Deve enviar um 1099 a uma LLC? Explicação das regras do IRS

Se pagar a uma LLC por trabalho, a resposta curta é: às vezes.

Uma LLC é uma estrutura jurídica, mas o IRS não trata todas as LLCs da mesma forma para efeitos de reporte de informação. A decisão de enviar um 1099 depende de como a LLC é tributada, do que pagou e da forma como efetuou o pagamento.

Para empresas dos EUA, isto é mais do que uma questão administrativa. Um reporte incorreto pode criar problemas evitáveis de declaração fiscal, confusão com fornecedores e problemas de retenção de backup. A abordagem mais segura é classificar corretamente o pagamento antes do final do ano e recolher um Formulário W-9 de todos os fornecedores a quem espera pagar serviços reportáveis.

Resposta Rápida

Normalmente envia um 1099 a uma LLC quando:

• O pagamento foi por serviços prestados no âmbito da sua atividade empresarial
• O total pago foi de pelo menos $600 durante o ano
• A LLC não é tributada como uma C corporation ou S corporation
• O pagamento não foi feito com cartão de crédito, cartão de débito ou uma rede de pagamento de terceiros que reporte no Formulário 1099-K

Normalmente não envia um 1099 a uma LLC quando:

• A LLC é tributada como uma C corporation ou S corporation
• Pagou por mercadorias, frete ou itens semelhantes não reportáveis
• O pagamento foi feito através de um processador que emite o Formulário 1099-K
• O montante total reportável não atingiu o limite aplicável

Porque é que as LLCs Criam Confusão

O termo LLC descreve uma entidade empresarial ao abrigo da lei estadual, e não uma classificação fiscal.

Para efeitos de imposto federal, uma LLC pode ser tributada como:

• Uma entidade disregarded
• Uma parceria
• Uma C corporation
• Uma S corporation

Essa distinção é importante porque o IRS geralmente exige declarações informativas para pagamentos a não empregados, mas, em regra, não exige o Formulário 1099-NEC nem o Formulário 1099-MISC para pagamentos a sociedades, incluindo LLCs tratadas como C corporations ou S corporations.

Por isso, a questão não é simplesmente: “É uma LLC?” A melhor pergunta é: “Como é tributada esta LLC e que tipo de pagamento fiz?”

Qual é o Formulário Aplicável?

Para a maioria dos empresários, a questão é realmente saber se deve usar o Formulário 1099-NEC ou o Formulário 1099-MISC.

Situação	Formulário típico	Limite comum
Serviços prestados por um não empregado, incluindo muitos pagamentos a contratados	1099-NEC	$600 ou mais
Renda de arrendamento	1099-MISC	$600 ou mais
Royalties	1099-MISC	$10 ou mais
Prémios, recompensas e outros rendimentos	1099-MISC	Normalmente $600 ou mais
Pagamentos de cuidados médicos e de saúde	1099-MISC	$600 ou mais
Proveitos brutos pagos a advogados	1099-MISC	$600 ou mais
Vendas de produtos de consumo para revenda num acordo de comissão	1099-MISC ou 1099-NEC	$5,000 ou mais

Para pagamentos de serviços de contratados, o Formulário 1099-NEC é normalmente o formulário correto. O Formulário 1099-MISC fica reservado para categorias específicas, como renda de arrendamento, royalties e outros pagamentos reportáveis.

Quando Normalmente Envia um 1099 a uma LLC

1. Pagou por Serviços

Se a sua empresa paga a uma LLC por serviços e o pagamento é reportável, a LLC pode precisar de um 1099-NEC.

Exemplos comuns incluem:

• Serviços de marketing
• Design e desenvolvimento web
• Jardinagem de imóveis comerciais
• Consultoria
• Fotografia ou videografia
• Redação freelance ou revisão de texto
• Escrituração contabilística ou serviços de contabilidade
• Trabalhos de instalação ou reparação realizados por um contratante independente

Se o total pago a esse fornecedor atingir $600 ou mais ao longo do ano, a obrigação de reporte aplica-se frequentemente, salvo se existir uma exceção.

2. Pagou Renda a uma LLC

Pagamentos de renda comercial podem ser reportáveis no Formulário 1099-MISC quando o pagamento é feito ao senhorio, proprietário ou ao beneficiário correto para efeitos de reporte.

Isto pode acontecer quando:

• Arrenda espaço de escritório a uma LLC proprietária do imóvel
• Paga renda de armazenamento a uma entidade empresarial
• Efetua outros pagamentos de renda reportáveis no âmbito da atividade

Tenha em conta que as regras de reporte podem depender de quem é efetivamente o proprietário do imóvel e de quem é o destinatário correto no W-9.

3. Pagou Royalties ou Outros Rendimentos Reportáveis

Alguns pagamentos a uma LLC podem pertencer ao Formulário 1099-MISC em vez do 1099-NEC.

Exemplos incluem:

• Royalties
• Prémios e recompensas
• Certos outros pagamentos de rendimento
• Determinados pagamentos médicos ou de cuidados de saúde
• Proveitos brutos pagos a advogados

Estas categorias não surgem com tanta frequência como os pagamentos a contratados, mas são importantes quando acontecem.

4. Pagou no Âmbito de uma Comissão ou de um Acordo de Revenda

Se estiver envolvido num acordo de compra e venda ou baseado em comissão envolvendo produtos de consumo para revenda, podem aplicar-se regras especiais de reporte quando o total atinge o limite do IRS.

Isto é menos comum para fornecedores do dia a dia, mas vale a pena ter em atenção se a sua empresa trabalha com representantes de vendas, acordos de referência ou revendedores em modelo grossista.

Quando Normalmente Não Envia um 1099 a uma LLC

1. A LLC é Tributada como Sociedade

O IRS geralmente não exige o Formulário 1099-NEC nem o Formulário 1099-MISC para pagamentos a uma sociedade, incluindo uma LLC tributada como C corporation ou S corporation.

Esta é uma das exceções mais importantes a recordar. Muitos empresários assumem que todas as LLCs recebem 1099. Não recebem.

2. Pagou por Mercadorias ou Bens

Pagamentos por mercadorias, materiais, frete, armazenamento e itens semelhantes geralmente não são reportáveis no Formulário 1099-NEC ou 1099-MISC.

Isso significa que, se estiver a comprar produtos a uma LLC, normalmente não emite um 1099 apenas porque o vendedor é uma LLC.

3. Pagou com Cartão ou Através de uma Rede de Terceiros

Se pagar com cartão de crédito, cartão de débito ou muitas plataformas de pagamento de terceiros, a obrigação de reporte é geralmente transferida para o processador de pagamentos, que pode emitir o Formulário 1099-K.

Esta distinção é importante. Não deve emitir formulários duplicados para o mesmo fluxo de transações, salvo se as regras do IRS o exigirem especificamente.

4. O Pagamento Não Atingiu o Limite

O limite mais comum para pagamentos a contratados é $600 por ano.

Se o total de pagamentos reportáveis a esse fornecedor permaneceu abaixo do limite, um 1099 geralmente não é necessário.

Porque é que o Formulário W-9 é Importante

Antes de pagar a um fornecedor, peça o Formulário W-9.

O Formulário W-9 fornece o nome legal do fornecedor, a classificação fiscal, a morada e o número de identificação fiscal. Essa informação ajuda-o a determinar se a LLC é tributada como sociedade e se é necessário emitir um 1099.

Para uma entidade disregarded, as instruções do IRS exigem que o W-9 apresente o nome do proprietário na linha 1 e o nome da entidade disregarded na linha 2. Para efeitos de reporte, isso torna muito mais fácil associar o beneficiário ao registo fiscal correto.

Um processo limpo de W-9 ajuda-o a evitar:

• Erros de arquivo com nome incorreto
• Problemas com TIN em falta
• Submissões eletrónicas rejeitadas
• Problemas de retenção de backup
• Correria no final do ano para corrigir registos de fornecedores

E Se a LLC Não Fornecer um W-9?

Se um beneficiário se recusar a fornecer um número de identificação fiscal correto, a sua empresa pode ter de considerar a retenção de backup.

A taxa atual de retenção de backup é 24% para pagamentos reportáveis.

Isso não significa que a falta de um W-9 crie automaticamente retenção em todas as situações, mas significa que não deve ignorar o problema. Se o fornecedor não colaborar, documente o seu pedido e siga cuidadosamente as regras do IRS.

Prazos de Entrega que Deve Conhecer

O prazo depende do formulário.

Formulário 1099-NEC

• Entregar ao destinatário até 31 de janeiro
• Submeter ao IRS até 31 de janeiro

Este prazo aplica-se quer faça a entrega em papel quer eletronicamente.

Formulário 1099-MISC

• Entregar cópias ao destinatário até 31 de janeiro na maioria dos casos
• Submeter ao IRS até 28 de fevereiro se for em papel
• Submeter ao IRS até 31 de março se for eletronicamente

Algumas situações do 1099-MISC podem ter prazos especiais para o destinatário, por isso confirme sempre as instruções atuais do IRS se a caixa 8 ou a caixa 10 se aplicar.

Limite de Entrega Eletrónica

Para declarações informativas a entregar em ou após 1 de janeiro de 2024, o IRS reduziu geralmente o limite de entrega eletrónica para 10 declarações informativas, agregado entre os tipos de declaração sujeitos à regra.

Isso significa que muitas pequenas empresas que antes entregavam em papel agora precisam de entregar eletronicamente.

Um Processo de Decisão Simples

Se não tem a certeza se deve enviar um 1099 a uma LLC, use este processo.

Passo 1: Confirme Como a LLC é Tributada

Analise o W-9 do fornecedor e determine se a LLC é:

• Disregarded
• Uma parceria
• Uma C corporation
• Uma S corporation

Se a LLC for tributada como sociedade, normalmente não é necessário um 1099 para pagamentos ordinários de serviços.

Passo 2: Identifique o Tipo de Pagamento

Pergunte se o pagamento foi por:

• Serviços
• Renda
• Royalties
• Honorários de advogados
• Bens ou mercadorias
• Uma transação com cartão ou através de processador

O tipo de pagamento muitas vezes determina o formulário, e não apenas o nome da entidade.

Passo 3: Verifique o Limite Monetário

Some todos os pagamentos reportáveis ao longo do ano civil.

Se o total não atingir o limite aplicável, um 1099 geralmente não é necessário.

Passo 4: Verifique as Exceções Relativas ao Método de Pagamento

Se o pagamento foi feito através de uma rede de cartões ou de uma plataforma de terceiros, as regras do 1099-K podem aplicar-se em vez disso.

Passo 5: Entregue no Prazo

Recolha os W-9 com antecedência, reconcilie os totais anuais dos fornecedores e submeta a declaração informativa correta antes do prazo.

Erros Comuns das Empresas

Assumir que Todas as LLCs Recebem um 1099

Este é o erro mais frequente. Uma LLC tributada como sociedade geralmente não é reportada da mesma forma que um empresário em nome individual ou uma parceria.

Usar o Formulário Errado

Pagamentos por serviços pertencem geralmente ao Formulário 1099-NEC, e não ao Formulário 1099-MISC.

Esquecer de Pedir um W-9

Sem um W-9, pode não ter o nome legal, o TIN ou a classificação da entidade de que precisa para fazer o reporte corretamente.

Emitir Formulários Duplicados

Não emita simultaneamente um 1099 e um 1099-K emitido pelo processador para o mesmo fluxo de pagamentos, salvo se os factos realmente o exigirem.

Falhar o Prazo

A entrega tardia pode gerar penalizações e trabalho de correção que é fácil evitar com um processo simples no final do ano.

O Que os Fundadores Devem Implementar

Se gere uma empresa em crescimento, crie um processo de reporte de fornecedores antes da época fiscal.

Um fluxo de trabalho prático inclui:

• Recolher um W-9 antes do primeiro pagamento
• Registar o método de pagamento e o tipo de pagamento
• Separar os gastos com serviços dos gastos com produtos
• Rever os totais acumulados mensalmente
• Confirmar a classificação fiscal da LLC antes do final do ano
• Enviar os formulários dentro do prazo

Para fundadores que constituem novas entidades, hábitos sólidos de conformidade no início poupam tempo mais tarde. A Zenind ajuda empreendedores a construir e manter a base empresarial que suporta registos organizados, uma gestão de fornecedores mais clara e um reporte de fim de ano mais simples.

Perguntas Frequentes

Devo enviar um 1099 a uma LLC de um único membro?

Muitas vezes sim, se a LLC for uma entidade disregarded e o pagamento for reportável. A classificação fiscal do proprietário e o tipo de pagamento continuam a ser relevantes.

Devo enviar um 1099 a uma LLC tributada como S corporation?

Normalmente não para pagamentos ordinários de contratados, porque o IRS geralmente exclui pagamentos a sociedades, incluindo LLCs tributadas como S corporations.

Devo enviar um 1099 a uma LLC tributada como C corporation?

Normalmente não para pagamentos ordinários de contratados, pela mesma razão.

Preciso de um 1099 se paguei com cartão de crédito?

Normalmente não. Os pagamentos com cartão e através de redes de terceiros são geralmente tratados pelo processador através do Formulário 1099-K.

Preciso de um 1099 pelos produtos que comprei a uma LLC?

Normalmente não, porque mercadorias e itens semelhantes geralmente não são reportáveis no Formulário 1099-NEC ou 1099-MISC.

E se já tiver pago ao fornecedor sem recolher um W-9?

Peça o W-9 imediatamente, documente o pedido e resolva a classificação do fornecedor antes da época de entrega. Se o TIN continuar em falta, podem aplicar-se regras de retenção de backup.

Conclusão

Não envia um 1099 a todas as LLCs.

Envia-o quando o pagamento é reportável, a LLC não é tributada como sociedade e o montante atinge o limite aplicável. Em muitos casos, os serviços de contratados pertencem ao Formulário 1099-NEC, enquanto a renda e outras categorias especiais pertencem ao Formulário 1099-MISC.

A abordagem mais segura é simples: recolha W-9 cedo, verifique a classificação fiscal da LLC, acompanhe os totais de pagamento ao longo do ano e entregue o formulário correto dentro do prazo.