099-K που εξέδωσε ο επεξεργαστής για το ίδιο σύνολο πληρωμών, εκτός αν τα πραγματικά περιστατικά το απαιτούν πραγματικά.

Χάνοντας την προθεσμία

Η εκπρόθεσμη υποβολή μπορεί να δημιουργήσει πρόστιμα και επιπλέον εργασία διόρθωσης, κάτι που θα μπορούσε εύκολα να αποφευχθεί με μια βασική διαδικασία στο τέλος του έτους.

Τι πρέπει να έχουν οι ιδρυτές σε εφαρμογή

Αν διαχειρίζεστε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, δημιουργήστε μια διαδικασία αναφοράς προμηθευτών πριν φτάσει η φορολογική περίοδος.

Ένας πρακτικός τρόπος εργασίας μοιάζει με αυτό:

• Συλλέξτε W-9 πριν από την πρώτη πληρωμή
• Παρακολουθείτε τη μέθοδο πληρωμής και το είδος πληρωμής
• Διαχωρίζετε τις δαπάνες για contractors από τις δαπάνες για προϊόντα
• Ελέγχετε τα σωρευτικά ποσά κάθε μήνα
• Επιβεβαιώνετε τη φορολογική ταξινόμηση της LLC πριν το τέλος του έτους
• Στέλνετε τα έντυπα μέχρι την προθεσμία

Για τους ιδρυτές που δημιουργούν νέες οντότητες, οι καλές συνήθειες συμμόρφωσης από νωρίς εξοικονομούν χρόνο αργότερα. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να χτίσουν και να διατηρήσουν τα θεμέλια της επιχείρησής τους, υποστηρίζοντας οργανωμένα αρχεία, πιο καθαρή διαχείριση προμηθευτών και πιο ομαλή αναφορά στο τέλος του έτους.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να στείλω 1099 σε μονοπρόσωπη LLC;

Συχνά ναι, αν η LLC είναι disregarded entity και η πληρωμή είναι αναφερόμενη. Η φορολογική ταξινόμηση του ιδιοκτήτη και το είδος της πληρωμής εξακολουθούν να έχουν σημασία.

Πρέπει να στείλω 1099 σε LLC που φορολογείται ως S corporation;

Συνήθως όχι για συνήθεις πληρωμές σε contractors, επειδή ο IRS γενικά εξαιρεί τις πληρωμές προς εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων των LLC που φορολογούνται ως S corporations.

Πρέπει να στείλω 1099 σε LLC που φορολογείται ως C corporation;

Συνήθως όχι για συνήθεις πληρωμές σε contractors, για τον ίδιο λόγο.

Χρειάζομαι 1099 αν πλήρωσα με πιστωτική κάρτα;

Συνήθως όχι. Οι πληρωμές με κάρτα και μέσω δικτύων τρίτων συνήθως καλύπτονται μέσω αναφοράς Form 1099-K από τον επεξεργαστή.

Χρειάζομαι 1099 για προϊόντα που αγόρασα από μια LLC;

Συνήθως όχι, επειδή τα εμπορεύματα και παρόμοια στοιχεία γενικά δεν αναφέρονται στο Form 1099-NEC ή Form 1099-MISC.

Τι γίνεται αν πλήρωσα ήδη τον προμηθευτή χωρίς να συλλέξω W-9;

Ζητήστε αμέσως το W-9, τεκμηριώστε το αίτημα και τακτοποιήστε την ταξινόμηση του προμηθευτή πριν από την περίοδο υποβολής. Αν το TIN εξακολουθεί να λείπει, μπορεί να ισχύουν οι κανόνες παρακράτησης λόγω μη συμμόρφωσης.

Συμπέρασμα

Δεν στέλνετε 1099 σε κάθε LLC.

Στέλνετε ένα όταν η πληρωμή είναι αναφερόμενη, η LLC δεν φορολογείται ως εταιρεία και το ποσό φτάνει το ισχύον όριο. Σε πολλές περιπτώσεις, οι πληρωμές για υπηρεσίες ανήκουν στο Form 1099-NEC, ενώ το ενοίκιο και άλλες ειδικές κατηγορίες ανήκουν στο Form 1099-MISC.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι απλή: συλλέγετε W-9 νωρίς, επιβεβαιώνετε τη φορολογική ταξινόμηση της LLC, παρακολουθείτε τα συνολικά ποσά πληρωμών καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους και υποβάλλετε το σωστό έντυπο εγκαίρως.