Sender du en 1099 til et LLC? IRS-reglene forklart

Hvis du betaler et LLC for arbeid, er det korte svaret: av og til.

Et LLC er en juridisk selskapsform, men IRS behandler ikke alle LLC-er likt når det gjelder informasjonsrapportering. Om du sender en 1099 avhenger av hvordan LLC-et er skattemessig klassifisert, hva du betalte for, og hvordan du gjennomførte betalingen.

For amerikanske virksomheter er dette mer enn et dokumentasjonsspørsmål. Feil rapportering kan føre til unødvendige problemer med skattemeldingen, forvirring hos leverandører og utfordringer med backup withholding. Den tryggeste tilnærmingen er å klassifisere betalingen riktig før årsslutt og hente inn et skjema W-9 fra alle leverandører du forventer å betale for rapporteringspliktige tjenester.

Det korte svaret

Du sender vanligvis en 1099 til et LLC når:

• Betalingen var for tjenester utført i virksomhetens drift
• Det totale beløpet utgjorde minst $600 i løpet av året
• LLC-et er ikke beskattet som et C-selskap eller S-selskap
• Betalingen ikke ble gjort med kredittkort, debetkort eller et tredjeparts betalingsnettverk som rapporterer på skjema 1099-K

Du sender vanligvis ikke en 1099 til et LLC når:

• LLC-et er beskattet som et C-selskap eller S-selskap
• Du betalte for varer, frakt eller lignende ikke-rapporterbare poster
• Betalingen ble gjort via en betalingsformidler som utsteder skjema 1099-K
• Det samlede rapporteringspliktige beløpet ikke nådde gjeldende terskel

Hvorfor LLC-er skaper forvirring

Begrepet LLC beskriver en selskapsform etter delstatsretten, ikke en skattemessig klassifisering.

For føderale skattemessige formål kan et LLC være beskattet som:

• En disregarded entity
• Et partnerskap
• Et C-selskap
• Et S-selskap

Dette skillet er viktig fordi IRS generelt krever informasjonsoppgaver for betalinger til ikke-ansatte, men vanligvis ikke krever skjema 1099-NEC eller skjema 1099-MISC for betalinger til selskaper, inkludert LLC-er som behandles som C-selskaper eller S-selskaper.

Spørsmålet er derfor ikke bare: «Er det et LLC?» Det bedre spørsmålet er: «Hvordan er dette LLC-et beskattet, og hva slags betaling gjorde jeg?»

Hvilket skjema gjelder?

For de fleste virksomheter handler spørsmålet egentlig om man skal bruke skjema 1099-NEC eller skjema 1099-MISC.

Situasjon	Vanlig skjema	Vanlig terskel
Tjenester levert av en ikke-ansatt, inkludert mange konsulentbetalinger	1099-NEC	$600 eller mer
Leie	1099-MISC	$600 eller mer
Royalties	1099-MISC	$10 eller mer
Premier, priser og annen inntekt	1099-MISC	Vanligvis $600 eller mer
Medisinske og helserelaterte betalinger	1099-MISC	$600 eller mer
Bruttooppgjør utbetalt til advokater	1099-MISC	$600 eller mer
Salg av forbrukerprodukter for videresalg i en provisjonsordning	1099-MISC eller 1099-NEC	$5,000 eller mer

For tjenestebetalinger til oppdragstakere er skjema 1099-NEC vanligvis riktig skjema. Skjema 1099-MISC brukes for bestemte kategorier som leie, royalties og enkelte andre rapporteringspliktige betalinger.

Når du vanligvis sender en 1099 til et LLC

1. Du betalte for tjenester

Hvis virksomheten din betaler et LLC for tjenester, og betalingen er rapporteringspliktig, kan LLC-et måtte få en 1099-NEC.

Vanlige eksempler inkluderer:

• Markedsføringstjenester
• Webdesign og utvikling
• Landskapsarbeid for næringseiendom
• Konsulenttjenester
• Foto- eller videotjenester
• Frilans skriving eller redigering
• Bokføring eller regnskapstjenester
• Installasjons- eller reparasjonsarbeid utført av en uavhengig oppdragstaker

Hvis det totale beløpet som er betalt til leverandøren når $600 eller mer i løpet av året, gjelder rapporteringsplikten ofte med mindre et unntak gjelder.

2. Du betalte leie til et LLC

Betalinger for kommersiell leie kan være rapporteringspliktige på skjema 1099-MISC når betalingen gjøres til utleier, eier eller riktig rapporteringsmottaker.

Dette kan være aktuelt når:

• Du leier kontorlokaler fra et LLC som eier eiendommen
• Du betaler lagerleie til en virksomhetsenhet
• Du gjør andre rapporteringspliktige leiebetalinger i virksomhetens drift

Husk at rapporteringsreglene kan avhenge av hvem som faktisk eier eiendommen og hvem som er riktig mottaker på W-9-skjemaet.

3. Du betalte royalties eller annen rapporteringspliktig inntekt

Noen betalinger til et LLC kan høre hjemme på skjema 1099-MISC i stedet for 1099-NEC.

Eksempler inkluderer:

• Royalties
• Premier og priser
• Enkelte andre innbetalinger av inntekt
• Visse medisinske eller helserelaterte betalinger
• Bruttooppgjør utbetalt til advokater

Disse kategoriene er ikke like vanlige som tjenestebetalinger, men de er viktige når de først oppstår.

4. Du betalte via en provisjons- eller videresalgsordning

Hvis du er involvert i en kjøps- og salgs- eller provisjonsbasert ordning med forbrukerprodukter for videresalg, kan særskilte rapporteringsregler gjelde når totalsummen når IRS-terskelen.

Dette er mindre vanlig for vanlige leverandører, men det er verdt å være oppmerksom på dersom virksomheten din arbeider med salgsrepresentanter, henvisningsordninger eller grossistlignende videreselgere.

Når du vanligvis ikke sender en 1099 til et LLC

1. LLC-et er beskattet som et selskap

IRS krever vanligvis ikke skjema 1099-NEC eller skjema 1099-MISC for betalinger til et selskap, inkludert et LLC som er beskattet som et C-selskap eller S-selskap.

Dette er et av de viktigste unntakene å huske. Mange virksomheter antar at alle LLC-er får 1099. Det gjør de ikke.

2. Du betalte for varer eller produkter

Betalinger for varer, materialer, frakt, lagring og lignende poster er vanligvis ikke rapporteringspliktige på skjema 1099-NEC eller skjema 1099-MISC.

Det betyr at hvis du kjøper produkter fra et LLC, utsteder du vanligvis ikke en 1099 bare fordi selgeren er et LLC.

3. Du betalte med kort eller via et tredjepartsnettverk

Hvis du betaler med kredittkort, debetkort eller mange tredjeparts betalingsplattformer, flyttes rapporteringsplikten vanligvis til betalingsformidleren, som kan utstede skjema 1099-K.

Dette skillet er viktig. Du vil ikke utstede doble skjemaer for den samme betalingsstrømmen med mindre IRS-reglene spesifikt krever det.

4. Betalingen nådde ikke terskelen

Den vanligste terskelen for tjenestebetalinger til oppdragstakere er $600 for året.

Hvis de samlede rapporteringspliktige betalingene til den leverandøren holder seg under terskelen, er en 1099 vanligvis ikke påkrevd.

Hvorfor skjema W-9 er viktig

Be om skjema W-9 før du betaler en leverandør.

Skjema W-9 gir deg leverandørens juridiske navn, skattemessige klassifisering, adresse og skatteidentifikasjonsnummer. Denne informasjonen hjelper deg med å avgjøre om LLC-et er beskattet som et selskap og om en 1099 er påkrevd.

For en disregarded entity krever IRS-instruksjonene at W-9 skal vise eierens navn på linje 1 og navnet på den disregarded entity-en på linje 2. For rapporteringsformål gjør det det mye enklere å matche mottakeren med riktig skattemessig registrering.

En ryddig W-9-prosess hjelper deg å unngå:

• Feil ved innrapportering av navn
• Manglende TIN-problemer
• Avviste e-filinnsendelser
• Problemer med backup withholding
• Hastverksarbeid sent på året for å rette leverandøropplysninger

Hva om LLC-et ikke vil gi fra seg en W-9?

Hvis mottakeren nekter å oppgi riktig skatteidentifikasjonsnummer, kan virksomheten din måtte vurdere backup withholding.

Den nåværende satsen for backup withholding er 24 % for rapporteringspliktige betalinger.

Det betyr ikke at alle manglende W-9-er automatisk utløser kildetrekk i alle situasjoner, men det betyr at du ikke bør ignorere problemet. Hvis leverandøren ikke samarbeider, dokumenter forespørselen din og følg IRS-reglene nøye.

Frister du bør kjenne til

Innleveringsfristen avhenger av skjemaet.

Skjema 1099-NEC

• Lever mottakerkopier innen 31. januar
• Lever til IRS innen 31. januar

Denne fristen gjelder enten du leverer på papir eller elektronisk.

Skjema 1099-MISC

• Lever mottakerkopier innen 31. januar i de fleste tilfeller
• Lever til IRS innen 28. februar ved papirinnlevering
• Lever til IRS innen 31. mars ved elektronisk innlevering

Noen situasjoner for 1099-MISC kan ha særskilte frister for mottakeren, så sjekk alltid de gjeldende IRS-instruksjonene hvis boks 8 eller boks 10 gjelder.

E-filterskel

For informasjonsoppgaver som skal leveres på eller etter 1. januar 2024, reduserte IRS generelt e-fil-terskelen til 10 informasjonsoppgaver når de summeres på tvers av oppgavetyper som omfattes av regelen.

Det betyr at mange små virksomheter som tidligere leverte på papir, nå må levere elektronisk.

En enkel beslutningsprosess

Hvis du er usikker på om du skal sende en 1099 til et LLC, bruk denne prosessen.

Trinn 1: Bekreft hvordan LLC-et er beskattet

Gå gjennom leverandørens W-9 og avgjør om LLC-et er:

• Disregarded
• Et partnerskap
• Et C-selskap
• Et S-selskap

Hvis LLC-et er beskattet som et selskap, er en 1099 vanligvis ikke påkrevd for ordinære tjenestebetalinger.

Trinn 2: Identifiser betalingstypen

Finn ut om betalingen var for:

• Tjenester
• Leie
• Royalties
• Advokathonorarer
• Varer eller produkter
• En betaling via kort eller betalingsformidler

Betalingstypen avgjør ofte skjemaet, ikke bare enhetsnavnet.

Trinn 3: Sjekk beløpsgrensen

Legg sammen alle rapporteringspliktige betalinger for kalenderåret.

Hvis totalsummen ikke når den aktuelle terskelen, er en 1099 vanligvis ikke påkrevd.

Trinn 4: Se etter unntak knyttet til betalingsmåten

Hvis betalingen gikk via et kortnettverk eller en tredjepartsplattform, kan reglene for 1099-K komme i stedet.

Trinn 5: Lever i tide

Samle inn W-9-skjemaene tidlig, avstem leverandørtotaler ved årsslutt og send riktig informasjonsoppgave før fristen.

Vanlige feil virksomheter gjør

Å anta at alle LLC-er får en 1099

Dette er den vanligste feilen. Et LLC som er beskattet som et selskap, rapporteres vanligvis ikke på samme måte som en enkeltpersonforetakslignende leverandør eller et partnerskap.

Å bruke feil skjema

Tjenestebetalinger skal vanligvis rapporteres på skjema 1099-NEC, ikke 1099-MISC.

Å glemme å be om W-9

Uten en W-9 har du kanskje ikke det juridiske navnet, TIN-en eller enhetsklassifiseringen du trenger for å rapportere riktig.

Å utstede doble skjemaer

Ikke utsted både en 1099 og stol på en prosessorutstedt 1099-K for samme betalingsstrøm med mindre fakta faktisk krever det.

Å gå glipp av fristen

Sen innlevering kan gi bøter og oppryddingsarbeid som er lett å unngå med en enkel årssluttprosess.

Hva gründere bør etablere

Hvis du driver en voksende virksomhet, bør du bygge en leverandørrapporteringsprosess før skatteperioden starter.

En praktisk arbeidsflyt ser slik ut:

• Samle inn en W-9 før den første betalingen
• Følg med på betalingsmåte og betalingstype
• Skill oppdragstakerkostnader fra produktkostnader
• Gjennomgå løpende totaler hver måned
• Bekreft LLC-ets skattemessige klassifisering før årsslutt
• Send skjemaene innen fristen

For gründere som etablerer nye selskaper, sparer gode etterlevelsesrutiner tid senere. Zenind hjelper entreprenører med å bygge og vedlikeholde det forretningsgrunnlaget som støtter ryddige registre, tydeligere leverandørstyring og smidigere årssluttrapportering.

Ofte stilte spørsmål

Sender jeg en 1099 til et single-member LLC?

Ofte ja, hvis LLC-et er en disregarded entity og betalingen er rapporteringspliktig. Eierens skattemessige klassifisering og typen betaling spiller fortsatt en rolle.

Sender jeg en 1099 til et LLC som er beskattet som et S-selskap?

Vanligvis nei for ordinære tjenestebetalinger, fordi IRS generelt unntar betalinger til selskaper, inkludert LLC-er som er beskattet som S-selskaper.

Sender jeg en 1099 til et LLC som er beskattet som et C-selskap?

Vanligvis nei for ordinære tjenestebetalinger, av samme grunn.

Trenger jeg en 1099 hvis jeg betalte med kredittkort?

Vanligvis ikke. Betalinger via kort og tredjepartsnettverk håndteres som regel gjennom 1099-K-rapportering fra prosessoren.

Trenger jeg en 1099 for produkter jeg kjøpte fra et LLC?

Vanligvis nei, fordi varer og lignende poster vanligvis ikke er rapporteringspliktige på skjema 1099-NEC eller skjema 1099-MISC.

Hva hvis jeg allerede betalte leverandøren uten å samle inn en W-9?

Be om W-9 umiddelbart, dokumenter forespørselen og få avklart leverandørklassifiseringen før innleveringssesongen. Hvis TIN fortsatt mangler, kan reglene for backup withholding gjelde.

Kort oppsummert

Du sender ikke en 1099 til alle LLC-er.

Du sender en når betalingen er rapporteringspliktig, LLC-et ikke er beskattet som et selskap, og beløpet når gjeldende terskel. I mange tilfeller hører tjenestebetalinger hjemme på skjema 1099-NEC, mens leie og andre spesielle kategorier hører hjemme på skjema 1099-MISC.

Den tryggeste tilnærmingen er enkel: samle inn W-9-er tidlig, bekreft LLC-ets skattemessige klassifisering, følg betalingstall gjennom året og lever riktig skjema i tide.