Faut-il envoyer un feuillet 1099 à une LLC? Explication des règles de l’IRS

Si vous payez une LLC pour du travail, la réponse courte est: parfois.

Une LLC est une structure juridique, mais l’IRS ne traite pas toutes les LLC de la même façon aux fins de déclaration de renseignements. Le fait d’envoyer ou non un 1099 dépend de la façon dont la LLC est imposée, du type de paiement effectué et du mode de paiement utilisé.

Pour les entreprises américaines, il ne s’agit pas seulement d’une question de paperasse. Une erreur de déclaration peut entraîner des problèmes de production de déclarations, de la confusion chez les fournisseurs et des problèmes de retenue de sauvegarde. L’approche la plus sûre consiste à bien classer le paiement avant la fin de l’année et à recueillir un formulaire W-9 de chaque fournisseur que vous prévoyez payer pour des services déclarables.

Réponse rapide

Vous envoyez généralement un 1099 à une LLC lorsque:

• le paiement a été effectué pour des services rendus dans le cadre de votre entreprise
• le total payé était d’au moins 600 $ au cours de l’année
• la LLC n’est pas imposée comme une société par actions de type C ou S
• le paiement n’a pas été effectué par carte de crédit, carte de débit ou réseau de paiement tiers qui déclare au moyen du formulaire 1099-K

Vous n’envoyez généralement pas de 1099 à une LLC lorsque:

• la LLC est imposée comme une société par actions de type C ou S
• vous avez payé des marchandises, du fret ou d’autres éléments similaires non déclarables
• le paiement a été effectué au moyen d’un processeur qui émet un formulaire 1099-K
• le montant total déclarable n’a pas atteint le seuil applicable

Pourquoi les LLC créent de la confusion

Le terme LLC décrit une entité d’affaires en droit de l’État, pas une classification fiscale.

Aux fins de l’impôt fédéral, une LLC peut être imposée comme:

• une entité non distincte
• une société de personnes
• une société par actions de type C
• une société par actions de type S

Cette distinction est importante, car l’IRS exige généralement des déclarations de renseignements pour les paiements versés à des non-employés, mais il n’exige généralement pas le formulaire 1099-NEC ou le formulaire 1099-MISC pour les paiements versés à des sociétés, y compris les LLC traitées comme des sociétés par actions de type C ou S.

La bonne question n’est donc pas simplement: « Est-ce une LLC? » Il vaut mieux demander: « Comment cette LLC est-elle imposée, et quel type de paiement ai-je effectué? »

Quel formulaire s’applique?

Pour la plupart des propriétaires d’entreprise, la vraie question est de savoir s’il faut utiliser le formulaire 1099-NEC ou le formulaire 1099-MISC.

Situation	Formulaire habituel	Seuil courant
Services rendus par un non-employé, y compris plusieurs paiements à des entrepreneurs	1099-NEC	600 $ ou plus
Loyer	1099-MISC	600 $ ou plus
Redevances	1099-MISC	10 $ ou plus
Prix, récompenses et autres revenus	1099-MISC	Habituellement 600 $ ou plus
Paiements pour soins médicaux et santé	1099-MISC	600 $ ou plus
Produits bruts versés à des avocats	1099-MISC	600 $ ou plus
Ventes de produits de consommation destinés à la revente dans le cadre d’un arrangement à commission	1099-MISC ou 1099-NEC	5 000 $ ou plus

Pour les paiements de services de type entrepreneur, le formulaire 1099-NEC est généralement le bon formulaire. Le formulaire 1099-MISC est réservé à des catégories précises comme le loyer, les redevances et certains autres paiements déclarables.

Quand envoyer généralement un 1099 à une LLC

1. Vous avez payé des services

Si votre entreprise paie une LLC pour des services et que le paiement est déclarable, la LLC peut devoir recevoir un 1099-NEC.

Exemples courants:

• services de marketing
• conception et développement de sites Web
• entretien paysager pour une propriété commerciale
• consultation
• photographie ou vidéographie
• rédaction ou révision pigiste
• tenue de livres ou services comptables
• travaux d’installation ou de réparation effectués par un entrepreneur indépendant

Si le total versé à ce fournisseur atteint 600 $ ou plus au cours de l’année, l’obligation de déclaration s’applique souvent, à moins qu’une exception ne s’applique.

2. Vous avez payé un loyer à une LLC

Les paiements de loyer commercial peuvent être déclarables au moyen du formulaire 1099-MISC lorsqu’ils sont versés au propriétaire, au détenteur ou au bénéficiaire approprié.

Cela peut se produire lorsque:

• vous louez des bureaux à une LLC propriétaire d’un immeuble
• vous payez un loyer d’entreposage à une entité commerciale
• vous effectuez d’autres paiements de loyer déclarables dans le cadre de vos activités

Gardez à l’esprit que les règles de déclaration peuvent dépendre du véritable propriétaire du bien et du destinataire approprié indiqué sur le W-9.

3. Vous avez payé des redevances ou d’autres revenus déclarables

Certains paiements versés à une LLC peuvent devoir être inscrits sur le formulaire 1099-MISC plutôt que sur le 1099-NEC.

Exemples:

• redevances
• prix et récompenses
• certains autres paiements de revenu
• certains paiements pour soins médicaux ou de santé
• produits bruts versés à des avocats

Ces catégories sont moins fréquentes que les paiements à des entrepreneurs, mais elles comptent lorsqu’elles s’appliquent.

4. Vous avez payé dans le cadre d’une commission ou d’une entente de revente

Si vous participez à une entente d’achat-vente ou à commission impliquant des produits de consommation destinés à la revente, des règles de déclaration particulières peuvent s’appliquer une fois que le total atteint le seuil de l’IRS.

Cela est moins courant pour les fournisseurs de tous les jours, mais il vaut la peine de le noter si votre entreprise travaille avec des représentants des ventes, des ententes de recommandation ou des revendeurs de type grossiste.

Quand ne pas envoyer généralement un 1099 à une LLC

1. La LLC est imposée comme une société

L’IRS n’exige généralement pas le formulaire 1099-NEC ou le formulaire 1099-MISC pour les paiements versés à une société, y compris une LLC imposée comme une société par actions de type C ou S.

C’est l’une des exceptions les plus importantes à retenir. De nombreux propriétaires d’entreprise pensent que toutes les LLC reçoivent des 1099. Ce n’est pas le cas.

2. Vous avez payé des marchandises ou des biens

Les paiements pour des marchandises, des matériaux, du fret, de l’entreposage et d’autres éléments similaires ne sont généralement pas déclarables au moyen du formulaire 1099-NEC ou du formulaire 1099-MISC.

Autrement dit, si vous achetez des produits d’une LLC, vous n’émettez généralement pas de 1099 simplement parce que le vendeur est une LLC.

3. Vous avez payé par carte ou par un réseau tiers

Si vous payez par carte de crédit, carte de débit ou par certaines plateformes de paiement tierces, l’obligation de déclaration est généralement transférée au processeur de paiement, qui peut émettre le formulaire 1099-K.

Cette distinction est importante. Vous ne voulez pas produire des formulaires en double pour la même série de transactions, sauf si les règles de l’IRS l’exigent expressément.

4. Le paiement n’a pas atteint le seuil

Le seuil le plus courant pour les paiements à des entrepreneurs est de 600 $ pour l’année.

Si le total de vos paiements déclarables à ce fournisseur est resté sous le seuil, un 1099 n’est généralement pas requis.

Pourquoi le formulaire W-9 est important

Avant de payer un fournisseur, demandez le formulaire W-9.

Le formulaire W-9 vous fournit le nom légal du fournisseur, sa classification fiscale, son adresse et son numéro d’identification fiscale. Ces renseignements vous aident à déterminer si la LLC est imposée comme une société et si un 1099 est requis.

Pour une entité non distincte, les instructions de l’IRS exigent que le W-9 indique le nom du propriétaire à la ligne 1 et le nom de l’entité non distincte à la ligne 2. Aux fins de déclaration, cela facilite l’association du bénéficiaire avec le bon dossier fiscal.

Un processus W-9 bien tenu vous aide à éviter:

• les erreurs de nom dans la déclaration
• les problèmes de NIF manquant
• les rejets de production électronique
• les problèmes de retenue de sauvegarde
• les courses de dernière minute pour corriger les dossiers des fournisseurs

Que faire si la LLC ne fournit pas de W-9?

Si un bénéficiaire refuse de fournir un numéro d’identification fiscale exact, votre entreprise peut devoir envisager une retenue de sauvegarde.

Le taux actuel de retenue de sauvegarde est de 24 % pour les paiements déclarables.

Cela ne veut pas dire que chaque W-9 manquant déclenche automatiquement une retenue dans tous les cas, mais cela signifie que vous ne devez pas ignorer le problème. Si le fournisseur ne coopère pas, documentez votre demande et suivez attentivement les règles de l’IRS.

Dates limites de production à connaître

La date limite dépend du formulaire.

Formulaire 1099-NEC

• remettre au bénéficiaire au plus tard le 31 janvier
• déposer auprès de l’IRS au plus tard le 31 janvier

Cette date limite s’applique que vous produisiez sur papier ou par voie électronique.

Formulaire 1099-MISC

• remettre les copies au bénéficiaire au plus tard le 31 janvier dans la plupart des cas
• déposer auprès de l’IRS au plus tard le 28 février si vous produisez sur papier
• déposer auprès de l’IRS au plus tard le 31 mars si vous produisez par voie électronique

Certaines situations liées au 1099-MISC peuvent avoir des dates limites spéciales pour le bénéficiaire; consultez donc toujours les instructions actuelles de l’IRS si la case 8 ou la case 10 s’applique.

Seuil de production électronique

Pour les déclarations de renseignements à produire à compter du 1er janvier 2024, l’IRS a généralement abaissé le seuil de production électronique à 10 déclarations de renseignements, toutes catégories de formulaires visées confondues.

Cela signifie que beaucoup de petites entreprises qui produisaient auparavant sur papier doivent maintenant produire par voie électronique.

Un processus décisionnel simple

Si vous ne savez pas s’il faut envoyer un 1099 à une LLC, suivez ce processus.

Étape 1: Confirmez comment la LLC est imposée

Examinez le W-9 du fournisseur et déterminez si la LLC est:

• une entité non distincte
• une société de personnes
• une société par actions de type C
• une société par actions de type S

Si la LLC est imposée comme une société, un 1099 n’est généralement pas requis pour les paiements ordinaires de services.

Étape 2: Déterminez le type de paiement

Demandez-vous si le paiement était pour:

• des services
• du loyer
• des redevances
• des honoraires d’avocat
• des biens ou marchandises
• une transaction par carte ou par processeur

Le type de paiement détermine souvent le formulaire, pas seulement le nom de l’entité.

Étape 3: Vérifiez le seuil en dollars

Additionnez tous les paiements déclarables pour l’année civile.

Si le total n’atteint pas le seuil applicable, un 1099 n’est généralement pas requis.

Étape 4: Vérifiez les exceptions liées au mode de paiement

Si le paiement a été effectué par un réseau de cartes ou une plateforme tierce, les règles du 1099-K peuvent s’appliquer à la place.

Étape 5: Produisez à temps

Recueillez vos W-9 tôt, rapprochez les totaux annuels des fournisseurs et soumettez la bonne déclaration de renseignements avant la date limite.

Erreurs courantes des entreprises

Supposer que chaque LLC reçoit un 1099

C’est l’erreur la plus fréquente. Une LLC imposée comme une société n’est généralement pas déclarée de la même façon qu’un travailleur autonome ou une société de personnes.

Utiliser le mauvais formulaire

Les paiements de services doivent généralement figurer sur le formulaire 1099-NEC, et non sur le formulaire 1099-MISC.

Oublier de demander un W-9

Sans W-9, vous n’avez peut-être pas le nom légal, le NIF ou la classification de l’entité nécessaires pour produire correctement.

Émettre des formulaires en double

N’émettez pas à la fois un 1099 et ne vous fiez pas à un 1099-K émis par un processeur pour la même série de paiements, à moins que les faits exigent vraiment les deux.

Manquer la date limite

Une production tardive peut entraîner des pénalités et des corrections qui sont faciles à éviter avec un simple processus de fin d’année.

Ce que les fondateurs devraient mettre en place

Si vous exploitez une entreprise en croissance, mettez en place un processus de déclaration des fournisseurs avant l’arrivée de la saison des impôts.

Un flux de travail pratique ressemble à ceci:

• recueillir un W-9 avant le premier paiement
• suivre le mode de paiement et le type de paiement
• séparer les dépenses liées aux entrepreneurs de celles liées aux produits
• examiner les totaux cumulés depuis le début de l’année chaque mois
• confirmer la classification fiscale de la LLC avant la fin de l’année
• envoyer les formulaires avant la date limite

Pour les fondateurs qui créent de nouvelles entités, de bonnes habitudes de conformité dès le départ permettent de gagner du temps plus tard. Zenind aide les entrepreneurs à bâtir et à maintenir les bases de leur entreprise, ce qui favorise des dossiers organisés, une gestion plus claire des fournisseurs et une production de fin d’année plus fluide.

Foire aux questions

Dois-je envoyer un 1099 à une LLC à associé unique?

Souvent oui, si la LLC est une entité non distincte et que le paiement est déclarable. La classification fiscale du propriétaire et le type de paiement demeurent importants.

Dois-je envoyer un 1099 à une LLC imposée comme une société par actions de type S?

Habituellement non pour les paiements ordinaires à des entrepreneurs, car l’IRS exclut généralement les paiements versés aux sociétés, y compris les LLC imposées comme des sociétés par actions de type S.

Dois-je envoyer un 1099 à une LLC imposée comme une société par actions de type C?

Habituellement non pour les paiements ordinaires à des entrepreneurs, pour la même raison.

Ai-je besoin d’un 1099 si j’ai payé par carte de crédit?

Habituellement non. Les paiements par carte et par réseau tiers sont généralement déclarés par le processeur au moyen du formulaire 1099-K.

Ai-je besoin d’un 1099 pour des produits achetés auprès d’une LLC?

Habituellement non, car les marchandises et éléments similaires ne sont généralement pas déclarables au moyen du formulaire 1099-NEC ou du formulaire 1099-MISC.

Que faire si j’ai déjà payé le fournisseur sans recueillir un W-9?

Demandez immédiatement le W-9, documentez la demande et régularisez la classification du fournisseur avant la saison de production. Si le NIF manque toujours, les règles de retenue de sauvegarde peuvent s’appliquer.

En bref

Vous n’envoyez pas un 1099 à chaque LLC.

Vous en envoyez un lorsque le paiement est déclarable, que la LLC n’est pas imposée comme une société et que le montant atteint le seuil applicable. Dans bien des cas, les services d’entrepreneur vont sur le formulaire 1099-NEC, tandis que le loyer et certaines autres catégories vont sur le formulaire 1099-MISC.

L’approche la plus sûre est simple: recueillez les W-9 tôt, vérifiez la classification fiscale de la LLC, suivez les totaux de paiement tout au long de l’année et produisez le bon formulaire à temps.