Posielate formulár 1099 spoločnosti LLC? Vysvetlenie pravidiel IRS

Ak platíte LLC za prácu, stručná odpoveď znie: niekedy áno.

LLC je právna forma, ale IRS nepristupuje ku každej LLC rovnako pri oznamovacích povinnostiach. To, či pošlete formulár 1099, závisí od toho, ako je LLC zdaňovaná, za čo ste platili a akým spôsobom ste platbu uskutočnili.

Pre americké firmy je to viac než len otázka papierovania. Nesprávne vykázanie môže spôsobiť zbytočné problémy s podaním daní, zmätok u dodávateľov a komplikácie so zálohovou zrážkou. Najbezpečnejší postup je správne klasifikovať platbu pred koncom roka a vyžiadať si formulár W-9 od každého dodávateľa, ktorému očakávate platby za reportovateľné služby.

Stručná odpoveď

Zvyčajne posielate formulár 1099 spoločnosti LLC, keď:

• Platba bola za služby vykonané v rámci vášho podnikania
• Celková zaplatená suma bola počas roka aspoň 600 USD
• LLC nie je zdaňovaná ako C corporation alebo S corporation
• Platba nebola uskutočnená kreditnou kartou, debetnou kartou ani prostredníctvom tretej platobnej siete, ktorá vykazuje na formulári 1099-K

Zvyčajne neposielate formulár 1099 spoločnosti LLC, keď:

• LLC je zdaňovaná ako C corporation alebo S corporation
• Platili ste za tovar, prepravu alebo podobné ne-reportovateľné položky
• Platba prebehla cez spracovateľa, ktorý vydáva formulár 1099-K
• Celková reportovateľná suma nedosiahla príslušný prah

Prečo LLC spôsobujú zmätok

Pojem LLC označuje podnikateľský subjekt podľa štátneho práva, nie daňovú klasifikáciu.

Na účely federálnych daní môže byť LLC zdaňovaná ako:

• Ignorovaný subjekt
• Partnerstvo
• C corporation
• S corporation

Tento rozdiel je dôležitý, pretože IRS vo všeobecnosti vyžaduje informačné výkazy pri platbách ne-zamestnancom, ale vo všeobecnosti nevyžaduje formulár 1099-NEC ani 1099-MISC pri platbách korporáciám, vrátane LLC, ktoré sú zdaňované ako C corporation alebo S corporation.

Otázka teda nie je len: „Je to LLC?“ Lepšia otázka znie: „Ako je táto LLC zdaňovaná a za aký typ platby som zaplatil?“

Ktorý formulár sa používa?

Pre väčšinu podnikateľov je podstatou otázka, či použiť formulár 1099-NEC alebo 1099-MISC.

Situácia	Typický formulár	Bežný prah
Služby od ne-zamestnanca, vrátane mnohých platieb dodávateľom	1099-NEC	600 USD alebo viac
Nájomné	1099-MISC	600 USD alebo viac
Autorské poplatky	1099-MISC	10 USD alebo viac
Výhry, odmeny a iný príjem	1099-MISC	Zvyčajne 600 USD alebo viac
Platby za zdravotnú a medicínsku starostlivosť	1099-MISC	600 USD alebo viac
Hrubé výnosy vyplatené právnikom	1099-MISC	600 USD alebo viac
Predaj spotrebných výrobkov na ďalší predaj v províznom usporiadaní	1099-MISC alebo 1099-NEC	5 000 USD alebo viac

Pri platbách za služby typu dodávateľa je zvyčajne správny formulár 1099-NEC. Formulár 1099-MISC je určený pre konkrétne kategórie, ako sú nájomné, autorské poplatky a určité ďalšie reportovateľné platby.

Kedy zvyčajne posielate 1099 spoločnosti LLC

1. Platili ste za služby

Ak vaša firma platí LLC za služby a platba je reportovateľná, LLC môže potrebovať formulár 1099-NEC.

Bežné príklady zahŕňajú:

• Marketingové služby
• Webdizajn a webový vývoj
• Údržbu zelene pri podnikateľskej nehnuteľnosti
• Poradenstvo
• Fotografovanie alebo videoprodukciu
• Freelance písanie alebo editovanie
• Účtovnícke alebo bookkeeping služby
• Inštalačné alebo opravárske práce vykonané nezávislým dodávateľom

Ak celková suma zaplatená tomuto dodávateľovi počas roka dosiahne 600 USD alebo viac, oznamovacia povinnosť sa často uplatní, pokiaľ neexistuje výnimka.

2. Platili ste nájomné LLC

Platby komerčného nájomného môžu byť reportovateľné na formulári 1099-MISC, ak sa platba uskutočňuje prenajímateľovi, vlastníkovi alebo správnemu reportovateľnému príjemcovi.

Toto môže nastať, keď:

• Prenajímate kancelárske priestory od LLC, ktorá vlastní nehnuteľnosť
• Platíte nájomné za skladovanie podnikateľskému subjektu
• Robíte iné reportovateľné platby nájomného v rámci podnikania

Majte na pamäti, že pravidlá vykazovania môžu závisieť od toho, kto nehnuteľnosť skutočne vlastní a kto je správny príjemca na formulári W-9.

3. Platili ste autorské poplatky alebo iný reportovateľný príjem

Niektoré platby LLC môžu patriť na formulár 1099-MISC namiesto 1099-NEC.

Príklady zahŕňajú:

• Autorské poplatky
• Výhry a odmeny
• Určitý iný príjem
• Určité platby za zdravotnú alebo medicínsku starostlivosť
• Hrubé výnosy vyplatené právnikom

Tieto kategórie sa neobjavujú tak často ako platby za služby, ale keď sa objavia, sú dôležité.

4. Platili ste prostredníctvom provízneho alebo predajného usporiadania

Ak ste zapojení do nákupno-predajného alebo provízneho usporiadania týkajúceho sa spotrebných výrobkov na ďalší predaj, môžu sa uplatniť špeciálne pravidlá vykazovania po dosiahnutí prahu IRS.

To je menej bežné pri každodenných dodávateľoch, ale je dobré na to myslieť, ak vaša firma pracuje s obchodnými zástupcami, odporúčacími programami alebo veľkoobchodnými predajcami.

Kedy zvyčajne neposielate 1099 spoločnosti LLC

1. LLC je zdaňovaná ako korporácia

IRS vo všeobecnosti nevyžaduje formulár 1099-NEC ani 1099-MISC pre platby korporáciám, vrátane LLC zdaňovaných ako C corporation alebo S corporation.

Toto je jedna z najdôležitejších výnimiek, ktorú si treba zapamätať. Mnoho podnikateľov predpokladá, že všetky LLC dostávajú 1099. Nie je to tak.

2. Platili ste za tovar alebo produkty

Platby za tovar, materiál, prepravu, skladovanie a podobné položky sa vo všeobecnosti neuvádzajú na formulári 1099-NEC ani 1099-MISC.

To znamená, že ak nakupujete produkty od LLC, zvyčajne nevystavujete 1099 len preto, že predajca je LLC.

3. Platili ste kartou alebo cez tretiu platobnú sieť

Ak platíte kreditnou kartou, debetnou kartou alebo prostredníctvom mnohých platforiem tretích strán, oznamovacia povinnosť sa vo všeobecnosti presúva na platobného spracovateľa, ktorý môže vystaviť formulár 1099-K.

Tento rozdiel je dôležitý. Nechcete vystaviť duplicitné formuláre za ten istý tok platieb, pokiaľ to pravidlá IRS výslovne nevyžadujú.

4. Platba nedosiahla prah

Najbežnejší prah pre platby za služby je 600 USD za rok.

Ak vaše celkové reportovateľné platby tomuto dodávateľovi neprekročili prah, formulár 1099 sa vo všeobecnosti nevyžaduje.

Prečo je formulár W-9 dôležitý

Predtým, než dodávateľa zaplatíte, požiadajte o formulár W-9.

Formulár W-9 vám poskytne právny názov dodávateľa, daňovú klasifikáciu, adresu a identifikačné číslo daňovníka. Tieto informácie vám pomôžu určiť, či je LLC zdaňovaná ako korporácia a či je formulár 1099 potrebný.

Pri ignorovanom subjekte musia pokyny IRS uvádzať meno vlastníka v riadku 1 a názov ignorovaného subjektu v riadku 2. Na účely vykazovania to výrazne uľahčuje spárovanie príjemcu s príslušným daňovým záznamom.

Dobre nastavený proces pre W-9 vám pomôže vyhnúť sa:

• Chybám pri podaní nesprávneho mena
• Problémom s chýbajúcim TIN
• Zamietnutým e-file podaniam
• Problémom so zálohovou zrážkou
• Zhone na konci roka pri oprave záznamov o dodávateľoch

Čo ak LLC neposkytne W-9?

Ak príjemca platby odmietne poskytnúť správne identifikačné číslo daňovníka, vaša firma môže musieť zvážiť zálohovú zrážku.

Aktuálna sadzba zálohovej zrážky je 24 % pri reportovateľných platbách.

To neznamená, že každé chýbajúce W-9 automaticky spôsobí zrážku v každej situácii, ale znamená to, že problém by ste nemali ignorovať. Ak dodávateľ nespolupracuje, zdokumentujte svoju žiadosť a dôsledne postupujte podľa pravidiel IRS.

Termíny podania, ktoré by ste mali poznať

Termín podania závisí od formulára.

Formulár 1099-NEC

• Odovzdajte príjemcovi do 31. januára
• Podajte IRS do 31. januára

Tento termín platí bez ohľadu na to, či podávate papierovo alebo elektronicky.

Formulár 1099-MISC

• Kópie pre príjemcu vo väčšine prípadov do 31. januára
• Podanie IRS do 28. februára pri papierovom podaní
• Podanie IRS do 31. marca pri elektronickom podaní

Niektoré situácie na formulári 1099-MISC môžu mať špeciálne termíny pre príjemcu, preto si vždy overte aktuálne pokyny IRS, ak sa uplatňuje políčko 8 alebo 10.

Prah pre e-podanie

Pri informačných výkazoch, ktoré sa majú podať 1. januára 2024 alebo neskôr, IRS vo všeobecnosti znížil prah pre elektronické podanie na 10 informačných výkazov, pričom sa sčítavajú všetky typy výkazov, na ktoré sa toto pravidlo vzťahuje.

To znamená, že mnohé malé firmy, ktoré kedysi podávali papierovo, teraz musia podávať elektronicky.

Jednoduchý rozhodovací proces

Ak si nie ste istí, či poslať 1099 LLC, použite tento postup.

Krok 1: Overte, ako je LLC zdaňovaná

Skontrolujte W-9 dodávateľa a zistite, či je LLC:

• Ignorovaná
• Partnerstvo
• C corporation
• S corporation

Ak je LLC zdaňovaná ako korporácia, formulár 1099 zvyčajne nie je potrebný pri bežných platbách za služby.

Krok 2: Určte typ platby

Zistite, či platba bola za:

• Služby
• Nájomné
• Autorské poplatky
• Odmeny právnikom
• Tovar alebo produkty
• Transakciu cez kartu alebo platobnú platformu

Typ platby často určuje formulár, nie len názov subjektu.

Krok 3: Skontrolujte peňažný prah

Sčítajte všetky reportovateľné platby za kalendárny rok.

Ak celková suma nedosiahne príslušný prah, formulár 1099 sa zvyčajne nevyžaduje.

Krok 4: Skontrolujte výnimky podľa spôsobu platby

Ak platba prebehla cez kartovú sieť alebo tretiu platformu, môžu sa namiesto toho uplatniť pravidlá 1099-K.

Krok 5: Podajte včas

Zbierajte W-9 vopred, zosúlaďte ročné súhrny dodávateľov a odošlite správny informačný výkaz pred termínom.

Bežné chyby, ktoré firmy robia

Predpokladať, že každá LLC dostane 1099

Toto je najčastejšia chyba. LLC zdaňovaná ako korporácia sa zvyčajne neoznamuje rovnako ako živnostník alebo partnerstvo.

Použiť nesprávny formulár

Platby za služby zvyčajne patria na formulár 1099-NEC, nie na 1099-MISC.

Zabudnúť si vyžiadať W-9

Bez W-9 nemusíte mať právny názov, TIN alebo klasifikáciu subjektu, ktoré potrebujete na správne podanie.

Vystaviť duplicitné formuláre

Nevystavujte zároveň 1099 a nespoliehajte sa na 1099-K od spracovateľa za ten istý tok platieb, pokiaľ to skutočne nevyžadujú okolnosti.

Zmeškať termín

Neskoré podanie môže viesť k sankciám a dodatočnej práci, ktorej sa dá jednoducho predísť základným procesom na konci roka.

Čo by si mali zakladatelia nastaviť

Ak vediete rastúcu firmu, vytvorte si proces pre oznamovanie dodávateľov ešte pred začiatkom daňovej sezóny.

Praktický pracovný postup vyzerá takto:

• Zbierajte W-9 pred prvou platbou
• Sledujte spôsob platby a typ platby
• Oddeľte výdavky za služby od výdavkov za produkty
• Mesačne kontrolujte priebežné sumy za rok
• Pred koncom roka potvrďte daňovú klasifikáciu LLC
• Pošlite formuláre v termíne

Pre zakladateľov, ktorí zakladajú nové subjekty, vám čisté návyky v oblasti compliance už od začiatku ušetria čas neskôr. Zenind pomáha podnikateľom budovať a udržiavať podnikateľský základ, ktorý podporuje organizované záznamy, prehľadnejšie riadenie dodávateľov a hladšie ročné vykazovanie.

Často kladené otázky

Posielam 1099 jednočlennej LLC?

Často áno, ak je LLC ignorovaný subjekt a platba je reportovateľná. Stále však závisí od daňovej klasifikácie vlastníka a typu platby.

Posielam 1099 LLC zdaňovanej ako S corporation?

Zvyčajne nie pri bežných platbách za služby, pretože IRS vo všeobecnosti vylučuje platby korporáciám, vrátane LLC zdaňovaných ako S corporation.

Posielam 1099 LLC zdaňovanej ako C corporation?

Zvyčajne nie pri bežných platbách za služby, z rovnakého dôvodu.

Potrebujem 1099, ak som platil kreditnou kartou?

Zvyčajne nie. Platby kartou a cez tretie platobné siete sa vo všeobecnosti riešia prostredníctvom vykazovania na formulári 1099-K zo strany spracovateľa.

Potrebujem 1099 na produkty, ktoré som kúpil od LLC?

Zvyčajne nie, pretože tovar a podobné položky sa vo všeobecnosti neuvádzajú na formulári 1099-NEC ani 1099-MISC.

Čo ak som dodávateľa už zaplatil bez toho, aby som si vyžiadal W-9?

Okamžite si vyžiadajte W-9, zdokumentujte žiadosť a vyriešte klasifikáciu dodávateľa pred obdobím podávania. Ak TIN stále chýba, môžu sa uplatniť pravidlá zálohovej zrážky.

Záver

Nie každej LLC posielate formulár 1099.

Pošlete ho vtedy, keď je platba reportovateľná, LLC nie je zdaňovaná ako korporácia a suma dosiahne príslušný prah. V mnohých prípadoch patria platby za služby na formulár 1099-NEC, zatiaľ čo nájomné a iné špeciálne kategórie patria na formulár 1099-MISC.

Najbezpečnejší postup je jednoduchý: zbierajte W-9 vopred, overte daňovú klasifikáciu LLC, sledujte celkové platby počas roka a včas podajte správny formulár.